Coraz więcej firm podejmuje decyzje o inwestycji w większą liczbę małych, kompaktowych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych dla konkretnych działów czy osób. Umożliwia to sprawne zarządzanie uprawnieniami nadawanymi konkretnym osobom oraz monitorowanie pracy urządzeń. W ten sposób, udaje się nie tylko uniknąć kolejek do drukarki, które frustrują zatrudnionych, ale również zminimalizować generowanie skupisk pracowników – co jest wskazane w czasie pandemii. 

Z pewnością niektóre zespoły na dłużej pozostaną w systemie pracy zdalnej lub hybrydowej, będą więc musiały wykonywać część wydruków w domu. Między innymi z myślą o nich Brother w kwietniu br. wprowadził do oferty rodzinę niewielkich urządzeń wielofunkcyjnych InkBenefit Plus o rozbudowanej funkcjonalności, znanej ze znacznie większych modeli. Charakteryzują się one systemem wbudowanych pojemników napełnianych tuszem, które umożliwiają bardzo ekonomiczne drukowanie – nawet do 15 tys. stron czarnym atramentem oraz do 5 tys. stron w kolorze.

Nowa seria InkBenefit Plus składa się z siedmiu urządzeń zapewniających prędkość druku zbliżoną do domowych kolorowych urządzeń laserowych. Kompaktowe modele DCP-T220, DCP-T420W oraz DCP-T425W drukują 16 obrazów na minutę w czerni oraz 9 w kolorze. Wyposażone w wyświetlacz urządzenia DCP-T520W i DCP-T525W wydrukują w minutę 17 obrazów w czerni oraz 9,5 w kolorze. W najwyższych modelach z nowej serii – DCP-T720DW oraz MFC-T920DW – prędkość druku monochromatycznego także wynosi 17 obrazów na minutę, a jednocześnie znacznie skrócono czas oczekiwania na kolorowe wydruki, które są wykonywane z prędkością niemal 16,5 obrazu na minutę.

Każde urządzenie z tej serii zostało wyposażone w łatwy w obsłudze system składający się z czterech zbiorników o dużej pojemności, wypełnionych atramentem. Jednocześnie modele MFC-T920DW, DCP-T720DW, DCP-T525W, DCP-T520W mają w zestawie dodatkową butelkę na czarny atrament, co w sumie pozwala na wydrukowanie do 15 tys. stron. Wszystkie urządzenia wyposażono w zamkniętą, mieszczącą 150 arkuszy kasetę na papier i dodatkowy podajnik na papier innego formatu. W MFC-T920DW jest to podajnik wielofunkcyjny na 80 arkuszy, w pozostałych modelach – ręczny, na jeden arkusz.

Nowe urządzenia zapewniają elastyczne funkcje łączności, między innymi szybkie i bezpieczne drukowanie bezprzewodowe z laptopa, telefonu komórkowego lub tabletu. Dostępna jest też usługa EmailPrint, dzięki której użytkownik może wysyłać dokumenty do wydrukowania z urządzenia, które nie jest podłączone do tej samej sieci bezprzewodowej. Modele DCP-T520W, DCP-T525W, DCP-T720DW oraz MFC-T920DW są kompatybilne z usługą Apple AirPrint. Dodatkowo, model MFC-T920DW współpracuje z autorskim rozwiązaniem Brother Web Connect, które umożliwia skanowanie plików bezpośrednio do Dropboxa, Google Drive’a, Evernote’a, Boxa, OneNote’a czy OneDrive’a.

Urządzenia Brother z serii InkBenefit Plus są objęte 3-letnią gwarancją po wcześniejszej rejestracji na stronie firmy Brother. Ich dystrybutorami w Polsce są Also i For Ever.

Dodatkowe informacje: www.brother.pl, biuro@brother.pl

Artykuł Kompaktowe urządzenia drukujące ułatwią pracę w domu pochodzi z serwisu CRN.

W urządzeniach marki Epson zastosowano autorski mechanizm druku piezoelektrycznego, który zapewnia znaczną przewagę nad tradycyjnymi rozwiązaniami laserowymi. Sprzęt wchodzący w skład biznesowej serii WorkForce Pro redukuje koszty kolorowego wydruku aż o 50 proc., co oznacza, że za pojedynczą stronę użytkownik płaci zaledwie kilka groszy. W kontekście szukania oszczędności warto także przypomnieć, że drukarki Epson nie podgrzewają tuszu ani nośników, a to w praktyce ogranicza zużycie energii elektrycznej aż do 83 proc. (w porównaniu z laserowymi urządzeniami podobnej klasy).

