Systemy informatyczne pełnią coraz ważniejszą rolę w urzędach administracji publicznej, a – jak pokazuje opisany wyżej przykład – ich awarie mogą mieć poważne skutki. Takie zdarzenia powinny być sygnałem ostrzegawczym i motywacją do podjęcia odpowiednich kroków przez osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo danych i zapewnienie ciągłości działania urzędów. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom do backupu można bardzo szybko przywrócić sprawność uszkodzonym systemom IT. W rezultacie skutki przestoju spowodowanego awarią czy atakiem hakerskim stają się znacznie mniej dotkliwe. Dostępne techniki nie tylko skracają czas przywracania, ale również umożliwiają częstsze wykonywanie kopii zapasowych. Dzięki temu w razie awarii traci się mniej danych, bo tylko te, które zostały zapisane po sporządzeniu ostatniego backupu.

Kopie zapasowe są również bardzo dobrym zabezpieczeniem na wypadek coraz częstszych infekcji komputerów wirusem typu ransomware. Po dostaniu się do komputera szkodnik szyfruje zapisane w nim pliki, co powoduje, że stają się one niedostępne dla użytkownika. Dostęp do nich można odzyskać po zapłaceniu okupu. Takie oprogramowanie jest wykorzystywane również w Polsce, a przestępcy potrafią przeprowadzać działania na dużą skalę. Jeśli jednak regularnie tworzy się backup, to w przypadku takiego ataku utracone zostaną co najwyżej pliki powstałe po zapisaniu ostatniej kopii zapasowej.

Działania zmierzające do ochrony przed utratą danych, np. na skutek awarii czy ataków wirusów, nie powinny być pozorne. Przytoczony przypadek awarii ePUAP doskonale obrazuje ten problem. Wdrożone zostało rozwiązanie do zapisywania kopii zapasowych – uznano, że wystarczająco chroni wszelkie dokumenty oraz informacje przechowywane w formie elektronicznej. Okazało się jednak, że nie zapewnia ono realnego bezpieczeństwa danych i ciągłości pracy systemów w sytuacjach awaryjnych. Dlatego warto wykonać dokładną analizę już stosowanych rozwiązań i procedur, aby zweryfikować, czy gwarantują one odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Zaniedbania mogą bowiem doprowadzić do utraty ważnych informacji. A trzeba pamiętać, że regulacje prawne nakładają na niektóre podmioty obowiązek przechowywania pewnych typów plików nawet przez wiele lat. Zapewnienie zgodności z przepisami nie powinno być jednak ostatecznym celem. Badania wykazują, że ponad połowie przedsiębiorstw nie udaje się odzyskać danych z kopii zapasowych. Najczęściej jest to efekt braku monitorowania procesów backupu, przez co nie wykrywa się tych przypadków, w których kopia zapasowa nie została wykonana poprawnie.

Ważnym elementem systemu do backupu są nośniki, na których przechowuje się kopie zapasowe. W administracji publicznej zbyt często są to taśmy magnetyczne, które powinny być dzisiaj traktowane przede wszystkim jako nośnik archiwalny, a nie jako miejsce regularnego zapisywania kopii zapasowych. Znacznie lepszą metodą tworzenia backupu jest D2D (disk to disk) – to rozwiązanie skraca okna backupowe i czas potrzebny na przywrócenie danych w sytuacji awaryjnej, a także, dzięki deduplikacji, znacznie zmniejsza rozmiar kopii zapasowych. Równolegle można korzystać z taśm magnetycznych, traktując je jako dodatkową kopię bezpieczeństwa.

Artykuł Backup ważny dla pracy urzędów pochodzi z serwisu CRN.

To tylko niektóre powody, dla których biznesowe drukarki atramentowe Epson z rodziny WorkForce Pro doskonale sprawdzają się w placówkach administracji. Kolejnym jest wyposażenie każdego modelu w funkcję druku poufnego, która umożliwia zabezpieczenie dokumentu i wydrukowanie go dopiero po wpisaniu kodu PIN. Ważną zaletę stanowi możliwość drukowania na papierze o podwyższonej gramaturze oraz na kopertach.

Szybkie wydruki laserowe

Tam, gdzie głównym kryterium jest szybkość wydruku wielostronicowych dokumentów w kolorze, najlepiej sprawdzą się laserowe drukarki, takie jak WorkForce AL-C500DN. Drukują z prędkością 45 stron na minutę, a standardowy pojemnik na 700 arkuszy może być rozszerzony o dodatkowe moduły na 2900 kartek.

