W firmach z rozproszonymi zespołami jednym z najpopularniejszych modeli skanerów Fujitsu jest fi-7300NX. Wyposażono go w podajnik o pojemności do 80 arkuszy. Skanuje dokumenty A4 pionowo w rozdzielczości 300 dpi z prędkością 60 kartek na minutę (120 obrazów na minutę w trybie skanowania dwustronnego). Obsługiwany jest za pośrednictwem ekranu dotykowego o przekątnej długości 4,3 cala, bez konieczności wykonywania dodatkowych operacji na komputerze. Po uwierzytelnieniu z wykorzystaniem PIN-u lub czytnika kart dostępowych, użytkownik ma możliwość wyboru czynności przypisanych do jego profilu.

Autoryzacja użytkowników, przypisywanie im ściśle określonych funkcji, z których mogą korzystać (tzw. menu zadań), a także dokonywanie zmian we wszystkich ustawieniach skanera możliwe jest z wykorzystaniem oprogramowania PaperStream NX Manager oraz Scanner Central Admin. Zapewnia ono obsługę aż do tysiąca skanerów w jednej firmie, a monitorowaniu i zarządzaniu mogą być poddawane nawet urządzenia w odległych oddziałach, ponieważ wszystkie dane są gromadzone na jednej platformie internetowej.

Pod koniec września br. firma ABBYY, lider rynku rozwiązań do rozpoznawania tekstu (OCR) oraz zarządzania dokumentami, wprowadziła specjalny konektor do oprogramowania PaperStream NX Manager. Dzięki niemu użytkownicy zyskali możliwość bezpośredniej integracji skanera fi-7300NX ze służącym do przetwarzania danych z faktur, paragonów i innych dokumentów oprogramowaniem ABBYY FlexiCapture.

Zabezpieczone dokumenty podczas skanowania

Kolejnym ciekawym rozwiązaniem w ofercie Fujitsu są skanery fi-7140 oraz fi-7240. Ich wyróżnikiem jest niezawodny mechanizm podawania papieru, gwarantujący skanowanie bez względu na stan dokumentów oraz ich grubość (od 27 do 413 g/m², możliwe jest więc skanowanie także plastikowych kart). Oba modele skanują w trybie jednostronnym z szybkością 40 kartek A4 na minutę w rozdzielczości 200/300 dpi. Model fi-7240 ma dodatkowo wbudowaną szybę do skanowania (tzw. flatbed), co ułatwia skanowanie grubych książek lub wyjątkowo cienkich dokumentów, które mogą ulec uszkodzeniu w podajniku ADF.

Dostępna w tych skanerach funkcja Paper Protection stale monitoruje pobieranie papieru, aby w razie problemu natychmiast zatrzymać ten proces i zapobiec uszkodzeniu dokumentu. Podczas skanowania automatycznie rozpoznawane są różne rozmiary dokumentów, a funkcja Skew Reducer odpowiada za wykrywanie ich ułożenia i wyrównuje je w taki sposób, aby w trakcie skanowania krawędzie papieru nie zostały obcięte. 

Fujitsu ma również w ofercie skanery fi-7160 oraz fi-7260, które umożliwiają skanowanie 60 kartek A4 na minutę. Są to pierwsze na świecie skanery biurkowe z funkcją iSOP (Intelligent Sonic Paper Protection), która koordynuje proces pobierania dokumentów przez podajnik ADF na bazie analizy akustycznej następującej podczas transportowania papieru. Dzięki analizie wykrycie nietypowego dźwięku skutkuje natychmiastowym wstrzymaniem pobierania, co z kolei eliminuje ryzyko uszkodzenia dokumentu.

Wszystkie te urządzenia wyposażone zostały w stworzony przez Fujitsu pakiet oprogramowania PaperStream IP. Ma ono wbudowany mechanizm zgodny ze standardem TWAIN/ISIS do optycznego rozpoznawania znaków (OCR) oraz zapewnia automatyczne czyszczenie dokumentów (np. tych ze wzorzystym tłem, zgniecionych lub poplamionych), bez potrzeby skomplikowanych regulacji ustawień. Drugą dołączoną aplikacją jest natomiast PaperStream Capture – zapewnia ona zarządzanie obiegiem skanowanych dokumentów.

Autoryzowanym dystrybutorem skanerów Fujitsu w Polsce jest Alstor SDS.

Dodatkowe informacje: Katarzyna Włoch, Product Manager, Alstor SDS, k.wloch@alstorsds.pl

Artykuł Uniwersalne skanery Fujitsu dla firm pochodzi z serwisu CRN.

