Rafał Gutkowski, Office Services Director, Ricoh

Robert Kozioł, Business Development Manager, Komputronik Biznes

Krzysztof Mertowski, Channel Sales Manager, Brother

Robert Reszkowski, Business Sales Manager, Epson

Łukasz Rumowski, dyrektor Działu Rozwoju Produktu, Grupa Arcus

Wszystkich uczestników zobaczycie w filmowym skrócie z debaty

CRN Czy i jak się zmienia podejście klientów biznesowych do infrastruktury drukującej, którą mają w organizacjach?

Robert Reszkowski Ogólnie rzecz biorąc, odbiorcy biznesowi zauważają, że oferta urządzeń drukujących przeznaczonych dla firm w ostatnich latach bardzo się zmieniła. Często więc nie traktują ich jako jednostkowe urządzenia, ale kompleksowy system odpowiedzialny za cały proces druku w firmie czy instytucji, włączając w to również zarządzanie dokumentami. Poza tym na decyzje biznesowe odnoszące się do rozwiązań drukujących wpływa coraz częściej całkowity koszt ich utrzymania. To efekt pojawiania się nowych, wydajnych technologii druku, jak chociażby „atrament dla biznesu”, które pozwalają drukować taniej i efektywniej. Równolegle rośnie znaczenie cech ekologicznych proponowanych rozwiązań.

Rafał Gutkowski My natomiast obserwujemy zmiany głównie wynikające z regulacji prawnych, które sprawiają, że biznes patrzy na systemy druku rzeczywiście z nowej perspektywy. Zmianę tę spowodowała zeszłoroczna dyskusja o RODO. Obecnie urządzenia drukujące postrzega się również jako miejsce, które może być najsłabszym punktem ochrony danych. Część naszych klientów zaczęła zwracać uwagę na to, jak te dane, do których można uzyskać dostęp za pośrednictwem maszyn drukujących, będą zabezpieczone. To jeden aspekt. Drugi, poruszony przez pana Reszkowskiego, wiąże się z ochroną środowiska. W Europie Zachodniej i USA dużą wagę przywiązuje się do tego, na ile działania producentów oraz ich sprzęt są eko. Poza tym klienci ewidentnie zwrócili uwagę, że urządzenia drukujące stanowią ważny element infrastruktury biura i mają istotny wpływ na efektywność działania organizacji czy szczególnych procesów, na których zależy firmie. Nie mogą ich zaburzać, stąd większy nacisk na niezawodność sprzętu i możliwość zapobiegania usterkom lub szybkiej naprawy. Dla odbiorców końcowych ważna jest też świadomość, że korzystają z innowacyjnych rozwiązań, nowoczesnej technologii. Zwłaszcza u klientów MŚP za wyborem danego rozwiązania przemawiają jego innowacyjne cechy.

Krzysztof Mertowski Wskazałbym też wyższą obecnie świadomość kosztów, które mogą być generowane przez rozwiązania drukujące. Ale to w większych firmach. Istnieje natomiast jeszcze mnóstwo przedsiębiorstw, w których kwestię nowoczesnego podejścia do rozwiązań druku spycha się ciągle na ostatnie miejsce. Przez optymalizację rozumie się korzystanie z alternatywnej eksploatacji czy zakup sprzętu używanego, a brakuje myślenia o outsourcingu, który jest wyznacznikiem nowoczesnego podejścia do tej części infrastruktury. Sytuacja bywa naprawdę zróżnicowana – niektóre firmy nie przesiadły się jeszcze z rozwiązań konsumenckich na biznesowe. Tak więc praca edukacyjna obejmująca nawet podstawowe zagadnienia w dziedzinie druku firmowego ciągle musi się odbywać.

Łukasz Rumowski Większych klientów, świadomych i doświadczonych w optymalizacji tej części infrastruktury, w mniejszym już stopniu interesuje techniczny aspekt urządzeń. Mało tego – nie jesteśmy w stanie sprzedać im usługi MPS (Managed Print Services) czy MDS (Managed Document Services), nie oferując naprawdę rozbudowanego serwisu, a nawet finansowania. Dzięki firmom zachodnim, które mają tutaj swoje oddziały oraz większą świadomość wagi szybkości procesów biznesowych, rozwiązaniem nie jest już samo zapewnienie ciągłości usługi druku. Ważna staje się integracja tej usługi z procesami biznesowymi w ich organizacji. Korzyścią ma być nie sama usługa związana z drukowaniem, ale usprawnienie wewnętrznego procesu i tym samym ulepszenie środowiska pracy. To jest obszar stanowiący obecnie wyzwanie dla całej branży.