Drukarka może służyć także do bardziej złożonych zadań, np. można ją wyposażyć w zszywacz dokumentów lub sortownik papieru.

Obieg dokumentów w wersji elektronicznej

Skanery, dzięki którym tworzone są elektroniczne kopie pism wpływających do urzędu, powinny charakteryzować się szybkim przetwarzaniem danych oraz bezproblemową integracją z istniejącymi w biurach i urzędach systemami zarządzania dokumentami. Takim urządzeniem jest np. skaner szczelinowy WorkForce DS-860 z podajnikiem A4, możliwością skanowania materiałów formatu A3 i opcjonalnym interfejsem sieciowym. Urządzenie skanuje w rozdzielczości 300 dpi do 65 stron lub 130 kolorowych obrazów na minutę.

Właściwą propozycją dla mniejszych urzędów i biur jest wysokowydajne urządzenie wielofunkcyjne WorkForce Pro WF-5620DWF, zapewniające kolorowy druk dwustronny, skanowanie, kopiowanie oraz faksowanie dokumentów. Umożliwia także bezpośredni druk z pamięci USB i skanowanie do niej, a także bezpieczne drukowanie z wykorzystaniem kodu PIN.

Warto wspomnieć, że każdy skaner oraz atramentowe urządzenie wielofunkcyjne serii Epson WorkForce Pro pozwala na legalne użytkowanie oprogramowania Document Capture Pro (do pobrania ze strony producenta). Służy ono do zarządzania procesem skanowania i stworzonymi w ten sposób dokumentami oraz wysyłania skanów bezpośrednio do chmury, programu Microsoft Sharepoint lub na serwer FTP.

Druk grafik i projektów CAD i GIS

Urzędy i instytucje odpowiedzialne za utrzymanie infrastruktury energetycznej, ciepłowniczej, wodociągowej i transportowej oraz biura geodezyjne i drukarnie wymagają niezawodnych urządzeń przystosowanych do wydruku map, projektów sieci, reprodukcji itp.

Do takich zastosowań przeznaczone są drukarki Epson SureColor z serii T: 24-calowa SC-T3200, 36-calowa SC-T5200 i 44-calowa SC-T7200. Dwa ostatnie modele oferowane są również w wersjach z dwiema rolkami papieru. Dzięki temu użytkownik może korzystać z automatycznego przełączania nośnika, co zapewnia urządzeniu większą wydajność pracy.

Drukarki wyposażone są w trwałe głowice drukujące PrecisionCore TFP, których nie trzeba wymieniać przez cały okres eksploatacji urządzenia. Przynosi to znaczne ograniczenie kosztów eksploatacji. Wkłady atramentowe o pojemności 110, 350 i 700 ml zawierają tusz pigmentowy UltraChrome XD, odporny na wodę i rozmazywanie. Zapewnia także głęboką czerń i wyraźne linie na wydrukach (szczególnie pożądane przy drukowaniu szczegółowych projektów technicznych) oraz żywe kolory, niezbędne w przypadku tworzenia wysokiej jakości obrazów i plakatów.

Autoryzowanymi dystrybutorami firmy Epson w Polsce są: AB, ABC Data, For Ever i Tech Data.

Dodatkowe informacje:

Robert Reszkowski,

Business Sales Manager, Rozwiązania biznesowe – skanery i drukarki Epson, robert.reszkowski@epson.eu

Tomasz Kuciński,

Pro Graphics Account Manager, Drukarki wielkoformatowe i drukarki profesjonalne Epson, tomasz.kucinski@epson.eu

Artykuł powstał we współpracy z firmą Epson.

Artykuł Rozwiązania Epson dla urzędów pochodzi z serwisu CRN.

Według MAC jeżeli jakąś sprawę da się załatwić elektronicznie, w ramach zmian urzędy i instytucje publiczne będą musiały przygotować elektroniczne wzory pism i formularze.

Zgodnie z nowelizacją e-dokument będzie równy papierowemu w korespondencji z urzędem. Jeśli obywatel zainicjuje korespondencję elektronicznie, urząd będzie musiał korespondować z nim przez Internet, ale chodzi tylko o korespondencję podpisaną profilem zaufanym (czyli wysłaną z konta użytkownika na platformie ePUAP) albo podpisem kwalifikowanym, a nie o zwykłe maile. 