Klienci z segmentu MŚP chcą drukować szybko, wydajnie i stosunkowo tanio. Świetną propozycją Epsona będą dla nich urządzenia wielofunkcyjne wykorzystujące przełomowe rozwiązanie RIPS (Replaceable Ink Pack System), minima-lizujące częstotliwość konserwacji, produkcję odpadów oraz zużycie energii.

Model WorkForce WF-C579RDTWF to kompaktowe urządzenie wielofunkcyjne A4. Zapewnia dużą szybkość drukowania, skanowania i kopiowania, a także niski całkowity koszt eksploatacji i niewielki wpływ na środowisko. WorkForceWF-C879RD natomiast przeznaczony jest dla tych, którzy drukują więcej, częściej i w większym formacie (A3). Urzą-dzenie to stanowi idealne wyposażenie biur, na powrót do których wielu, zarówno pracodawców jak i pracowników, czeka z niecierpliwością. Dzięki wyeliminowanej konieczności częstej wymiany materiałów eksploatacyjnych, pozwala „bezobsługowo” wydrukować do 86 tys. stron czarno-białych i 50 tys. kolorowych.

Do wyposażenia mniejszych biur, ale również pracowników w home office’ach, można z kolei zaproponować model WorkForce WF-M5799DWF. To niezawodne monochromatyczne urządzenie wielofunkcyjne, zapewniające automatyczny druk dwustronny, a także skanowanie, wysyłanie faksów i kopiowanie. Prosty przebieg podawanego papieru umożliwia drukowanie na różnorodnych nośnikach, także takich jak papier makulaturowy, powierzchnie błyszczące, koperty, etykiety.

Wielu pracodawców szuka sprzętu, który będzie służył pracownikom w trakcie wykonywania zadań w systemie zdalnym i hybrydowym. Jednym z najbardziej popularnych modeli jest EcoTank M1180, czyli jednokolorowa drukarka charakteryzująca się bardzo niskim całkowitym kosztem użytkowania (TCO), z funkcją Wi-Fi, złączami USB i Ethernet oraz zapasem tuszu pozwalającym wydrukować aż do 11 tys. stron, co odpowiada 5 standardowym tonerom. Szczególnie istotną zaletą w zastosowaniu domowym jest jej ergonomia: dzięki niewielkim rozmiarom drukarki łatwo jest ustawić ją na biurku i podłączyć do komputera lub laptopa. Po rejestracji na stronie urządzenie objęte jest 3-letnią gwarancją producenta.

Efektywne zarządzanie

Wszechstronność obsługi urządzeń marki Epson zapewnia dołączane oprogramowanie Epson Remote Service (ERS). To darmowy, chmurowy system monitoringu i zarządzania drukującymi urządzeniami biznesowymi marki Epson. Umożliwia m.in. zdalny monitoring całej floty urządzeń, przekazywanie automatycznych powiadomień oraz bieżącą analizę użytkowania sprzętu, diagnostykę i zdalne rozwiązywanie niektórych problemów. ERS może być wykorzystywany także przez firmy trzecie, świadczące usługi wsparcia dla swoich klientów.

Administrator tego narzędzia ma dostęp do informacji dotyczących np. ilości tuszu i liczby wykonanych wydruków, dzięki czemu może z odpowiednim wyprzedzeniem wesprzeć użytkownika niedopuszczając do przestoju pracy drukarki, niezależnie od tego czy znajduje się ona w domu, czy w biurze. Daje to firmie pełną kontrolę, a pracownik nie musi myśleć o czynnościach eksploatacyjnych czy serwisowych. Obecna wersja oprogramowania obsługuje również serię biznesowych drukarek EcoTank, często wykorzystywanych w pracy w systemie home office.

Projektor w biurze i w domu

Małe i średnie firmy, podobnie jak instytucje i placówki edukacyjne, które szukają nowych rozwiązań pozwalających sprawnie funkcjonować z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i dystansu społecznego, coraz chętniej zwracają się ku projektorom. Wszyscy mają takie same wymagania: oczekują bezpiecznych, długowiecznych i łatwych w użyciu narzędzi, które zwiększą efektywność i atrakcyjność przekazu.