Rafał Gutkowski, Ricoh

Z jednej strony chcemy rozmawiać o usługach związanych z firmową infrastrukturą drukującą, które mają coraz częściej oferować integratorzy. Z drugiej czytelnicy CRN Polska często podkreślają, że transakcyjna sprzedaż maszyn drukujących wciąż zajmuje dużo miejsca w ich biznesie…

Robert Reszkowski Owszem, transakcje ciągle są mocną stroną tego rynku. Ale świadomość klientów biznesowych odnośnie do MPS-u zmienia się. Użytkownicy, na generalnie coraz bardziej usługowym rynku, zaczynają coraz lepiej rozumieć istotę rozwiązań opartych na usłudze i płynące z nich korzyści. Po około dwóch latach od poprzedniej debaty CRN-a, podczas której zastanawialiśmy się, jak rynek usług w zakresie druku biurowego się rozwinie – widzę postęp. Sytuacja nie zmienia się dynamicznie i nie spodziewam się, że na rynku druku biznesowego będziemy za chwilę sprzedawać tylko usługi. Natomiast mamy do czynienia z wyraźnym progresem, nie tylko w dużych firmach, ale też małych i średnich. Nasi partnerzy coraz bardziej doceniają możliwość tego typu współpracy na linii integrator – klient końcowy.

Robert Kozioł Obserwuję ten rynek od wielu lat i również zauważam skutki pracy, jaka została już wykonana zarówno przez producentów, jak też zaawansowanych integratorów, którzy szkolili klientów biznesowych w zakresie MPS-u. Obecnie klienci rozumieją, czym jest usługa drukowania, a to było coś, co zabierało nam bardzo dużo czasu w trakcie kolejnych spotkań. I rzeczywiście, ten coraz większy rynek wynajmu różnych rzeczy, których wcześniej się raczej nie wynajmowało, zmienia podejście klientów i wpływa też pozytywnie na mniejsze firmy. Dlatego obecnie łatwiej jest realizować również mniejsze kontrakty MPS-owe, nawet takie, które rozproszone są po całym kraju. Tym bardziej że jako integrator rozwiązań dysponujemy rozbudowaną siatką techników oraz partnerów w Polsce.

Krzysztof Mertowski Wiele mniejszych firm również oczekuje rozwiązań, które poprawią ich efektywność, codzienny sposób pracy – otwiera się więc przestrzeń na odpowiednie rozwiązania. Samych partnerów też trzeba dokształcać i ciągle zachęcać do działania, bo pamiętajmy, że aktywność związana z drukiem biznesowym dla wielu firm IT stanowi margines ich działalności. Nie zawsze chcą więc na to poświęcać czas i środki, w tym zasoby ludzkie. W sporej liczbie przypadków chodzi więc o pokazywanie kolejnej ścieżki, jak w oparciu o nowoczesne rozwiązania druku biznesowego można zwiększać dotychczasowe przychody.

Krzysztof Mertowski, Brother

Wydaje się, że ilu producentów i integratorów, tyle podejść do usług związanych z firmowym drukiem. Można się nawet spotkać ze stwierdzeniem, że na tym rynku wszystko, co było do zrobienia, zostało już  zrobione. Jak to właściwie rozumieć?

Krzysztof Mertowski Dzisiaj już każdy producent związany z drukiem kładzie nacisk na MPS, bo jest to długoterminowe wiązanie się z klientem, a na tym nam wszystkim zależy. Myślę jednak, że jeszcze trzeba popracować nad poprawą wielu kwestii. Zarówno jeśli chodzi o rozwiązania software’owe, jak i udoskonalanie samej jakości usług. W wielu sytuacjach usługi mogą być lepsze – z punktu widzenia klienta. My sami, choć realizujemy w pełni założenia odnośnie do sprzedaży usług opartych na rozwiązaniach Brothera przez partnerów, widzimy, że sporo jeszcze przed nami, jeśli chodzi o poprawienie usługi MPS-owej. To, że sprzęt drukuje nie 50 stron na minutę, a 100, z punktu widzenia klienta niewiele zmienia. Technikalia schodzą trochę na plan dalszy.

Robert Kozioł Rzeczywiście dużo jeszcze zostało do zrobienia w kwestii rozwiązań software’owych związanych MPS-em. Szerokie pole do popisu daje dziedzina OCR-owania dokumentów. Jeśli zaś chodzi o oferowany sprzęt w wydajnych systemach MPS-owych, to rzeczywiście już nie do końca samo urządzenie ma tu znaczenie, bo największą wartość przedstawia jednak oprogramowanie. System musi pozwolić na wszelkiego rodzaju udziwnienia i realizowanie naprawdę rozmaitych scenariuszy, jakich oczekują klienci. Przykładem są nasze rozwiązania do zarządzania dokumentami oferowane w ramach optymalizacji procesów w przedsiębiorstwach, które często się rozpoczynają od wydruku czy skanowania dokumentu na urządzeniu fizycznym.