Skanowanie odbywa się po naciśnięciu jednego przycisku i trwa zaledwie 3 sekundy, jednak zapewniono zautomatyzowanie tego procesu. Sterownik urządzenia wykrywa czynność przewracania strony i można ustawić wówczas jej automatyczne skanowanie. Alternatywną opcją jest ustawienie interwału czasowego, po którym jest wykonywany kolejny skan. Dużym ułatwieniem jest możliwość przytrzymania obiektu palcami w odpowiedniej pozycji – narzędzie do retuszu automatycznie usunie je z obrazu. Bogata w funkcje aplikacja ScanSnap Home zapewnia skanowanie dokumentów i przeglądanie ich zawartości a OCR służy do tworzenia plików edytowalnych Word, Excel i PowerPoint.

Dla SOHO i małych firm

W małych i domowych biurach świetnie sprawdza się urządzenie ScanSnap iX1500, wyposażone w moduł Wi-Fi. A jeśli takiej sieci w firmie nie ma, skaner może pełnić rolę punktu dostępowego zapewniającego łączność z komputerami lub urządzeniami przenośnymi (iOS lub Android).

ScanSnap iX1500 jest gotowy do pracy już po otwarciu tacy podajnika. Dokumenty mogą być skanowane jedno- lub dwustronnie z szybkością 30 arkuszy na minutę. Dzięki precyzyjnej technice podawania papieru i czujnikom ultradźwiękowym ScanSnap z łatwością skanuje dokumenty wielostronicowe i wykrywa błędy, np. pobranie wielu kartek jednocześnie. Dzięki wyposażeniu podajnika w specjalną przystawkę szczelinową łatwo jest skanować bardzo małe materiały, jak paragony lub wizytówki.

ScanSnap SV600

Dołączona aplikacja ScanSnap Home ułatwia zarządzanie skanami i ich edytowanie. Dokumenty są automatycznie rozpoznawane i grupowane, zgodnie z ich typem (paragony, zdjęcia, wizytówki itp.). Wykrywany jest też tekst (np. nazwa sklepu na paragonie lub nazwa firmy na fakturze) i na bazie tej informacji użytkownikowi sugerowana jest odpowiednia nazwa pliku.

Pracownicy, którzy szukają wyjątkowo kompaktowego rozwiązania lub skanują niewiele dokumentów, powinni zainteresować się przenośnym skanerem ScanSnap iX100, ważącym zaledwie 400 g. Urządzenie wyposażono w podajnik papieru A4 (zeskanowanie jednej strony trwa tylko 5 sekund). Użytkownik ma do wyboru dwie ścieżki prowadzenia dokumentu: prostą, przeznaczoną do skanowania grubszych obiektów, takich jak pocztówki i wizytówki (do 209 g/m2), oraz ścieżkę w kształcie litery U służącą do digitalizacji dokumentów o gramaturze do 80 g/m2. Skaner można podłączyć do komputera przez port USB lub skorzystać z transmisji bezprzewodowej (dzięki niej obrazy można przesyłać także na urządzenia mobilne). Zasilanie zapewnia akumulator litowo-jonowy, który po pełnym naładowaniu gwarantuje zeskanowanie 260 str. Fujitsu regularnie prowadzi akcje promocyjne, związane ze skanerami ułatwiającymi pracę zdalną. Szczegółowych informacji udzielają przedstawiciele Alstor SDS, autoryzowanego dystrybutora skanerów Fujitsu w Polsce.

Artykuł Skanery Fujitsu: bezpieczna praca w domu i biurze pochodzi z serwisu CRN.

Jednocześnie dyskutowane jest wykorzystanie technologii uczenia maszynowego w skanerach. Specjaliści z jednej strony zauważają wzrost podaży rozmaitych aplikacji, które mają wspomóc skanowanie w biurze, oferowanych podobnie jak aplikacje ściągane przez użytkowników smartfonów. Z drugiej wskazują na konieczność rozwijania u integratorów kompetencji w dziedzinie tworzenia i wdrażania oprogramowania, które będzie wspomagać procesy digitalizacji w firmach i instytucjach.

Bohaterowie cyfrowej transformacji

Jeśli klient biznesowy decyduje się na zaawansowaną digitalizację bieżących dokumentów, a jednocześnie chce zamienić tradycyjne archiwum na cyfrowe (w tej dziedzinie zwykle w firmach i instytucjach są duże zaległości), musi zadecydować o zakupie urządzeń, które maksymalnie zautomatyzują czynność skanowania. Dlatego obok rozwiązań skanujących w maszynach MFP bohaterem ery pracy bazującej na cyfrowych dokumentach mają być także profesjonalne skanery wolnostojące, do tej pory nieczęsto kupowane przez biznes.