Pracownicy, którzy na co dzień prowadzą szkolenia lub prezentują oferty u klientów, potrzebują łatwego do przenoszenia urządzenia zapewniającego doskonałą jakość obrazu. Założenia te świetnie spełnia projektor Epson EB-FH52. Jest idealny do wyświetlania bardzo wyraźnych prezentacji lub oglądania treści wideo – skalowalny obraz Full HD 1080p może mieć przekątną nawet 300 cali, przy jasności 4 tys. lumenów i współczynniku kontrastu 16 000:1. Urządzenie ma wbudowany głośnik o mocy 16 W.

Równie warty polecenia jest Epson EB-992F – prosty w obsłudze, wyposażony w wiele złączy, zapewniający duży skalowalny obraz projektor Full HD, który również umożliwia wyświetlanie treści w rozmiarze do 300 cali. Także ten model wyposażono w zapewniający równe natężenie światła barwnego i białego przetwornik 3LCD – nawet przy intensywnym oświetleniu pomieszczenia sprawia on, że wyświetlany obraz jest dobrze widoczny. Oba urządzenia są w pełni bezprzewodowe, dzięki czemu zarówno pracownicy firmy, jak i osoby z zewnątrz bez zbędnej plątaniny przewodów czy problemów z konfiguracją będą mogli wyświetlić prezentacje. Warto pamiętać, że projektory 3LCD świecą światłem odbitym, co jest bardziej przyjazne dla wzroku i nie męczy oczu tak jak wpatrywanie się przez dłuższy czas, szczególnie z bliska, w matrycę monitora. Model EB-992F objęty jest 3-letnią gwarancją producenta. Nowa lampa kosztuje jedynie 360 zł.

Mały dystans, duże możliwości

Doskonałym elementem wyposażenia sali konferencyjnej jest zapewniający bardzo krótki rzut obrazu model EB-735F. Przy tradycyjnym formacie 16:9 maksymalna przekątna obrazu to 120 cali. Dostępna jest też opcja szerokiego formatu 16:6 (przekątna 110 cali). W przeciwieństwie do monitorów wielkoformatowych, obraz z projektora nie ma martwych pikseli, jest przyjazny dla oczu (światło od-bite), a laserowe źródło światła o wysokiej jasności może działać efektywnie także w mocno oświetlonych pomieszczeniach. Do projektora można podłączyć wiele źródeł obrazu, a funkcja dzielenia ekranu umożliwia wyświetlanie treści z maksymalnie czterech urządzeń wejściowych. Dodatkowo, łączność bezprzewodowa (w tym Screen Mirroring poprzez Miracast) umożliwia każdemu udostępnianie treści z tabletów, telefonów lub laptopów.

W ofercie Epsona znajduje się także interaktywny bliźniak tego modelu – EB-735Fi. Pisanie, rysowanie oraz dodawanie uwag z użyciem specjalnych pisaków (lub palców) bezpośrednio na wyświetlanym obrazie otwiera nowy, interaktywny wymiar prezentacji i szkoleń. Tak zmodyfikowane treści można zapisać w celu wydrukowania czy przesłania mailem.

Epson obecnie intensywnie rozwija oczekiwane na rynku rozwiązania z laserowym źródłem światła. Technologia ta zapewnia wiele nowych atutów. Klientom gwarantuje m.in. bezobsługową eksploatację przez wiele lat, możliwość niezakłóconej ciągłej pracy, brak przestojów wynikających z konieczności wymiany lampy, dłuższą żywotność źródła światła czy oszczędności związane z niższym poborem prądu. Laserowe źródło światła w takich projektorach Epson jak EB-735Fi to 20 tys. godz. żywotności, co, przy 8 godz. dziennie przez 5 dni w tygodniu daje 12 lat bezproblemowej pracy.

Projektory Epson z laserowym źródłem światła mają w standardzie obsługę Wi-Fi i Miracast, co umożliwia łatwe oraz intuicyjne bezprzewodowe przesyłanie treści z laptopów czy innych urządzeń mobilnych. Już teraz Epson wprowadza przeznaczone do sal konferencyjnych laserowe projektory o sile światła 5–7 tys. lumenów, zapewniające jeszcze lepszy obraz bez konieczności zaciemniania pomieszczeń.

Większość modeli projektorów biznesowych i edukacyjnych firmy Epson objęta jest 5-letnią gwarancją producenta.