Łukasz Rumowski My w pewnym momencie doszliśmy do wniosku, że potencjał MPS w klasycznej wersji został wyczerpany, a tymczasem on się bardzo naturalnie i elastycznie przerodził w coś, co nazywamy MDS-em, właśnie dlatego że już mniejszą wagę przywiązujemy do samego drukowania, tylko do dokumentu, w jakiejkolwiek byłby on formie. Kiedy ów dokument obuduje się usługami developmentu, środowiskowymi i tak dalej, to dochodzimy do wniosku, że granicą dla MDS-u jest w istocie jedynie wyobraźnia project managera czy też… aktualne bolączki klienta. A w każdej firmie bolączką będzie coś innego. Stąd potrzeba dogłębnej analizy potrzeb odbiorców. Mamy strategię, którą nazywamy Arcus Narrow Solution. Polega na tym, żeby za pomocą aplikacji – ale oczywiście na bazie klasycznego MPS-u – tworzyć rozwiązanie trafiające precyzyjnie w określone potrzeby klienta. Nie na wyrost, bo szczególnie w MŚP na wyrost nic nie da się zrobić.

Robert Reszkowski Usługa szyta na miarę to rzeczywiście podstawa. Epson widzi siebie przede wszystkim jako producenta hardware’u, którego możliwości są rozbudowywane o funkcje oprogramowania własnego, dołączane najczęściej bez dodatkowych kosztów (np. Epson Print Admin – do wydruku podążającego oraz kontroli kosztów, lub Epson Document Capture PRO – służącego do digitalizacji dokumentów papierowych i podstawowego workflow w firmie), jak również niezależnych producentów software’u (PaperCut, Movity etc.). Integrator, wykorzystując Otwartą Platformę Epsona, może zaproponować rozwiązania dopasowane do indywidualnych potrzeb użytkownika. Jednak oferta przygotowana na podstawie nieprawidłowo dokonanej oceny tych potrzeb będzie działała na niekorzyść zarówno finalnego użytkownika, integratora, jak i naszą. Na partnerach spoczywa więc duża odpowiedzialność.

Robert Kozioł, Komputronik Biznes

Rafał Gutkowski Ja zaś na MPS patrzę tak jak na komputer. Usługi te po prostu są coraz mocniej obudowywane różnymi dodatkami – podobnie jak dodaje się coraz mocniejsze procesory czy większą pamięć do komputerów. Tak samo jest z usługami MPS, które wzbogaciły się o różne elementy związane z wydrukiem i serwisem w porównaniu z tym, co było na początku. Przykładowo Ricoh wraz z nową generacją maszyn dodał funkcję automatycznego ich naprawiania i automatycznych upgrade’ów. To wszystko odbywa się przez internet, bez potrzeby bezpośredniej ingerencji inżyniera. Tu rodzą się nowe możliwości, pod tym względem usługa MPS rozwija się – rozwój technologii powoduje, że jest dużo bardziej zaawansowana, a w pewnych obszarach może być jeszcze bardziej zautomatyzowana.

Robert Kozioł Pan Gutkowski wspomniał o tym, że nowo wprowadzone urządzenia Ricoh same się naprawiają. Taka automatyzacja ma swoje dobre strony, ponieważ do tej pory faktycznie integrator wraz z osobą obsługującą całą flotę musiał wszystkiego sam pilnować. Często oczywiście za pomocą aplikacji zarządzającej, która ułatwia kontrolę pracy urządzeń, nie tylko ich sprawności fizycznej, ale i firmware’u. Z drugiej strony na aktualizacje, o których pan mówił, patrzę też przez pryzmat potencjalnych kłopotów. Miałem ostatnio do czynienia z taką automatyczną aktualizacją, która wyłączyła nagle pewną drobną funkcję w kilku modelach – używaną tylko u jednego klienta. Sprawiło nam to sporo kłopotu. Dlatego warto byłoby bardziej uświadamiać integratorom, w jaki sposób konkretna automatyzacja przebiega i na jakie funkcje może wpłynąć.

Rafał Gutkowski Nie mówimy tu o sytuacji, w której urządzenie „żyje swoim życiem”. Każda aktualizacja musi zostać zatwierdzona. Chcemy, żeby nasi użytkownicy czy administratorzy zarządzający infrastrukturą nie musieli tracić czasu na szukanie aktualizacji czy aplikacji, które można zainstalować na urządzeniu. Zgodnie z tą koncepcją możliwości maszyny dostosowują się do nowych potrzeb firmy. Odnośnie do minimalizowania ryzyka wystąpienia przestoju – MFP z serii Intelligent Machines współpracują z platformą Ricoh Intelligent Support, która stale monitoruje ich stan. System bazuje na zaawansowanej analizie danych. Umożliwia to bardzo precyzyjną kontrolę poprawności działania wszystkich procesów i znaczne obniżenie ryzyka wystąpienia awarii. Dzięki funkcji zdalnej obsługi panelu część usterek może zostać naprawiona przez inżyniera serwisu zdalnie.