Problem z doborem optymalnego skanera może polegać na tym, że na rynku panuje duża podaż tego sprzętu, i to w rozmaitych cenach. Jak można usłyszeć od specjalistów, klienci lubią wyszukiwać skanery dokumentowe na własną rękę. Nie znaczy to nawet, że zawsze poszukują tych najtańszych. Zdarza się, że mając większy zasób gotówki, decydują się niepotrzebnie na zbyt drogie rozwiązanie. Fachowe doradztwo w tej dziedzinie będzie o tyle ważne, że klienci mają skłonność do oceny jakości urządzenia po parametrach opisujących jego pracę, np. prędkość skanowania. Tymczasem odpowiedź na pytanie, czy prędkość urządzenia jest odpowiednia dla danego przedsiębiorstwa, czy nie, zależy od tego, ile i jaki rodzaj korespondencji na co dzień do niego wpływa. Nie każdy rodzaj dokumentów można skanować z maksymalną prędkością uwidocznioną w specyfikacji urządzenia. Dlatego należy zwracać uwagę na sposób prowadzenia papieru, a jedną z wartościowych funkcji jest wykrywanie metalowych części jeszcze przed rozpoczęciem procesu skanowania. Duże znaczenie ma też silnik kodów kreskowych.

Z punktu widzenia większych przedsiębiorstw ważne okazuje się rozlokowanie urządzeń w infrastrukturze firmowej. Skanery sieciowe, z których może korzystać większa liczba użytkowników, powinny stać w miejscach ogólnodostępnych, ale jednocześnie podlegać ochronie za pomocą PIN-u lub karty dostępu. Z kolei efektywność pracy w firmie poprawi się, jeśli na biurkach osób skanujących dużo będą stać skanery przeznaczone specjalnie dla nich lub małej grupy roboczej. O podobnym podejściu słyszymy w przypadku drukarek A4, stanowiących coraz częściej uzupełnienie firmowej infrastruktury drukującej w miejscach, które tego wymagają.

– Oprogramowanie dołączane do skanerów zapewnia wiele funkcji przetwarzania, poprawiania, korekcji, a także optymalizacji obrazu, co sprawia, że ich cyfrowa postać jest zdecydowanie czytelniejsza niż oryginał. Czasem klient oczekuje dodatkowych funkcji, wtedy zachodzi konieczność zaoferowania specjalizowanego zewnętrznego oprogramowania – podkreśla Piotr Żyliński, Product Manager w Alstor SDS.

Zanim się jednak je zaproponuje, należy bardzo dokładnie rozpoznać zarówno aktualne potrzeby klienta biznesowego, jak i możliwie precyzyjnie przewidzieć ich rozwój w przyszłości. Wykorzystanie oprogramowania zewnętrznego, np. w procesie OCR, może się wiązać z wysokimi opłatami za licencje. Jego zastosowanie wydłuża proces obróbki dokumentu w porównaniu z rozpoznaniem tekstu w procesie samego skanowania, co może mieć znaczenie przy dużej ilości materiału przeznaczonego do zamiany na wersję cyfrową.

Od automatyzacji do robotyzacji

Rozpoznawanie tekstu czy obrazu (np. kodu kreskowego) już w trakcie skanowania dokumentu zapewnia – przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi – zaprojektowanie cyklu jego obsługi.

– Najlepszym przykładem zastosowania funkcji rozpoznawania tekstu lub grafiki „w locie” jest obróbka dokumentacji kredytowej. Jak to może wyglądać? Przygotowujemy paczkę różnego typu papierowych dokumentów, jak umowa kredytowa lub zaświadczenie o zarobkach, i przekładamy je stronami separującymi z nadrukowanymi odpowiednimi kodami kreskowymi. Taki pakiet wkładamy do podajnika automatycznego naszego sprzętu. Urządzenie w trakcie skanowania rozpozna kody i np. zgodnie z zaprogramowanym wcześniej scenariuszem zapisze dokumenty pod oddzielnymi nazwami plików, a system na podstawie tych nazw opisze odpowiednio poszczególne pliki – wyjaśnia Robert Kozioł, Business Development Manager w Komputronik Biznes.