Dodatkowe informacje: Robert Reszkowski, Business Sales Manager, Epson, robert.reszkowski@epson.pl

Artykuł Epson: odpowiadamy na wyzwania spowodowane pandemią pochodzi z serwisu CRN.

Przy czym nie chodzi w gruncie rzeczy o dostęp do samych dokumentów, co raczej do zawartych w nich treści – danych, informacji, zapisów. To rodzi również specjalne wymagania odnośnie do cyfrowych zasobów. Przy ich tworzeniu trzeba pamiętać, aby zapewnić odpowiednie mechanizmy zarządzania ich zawartością – opisu, klasyfikacji, segregowania, wyszukiwania, wykorzystania, przetwarzania, analizowania. Często wymaga to pogodzenia dwóch perspektyw – prawnej i biznesowej. Pierwsza dotyczy ochrony i zabezpieczenia dokumentacji, druga nastawiona jest przede wszystkim na wykorzystanie zawartych w dokumentach informacji.

Przykładowo, do sprawnej realizacji zobowiązań wobec kontrahenta niezbędny jest dostęp do znajdujących się w umowie informacji o wymaganych parametrach zamówionych produktów, czasie realizacji poszczególnych zamówień, przewidywanych karach umownych itp. I chociaż w razie kontroli trzeba będzie mieć możliwość okazania samej umowy, to warto przy okazji wdrażania czy rozwoju systemu elektronicznego obiegu dokumentów spojrzeć na nią nie tylko w kategoriach tradycyjnie pojmowanej dokumentacji, lecz także, a może przede wszystkim, potraktować jako źródło informacji. To będzie procentować zwiększoną efektywnością pracy w zdalnych, rozproszonych środowiskach.

Łatwiejszy dostęp do informacji

Z perspektywy integratorów takie podejście do wdrażania systemów elektronicznego obiegu dokumentów to dobra inwestycja w przyszłość biznesu. Zapotrzebowanie na sprawny, szybki dostęp do informacji biznesowych nie zmniejszy się przecież po ustaniu pandemii i nadal będzie potrzebne w hybrydowym modelu pracy. Również tam, gdzie pracownicy wrócą na stałe do biur, systemy zarządzania obiegiem dokumentów staną się już nieodłącznym elementem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstw. Także i z tego powodu, że rozpoczętych wcześniej, a wzmocnionych przez skutki pandemii procesów cyfryzacji nie da się już zatrzymać czy odwrócić.

Wielu przedsiębiorców przekonało się na własnej skórze, że w sytuacji kryzysowej dobrze zorganizowane, cyfrowe środowisko pracy może nie tylko wspomóc zdalne wykonywanie służbowych obowiązków, lecz wręcz zapewnić firmie przetrwanie. Łatwiejszy dostęp do informacji zwiększa też zdolności operacyjne firmy w każdych warunkach, co przekłada się na wzrost jej konkurencyjności. Nabiera to szczególnego znaczenia w dzisiejszym, podlegającym ciągłym zmianom środowisku biznesowym.

Dlatego też zainteresowanie rozwiązaniami do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami i innymi organizacjami będzie nadal rosło. Jak wynika z analiz Grand View Research, wielkość globalnego rynku systemów zarządzania pracą będzie do 2025 r. rosła w tempie 27,7 proc. rocznie. Z kolei według Fortune Business Insights, rynek oprogramowania do pracy zespołowej będzie wzrastał rocznie o 13,2 proc., by w 2027 r. osiągnąć wartość 35,71 mld dol.

Systemy zarządzania obiegiem dokumentów będą zyskiwały na znaczeniu nie tylko ze względu na to, że w coraz większym zakresie umożliwiają gromadzenie, przechowywanie i grupowanie samych dokumentów. Będzie się tak działo przede wszystkim dlatego, że pozwalają na coraz lepsze rozpoznawanie treści, przez co zapewniają coraz sprawniejszy, bezpośredni dostęp do zawartych w przetwarzanej dokumentacji, potrzebnych do pracy danych i informacji. Z tego też powodu coraz większym zainteresowaniem użytkowników cieszą się już nie tylko same skanery, lecz również oprogramowanie do porządkowania zawartości skanowanych materiałów i zarządzania nimi. Szczególnie cenione są funkcje pozwalające na automatyczną kategoryzację dokumentów, rozpoznawanie ich treści oraz opisanie zawartości w postaci tagów. Dzięki temu łatwiej i szybciej można potem dotrzeć do poszukiwanych informacji.