A jakie nowe funkcje mogą stanowić wabik dla potencjalnych użytkowników urządzeń Brothera i Epsona?

Krzysztof Mertowski W naszych maszynach zaczęły się pojawiać funkcje umożliwiające klientom zamawianie materiałów eksploatacyjnych albo serwisu z poziomu urządzenia. To pomaga użytkownikowi w codziennym funkcjonowaniu. Oczywiście są to rozwiązania, które w pewien sposób muszą być dopasowane do całego środowiska druku zastanego u klienta. Natomiast to są te elementy, które mają za zadanie zwiększać samą jakość czy łatwość funkcjonowania infrastruktury drukującej w przedsiębiorstwie.

Robert Reszkowski, Epson

Robert Reszkowski Nasze rozwiązania mają maksymalnie ułatwiać dostęp do najważniejszych funkcji z wyświetlacza urządzenia. Oferujemy też możliwość dopasowania elementów widocznych na wyświetlaczu do potrzeb użytkownika. Epson mocno stawia na współpracę z firmami trzecimi, które dostarczają rozwiązania software’owe – dopiero to daje szerokie możliwości kreowania nowych funkcji. Gdy mowa o technologii – tworzymy rozwiązania atramentowe przeznaczone dla biznesu i wskazujemy niewątpliwe korzyści, jakie wynikają z ich użytkowania, związane przede wszystkim z wysoką opłacalnością kosztową dla firm i instytucji oraz elementami proekologiczymi.

Czy takie podejście do rozwoju maszyn drukujących rzeczywiście pomaga integratorom w oferowaniu klientom rozwiązań i usług na miarę ich potrzeb?

Łukasz Rumowski Funkcje, które panowie wymieniliście, są fajne, chwytliwe, jednak trochę stoją w sprzeczności z MPS-em. Raczej żaden klient nie będzie wysyłał do kogoś maila z maszyny, żeby zamówić eksploatację, bo łatwo tu o pomyłkę albo coś nie zadziała i maszyna zamówi toner kilka razy. Natomiast integratorom potrzebne jest bardziej globalne rozwiązanie w postaci software’u, który sczytuje dane ze wszystkich urządzeń i przedstawia je sumarycznie, dzięki czemu partner obsługujący klienta ma zapewnioną wygodę w zamawianiu materiałów. I to powinny być raczej rozwiązania dla partnerów, a nie dla klienta końcowego. Myślę, że rola producentów jest taka, żeby jak najwięcej hardware’owych elementów dodawać maszynom, bo integratorzy mają większy problem ze sprzętową rozbudową tych urządzeń niż software’ową. W tym drugim przypadku partnerom przydaje się z kolei dostęp do SDK (Software Development Kit).

Robert Kozioł SDK jest kluczem, aby integratorzy mogli integrować urządzenia różnych marek. Bez tego nie da się robić tych – mówiąc kolokwialnie – fajnych rzeczy, którymi można zdobyć klienta. Zrezygnowaliśmy z dokonywania zmian w samych urządzeniach właśnie z racji problemów z dostępem do SDK. My trafiamy do odbiorcy nie tylko ze sprzętem czy kompletnym MPS-em. Przychodzimy do firm również z samym rozwiązaniem software’owym i próbujemy dopasować je do floty drukującej, którą tam zastaliśmy. Natomiast funkcje, o których tu nie wspomniano, a które są ważne z naszego punktu widzenia, to te związane z zaawansowanym OCR-owaniem dokumentów na urządzeniu, np. takie, dzięki którym otrzymujemy dokument gotowy do edytowania czy opisany indeksami – do dalszego automatycznego procesowania w ramach firmy, np. w procesach akceptacji zamówień, faktur i wielu innych. Ze względu na rosnącą ilość danych oraz wyzwania na rynku pracy w tym kierunku widzę rozwój funkcjonalności maszyn drukujących.

Łukasz Rumowski Producent najczęściej dostarcza narzędzia do swojej marki, a u klientów raczej zastajemy miks brandów. Wydaje mi się, że to nawet może hamować rozwój MPS-u i MDS-u, ponieważ jednorodność maszyn w parku klienta zawsze była problematyczna. Jednak gdy producent dostrzega możliwość zarobku dzięki zwiększaniu oferty usługowej, nie będzie chciał współpracować na zasadzie wymiany SDK, co czyni tę usługę mniej popularną lub po prostu wprowadza wymóg ujednolicenia urządzeń drukujących działających u klienta biznesowego.

