W pierwszym przypadku (projekt) możemy zapewne posłużyć się mechaniką zwinną, ale im więcej decyzji podejmiemy z góry, im bardziej detalicznie zdefiniujemy punkt końcowy (czyli to, co ma powstać), tym mniejsze szanse na uzyskanie dużych korzyści z działania zwinnego, o ile w ogóle będzie ono możliwe. Jeśli bowiem realizować będziemy po prostu poczynione z góry plany, to naszą intencją raczej nie będzie ich zmienianie, by dostosować się do bieżącej sytuacji. Zrobimy to, jeśli nie będzie wyjścia, minimalizując zakres tego dostosowania.

W drugim przypadku (nazwijmy go rozwojem produktu albo ogólnie rozumianej wartości), działanie zwinne ma dużo większy potencjał i jeśli będziemy umieli go zastosować, przyniesie wymierne korzyści. Jakie? Eliminację marnotrawstwa, redukcję ryzyka inwestycyjnego, większą wartość tego, co wytwarza organizacja dzięki lepszemu dopasowaniu do zmieniających się potrzeb. Inaczej mówiąc, w tym przypadku zwinność nie ograniczy się do samego procesu wytwórczego (jak przy „zwinnym realizowaniu projektów”), ale obejmie też proces selekcji tego, co zrealizowane zostanie.

Cel

Kluczowe jest ustalenie celu, jaki chcemy osiągnąć. Metody zwinne nie są „innym sposobem na robienie tego, co robiliśmy dotychczas”, ani nie pozwolą „robić więcej lub szybciej tego, co robimy dzisiaj za wolno, albo w zbyt małej ilości”. Zwinność to w istocie sztuka skutecznego wybierania, co warto zrobić i robienia tego jak najszybciej. Dzięki temu, choć zrobimy dużo mniej, to co potrzebne i wartościowe pojawia się szybciej.

A zatem do czego takich mechanizmów chcemy użyć? Bo jeśli chodzi wyłącznie o „efektywniejsze zarządzanie projektami”, to właściwie możemy sobie od razu powiedzieć, że żadnej zwinności nie uzyskamy. Użycie metod Agile, jeśli po nie sięgniemy, może spowodować poprawę samego procesu wytwarzania rozwiązań, ale to jeszcze nie świadczy o zwinnym działaniu. Żeby o nim mówić, empiryzm musi działać nie tylko na poziomie wytwórczym, ale również (albo przede wszystkim) na poziomie decyzji odnośnie do tego, co będziemy wytwarzać.

A gdy już określimy cel, jaki chcemy osiągnąć dzięki Agile, warto zastanowić się, co jest miarą jego osiągnięcia i zdefiniować, jak chcemy te miary sprawdzać: jak często i kto je będzie sprawdzał, jakie wartości są oczekiwane, co świadczy o tym, że idziemy w dobrą stronę.

Ewolucja, nie projekt

Kolejna sprawa: nie da się „wdrożyć metod zwinnych”, bo to implikuje przeprowadzenie czegoś na kształt projektu, gdzie na koniec będzie można ogłosić sukces i orzec, że „od teraz firma jest zwinna”. Pamiętajmy, że zwinność to umiejętność reagowania na zmiany, a te pojawiają się nieustannie. Jeśli założymy, że potrafimy zdefiniować z góry, co to znaczy „zwinny” i zaplanujemy, jak i kiedy to osiągniemy – to już ponieśliśmy klęskę, zanim w ogóle ten nasz projekt zaczniemy realizować. Dlaczego? Bo postępując w skrajnie niezwinny sposób, nie da się nauczyć zwinnego działania, a bez tej umiejętności ciężko mówić o zwinności, czyż nie?

Poprawne użycie metod zwinnych polega na czymś innym. To ciągły proces, w którym poszukujemy, jak lepiej korzystać z empiryzmu przy podejmowaniu decyzji i realizowaniu ich. Nie da się stworzyć uniwersalnej recepty, jak zacząć, a co dopiero mówić o próbie określenia „stanu docelowego”. Prawdę mówiąc, przekonanie o tym, że istnieje jakiś „stan docelowy”, jest pierwszym sygnałem, że chyba nie rozumiemy istoty empirycznej kontroli procesu i jej zastosowania do radzenia sobie ze złożonymi problemami.

Zwinne stawanie się zwinnym

Dlatego, gdy już określimy cel, jaki chcemy osiągnąć (albo osiągać) za pomocą Agile, i gdy mamy już zdefiniowane miary, którymi chcemy mierzyć jego osiąganie, przeanalizujmy: co najbardziej potrzebne jest do osiągnięcia tego celu? Co zrobić, by to coś się pojawiło? Co utrudnia osiągnięcie celu? Co zrobić, by te utrudnienia usunąć? 

Z tych rozważań wyłoni się lista rzeczy, o które trzeba zadbać (problemów, procesów, narzędzi, kompetencji itd.). W krótkich interwałach, oceniając regularnie, czy uzyskujemy właściwe efekty, pracujmy nad tymi rzeczami. Tak, jak buduje się złożony produkt. Iteracyjnie i inkrementalnie (przyrostowo). Oczywiście w miarę, jak będziemy posuwać się do przodu, odkryjemy nowe problemy, możliwości, konteksty, narzędzia itd. – wtedy musimy nasz plan działania („backlog”) dostosowywać. Bo gdybyśmy z uporem trzymali się pierwotnych zamysłów, realizując je w klasyczny projektowy sposób, od pewnego momentu będziemy na pewno szli w złą stronę, rozmijając się z realiami środowiska i problemami, jakie nas otaczają.

Artykuł Metody zwinne w dużych projektach pochodzi z serwisu CRN.