Lepsza optymalizacja procesów biznesowych

Wdrażanie systemu zarządzania obiegiem dokumentów można zacząć od jednego czy kilku wybranych obszarów: faktur, umów, dokumentów pracowniczych, korespondencji biznesowej. Należy jednak dążyć do sukcesywnego objęcia nim docelowo całości przetwarzanej dokumentacji, aby uniknąć funkcjonowania w dwóch porządkach informacyjnych. Ważne, by dokładnie określić cel, jakiemu digitalizacja obiegu dokumentów ma służyć. Warto też zastanowić się najpierw nad uporządkowaniem funkcjonujących w firmie procesów, aby obieg dokumentów był jak najbardziej dopasowany do potrzeb związanych z wykonywaniem poszczególnych zadań. Dobrze zorganizowany obieg dokumentów może usprawnić realizację procesu, ale najpierw musi zostać dokładnie zdefiniowany przepływ zadań w ramach konkretnego działania czy operacji.

Wsparcie realizacji procesów biznesowych i ich optymalizacja to, po zapewnieniu efektywnego dostępu do informacji, kolejna korzyść z wdrożenia systemu obiegu dokumentów. Zyska na znaczeniu w postpandemicznej rzeczywistości, kiedy wiele procesów trzeba będzie na nowo przemyśleć i zorganizować, by dostosować je do warunków pracy w rozproszonym, hybrydowym środowisku. A stąd już tylko krok do automatyzacji, która pozwoli na szybszą, sprawniejszą obsługę wykonywanych zadań. Na przykład realizowanie płatności może odbywać się na podstawie skanowanych faktur wprowadzanych automatycznie przez roboty programistyczne do systemu finansowo-księgowego.

Patrzenie na wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w takiej długofalowej, zorientowanej na cele biznesowe perspektywie może przynieść integratorom korzyści wynikające z konieczności utrzymania i stałego rozwoju zastosowanych rozwiązań, tak aby podążały cały czas za zmieniającymi się potrzebami użytkownika. Rozpoczęty proces cyfryzacji trudno zatrzymać, natomiast na pewno wymaga on wsparcia i nowych rozwiązań na kolejnych etapach realizacji. To miejsce do zagospodarowania przez wyspecjalizowane podmioty z branży IT, które nie tylko będą potrafiły zapewnić techniczną obsługę wdrożeń, ale też przekonać klienta do inwestycji w nowe rozwiązania, pokazując przy tym rzeczywiste korzyści i możliwe do osiągnięcia oszczędności. Gdy te faktycznie się pojawią, klient zapewne będzie zainteresowany kolejnymi wdrożeniami. Usprawnianie funkcjonowania firmy w ślad za jej rozwojem i zmianami sytuacji na rynku jest w zasadzie zadaniem bez końca.

Dostosowanie kosztów korzystania z systemu zarządzania obiegiem dokumentów do potrzeb i możliwości poszczególnych klientów upraszcza oferowanie dostępnych narzędzi i rozwiązań w modelu chmurowym. Predefiniowane środowiska chmurowe mogą ułatwić też samo wdrażanie poszczególnych systemów oraz zapewnić wystandaryzowaną obsługę powszechnie występujących, znormalizowanych procesów biznesowych. W chmurze mogą być dostępne zarówno same dokumenty, jak i narzędzia służące do zarządzania ich obiegiem. Biorąc pod uwagę prognozy zapowiadające utrzymanie się w przyszłości hybrydowego modelu pracy, można zakładać, że korzystanie z rozwiązań chmurowych będzie w środowiskach rozproszonych coraz większe. Z badań IDC wynika, że migracja do chmury to priorytet działów IT w zakresie transformacji cyfrowej.

Łatwiejsza i szybsza obsługa urządzeń

Czy nasilenie procesów cyfryzacji, w wyniku których coraz większa liczba dokumentów będzie podlegać digitalizacji, spowoduje osłabienie lub wręcz zaniechanie zainteresowania drukiem? Na razie nic na to nie wskazuje. Wiele badan i analiz pokazuje, że droga do „biura bez papieru” jest jeszcze daleka, jeżeli w ogóle kiedykolwiek takie biura się pojawią. Drukowane dokumenty są i nadal będą potrzebne. Producenci sprzętu drukującego będą jednak musieli dostosować swoją ofertę do nowej sytuacji, wynikającej między innymi z konieczności drukowania w domowych biurach. To już się zresztą dzieje. Na rynku pojawiają się modele drukarek dostosowane wielkością i funkcjonalnością do specyfiki wymagań wynikających z pracy zdalnej w trybie home office.