Łukasz Rumowski, Arcus

Krzysztof Mertowski Słuchając wypowiedzi obu panów, chciałbym jednak wrócić do tego, o czym wspominaliśmy na początku. Mianowicie, że mamy dużych klientów, ale mamy też takich z rynku MŚP. W wielu sytuacjach tym małym nie są potrzebne rozwiązania software’owe, za to mogą być zainteresowani w miarę kompaktowymi, w miarę zwartymi urządzeniami z funkcjami, które są dla nich nowe i wprowadzają jakąś zmianę w organizacji. Tymczasem grupa firm integratorskich, które chcą robić wszystko same, mając do tego wiedzę, możliwości i zasoby ludzkie, jest ciągle niewielka. W wielu sytuacjach integrator – często może mniejszy, ale jednak integrator – oczekuje od producenta, żeby w dziedzinie druku wiele za niego zrobił…

Nowoczesne rozwiązania z zakresu druku firmowego wspomagają cyfrową transformację klientów. Jakie wyzwania się z tym wiążą z punktu widzenia producentów?

Rafał Gutkowski Ricoh generalnie stara się, aby jego rozwiązania wspierały cyfrowe miejsce pracy, stąd wykorzystywane w naszej komunikacji hasło „Empowering Digital Workplaces”. Ważne jest, aby zamiana dokumentu na postać cyfrową i dalsze jego przetwarzanie rzeczywiście prowadziło do przyspieszenia procesów przebiegających w danej organizacji, a więc podniesienia efektywności pracy, którą trzeba wykonywać na co dzień w biurach. Oprócz tego we wprowadzaniu procesów digitalizacyjnych w firmie trzeba brać pod uwagę charakterystyczne dla niej cele, np. związane z bezpieczeństwem. Rozwiązania Ricoh zapewniają skanowanie dokumentów nawet do plików MP3, z możliwością późniejszego odsłuchania. Ważne są dla nas również funkcje usprawniające procesy skanowania (na przykład ta, dzięki której automatycznie są omijane strony puste), poza tym rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo elektronicznego dokumentu. Skanujemy np. do formatu .pdf, który jest hasłowany – dzięki temu firma zyskuje pewność, że dokument zdoła otworzyć jedynie uprawniona osoba. Nasze urządzenia, dzięki szyfrowaniu danych, zapewniają bezpieczne przesyłanie dokumentów.

Robert Reszkowski Cyfrowe biuro jest pojęciem, które coraz bardziej dociera do naszej świadomości, ale musimy pamiętać, że duża część użytkowników jest nadal przywiązana do posługiwania się tradycyjnymi wydrukami. Oprócz przyzwyczajeń wpływ na to mają również wymogi prawne, szczególnie w segmencie publicznym. Dlatego największym wyzwaniem jest zaproponowanie w obu dziedzinach (dokumentów cyfrowych i tradycyjnych) rozwiązań, jakich klient rzeczywiście potrzebuje, tak aby mógł efektywnie pracować w sposób, który mu na daną chwilę naprawdę odpowiada. Dlatego Epson proponuje partnerom systemy, które służą do digitalizacji tego, co funkcjonuje w biurze, czyli rozwijamy się w zakresie technik skanowania, zarówno jeśli chodzi o typowe skanery w wersjach dla pojedynczego biura czy oddziału, jak i w kategorii urządzeń wielofunkcyjnych. Ale jednocześnie proponujemy innowacyjne podejście do wykorzystania papieru w biurze – nasze rozwiązanie Paper Lab umożliwia przerabianie zużytych wydruków na czysty papier do drukarki. Cyfrowe biuro jest przyszłością, natomiast staramy się ułatwić użytkownikowi proces transformacji i pracę w sposób efektywny w każdej formie.

Krzysztof Mertowski Brother także – jak każdy z producentów – zarówno chce, jak i musi uczestniczyć w cyfrowym rozwoju dokumentów. Mamy do tego odpowiednie produkty. Prawda jest taka, że teoretycznie od kilku już lat cyfrowy dokument powinien w instytucjach funkcjonować, a jednak nie funkcjonuje. Wprawdzie ci, którzy chcieli na niego przejść, już to zrobili, ale w wielu sytuacjach ciągle brakuje świadomości i odpowiedniej edukacji pracowników. Znam firmy, które kupiły ogromne rozwiązania software’owe i wykorzystują je może w 20 proc. Wydały wielkie pieniądze na coś, z czego nie korzystają, ponieważ nikt nie nauczył pracowników, jak to robić i po co. Problemem jest też mentalność. Dla ludzi od lat zatrudnionych w firmach praca na dokumencie cyfrowym okazuje się poważnym utrudnieniem. Strategia i edukacja to podstawa cyfrowej transformacji w dziedzinie cyfrowego dokumentu.

