Proces optymalizacji zawsze zaczyna się od audytu, ponieważ, aby obniżyć koszty druku, najpierw należy je określić. Dlatego specjaliści Sharp wraz z pracownikami firmy resellerskiej przez kilka tygodni badają środowisko druku instytucji – inwentaryzują sprzęt i poznają jego stan techniczny. Następnie gromadzone są informacje na temat liczby rodzajów drukowanych dokumentów oraz analizowane są koszty ich produkcji, zakupu materiałów eksploatacyjnych oraz serwisu. Na koniec przychodzi czas na wnioski. Nierzadko okazuje się, że nikt w instytucji nie zdaje sobie sprawy z realnych wydatków, jakie są ponoszone na druk, a te są niemałe. Biorąc pod uwagę, że średnio 2–3 proc. obrotów firmy to koszty związane z drukiem, warto przyjrzeć się wydatkom na ten cel.

Do audytu, analizy, a później do stałej kontroli środowiska druku stosowane jest oprogramowanie SharpFleet, które monitoruje urządzenia różnych dostawców, w tym te, które są podłączone lokalnie. Po zakończeniu analizy przychodzi czas na właściwą optymalizację. Do tego celu wykorzystywane są specjalistyczne rozwiązania, dobierane do potrzeb i wymagań instytucji. Są to systemy serwerowe, zapewniające wiele funkcji, wśród których wymienić można kontrolę dostępu użytkowników, wydruk podążający oraz rozliczanie departamentów, użytkowników i projektów. W efekcie instytucja może liczyć na zwiększenie bezpieczeństwa przepływu informacji, a także znaczące oszczędności związane z drukiem (nawet do 30 proc.) i poprawę wydajności pracowników. Optymalizacja polega również na właściwym doborze urządzeń. Po optymalizacji flota jest zarządzana z poziomu przeglądarki internetowej. Dzięki temu łatwo sprawdzić kto, kiedy, gdzie i ile drukował.

Ważnym skutkiem optymalizacji jest poprawa funkcjonowania instytucji, procesów oraz lepsze wykorzystywanie zasobów ludzkich. Jeżeli do tej pory dużo czasu zajmowało zarządzanie dostawami materiałów eksploatacyjnych, utrzymywanie floty w stanie gotowości do pracy lub organizowanie wizyt serwisu, to dzięki optymalizacji większość tych procesów ulegnie pełnej automatyzacji. To uwalnia od ciągłej ewidencji materiałów i prowadzenia podręcznego magazynku części zamiennych.

Inny element optymalizacji to wsparcie codziennego funkcjonowania instytucji dzięki wykorzystaniu urządzeń drukujących. Przykładem jest zintegrowany sprzętowo z urządzeniami OCR. Dzięki niemu nie trzeba już tracić czasu na przepisywanie pism w celu ich elektronicznej archiwizacji albo edycji. Wystarczy zeskanować dokument papierowy, a zostanie on przetworzony na plik otwarty programu Word, Excel lub dokument PDF. Rozwiązanie to nie wymaga żadnych dodatkowych licencji.

Oprócz tego, że instytucja zostanie wyposażona w najlepszy sprzęt oraz system zarządzania, to jeszcze nikt w niej nie będzie musiał się martwić w razie pojawienia się problemów. Każde rozwiązanie Sharp oferowane jest bowiem z pełną opieką serwisową. Dla placówki olbrzymią wygodą okazuje się także rozliczanie w ramach jednej faktury na podstawie rzeczywiście wygenerowanych wydruków. Do tego jako Sharp daje gwarancję niezmienności stawki za wydruk w czasie trwania kontraktu.

Artykuł Jak zarządzać flotą drukującą w instytucji publicznej pochodzi z serwisu CRN.