Pomóc w tym może aplikacja ABBYY FineReader PDF. To uniwersalne narzędzie, które zapewnia pracownikom przetwarzającym informacje wydajne zarządzanie dokumentami. Wbudowany mechanizm OCR ułatwia digitalizację dokumentów, opracowywanie znajdujących się w nich treści, zabezpieczanie plików przed edycją oraz udostępnianie i współpracę na nich. W ten sposób redukowane są ograniczenia powodowane przez niedostępne i nieprzeszukiwalne dokumenty, a także zadania wymagające korzystania z wielu programów. Dzięki profesjonalnemu narzędziu pracownicy mogą skupić się na swoich obszarach specjalizacji, zamiast tracić cenny czas na zawiłe zadania administracyjne.

Łatwa edycja i współpraca

ABBYY FineReader PDF zapewnia kompleksowy zestaw narzędzi ułatwiających pracę w równie wydajny sposób z dokumentami w różnych formatach – powstałych od razu w postaci cyfrowej lub zeskanowanych z papieru. Umożliwia uzyskanie dostępu do tekstów, tabel oraz całego układu dokumentu PDF, a następnie edytowanie ich bez dodatkowych etapów konwersji – poprawianie całych zdań i akapitów, a nawet zmienianie układu dokumentu.

Dokumenty PDF mogą być konwertowane do wielu formatów plików (w tym Word i Excel) w celu zapewnienia ich zaawansowanej edycji. Również po zeskanowaniu papierowego dokumentu można rozpoznać jego treść i zapisać w formacie PDF, zgodnie ze specyfikacją ISO. Na dokumentach PDF można też współpracować, dzielić się pomysłami oraz poznawać opinie zespołu dzięki zastosowaniu narzędzi do dyskusji, takich jak zaznaczanie fragmentów tekstu, komentowanie i rysowanie. Stworzone dokumenty mogą być podpisywane cyfrowo, jak też zabezpieczane hasłem. FineReader PDF ułatwia również redagowanie danych wrażliwych oraz usuwanie danych ukrytych. Tak bogaty zestaw funkcji ułatwia zwiększenie wydajności codziennej pracy oraz zredukowanie liczby używanych aplikacji i wyeliminowanie konieczności wykonywania tej samej pracy dwukrotnie.

FineReader PDF oferowany jest w dwóch opcjach. Wersja Standard umożliwia tworzenie, konwertowanie, edytowanie i zabezpieczanie dokumentów PDF, a także rozpoznawanie tekstu za pomocą OCR. Natomiast wersja Corporate zapewnia dodatkowo porównywanie dokumentów w różnych formatach – także pomiędzy edytowalnym plikiem i nieprzeszukiwalnym skanem. Znalezione zmiany można wyeksportować w przejrzysty sposób w formie komentarzy w dokumencie PDF lub śledzenia zmian w pliku Worda, aby możliwa była dalsza współpraca przy nich z innymi osobami.

Wersja Corporate umożliwia także automatyzowanie procesu digitalizacji i przetwarzania za pomocą funkcji Hot Folder (do 5 tys. stron miesięcznie), aby usprawnić rozpoznawanie OCR powtarzających się fragmentów tekstu lub konwertować wiele dokumentów na przeszukiwalne pliki PDF i PDF/A lub do edytowalnych formatów Microsoft Word, Excel i innych.

Artykuł ABBYY: sztuczna inteligencja do zarządzania dokumentami pochodzi z serwisu CRN.

Poczta elektroniczna jest istotną częścią codziennej pracy i komunikacji w każdej firmie. Wiadomości zawierają dużą ilość krytycznych dla biznesu informacji, takich jak umowy, faktury, dane osobowe czy zamówienia zakupu. Utrzymanie ich stałej dostępności ma kluczowe znaczenie – utrata wpłynęłaby na zakłócenie działalności, a nawet mogłaby zagrozić reputacji firmy lub wręcz jej istnieniu, w zależności od skali utraconych danych.

Istnieje wiele przyczyn utraty danych z poczty elektronicznej. Należą do nich: złośliwa działalność wewnątrz firmy, błędy ludzkie (zazwyczaj usunięcie wiadomości e-mail przez pracowników), cyberataki, klęski żywiołowe lub inne niekontrolowane przyczyny, takie jak pożar w budynku firmy. Istnieje również ryzyko związane z czynnikami zewnętrznymi, np. zakłócenia działalności biznesowej spowodowane przez dostawców usług w chmurze, których usługi mogą zostać wstrzymane z powodu problemów technicznych.