Integratorzy jednak mogą być źródłem odpowiedniej wiedzy dla klientów odnośnie do cyfrowej transformacji i tego, jaki udział w niej może mieć infrastruktura druku. Ale czy to robią, w dużym stopniu zależy od producenta, z którym są związani, i jego priorytetów. A druk papierowy to wciąż podstawa…

Krzysztof Mertowski Żyjemy z druku i będziemy tak żyli jeszcze przez wiele lat. Dokument cyfrowy musi funkcjonować w świadomości producenta po to, żeby mu pokazywać pewną ścieżkę, natomiast na pewno to nie jest coś, na czym należy się w naszej ocenie dzisiaj skupiać. Wolimy, żeby klient ten dokument cyfrowy wydrukował. Rynek druku generalnie maleje, taka jest prawda, stąd poszukiwanie innych ścieżek rozwoju.

Rafał Gutkowski Druk w firmie bardziej ewoluuje, niż maleje. Sam widzę, że niektórzy klienci drukują nawet zdecydowanie więcej niż kiedyś. Dlatego ten rynek w żaden sposób nie traci na znaczeniu. Natomiast jeśli chodzi o partnerów, to jednym z elementów świadczenia usług, m.in. MPS właśnie, jest przygotowanie użytkownika końcowego na zmianę. Mówimy o tych użytkownikach, którzy mają stare przyzwyczajenia. Dlatego mamy cały program zarządzania zmianą, polegający na wprowadzaniu klientów końcowych w świat druku zarządzalnego, jak również cyfrowego dokumentu. Drugi program dotyczy współpracy z partnerami – nasi autoryzowani integratorzy mają dostęp do SDK, o którym już była mowa. Jednocześnie też za pomocą szkoleń przygotowujemy ich do zmiany. Jeśli bowiem nie będą wiedzieli, jak rozmawiać z klientem o cyfrowej transformacji, zaczną walczyć ceną. Muszą mieć wiedzę i zestaw argumentów, z którymi będą się czuć pewnie.

Robert Reszkowski Bazując na danych IDC za ostatnie lata, widzimy wyraźnie, że sumaryczna liczba wydruków biznesowych się nie zmienia. Jest za to coraz więcej rodzajów dokumentów, które są drukowane. Przybiera także na sile zjawisko, które możemy nazwać świadomym drukowaniem. Jest to część tego, co kryje się pod angielskim określeniem CSR (Corporate Social Responsibility), czyli społecznej odpowiedzialności biznesu. Epson oferuje rozwiązania stworzone z myślą o koncepcji CSR.

A jak reagują klienci na przekaz ze strony integratorów dotyczący biura opartego na cyfrowym dokumencie?

Łukasz Rumowski Z naszych doświadczeń wynika, że klienci są tym zainteresowani, ponieważ to im pokazuje nowy sposób działania, umożliwiający zmianę, która przyniesie wymierne korzyści. Chodzi o to, aby z urządzeń MFP i drukarek zrobić rozwiązania działające możliwie samoistnie, będące formą serwera, który da się oprogramować. Pojawiają się nowe możliwości związane z podpisem kwalifikowanym, dzięki któremu skan nie będzie zwykłym skanem. Bo sama zamiana dokumentu papierowego na cyfrowy to jeszcze nie cyfryzacja. Pod tym pojęciem kryje się cały workflow, odpowiednie zarządzanie metadanymi, które dopiero daje klientowi odczuć efekty cyfryzacji. Ale wykorzystanie sztucznej inteligencji w urządzeniach drukujących – tak aby uczyły się naszego zachowania – to też jest element cyfryzacji, a raczej cyfrowego biura, które generalnie wykracza poza dokument jako taki.