W tym kontekście warto kłaść nacisk na łatwość obsługi i oszczędność materiałów eksploatacyjnych przy zachowaniu dużej wydajności wydruków. Pracujący w domowych warunkach docenią z pewnością taką drobnostkę, jak chociażby możliwość drukowania bez konieczności podłączania drukarki kablem do laptopa, który raz jest używany w salonie, a raz w kuchni. Dzięki łączności bezprzewodowej można drukować także bezpośrednio ze smartfona. Urządzenia wielofunkcyjne czy skanery zapewniają natomiast możliwość skanowania dokumentów bezpośrednio do zasobów chmurowych bez konieczności podłączania ich do komputera czy laptopa, a jedynie przy zapewnieniu im łączności z siecią bezprzewodową.

Często też klienci są w stanie pogodzić się z brakiem bardziej zaawansowanych możliwości urządzenia na rzecz jego niezawodności i niższej ceny, która w warunkach niepewności wywołanej pandemią odgrywa kluczową rolę przy decyzjach zakupowych. Atutem przy wyborze drukarki czy skanera jest też prostota obsługi, przejawiająca się często w praktyce automatyzacją wielu funkcji i działań. Uzyskana w ten sposób oszczędność czasu w pracy jest ceniona przez pracujących w trybie home office.

Z drugiej strony konieczne staje się zapewnienie pracownikom możliwości drukowania dokumentów na urządzeniach biurowych z dowolnego miejsca. Może się to odbywać, na przykład, za pośrednictwem specjalnego programu pocztowego. Osoba pracująca zdalnie może wysłać dokumenty do wydruku w biurze, nie będąc w zasięgu firmowej sieci bezprzewodowej.

Odpowiednie rozwiązania techniczne muszą być też dostosowane do popularnych w pracy zdalnej spotkań online i telekonferencji. Według badania Pracuj.pl uczestniczyło w nich do tej pory 67 proc. zatrudnionych. System zarządzania obiegiem dokumentów musi pozwolić wszystkim uczestniczącym w telespotkaniu na dostęp w trybie zdalnym do potrzebnych materiałów i informacji. W razie potrzeby musi też istnieć możliwość szybkiego, sprawnego wydrukowania omawianych dokumentów na znajdującym się w domu czy w innym, dowolnym miejscu pracy urządzeniu. Z pewnością też w wielu przypadkach pracownik powinien mieć możliwość zeskanowania potrzebnego dokumentu u siebie i udostępnienia go innym.

Zdaniem integratora

Artykuł Elektroniczny obieg nabiera rozpędu pochodzi z serwisu CRN.

Jednocześnie w przypadku wielu firm zmniejszyło się zapotrzebowanie na wydruki, ale trend ten nie dotyczył wszystkich sektorów gospodarki. Przykładowo, branża budowlana przeżywała wręcz boom zakupowy, bo zamknięci w domach ludzie zaczęli niemal masowo robić remonty. Składy budowlane drukowały zatem więcej niż w poprzednich latach. Sytuacja pod tym względem wraca zaś do normy w placówkach handlowych (przede wszystkim zlokalizowanych w galeriach). Drukują one coraz więcej katalogów, ulotek czy opasek na towary. W związku z większą liczbą kupujących pojawia się też coraz więcej drukowanych paragonów i faktur.

Większa integracja, większa dostępność

Pandemia prawdopodobnie w największym stopniu zmieni sposób, w jaki korzysta się z druku w biurach. Ponieważ wiele firm będzie funkcjonować w bardzo rozproszonym środowisku, konieczne stanie się zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do dokumentów i zawartych w nich informacji. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu w szerokim zakresie rozwiązań chmurowych. Potrzebne też będą skuteczne mechanizmy współużytkowania zasobów danych czy integracji całych cyfrowych środowisk przetwarzania informacji.

Czy doświadczenie pracy zdalnej w okresie pandemii przyspieszy marsz firm w kierunku biura bez papieru?

