Łączeniem pracy z domu i z biura zainteresowani są także przedstawiciele innych branż. Jak wynika z opracowanego przez Future Business Institute raportu „Praca zdalna – rewolucja, która się przyjęła”, 75 proc. ankietowanych jest zdania, że po zakończeniu pandemii praca zdalna powinna być łączona z biurową. Za wdrożeniem modelu hybrydowego przemawiają też wyniki badania Cushman & Wakefield. Dane z tej agencji zatrudnienia pokazują, że jednym z najważniejszych oczekiwań wobec pracodawców przy rekrutacji jest obecnie umożliwianie pracy w formule mieszanej. Można powiedzieć, że w najbliższych latach firmy zostaną skazane na tryb hybrydowy. Muszą się więc do tego odpowiednio przygotować.

Model hybrydowy wymusza stworzenie jednolitego, cyfrowego środowiska pracy, które pozwoli pracownikom na wykonywanie zadań zarówno z domu, jak i w siedzibie firmy w niemalże jednakowy sposób. Jego podstawą jest efektywny i bezpieczny system komunikacji oraz wymiany informacji. Dostęp do potrzebnych dokumentów i zawartych w nich danych zyskuje w tym kontekście kluczowe znaczenie.

Na wejściu i wyjściu

Cyfrowe środowisko bynajmniej nie oznacza jednak konieczności posługiwania się wyłącznie dokumentami w formie elektronicznej. System obiegu i zarządzania dokumentami ma zapewniać oraz ułatwiać możliwość integrowania i wymiany informacji zawartych w różnych rodzajach dokumentacji. Na znaczeniu zyskuje sprawny dostęp w jednym systemie, do niezbędnych, wykorzystywanych w celach biznesowych treści oraz automatyzacja procesów, szczególnie w firmach przetwarzających duże ilości tego samego rodzaju dokumentacji, na przykład faktur. Celem jest zapewnienie możliwości pracy zespołowej bez względu na miejsce wykonywania zadań przez poszczególnych pracowników.

Z jednej strony trzeba więc zagwarantować sprawne wprowadzanie danych z wciąż funkcjonujących w obiegu gospodarczym dokumentów papierowych do systemu elektronicznego, w tym ich odpowiednią klasyfikację i przyporządkowanie do właściwych procesów. Z drugiej strony natomiast niezbędne jest wdrożenie narzędzi do łatwego, szybkiego i skutecznego wyszukiwania potrzebnych informacji. Czasami będą one znajdować się w formie wydruku, który może być wciąż wymagany przez regulacje prawne czy też zalecany przez zasady biznesowego savoir-vivre’u lub firmową kulturę organizacyjną.

Artykuł Przetwarzanie dokumentów: dobry czas na biznes pochodzi z serwisu CRN.

W skanerze SV600 zastosowano technologię VI (Versatile Imaging Technology), dzięki której skanowanie przeprowadzane jest bezdotykowo, za pomocą ruchomej głowicy. Dlatego użytkownicy nie muszą martwić się o ryzyko uszkodzenia delikatnych dokumentów, książek, odręcznych rysunków, obrazów olejnych czy odbitek fotograficznych. Urządzenie wyposażono w zaawansowaną optykę, liniowy przetwornik CCD oraz oświetlenie LED. Dzięki temu skaner generuje ostre i wyraźne obrazy nawet z odległości, bez względu na poziom oświetlenia otoczenia.

Producent zadbał też o ergonomię urządzenia SV600, solidne wykonanie i stabilność stopki, na której umieszczona jest głowica. Kompaktowa konstrukcja umożliwia efektywne wykorzystanie przestrzeni roboczej, tak aby skaner nie zawadzał, gdy nie jest używany. Urządzenie jest bardzo szybkie i gotowe do pracy od razu po włączeniu. Zeskanowanie kartki A3 w trybie panoramicznym zajmuje zaledwie 3 sekundy.