Zaawansowana automatyzacja procesów skanowania i związane z nią inwestycje w rozwiązania wysokiej jakości mogą dotyczyć tylko wybranego obszaru w firmie, np. księgowego. Często korzystają z niej instytucje finansowe, które znajdują się w czołówce pod względem cyfrowej transformacji. Prostsza, a więc i tańsza infrastruktura digitalizująca może zaś być wdrożona w miejscach, w których dokumenty nie są przetwarzane na bieżąco, a zamiana np. „1” na „i” przez słabszy OCR nie będzie miała kluczowego znaczenia. Jeśli jednak zeskanowane dokumenty będą wymagać uzupełnienia lub poprawienia przez człowieka, proces ten musi być odpowiednio chroniony, tak by weryfikator nie mógł zmienić więcej, niż powinien – jak podkreślają specjaliści.
Kolejnym obszarem zapewniającym automatyzację jest odpowiedni system, który zapewnia, że dokumenty przejdą w przedsiębiorstwie ścieżkę zgodną z procedurami. Tutaj firmy IT coraz częściej zwracają uwagę klientów biznesowych na rozwiązania RPA (Robotic Process Automation).

Najprawdopodobniej będą one coraz popularniejszym uzupełnieniem narzędzi do digitalizacji dokumentów oraz integracji elektronicznych systemów obiegu w firmach i instytucjach.

– Od dłuższego czasu analizujemy wykorzystanie technologii RPA jako uzupełnienia naszej oferty. Zdecydowaliśmy się na współpracę z lokalnym dostawcą, firmą First Byte, której elastyczne i proste narzędzie Wizlink może zastąpić tradycyjne i niejednokrotnie drogie metody integracji systemów. Potwierdzeniem słuszności tej decyzji był fakt, że już po całodniowym szkoleniu jeden z naszych pracowników zaczął tworzyć pierwsze roboty! Dla naszych klientów wykorzystanie technologii RPA to przede wszystkim zmniejszenie kosztów operacyjnych oraz zwiększenie jakości za pomocą tzw. inteligentnej automatyzacji, czyli połączenia technologii OCR i RPA – mówi Agnieszka Szymczak, prezes zarządu Archivio.

Co może zrobić taki robot w postaci aplikacji? Przede wszystkim może zastąpić człowieka w wykonywaniu czynności, które są proste, powtarzalne i zajmują dużo czasu. Specjaliści podkreślają też, że aby robotyzacja przebiegła efektywnie, jest potrzebne dogłębne poznanie podstawowego procesu u klienta, stworzenie szkieletu robota, przetestowanie go przez firmę informatyczną, a następnie przez odbiorcę biznesowego. Potem następuje wdrożenie produkcyjne i dalsze wsparcie robota. Jeśli rzeczywiście zadziała on w środowisku klienta, będzie zapewne początkiem dalszej współpracy w tej dziedzinie z firmą informatyczną.

Ekonomia, czas pracy, bezpieczeństwo

Po co przedsiębiorstwom elektroniczny obieg dokumentów i profesjonalne cyfrowe archiwa? Najlepszą odpowiedzią na to pytanie jest przykład jednej z warszawskich kancelarii prawnych przedstawionych podczas jednej z konferencji ELO Digital Office (producent regularnie edukuje potencjalnych klientów, jeśli chodzi o korzyści związane z cyfryzacją). Na decyzję kancelarii o wprowadzeniu zmian w pracy z dokumentacją wpłynęły koszty wynajmu pomieszczeń przeznaczonych na papierowe archiwum, długi czas odszukiwania dokumentów, zdarzające się pomyłki podczas udzielania klientom informacji o statusie ich spraw i czasami trudności z odnalezieniem akt. Co gorsza, płynność działania kancelarii w niepokojący sposób była coraz bardziej uzależniona od osoby, która miała największą wiedzę o tym, co i w którym miejscu znajduje się w archiwum. Digitalizacja a także wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i procesami w kancelarii były więc kluczowym posunięciem ratującym sytuację.

Obecnie po zalogowaniu się do systemu prawnicy mają dostęp do swoich dokumentów online, podobnie zresztą jak ich klienci, którzy dzięki temu, niejako z automatu, zaczęli pilnować działań mecenasów. Podczas omawiania tego przypadku zwrócono też uwagę na konieczność dalszej pracy nad automatyzacją procesów digitalizacji, by w jak największym stopniu wyeliminować konieczność ręcznego uzupełniania skanowanych dokumentów przez pracowników firmy prawniczej i jeszcze skuteczniej zapobiegać błędom.