Niezwykle ważną kwestią będzie również zapewnienie bezpieczeństwa wszystkich przetwarzanych w chmurze dokumentów, danych i informacji oraz ochrona wykorzystywanej do tego celu infrastruktury i urządzeń. Cyberbezpieczeństwo systemów pracy zdalnej, obok ich wydajności i funkcjonalności, staje się jednym z najważniejszych wyzwań w przyspieszających coraz bardziej procesach cyfryzacji. Integratorzy wdrażający rozwiązania do zarządzania dokumentami muszą te kwestie brać pod uwagę przy tworzeniu swoich planów biznesowych na przyszłość.

Ponadczasowy rachunek ekonomiczny

Jak zatem będą rozkładały się akcenty w zakresie preferowania przez klientów poszczególnych modeli biznesowych – zakupów urządzeń bądź korzystania z usług druku i zarządzania infrastrukturą? Czy obecna sytuacja wpłynie w jakiś sposób na zwiększenie zainteresowania jedną lub drugą opcją? Wydaje się, że podstawowym kryterium wyboru pozostanie aspekt ekonomiczny. COVID-19 i spowodowane przez pandemię konsekwencje rynkowe prawdopodobnie nic w tej materii nie zmienią. Mogą się wprawdzie pojawiać chwilowe, krótkoterminowe zmiany preferencji wywołane aktualną sytuacją, ale generalna zasada postanie ta sama: o wyborze konkretnego sposobu korzystania z rozwiązań do zarządzania obiegiem dokumentów będzie decydował rachunek ekonomiczny. Jednym firmom bardziej będzie opłacało się kupować urządzenia, a inne będą wolały sprzęt dzierżawić czy płacić w modelu usługowym tylko za wykonane wydruki. Tu decydują i nadal będą decydować wyniki analizy biznesowej.

Przy czym koszty druku są szczególnie ważne dla polskich przedsiębiorców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Rodzimi resellerzy i integratorzy od lat podkreślają, że w tym segmencie cena ma decydujące znaczenie. Potwierdziły to też opublikowane na początku tego roku wyniki badania przeprowadzonego przez firmę Ricoh. Pandemia przyczyni się do jeszcze większego wzmocnienia tego typu postaw. W warunkach niepewności inwestycyjnej przedsiębiorcy bardziej uważnie będą oglądać każdą złotówkę, zanim zdecydują się na jej wydanie.

Wśród małych i średnich firm w Polsce najbardziej popularne są urządzenia wielofunkcyjne. I to się nie zmienia, natomiast klienci, kierując się oszczędnościami w związku z niepewną sytuacją rynkową, wybierają jednak coraz częściej urządzenia poleasingowe zamiast nowych. Zwykle w formacie A3, z umową serwisową.

– Takie rozwiązanie powoduje, że wszystkie ryzyka związane z wiekiem urządzenia przechodzą na wykonawcę – mówi Sebastian Kołodziejczyk, dyrektor handlowy Proxera.

Ponadto drukarki poleasingowe można w pełni integrować z większością systemów do zarządzania drukiem, co w połączeniu z wyraźnie niższym kosztem ich zakupu czy dzierżawy dodatkowo zwiększa zainteresowanie klientów takimi urządzeniami.

Jeden system i jedna obsługa

Z dużą dozą pewności można uznać, że środowiska druku dokumentów i ich obiegu w wersji elektronicznej będą się coraz bardziej ze sobą mieszać i integrować. Proces ten będzie w coraz większym zakresie wymagać od integratorów łączenia umiejętności zarządzania obydwoma obszarami. Z punktu widzenia klienta najlepiej, żeby jeden podmiot zajmował się całością zadań związanych z zarządzaniem dokumentami. W sytuacji, gdy każda drukarka, skaner, czy urządzenie wielofunkcyjne mogą być punktem wprowadzania dokumentu do obiegu elektronicznego, nie wystarczy już obsługa polegająca jedynie na dostarczaniu materiałów eksploatacyjnych czy dokonywaniu napraw serwisowych.

Klienci w coraz większym stopniu będą oczekiwać od integratorów także wsparcia przy tworzeniu i optymalizowaniu funkcjonowania systemów zarządzania dokumentami. Będzie potrzebna jedna firma do obsługi jednego, zintegrowanego systemu obiegu i udostępniania dokumentów za pośrednictwem różnych kanałów. Wartością dodatkową może być też oferowanie odbiorcy biznesowemu systemu sprawnego wyszukiwania informacji w przetwarzanych dokumentach, podobnie jak zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom i informacjom, w sytuacji, kiedy swobodnie korzysta z nich wielu użytkowników znajdujących się w coraz bardziej rozproszonych lokalizacjach.

Zdaniem integratora