Bogata funkcjonalność skanerów SV600 zapewniona jest dzięki wielu spersonalizowanym opcjom. Obsługa została uproszczona dzięki funkcji Quick Menu, która otwiera się automatycznie po zeskanowaniu. Umożliwia ona szybkie i łatwe przypisanie zeskanowanych danych do aplikacji czy przesłanie bezpośrednio do usługi w chmurze, aby w ten sposób udostępnić dokumenty.

Natomiast funkcja „Skanowanie kilku dokumentów jednocześnie” umożliwia zeskanowanie w jednym przebiegu kilku obiektów o różnych rozmiarach. Wystarczy umieścić kilka wizytówek, paragonów czy zdjęć w polu skanowania, a SV600 przetworzy wszystkie naraz i inteligentnie poprzycina je do właściwych rozmiarów.

ScanSnap SV600 świetnie nadaje się do wykorzystywania przez artystów czy nauczycieli w szkole. Dołączono do niego bogatą w funkcje aplikację ScanSnap Homedo skanowania i przeglądania obrazów wraz z powiązanymi z nimi informacjami, zapewniającą użytkownikom przyjazną interakcję z zeskanowanymi dokumentami.

Jarosław Dutka, Partner Manager, PFU (EMEA) Limited  

Dla wszystkich skanerów dostępnych pod marką Fujitsu oraz ScanSnap, zarówno z rodziny fi, SP, jak też ScanSnap, udostępniamy pakiety programistyczne SDK – Software Development Kit – które umożliwiają wykonanie nawet najbardziej skomplikowanych integracji z posiadanymi przez klienta systemami obiegu dokumentów. Ponadto jako producent zapewniamy merytoryczne wsparcie zespołu programistów w całym cyklu tworzenia oprogramowania. W szczególności warto zwrócić uwagę na gotowe rozwiązania integracyjne, opracowane między innymi dla placówek administracji publicznej, która w szerokim zakresie korzysta z systemów zarządzania dokumentami. Umożliwiają one wymianę danych z wykorzystaniem mechanizmów API lub PROXY EZD – w zależności od bieżących potrzeb klienta.

  

Autoryzowanym dystrybutorem skanerów Fujitsu, ScanSnap oraz oprogramowania PaperStream w Polsce jest Stovaris.

Artykuł ScanSnap SV600: intuicyjny, unikalny, wszechstronny pochodzi z serwisu CRN.

W obecnym hybrydowym modelu, transformacja procesów pracy, wymiany danych i dostępu do zasobów okazuje się niezbędna, aby firma czy urząd, niezależnie od wielkości, mogły sprawnie (albo w ogóle) działać. Kiedy zespół siedzi we własnych mieszkaniach, z rzadka pojawiając się w biurze, nie ma innego wyjścia, jak skanowanie dokumentów i wysyłanie ich do chmury lub za pomocą mejla.

Do głównych zalet cyfrowego obiegu zaliczyć można bardzo szybki dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca pobytu (80 proc.), ograniczenie zużycia papieru, prądu, infrastruktury druku (78 proc.) i możliwość śledzenia drogi danego dokumentu i czynności z nim związanych (78 proc.) – tak wynika z raportu Paperless 2021 opracowanego przez Fundację Digital Poland. Na liście korzyści znalazło się również monitorowanie i zarządzanie pracą zdalną (74 proc.).

Powodem inwestycji w cyfryzację procesów biurowych jest więc generalnie poprawa efektywności działania organizacji, jak i oszczędność kosztów i czasu. Nic dziwnego, że w najbliższych latach zapotrzebowanie na digitalizację, w tym także potrzebne urządzenia, jak skanery i MFP, będzie się zwiększać, ponieważ zdalny i hybrydowy model pracy nadal obowiązuje i przypuszczalnie utrwalił się na dobre.

– Idea paperless to ewolucja, a nie rewolucja i wdrożenie pełnej digitalizacji może potrwać kilka lat – uważa Marek Kuropieska, prezes Aspektu.