– Zysk z wprowadzenia digitalizacji dokumentacji z biznesowego punktu widzenia można dostrzec w pierwszej kolejności w trzech obszarach. Finansowym, ponieważ już sam fakt eliminacji papieru niesie za sobą pozytywne skutki ekonomiczne. Firma nie ponosi kosztu długoterminowej archiwizacji fizycznej, są również ograniczane wydatki związane z przetwarzaniem dokumentu papierowego. Posiadanie i procedowanie dokumentu w wersji fizycznej zazwyczaj obliguje nas do odpowiedzi w takiej samej formie. Dokument elektroniczny zaś eliminuje koszty związane z zakupem materiałów eksploatacyjnych i drukiem – tłumaczy Robert Kozioł.

Kolejnym obszar jest związany z organizacją czasu pracy. Zarządzanie „papierami” jest bardziej czasochłonne zarówno w przypadku jednego pracownika, jak i całej firmy – jeśli mówi się tylko o tradycyjnym archiwum jako spójnym zbiorze informacji. Osobnym tematem jest wyszukiwanie dokumentów i dostarczanie ich do osób zainteresowanych. Specjalista Komputronik Biznes szczególnie podkreśla trzeci obszar, który ma największy wpływ na korzyści z digitalizacji dokumentów papierowych w firmach i instytucjach – bezpieczeństwo.

– Ścisłe zarządzanie modelem uprawnień zapewnia zachowanie pełnej kontroli nad dokumentem, zarówno jeśli chodzi o dostęp bieżący, jak i historyczny. Powiązanie tego z dyrektywą RODO jednoznacznie wskazuje na zyski z przechowywania dokumentów w wersji zdigitalizowanej – dodaje Robert Kozioł.

Teorię dobrze zobrazują liczby odnoszące się do dokumentacji medycznej jednej z warszawskich przychodni lekarskich, której przedstawiciel wystąpił podczas tegorocznej konferencji ELO Digital Office. Przypomniał on, że placówka medyczna jest zobowiązana do przechowywania dokumentacji każdego pacjenta przez 20 lat od dokonania ostatniego wpisu w jego karcie. A nie brakuje takich, którzy leczą się w danym miejscu przez całe życie.
Tak czy inaczej, dokumentacja medyczna warszawskiej przychodni z ostatnich 50 lat ważyła 150 ton, zajmowała 300 m3, a powierzchnia archiwum, w którym ją przechowywano, wynosiła 750 m2 (w grę wchodzą tutaj przepisy określające fizyczny dostęp do teczek i obciążenie stropów). Roczny koszt wynajmu pomieszczeń archiwum wynosił 120 tys. zł, nie licząc kosztów obsługi, ochrony i wyszukiwania „papierów”.

Grupa odbiorców będzie rosnąć

Jak podkreślają specjaliści, dla firm i instytucji integracja rozmaitych systemów dziedzinowych (księgowych, składania wniosków, obsługi budżetów, HR i innych), które istnieją w ramach jednego przedsiębiorstwa i w jednej platformie, będzie coraz ważniejsza. A ponieważ klienci stawiają na możliwie krótkie czasy wdrożeń, rośnie znaczenie gotowych modułów danego programu, który dostosowuje się do potrzeb firmy bądź instytucji na zasadzie modyfikacji. Bardzo ważna jest analiza przedwdrożeniowa potrzeb klienta i procesów związanych z każdego rodzaju dokumentami, po to by znalazło to odzwierciedlenie w elektronicznym systemie ich obiegu.
Nawet firmy działające w tej samej branży mają odrębną metodykę czy po prostu zwyczaje związane z pracą z dokumentami. Trzeba je poznać, zanim zaproponuje się im nowe rozwiązanie bądź modyfikację tego, z którego już korzystają. Ostatecznie systemy obiegu elektronicznej dokumentacji wprowadza się po to, by klient osiągnął swój cel biznesowy.
Według przedstawicieli firm IT będzie rosnąć grupa odbiorców z sektora MŚP, które w digitalizacji szeroko pojętej dokumentacji i platformach cyfrowego biura office dostrzegą sposób na optymalizację działania. Argumenty producentów i firm integracyjnych zaczną więc padać na coraz podatniejszy grunt.

Artykuł Od skanu do digital office pochodzi z serwisu CRN.

Z kolei badanie przeprowadzone w 2017 r. przez Brothera wśród polskich małych i średnich przedsiębiorstw pokazało, że dla 80 proc. z nich druk jest nadal kluczowym lub bardzo ważnym elementem obiegu informacji. Oznacza to, że obieg tradycyjnych dokumentów – w wersji papierowej – jest ciągle istotny dla sprawnego działania wielu firm w Polsce. Zdecydowana większość badanych (90 proc.) zadeklarowała korzystanie z drukarek laserowych, rzadziej atramentowych (39 proc.). Jednocześnie 41 proc. respondentów przyznało, że wymienia drukarki średnio co 5 lat lub rzadziej, 11 proc. robi to co 4 lata, a 30 proc. – co 2 lub 3 lata.

