Za niedopełnienie obowiązków narzucanych przedsiębiorstwom przez rozporządzenie grożą milionowe kary.  Jednak w kwestii szczegółowych rozwiązań firmy otrzymały wolną rękę. Mogą wprowadzać metody zabezpieczania danych, które odpowiadają specyfice ich działalności. Ważne, że ochrona dotyczy informacji w każdej postaci, również tych w dokumentach papierowych.

Bezpieczny proces to bezpieczna firma

W usystematyzowaniu procesów związanych z drukowaniem mogą pomóc usługi MPS (Managed Print Services). Dopracowaną ofertę takich usług, podnoszących bezpieczeństwo przepływu danych i minimalizujących ryzyko wycieku poufnych informacji, ma Xerox.

Producent od lat specjalizuje się w rozwiązaniach do zarządzania drukiem i został wielokrotnie wyróżniony przez czołowe agencje badawcze. Według raportu „Managed Print Services Landscape”, opublikowanego przez firmę badawczą Quocirca, Xerox po raz ósmy z rzędu góruje nad innymi firmami pod względem bezpieczeństwa, innowacyjności sprzętowej i poziomu audytu MPS. Raport IDC MarketScape jako wyróżnik wskazuje stały rozwój oprogramowania i usług tej marki. Co ważne, jego usługa MPS została zaprojektowana zgodnie ze wspierającą produktywność metodyką Lean Six-Sigma, która sprawdza się zarówno w dużych firmach, jak i tych z sektora MŚP.

Xerox MPS zawiera wiele elementów zapewniających bezpieczny przepływ informacji, w tym danych osobowych. To przede wszystkim audyt, dzięki któremu możliwe jest zlokalizowane słabych punktów ochrony informacji w przedsiębiorstwie i zaprojektowanie usługi spełniającej jego indywidualne potrzeby. Bezpieczeństwo informacji zostanie także zapewnione dzięki blokadom McAfee, które uniemożliwią wykonanie podejrzanego kodu, oraz mechanizmom integracji parku Xerox zgodnym ze standardem Cisco TrustSec.

Wdrożenie usług MPS zapewnia także m.in. wprowadzenie szyfrowania danych – przechowywanych na dyskach twardych urządzeń drukujących oraz przesyłanych do aplikacji. Co więcej, wszelkie dane po wykorzystaniu są natychmiast trwale usuwane z dysków twardych – to efekt funkcji automatycznego ich nadpisywania.

Ochronę danych zwiększają dostępne dzięki usłudze Xerox MPS funkcje, np. druku podążającego. W efekcie wydruk – po autoryzacji kodem PIN lub kartą – jest od razu odbierany przez osobę, która go zleciła. Podobnie odbywa się to w przypadku skanowania. Autoryzacja takiego procesu automatycznie wskazuje konkretne miejsca sieciowe danego użytkownika, co wyklucza ryzyko pomylenia adresu e-mailowego lub folderu, do którego ma zostać przesłany skan dokumentu.

Więcej informacji na xerox.com.

Artykuł powstał we współpracy z firmą Xerox.

Artykuł Xerox: zarządzanie drukiem zgodne z RODO pochodzi z serwisu CRN.