Aby sprostać tym wyzwaniom i zminimalizować ryzyko, firmy coraz częściej sięgają po koncepcję cyberodporności, która staje się coraz ważniejsza wraz z postępującą cyfryzacją. Zagadnienie to odnosi się nie tylko do koncepcji i środków ochrony przed cyberatakami, ale także do zarządzania ciągłością biznesową. Wymaga zdefiniowania strategii, działań i procesów, które w sytuacji awaryjnej, gdy np. w ramach cyberataku pokonany zostanie firewall, zapobiegną zakłóceniu pracy firmy lub umożliwią jej jak najszybsze wznowienie.

Disaster Recovery jako element zarządzania ciągłością działania

Ważną częścią zarządzania ciągłością działania są mechanizmy Disaster Recovery, obejmujące zabezpieczanie i odtwarzanie niezbędnej infrastruktury technicznej, czyli krytycznych dla biznesu danych oraz wszystkich sieci i systemów informatycznych. Cennym wsparciem w tym zakresie jest wykorzystanie kopii zapasowych (backup) oraz archiwizacji poczty elektronicznej.

Kopie zapasowe przechowują firmowe dane z momentu, w którym zostały zabezpieczone. Dzięki temu w przypadku awarii możliwe jest przywrócenie podzbiorów danych lub całych systemów czy serwerów. Jednak wolumeny kopii zapasowych odzwierciedlają tylko te dane, które istniały w momencie tworzenia backupu. Zmiany dokonane po jego utworzeniu nie są rejestrowane. Oznacza to, że kopie zapasowe muszą być wykonywane regularnie – z uwzględnieniem kosztów i korzyści – tak aby były jak najbardziej aktualne.

Archiwizacja poczty elektronicznej zapewnia stały dostęp do e-maili, niezależnie od sytuacji

Oprócz regularnego tworzenia kopii zapasowych, zaleca się stosowanie profesjonalnego rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej. Biorąc pod uwagę, że wiadomości e-mail – wciąż najważniejsze medium komunikacyjne – zawierają dużą liczbę krytycznych dla działalności biznesowej dokumentów, ważne jest, aby zachować do nich dostęp, nawet w przypadku awarii serwera pocztowego lub innej przyczyny utraty dostępu.

Niezależne rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej może pomóc w zachowaniu krytycznych dla biznesu wiadomości e-mail i uprościć ich odzyskiwanie, dzięki czemu cały wolumen danych o nich jest bezpiecznie przechowywany w archiwum i pozostaje dostępny np. do operacji wyszukiwania i odzyskiwania. Nawet w przypadku katastrofy, po której serwer poczty elektronicznej musi zostać przywrócony z kopii zapasowej i przez pewien cenny czas nie jest dostępny, pracownicy mogą uzyskać dostęp do wysłanych i otrzymanych wcześniej e-maili. Ponadto rozwiązanie do archiwizacji może uprościć procesy tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania wiadomości z serwera poczty elektronicznej. Utrzymywanie na nim niewielkiej ilości danych oznacza, że proces tworzenia kopii zapasowej będzie wymagał mniej czasu i pojemności pamięci masowej, a po wystąpieniu awarii będzie można szybciej przywrócić serwer do pracy.

Zarówno archiwizacja poczty, jak i rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, są niezbędne dla zachowania ciągłości działania firmy, ale nie wykluczają się wzajemnie. Z reguły strategia tworzenia backupu służy do ochrony danych (w idealnym przypadku także samego archiwum poczty elektronicznej) w perspektywie średnio- i krótkoterminowej, a w razie potrzeby umożliwia odtworzenie tych informacji.

Rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej, jeśli jest włączone do strategii tworzenia kopii zapasowych, umożliwia przechowywanie wiadomości e-mail w ich oryginalnym stanie przez wiele lat. Stosując oba rozwiązania razem, firmy mają zapewnione zwiększenie odporności na cyberzagrożenia w całym swoim środowisku IT.

Artykuł Rośnie znaczenie archiwizacji poczty elektronicznej jako elementu cyberodporności pochodzi z serwisu CRN.

Nie wiadomo jednak dokładnie, jak dalej sytuacja będzie się rozwijać. Z jednej strony prognozowane jest umacnianie się hybrydowego modelu pracy, przy czym zainteresowanie wykonywaniem obowiązków służbowych z dowolnego miejsca widoczne jest szczególnie wśród młodych pracowników. Z drugiej strony pojawia się coraz więcej doniesień, że firmy chcą ich powrotu do biur. Jak wynika z badania Cushman & Wakefield, pracodawcy podejmują szereg działań, które mają zachęcać i motywować do powrotu do pracy stacjonarnej.