65 proc. czeka na cyfryzację

Rzeczywiście wygląda na to, że będzie jeszcze sporo tematów do zagospodarowania, bo – jak wynika z danych – digitalizacja, wbrew temu co może się wydawać, wcale nie jest taka powszechna. Zgodnie z raportem Paperless 2021, aż 45 proc. ankietowanych w ciągu poprzednich 12 miesięcy korzystało z elektronicznego obiegu dokumentów do celów służbowych lub prywatnych. Z tym, że jeśli odliczy się respondentów, którzy wyłącznie prywatnie sięgnęli po takie usługi (np. w korespondencji z urzędami), to jedynie 35 proc. pracowników firm korzystało w omawianym okresie z cyfrowego obiegu – a przypomnijmy, że są to dane już z czasów trwania pandemii.

Na dodatek przywiązanie do papieru jest wciąż duże – 47 proc. pytanych uważa, że dokumenty należy drukować i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Oznacza to więc, że w zakresie wdrożeń digitalizacji dokumentów jest jeszcze wielu potencjalnych klientów (z drugiej strony te dane świadczą o tym, że druk również ma przed sobą dłuższą przyszłość). Spora część zapotrzebowania dotyczy nie tyle bieżącej digitalizacji, co archiwizacji. W wielu miejscach potrzeba pozamieniać w pliki cyfrowe masę segregatorów i teczek z dokumentami.

Firmy częściej chcą mobilnego sprzętu

Dostawcy skanerów sygnalizują, że w minionych dwóch latach, oprócz wyraźnie większego popytu, widać również nowe preferencje użytkowników, jeśli chodzi o poszukiwane rozwiązania.

– Teraz o wiele więcej jest pytań o przenośne i domowe rozwiązania do skanowania. Najważniejsze czynniki to łatwość użytkowania oraz duża mobilność – mówi Daniel Murawski, Product Manager w Stovarisie.

Generalnie większy popyt jest związany również z powszechnością biur domowych. Wcześniej zazwyczaj było tak, że większość firm była wyposażona w jeden skaner dla wszystkich pracowników. Teraz, gdy często na stałe siedzą oni w domach, potrzebują osobistych, mniejszych maszyn skanujących albo drukarek MFP.

Rośnie też segment skanerów produkcyjnych. Powodem jest coraz większe zapotrzebowanie na przeniesienie do elektronicznych wersji papierowych archiwów. Obserwuje się ponadto większe niż przed pandemią zainteresowanie skanerami mobilnymi – są to urządzenia podłączane do komputera za pomocą USB, które można zabrać do teczki czy auta, przydatne na przykład w pracy handlowców.

Sygnalizowane jest też większe zainteresowanie skanerami szczelinowymi do cyfryzacji dużej ilości dokumentów. Po zastoju w 2020 r. i otwarciu biur w roku ubiegłym, odbiła sprzedaż skanerów dla dużych grup i departamentowych. Kolejnym zjawiskiem, na które warto zwrócić uwagę, jest coraz szersze wykorzystanie wielofunkcyjnych urządzeń drukujących do skanowania.

– Pandemia przyspieszyła pewne procesy, natomiast już od kilku lat obserwowaliśmy trend wzrostu ilości skanów wobec liczby wydruków – twierdzi Barbara Boryczka, Product Marketing Manager w Ricohu.

Użytkownicy zgłaszają przy tym zapotrzebowanie na oprogramowanie ułatwiające sprawną archiwizację, na przykład do rozpoznawania skanowanych dokumentów i przetwarzania pozyskanych informacji. Takie i inne narzędzia do automatyzacji stanowią zwykle stałą część oferty producentów urządzeń. A ponieważ proces digitalizacji dokumentu to dopiero początek, ważne jest, żeby urządzenie bez problemu współpracowało z systemem do elektronicznego obiegu dokumentów.

Zdaniem integratora