Robert Kozioł Sztuczna inteligencja w procesach związanych z cyfrowym dokumentem to temat duży, nośny i przyszłościowy. Cyfryzacja zaczyna się właściwie od skanowania dokumentów na urządzeniach wielofunkcyjnych, które – jako elementy infrastruktury monitorowanej przez MPS – są wsparciem dla systemów wspomagających procesy biznesowe w organizacji związane z samymi dokumentami. Elektroniczne repozytoria i systemy elektronicznego obiegu dokumentów wydają się naturalnym kierunkiem rozwoju cyfryzacji. Oferowane przez Komputronik Biznes własne aplikacje z grupy Movarch czy też produkty innych dostawców, jak Docu Ware oraz Job Router, jako źródła wykorzystują właśnie wysyłane przez e-mail lub zapisywane w zasobach sieciowych w firmie dokumenty, skanowane uprzednio na maszynach MFP. Aplikacje klasy BPM czy DMS należą do grupy podstawowych narzędzi dla cyfrowego biura. Ale warto zwrócić uwagę na to, co zastajemy u klienta, kiedy podchodzimy do tematu cyfryzacji w zakresie dokumentów. To są zwykle zaległości w zakresie opisu procesów zachodzących w organizacji, w tym brak odpowiedniej dokumentacji. Taka jest smutna rzeczywistość polskich przedsiębiorstw czy instytucji – tego typu dokumentacja jest robiona pod audyty, np. ISO. Nie uwzględnia więc realnego procesu biznesowego i przez to odbiega od rzeczywistości. Jeśli się na niej oprzemy, budując rozwiązanie docelowe do klienta, związane na przykład z cyfrowym dokumentem, to jest ono skazane bardzo często na fiasko.

Czego, jako producenci rozwiązań z rynku druku, oczekujecie od partnerów?

Krzysztof Mertowski Nieodpuszczania i rozszerzania kompetencji również w sektorze druku tradycyjnego. Ponadto powiększania kadry i skuteczniejszego docierania do klientów. W wielu sytuacjach integratorzy, jeśli chodzi o druk, skupiają się na dość wąskiej działce, na tym, co robili od lat. Często wygląda to tak, że mają swoje rozwiązanie software’owe, które produkują dla jednego czy dwóch klientów, dodatkowo startują w kilku bądź w kilkunastu przetargach w roku i to w pewien sposób ich zaspokaja. Ale biznes w takim ograniczonym zakresie może się zaraz skończyć. Zbyt wiele firm wciąż nie wybiega w przyszłość, nie patrzy na to, jak zmienia się szeroko pojęty outsourcing.

Robert Reszkowski Wrócę jeszcze raz do roli, jaką pełni dokładny dobór rozwiązań do potrzeb klienta biznesowego. Oczywiście zależy nam, aby były one oparte na urządzeniach Epsona. Natomiast niezależnie od marki sprzętu ważna jest przede wszystkim analiza potrzeb, dobór odpowiednich maszyn i… po prostu słuchanie klienta. W przeciwnym razie z reguły najpierw usłyszymy, że sprzęt jest słaby, a dopiero później, że firma, która go integrowała, do niczego się nie nadaje. Czyli powinno się liczyć po prostu świadome i zdroworozsądkowe podejście oraz faktyczny dobór usługi do konkretnych potrzeb. Nie róbmy niczego na siłę, bo to na ogół źle się kończy.

Rafał Gutkowski Muszę przyznać, że doświadczyliśmy pewnego zachwiania lojalności partnerów związanego z wojną cenową. Dlatego staramy się pokazywać, jak walczyć z takimi zjawiskami „ceny czyniącej cuda”, wierząc, że to rzeczywiście zadziała. Mocno otwieramy się teraz na partnerów IT. W ich przypadku chcemy pracować na zasadzie pełnego partnerstwa – wymiany usług. To znaczy, że w pewnym zakresie my obsługujemy ich klientów, a w pewnych oni naszych. Chodzi o to, aby wzajemnie świadczyć sobie usługi serwisowe wsparcia i opieki nad klientami, po to, by po pierwsze skrócić dystans dojazdu do klienta, po drugie zmniejszyć koszty i być bardziej efektywnym, a po trzecie spełnić wymagania SLA, które klienci nam narzucają.

Nad czym muszą się pochylić producenci z punktu widzenia zaawansowanych integratorów?

Robert Kozioł Odnosząc się do wspomnianej wyżej wymiany usług, chciałbym podkreślić, że taka autoryzacja serwisowa producenta jest dla integratora na pewno czymś wartościowszym niż autoryzacja handlowa. Pozwala nam dobudować wartość dodaną do MPS-u sprzedawanego przez w zasadzie każdego producenta jako klik. Kiedy możemy dołożyć te rozbudowane usługi, jesteśmy w stanie cały kontrakt tak przemodelować, aby pokazać klientowi dodatkową wartość dla jego biznesu, gdzie cena stanowi jeden z czynników wyboru. Producenci powinni też zwrócić uwagę na TCO produktów przeznaczonych do systemów MPS. Klient bierze TCO coraz bardziej pod uwagę, m.in. dzięki naszej ciężkiej pracy edukacyjnej. Odnoszę natomiast wrażenie, że sami inżynierowie, którzy pracują nad lepszym sprzętem, nie do końca są świadomi znaczenia tego współczynnika. Jak policzymy chociażby czas pracy takiego urządzenia stale podłączonego do zasilania, po to tylko, żeby mogło być monitorowane przez nasze systemy – rodzi się problem ukrytych kosztów. Niedawno miałem okazję robić takie obliczenia i wiem, że uzyskiwane kwoty są bardzo pokaźne w kontekście wartości całego kontraktu. Szeroko pojęty obszar TCO wymaga jeszcze podnoszenia świadomości całego rynku.