Do podstawowych kryteriów decyzji zakupowych polskich przedsiębiorców wciąż należy cena nabycia bądź leasingu sprzętu. Gdy jest dla nich przystępna, chętniej sięgają po kolejne, bardziej nowoczesne rozwiązania. Barierę w wielu przypadkach stanowi brak wolnych środków, co skutkuje mierzeniem zamiarów na siły i korzystaniem z różnych nadarzających się okazji.

W ocenie analityków Contextu małe i średnie firmy zaczęły w ostatnim czasie zastępować podstawowe modele biznesowe urządzeniami konsumenckimi ze środkowej i wyższej półki. Świadczyć ma o tym m.in. odnotowany w I kw. bieżącego roku boom na urządzenia konsumenckie, który wynikał głównie ze spadku ich średniej ceny w wyniku akcji promocyjnych i rabatowych dystrybutorów. Przedsiębiorcy wykorzystali to do wymiany floty drukującej i zakupu nowszych maszyn.

Potrzeba rzeczowych argumentów

Brak szerszego zainteresowania krajowych MŚP włączaniem druku w zintegrowany system zarządzania cyfrowym obiegiem dokumentów wynika również z braku dostatecznej wiedzy o korzyściach z wdrożenia tego typu rozwiązań. Tu jest duże pole do popisu dla integratorów i resellerów. Wielu przedsiębiorców nie decyduje się na zakup bardziej zaawansowanych urządzeń czy korzystanie ze wspierającego ich funkcje oprogramowania, gdyż nikt ich jeszcze do tego nie przekonał. Uświadamianie im, co faktycznie mogą w wyniku digitalizacji zyskać, wydaje się dzisiaj niezbędnym elementem strategii biznesowej na tym rynku. Często bowiem sprzedawcom brakuje umiejętności przełożenia abstrakcyjnych, ogólnych danych na realia funkcjonowania konkretnych firm czy branż.

To samo dotyczy również zainteresowania korzystaniem z modelu usługowego druku. Jak niedawno na łamach CRN Polska przekonywał Michał Gac z GMP Group: „Klienci u nas nie mają świadomości korzyści wynikających z usługowego modelu druku. Nie oczekują w zasadzie sami od nas takich rozwiązań. Owszem, sprzedajemy je obecnie w zdecydowanej większości przypadków, ale przekonanie do nich klientów leży zazwyczaj po naszej stronie. To przeważnie inicjatywa działu handlowego, a nie świadomy wybór klienta” („Cena wciąż decyduje”, nr 6/2019).

Taki stan rzeczy stanowi szansę dla aktywnych integratorów i resellerów. Może bowiem oznaczać, że w wielu sytuacjach nie mamy do czynienia z brakiem zapotrzebowania na bardziej zaawansowane rozwiązania, ale raczej z brakiem wiedzy na temat korzyści wynikających z ich zastosowania. Ci, którzy będą potrafili dotrzeć do potencjalnego klienta z przekonującymi argumentami, mają okazję zajęcia całkiem dobrze rokującej biznesowo pozycji.

– Model usługowy staje się dziś standardem, tym bardziej, że producenci i resellerzy stawiają na kompleksową obsługę i maksymalnie odciążają użytkowników końcowych oferując całościowe rozwiązania MPS, obejmujące niejednokrotnie nawet finansowanie, w tym leasing lub dzierżawę – uważa Krzysztof Janiec, MPS Sales Specialist w Epsonie.

Równoległe światy

Jak zatem zainteresować przedsiębiorców ofertą druku? Przede wszystkim nie można mówić do nich językiem technicznym, lecz biznesowym. Trzeba wiedzieć, jakie klient ma potrzeby i co faktycznie będzie dla niego użyteczne. A to nie jest wcale łatwe, bo sektor MŚP jest mocno rozdrobniony i zróżnicowany. Jeden przedsiębiorca potrzebuje tylko zwykłej drukarki i nie zdecyduje się na nic innego. Drugiemu będzie potrzebne zaawansowane urządzenie wielofunkcyjne z oprogramowaniem wspierającym zarządzanie wydrukami, a kolejnemu – system obiegu cyfrowej dokumentacji i efektywnego, szybkiego dostępu do jego zawartości. Dla jednego korzystniejsze będzie kupienie sprzętu lub wzięcie go w leasing, dla innego bardziej opłacalna może okazać się usługowa forma obsługi floty drukującej. Do każdego trzeba trafić z odpowiednią ofertą i przekonującymi argumentami.