Z pewnością jednak w obu przypadkach do sprawnego funkcjonowania firm potrzebne będzie zintegrowane, cyfrowe środowisko pracy. Jego podstawą jest efektywny i bezpieczny system komunikacji oraz wymiany informacji. W niestabilnym, zmiennym otoczeniu biznesowym, z jakim mamy dzisiaj do czynienia, jest to warunek niezbędny do zachowania ciągłości działania.

Właściwy język

Podczas pandemii firmy skorzystały w sposób bezpośredni z pożytków płynących z zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów w warunkach pracy zdalnej. Będą też z pewnością nadal wdrażać, rozwijać i udoskonalać tego typu rozwiązania. Problem polega jednak na tym, że coraz bardziej słabnie pandemiczna presja, która wcześniej mocno napędzała zainteresowanie i zapotrzebowanie ze strony użytkowników. Teraz decyzje zapadają już w innym trybie i z uwzględnieniem innych okoliczności.

To stawia przed firmami IT nowe wyzwania. Znowu muszą zacząć myśleć o swojej ofercie przede wszystkim w kategoriach korzyści biznesowych dla klientów, a nie poprzez pryzmat konieczności szybkiego reagowania na sytuację kryzysową. Warto także znaleźć skuteczne, adekwatne do obecnych realiów sposoby pokazywania faktycznych korzyści z wdrożeń. Tym bardziej, że sytuacja geopolityczna, jak również związane z nią w dużej części uwarunkowania ekonomiczne, zmuszają do jeszcze dokładniejszego przyjrzenia się każdemu wydatkowi na IT.

Integratorzy muszą zatem na nowo przemyśleć, jakim językiem najlepiej mówić dzisiaj do odbiorcy o pożytkach z oferowanych rozwiązań, w jaki sposób najlepiej pokazywać możliwe do osiągnięcia rezultaty, jak skutecznie przekonywać do stosowania cyfrowych narzędzi pracy. Im mniej abstrakcyjne, mniej ogólne będą prezentowane korzyści, tym lepiej.

Duże pole manewru Jak wynika z opracowanego przez Fundację Digital Poland raportu „Paperless 2021”, do głównych zalet cyfrowego obiegu dokumentów zalicza się: bardzo szybki dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca pobytu pracownika (80 proc. odpowiedzi), ograniczenie zużycia papieru, prądu, infrastruktury druku (78 proc.), możliwość śledzenia drogi danego dokumentu i czynności z nim związanych (78 proc.) oraz możliwość monitorowania i zarządzania pracą zdalną (74 proc.). W sumie 45 proc. ankietowanych przyznało, że w ciągu ostatniego roku korzystało z elektronicznego obiegu dokumentów do celów służbowych lub prywatnych. Jednocześnie jednak tylko 35 proc. pracowników firm posługiwało się w swojej pracy systemami obiegu cyfrowego. To pokazuje biznesowy potencjał do działania dla integratorów. Tym bardziej, że 47 proc. uczestników badania uważa, iż dokumenty należy drukować i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Taka postawa poszerza wachlarz rozwiązań możliwych do zaoferowania klientom, którzy mogą być zainteresowani nie tylko oprogramowaniem, lecz również sprzętem w postaci skanerów, drukarek, a także systemów przechowywania czy zabezpieczeń.

Artykuł Najpierw informacja, potem informatyka pochodzi z serwisu CRN.

Co jednak z punktu widzenia firm IT najważniejsze, procesu digitalizacji obiegu dokumentów nie da się już zatrzymać ani odwrócić. Przedsiębiorstwa, które odczuły bezpośrednio w swojej działalności korzyści z tego typu rozwiązań, nie będą chciały z nich rezygnować, nawet po powrocie do biur, a tym bardziej w warunkach pracy hybrydowej. Co więcej, będą starały się rozwijać i doskonalić systemy elektronicznego obiegu dokumentów i informacji, a także coraz mocniej integrować z przepływami pracy i obsługą całych procesów biznesowych. Będą chciały obejmować nimi kolejne obszary działalności oraz automatyzować coraz więcej wybranych zadań i funkcji.