Rozmawiała Karolina Marszałek

Artykuł Debata CRN Rynek druku: dużo wyzwań, dużo możliwości pochodzi z serwisu CRN.

80 proc. polskich małych i średnich przedsiębiorstw wystawia jedynie papierowe faktury. Nie trzeba mieć bujnej wyobraźni, żeby zrozumieć, że ten proces można by z łatwością usprawnić. Nieco więcej pracy będzie z kolejnymi 80 proc., którymi – według firmy analitycznej Gartner – są te dane w firmach, które uznaje się za nieustrukturyzowane. Na czym polega tu wyzwanie dla usług zarządzania drukiem? Czy trudno pogodzić potrzebę optymalizacji procesów i wydatków?

Jeżeli dla klienta najważniejsza jest oszczędność, powinien koniecznie pomyśleć o zarządzaniu drukiem. W tym przypadku zawsze znajdzie się pole, na którym da się poczynić oszczędności. Pod koniec ubiegłego roku specjaliści Sharpa przeprowadzili audyt środowiska druku u klienta, który szczycił się doskonałym zarządzaniem flotą drukującą: jego zakupy były przemyślane, zawsze dokonywał wyboru urządzeń z jednej linii, aby części i materiały eksploatacyjne pasowały do każdego z nich, oraz korzystał z zamienników. Użytkownik był pewien, że niewiele więcej można zdziałać, ale mimo wszystko zdecydował się to sprawdzić. Okazało się, że nawet w sytuacji naprawdę przemyślanej polityki udało się obniżyć wydatki o 18 proc. Co więcej, te oszczędności wykazano po wliczeniu w koszty dodatkowego etatu konsultanta, który z ramienia producenta na stałe zaczął opiekować się flotą urządzeń drukujących u klienta. Do kosztów zaliczono także wdrożenie usługi monitoringu i autoryzacji oraz bardzo ułatwiającej życie pracownikom funkcji druku podążającego na halach produkcyjnych. Zawsze jest więc też miejsce na dalszą optymalizację procesów działania.

Oszczędność związana z samym rozwiązaniem do zarządzania drukiem jest bezpośrednio zależna od tego, jak rygorystyczną politykę druku przyjmie klient. Dla jednych może to być oszczędność na poziomie 5 proc., dla innych – nawet 50 proc. Zmiana zauważalna jest bez względu na to, czy firma jest start-upem czy reprezentuje dojrzałą markę. Co więcej, oszczędności nie muszą bezpośrednio wynikać z samego druku. Bardzo często koszty idą w dół na skutek optymalizacji samego procesu drukowania – mniej czasu poświęcanego na administrację i zajęcie się sprawami, do których firma została powołana.

W przypadku urządzeń z kontraktem serwisowym zwykle przeprowadzany jest okresowy audyt konsultingowy, który ma za zadanie weryfikację trafności wdrożonego rozwiązania pod względem funkcjonowania i opłacalności. Pamiętajmy też, że nowoczesne urządzenia mają pomocne w oszczędzaniu funkcje, jak automatyczny duplex i przechodzenie w stan uśpienia. Sprzętowy OCR o szerokich możliwościach zapewnia skanowanie bezpośrednio m.in. do Worda, PowerPointa, Excela, a także unikanie corocznych kosztów zakupu licencji dla każdego z pracowników.

Należy podkreślić, że Sharp oferuje partnerom stałe wsparcie przy wdrożeniach. Integratorzy, którzy nie czują się pewni przy projektowaniu bardziej zaawansowanych rozwiązań, zawsze mogą skorzystać z doświadczenia producenta. Specjaliści Sharpa pomagają w przeprowadzaniu audytów czy nawet w realizacji samych wdrożeń. W takiej sytuacji rolą partnera nadal pozostaje serwisowanie zastosowanego rozwiązania.

W ten sposób Sharp dba, żeby hasło „Value Added” było standardem. Producent wraz z partnerami stale, proaktywnie edukuje użytkowników, jak najlepiej zarządzać procesami druku w firmach. Ta standardowa wartość dodana zaczyna się od projektowania urządzenia i towarzyszy klientowi w każdym miesiącu współpracy.

Zastanawiasz się czy w Twoim przypadku byłoby to 5 czy 50 proc.? Umów audyt na: sep.marketing@sharp.eu.

Artykuł Usługi zarządzania drukiem: wartość dodana w standardzie pochodzi z serwisu CRN.