Generalnie wyróżnić można dwa podstawowe typy współpracy z małymi i średnimi firmami. Pierwszy to oferowanie nowoczesnych rozwiązań sprzętowo-programistycznych ułatwiających i wspierających wykonywanie wciąż popularnych, tradycyjnych wydruków. Mowa o wyposażonych w zaawansowane funkcje drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych z oprogramowaniem do zarządzenia drukiem na papierze. Na takie rozwiązania, wbrew pozorom, długo jeszcze może być duże zapotrzebowanie. Ponad trzy czwarte (78 proc.) menedżerów biorących udział w badaniu przeprowadzonym przez analityków Quocirca uznało, że drukowanie jest ważne dla sprawnego prowadzenia działalności biznesowej. Z kolei 41 proc. uważa, że chociaż liczba drukowanych dokumentów w ogólnej puli może się zmniejszać, objętość drukowanych materiałów będzie wzrastać.

Taka sytuacja będzie też prawdopodobnie oznaczała wzrost zainteresowania rozwiązaniami do digitalizacji dokumentów, systemami do ich archiwizacji i zarządzania nimi oraz programami do sprawnego wyszukiwania zgromadzonych w nich informacji. To daje dobre perspektywy resellerom i integratorom zainteresowanym współpracą z sektorem MŚP. Specjaliści Quocirca oceniają, że małe i średnie firmy w zakresie wdrażania takich rozwiązań będą potrzebowały wsparcia ze strony zewnętrznych, ale blisko współpracujących doradców.

To szansa dla resellerów i integratorów, którzy będą potrafili zdobyć zaufanie przedsiębiorców, oferując adekwatne do ich potrzeb rozwiązania. Uwzględnianie specyfiki sektora MŚP może mieć miejsce w różnych obszarach ich działalności i na różnych płaszczyznach współpracy.

– Małe i średnie firmy znacznie częściej decydują się na zakup urządzenia i skorzystanie z zewnętrznej opieki serwisowej. Obecnie ponad 90 proc. naszych klientów z tego sektora współpracuje z nami właśnie w ten sposób. Nie jest to typowy model usługowy, w którym płaci się za wydruk strony i dzierżawi drukarki. MŚP zdecydowanie wolą mieć urządzenie na własność. Stąd wypracowany przez nas w praktyce model mieszany – wyjaśnia Tomasz Tysiączny, właściciel Kwark Komputer.

Zapewnić dobre wejście

Rola partnerów znających dobrze potrzeby sektora MŚP będzie rosła. Zwiększeniu zainteresowania systemami obiegu dokumentów na polskim rynku mogą służyć zmiany przepisów prawa. Zniesienie istniejącego jeszcze w niektórych instytucjach obowiązku posiadania dokumentacji papierowej stanie się z pewnością impulsem do powszechniejszego przechodzenia na systemy cyfrowego obiegu informacji.

Efektem może być również zwiększenie zapotrzebowania na skanery. Dla zbudowania sprawnie funkcjonującego systemu zarządzania obiegiem dokumentów niezbędny jest bowiem skuteczny mechanizm zasilania zasobów cyfrowego archiwum kompletem dokumentacji tworzonej bądź wykorzystywanej w przedsiębiorstwie lub instytucji.

Cyfrowe archiwum przynosi faktyczne korzyści, gdy trafiają do niego wszystkie kluczowe dla firmy dokumenty lub ich cała, wybrana grupa. Utrzymywanie części dokumentacji w formie cyfrowej, a reszty na papierze, nie tylko nie ułatwia korzystania z niej, lecz – wręcz przeciwnie – utrudnia dostęp do jej zawartości (trzeba przeszukiwać dwa różne źródła informacji). Optymalne rozwiązanie polega na tym, że wszystkie dokumenty krążą po firmie w formie elektronicznej, a postać papierową będą miały ewentualnie tylko na wejściu do systemu lub uzyskiwały ją na wyjściu, gdy niezbędny jest ich wydruk.

Wprowadzanie papierowych dokumentów do cyfrowego obiegu staje się coraz łatwiejsze dzięki nowoczesnym skanerom i systemom do rozpoznawania tekstu (OCR – Optical Character Recognition). Coraz więcej skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych ma wbudowane aplikacje umożliwiające automatyczną kategoryzację digitalizowanych materiałów. Za ich pomocą inicjuje się proces elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu trafiają one do odpowiednich katalogów w zasobach firmy, skąd w razie potrzeby łatwo je pobrać.