Wiele wskazuje na to, że zainteresowanie rozwiązaniami do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami, w tym organizacją pracy, będzie w najbliższym czasie nadal rosło. Według analiz Canona, aż 96 proc. firm z regionu EMEA spodziewa się wzrostu zapotrzebowania na usługi i procesy wspomagające pracę zdalną. Dostawcy usług digitalizacji dokumentów szacują, że liczba klientów i zapytań zwiększyła się w okresie pandemii o 20–30 proc., a zainteresowanie ich ofertą nie słabnie. Tendencje te potwierdzają dane Grand View Research, z których wynika, że wielkość globalnego rynku systemów zarządzania pracą będzie do 2025 r. rosła w tempie 27,7 proc. rocznie. Natomiast według Fortune Business Insights, rynek oprogramowania do pracy zespołowej będzie wzrastał rocznie o 13,2 proc., aby w 2027 r. osiągnąć wartość 35,71 mld dol.

Potencjał rynku zarządzania informacją w formie elektronicznej pokazują dobitnie również zestawienia portalu Statista. Według nich globalna tzw. data-sfera powiększyła się w ubiegłym roku o kolejne 65 zettabajtów danych. Prognozy na ten rok mówią o wzroście rzędu 80 ZB, a w 2025 r. ma przybyć następne 181 ZB danych. Zauważalny jest także wzrost ilości danych generowanych przez firmy w stosunku do tych pochodzących od indywidualnych użytkowników sieci. Zjawiska te, zdaniem ekspertów, są w dużej mierze pochodną skutków pandemii, w tym pracy zdalnej i hybrydowej oraz przybierających na sile procesów cyfryzacji różnych obszarów aktywności biznesowej i społecznej.

W stronę optymalizacji procesów

Systemy zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów w coraz większym stopniu ułatwiają ich gromadzenie, przechowywanie i grupowanie. Często cyfrowy obieg dokumentów bywa też łączony z optymalizacją procesów biznesowych. Przedsiębiorcom w rosnącym stopniu zależy już nie tylko na przeniesieniu dokumentacji do cyfrowych zasobów, lecz przede wszystkim na poprawie funkcjonowania firmy. Dobrze zorganizowany obieg dokumentów może usprawnić realizację procesów biznesowych i takim celom ma coraz częściej służyć.

Jednym z kluczowych kierunków rozwoju omawianego segmentu rynku będzie z pewnością automatyzacja procesów, która umożliwi szybszą, sprawniejszą obsługę masowych, standardowych działań. Realizacja płatności pomiędzy kontrahentami już dzisiaj może odbywać się na podstawie skanowanych faktur wprowadzanych automatycznie przez roboty programistyczne do systemu finansowo-księgowego. W przyszłości znaczenie tego typu rozwiązań będzie rosło ze względu na wymierne korzyści biznesowe.

PROJEKTY POD E-NADZOREM Zapotrzebowanie na systemy zarządzania informacją w formie elektronicznej może przełożyć się na wdrażanie nowych projektów w instytucjach administracji publicznej. Przykładowo, od 1 lipca br. można przez portal e-Budownictwo składać w formie elektronicznej wnioski o pozwolenie na budowę, wraz z pełną dokumentacją projektową (projektem zagospodarowania działki i projektem architektoniczno-budowlanym). Przejście z obsługi dokumentacji papierowej na elektroniczną zmusza urzędy do stosowania skutecznych sposobów weryfikacji projektów budowlanych w wersji elektronicznej i zarządzania ich rosnącymi zasobami. Dokumentacja projektowa może być przesyłana nie tylko w plikach pochodzących z programów CAD, ale też udostępniana w postaci odpowiednio przygotowanych plików PDF. Do przetwarzania zawartych w nich informacji potrzebne będzie specjalne oprogramowanie. Do komunikacji z administracją nadzoru budowlanego w ramach prac nad uzgodnieniami i zatwierdzeniem projektu muszą przygotować się też biura projektowe i firmy budowlane. Wprowadzenie elektronicznej obsługi procesu inwestycyjnego otwiera więc nowe możliwości działań dla kolejnych firm z sektora IT, w tym dostawców oprogramowania, jak również integratorów systemów obiegu dokumentów i zarządzania informacją.

Druk wciąż ma znaczenie

Oczywiście, nie samym obiegiem dokumentów elektronicznych firmy stoją. Mimo wzmożonych procesów cyfryzacji i obejmowania nimi coraz to nowych obszarów, wciąż nie widać zmierzchu druku. Materiały drukowane stanowią i będą stanowić w najbliższej przyszłości ważny element obiegu informacji w firmach. Zapotrzebowanie na sprzęt drukujący nie zniknie, a jedynie trzeba go będzie dostosowywać do zmieniających się warunków pracy. Producenci już teraz dynamicznie reagują na nowo pojawiające się potrzeby – wprowadzają na rynek modele przeznaczone do używania w realiach domowego biura lub oferują rozwiązania pozwalające na wysłanie polecenia drukowania do drukarki firmowej przez sieć z dowolnego miejsca.