MAC wyjaśnia, że zwykły e-mail nie zastąpi korespondencji urzędowej podpisanej cyfrowo m.in. z powodu przepisów dotyczących skutecznego doręczenia pisma. W przypadku korespondencji papierowej uznaje się ją za doręczoną po dwóch awizach i po upływie 14 dni (nazywa się to „fikcją doręczeń”). Ustawa wprowadza analogiczny przepis w sprawie korespondencji przekazywanej drogą elektroniczną.

Zaufany profil na poczcie i w banku

Nowe przepisy mają ułatwić korzystanie z profilu zaufanego, który jest swego rodzaju darmowym podpisem elektronicznym do kontaktów z administracją. Profil zakłada się na ePUAP (elektronicznej platformie usług administracji publicznej), ale trzeba go potwierdzić stawiając się osobiście w urzędzie. Ustawa poszerza liczbę miejsc, gdzie można to załatwić, m.in. o urzędy pocztowe, banki, firmy kredytowe. Na ePUAP ma pojawić się więcej usług. Ustawa poszerzy grono instytucji, które będą mogły kontaktować się z obywatelami za pośrednictwem platformy.
Nowelizacja ma ułatwić korespondencję elektroniczną, nakładając na urzędy obowiązek posługiwania się e-skrzynkami podawczymi w jednolitym standardzie (dziś skrzynki bywają różne, nie ma gwarancji, że przyjmą każde pismo podpisane cyfrowo, teraz ma to się zmienić).
Kolejnym krokiem ma być porządkowanie wzorów dokumentów: urzędy będą musiały zgłaszać wzory dokumentów elektronicznych do centralnego repozytorium. Formularze niespełniające standardów będą mogły być usuwane z ePUAP-u, by nie myliły obywateli.

Ułatwienia w postępowaniu administracyjnym

Planowane przez ustawę o informatyzacji zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego mają ułatwić czynności w takim postępowaniu. Akceptowana będzie forma dokumentu elektronicznego przy:

• udzielaniu pełnomocnictwa procesowego,
• składaniu zeznań lub wyjaśnień,
• elementach wezwania organu obejmujących komunikację elektroniczną,
• sporządzeniu przez urzędnika adnotacji;
• wezwaniu na rozprawę.

W postępowaniu administracyjnym dopuszczone zostaną elektroniczne kopie dokumentów papierowych (skany), po uwierzytelnieniu np. kwalifikowanym certyfikatem lub profilem zaufanym – o ile obywatel nie może uzyskać zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego. Wprowadzona zostanie możliwość elektronicznego wglądu w akta sprawy.

W postępowaniu sądowo-administracyjnym pojawi się możliwość wnoszenia przez stronę, uczestnika postępowania do sądu pism drogą elektroniczną i doręczania dokumentów przez sąd administracyjny mailem oraz możliwość wglądu w akta sprawy prowadzone w postaci elektronicznej (alternatywa dla dotychczasowego sposobu zapoznania się z treścią pism w sprawie, tj. konieczności pójścia do sądu osobiście).

Ponadto ustawa przewiduje uruchomienie portalu podatkowego. Ma on m.in. umożliwić kontakty skarbówki z podatnikami, płatnikami (wysyłanie podań, składanie deklaracji, doręczanie pism organów podatkowych drogą elektroniczną, wydawanie zaświadczeń).

Artykuł Cyfrowa rewolucja w urzędach pochodzi z serwisu CRN.

Artykuł Rewolucja w urzędach pochodzi z serwisu CRN.

Poprzez Zaufany Profil przedsiębiorcy i obywatele mogą kontaktować się z urzędami drogą elektroniczną, bez potrzeby stosowania kwalifikowanego e-podpisu. System jest bezpłatny, nie wymaga dodatkowego urządzenia i oprogramowania. Jakie sprawy będzie można załatwić korzystając z Zaufanego Profilu, to zależy od urzędu. Użytkownikom zostanie udostępniona baza kwestionariuszy.

Premiera nowego systemu nie obyła się bez zgrzytu. MSWiA poinformowało o „przejściowych opóźnieniach” w działaniu ePUAP, w związku z dużym zainteresowaniem Zaufanym Profilem.

Artykuł Ruszył Zaufany Profil na ePUAP pochodzi z serwisu CRN.