– Coraz więcej rozwijających się firm ma problem z przechowywaniem faktur czy umów. Obserwujemy zwiększone zainteresowanie z ich strony rozwiązaniami do zarządzania dokumentami na początkowym etapie obróbki. Od nich właśnie małe przedsiębiorstwa zaczynają tworzenie swoich systemów obiegu dokumentów. Pozwalają bowiem zapanować nad dokumentacją sprzedażową i pracowniczą oraz utrzymać w niej niezbędny porządek. Wiadomo wtedy, gdzie są potrzebne dane i jak do nich trafić. Później, w razie potrzeby, można system rozbudowywać o kolejne funkcje – mówi Alan Pajek, wiceprezes zarządu Ediko.

Piotr Żyliński, Product Manager w Alstor SDS, zwraca uwagę, że dołączane do skanerów oprogramowanie automatycznie poprawia i optymalizuje zapisywany obraz dokumentów, co sprawia, że ich cyfrowa postać jest bardziej czytelna niż oryginał. Jego zdaniem, coraz więcej małych i średnich firm wdraża już elektroniczny obieg dokumentów, którego pierwszym ogniwem jest właśnie skaner.

Więcej usług

Nowe możliwości biznesowe otwierają się też za sprawą uzupełniania obsługi środowiska druku o inne usługi związane z cyfryzacją. Z tegorocznego badania Konica Minolta wynika, że największym problemem, z jakim muszą się mierzyć dzisiaj małe i średnie firmy, są cyberzagrożenia. Wskazało na nie 33 proc. ankietowanych. W dalszej kolejności wymieniono: konkurencję (27 proc.), zgodność z przepisami (23 proc.) i problemy z infrastrukturą IT (18 proc.).

Badanie wskazuje zatem obszary, w których integratorzy i resellerzy mają okazję osiągnąć dodatkowe przychody. Dla firm zajmujących się usługami w zakresie druku szczególnie interesujące może być uzupełnienie własnej oferty o działania związane z cyberbezpieczeństwem. W 2018 r. 67 proc. małych i średnich przedsiębiorstw doświadczyło cyberataku, a 58 proc. naruszenia danych. Tymczasem połowa MŚP nie wie jak chronić swoje zasoby przed zagrożeniami i nie opracowała procedur reagowania na ewentualne incydenty.

Jednocześnie coraz powszechniej wykorzystywaną drogą ataków staje się środowisko druku. Według raportu Quocirca w ubiegłym roku w prawie 60 proc. wszystkich przedsiębiorstw nastąpiło naruszenie bezpieczeństwa danych w trakcie drukowania. Przy czym w 59 proc. tych przypadków nastąpił wyciek informacji, co spowodowało wymierne straty finansowe. W 40 proc. firm incydenty związane z drukiem spowodowały spadek wydajności pracy i przestoje.

Firmy IT, które chcą świadczyć dodatkowe usługi w zakresie cyberbezpieczeństwa w połączeniu z ofertą obsługi druku, mogą liczyć na zainteresowanie przedsiębiorców. 66 proc. uczestników badania Quocirca zadeklarowało, że przeciwdziałanie zagrożeniom danych w związku z drukiem jest dla nich jednym z pięciu priorytetów cyberbezpieczeństwa (większą wagę przykładano jedynie do zagrożeń związanych z chmurą obliczeniową). 62 proc. respondentów przyznało, że sięga po rozwiązania klasy MPS w celu podniesienia efektywności zarządzania drukiem i bezpieczeństwa.

– Przedsiębiorcy coraz częściej rozumieją, że urządzenia drukujące są elementem całej infrastruktury IT i powinny być chronione tak, jak każdy komputer. Próba oszczędzenia przysłowiowych kilku groszy może przynieść ogromne straty – ocenia Piotr Baca, szef polskiego oddziału Brothera.

Na polskim rynku atrakcyjność oferty takich łączonych usług może jeszcze wzrastać ze względu na niski poziom nasycenia sektora MŚP wykwalifikowaną kadrą teleinformatyczną. W przeważającej większości firm brakuje nie tylko specjalistów od cyberbezpieczeństwa, ale w ogóle jakichkolwiek specjalistów ICT. Opublikowany niedawno przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości „Raport o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw” pokazuje, że w 2018 r. jedynie 7,6 proc. małych firm w naszym kraju oraz 29,8 proc. średnich zatrudniało osobę posiadającą specjalistyczne kwalifikacje w zakresie technik informacyjno-komunikacyjnych. Reszta, to w mniejszym lub większym zakresie, potencjalni klienci branży IT.

Artykuł Współczesny druk, czyli porządek w papierach pochodzi z serwisu CRN.