Z tegorocznego raportu Quocirca wynika, że druk wciąż ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania co najmniej 77 proc. firm. Według prognoz, w ciągu najbliższego roku 59 proc. firm i 73 proc. użytkowników indywidualnych zwiększy liczbę drukowanych dokumentów. Przy tym wśród dziesięciu najważniejszych priorytetów inwestycyjnych przedsiębiorstw uczestniczących w badaniu znajduje się cyberbezpieczeństwo procesów druku.

Z drugiej strony wciąż potrzebne będą rozwiązania umożliwiające wprowadzanie do cyfrowego obiegu pozostających w użyciu dokumentów drukowanych. Z tego powodu zainteresowaniem użytkowników nadal cieszyć się będzie skanowanie. Przy czym użytkownicy zwracają coraz większą uwagę nie tylko na same skanery, ale też na oprogramowanie służące do porządkowania zawartości skanowanych materiałów i zarządzania nimi.

Coraz bardziej cenione są funkcje pozwalające na automatyczną kategoryzację dokumentów, rozpoznawanie ich treści oraz katalogowanie zawartości poprzez odpowiednie jej otagowanie. Dzięki temu można potem łatwiej i szybciej dotrzeć do poszukiwanych, potrzebnych w danej sytuacji informacji. Inteligentne oprogramowanie do skanowania dokumentów może także ułatwiać realizację procesów poprzez to, że automatycznie czyta dane, rozpoznaje je i podpowiada użytkownikowi sposób ich wykorzystania, na przykład poprzez propozycję zaszeregowania do odpowiedniej grupy zasobów informacyjnych. Użytkownicy zwracają także uwagę na możliwość integracji systemów skanowania z innymi urządzeniami oraz programami wykorzystywanymi w danym przedsiębiorstwie.

W integracji siła

System obiegu dokumentów to jedno z podstawowych narzędzi wspierających funkcjonowanie firmy, ale niejedyne, w którym przetwarzane są ważne dla niej informacje. Coraz częściej podejmowane są więc próby łączenia i integrowania oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów z innymi programami wykorzystywanymi przez przedsiębiorstwa. Za idealną przez wielu przedsiębiorców bywa uznawana sytuacja, kiedy wszystkie informacje istotne dla sprawnego funkcjonowania firmy są scentralizowane i dostępne za pomocą jednego oprogramowania.

Jednym z możliwych do zastosowania w tym celu rozwiązań są systemy klasy ECM (Enterprise Content Management). Są to systemy zintegrowanego zarządzania zasobami informacyjnymi firmy lub instytucji. Z punktu widzenia integratorów ważne jest, że ECM to nie tylko konkretne narzędzia, lecz także strategie i metody wykorzystywane do przechwytywania, zarządzania, gromadzenia, archiwizacji oraz dostarczania dokumentów i innych danych ze wszystkich obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Takie podejście daje większe możliwości działania i oferowania różnorodnych rozwiązań, dostosowanych do określonych potrzeb przedsiębiorstw.

Systemy ECM służą głównie do zarządzania nieustrukturyzowanymi informacjami przedsiębiorstwa, niezależnie od ich lokalizacji. Są to nie tylko pliki tekstowe, ale też arkusze kalkulacyjne, prezentacje, skany, zdjęcia, rysunki techniczne, projekty maszyn i urządzeń, instrukcje obsługi, dokumenty finansowe i kadrowe oraz wiele innych tego typu materiałów. Wyzwaniem jest efektywne wykorzystanie ich w firmowych procesach.

W praktyce systemy klasy ECM funkcjonują głównie jako platformy do zarządzania treścią i informacją w przedsiębiorstwie. Tradycyjnie w ich skład wchodzą następujące moduły: zarządzanie dokumentami, systemy współpracy grupowej, zarządzanie treścią serwisów internetowych, archiwizacja danych oraz obieg dokumentów i zarządzanie procesami biznesowymi. Integratorzy, którzy chcieliby poszerzyć zakres działalności i wyjść poza ramy tradycyjnie pojmowanych systemów obiegu dokumentów, ale też pozostać w obszarze zarządzania informacjami i wspierania procesów biznesowych, powinni rozważyć umieszczenie tego typu rozwiązań w swojej ofercie.

Zdaniem integratora

Artykuł Od konieczności do przemyślanej strategii pochodzi z serwisu CRN.