Według danych Canona aż 96 proc. firm w krajach EMEA spodziewa się wzrostu zapotrzebowania na usługi i procesy wspomagające je w organizacji pracy zdalnej. Dostawcy usług digitalizacji oceniają, że klientów i zapytań jest o 20 – 30 proc. więcej niż przed pandemią. Co istotne, mimo że firmy już od roku pracują w trybie zdalnym, popyt nie słabnie. A przecież raz rozpoczęta digitalizacja wiąże się z systematycznym rozwojem związanych z tym systemów, co oznacza dla integratorów szansę na wieloletnią współpracę z raz pozyskanymi klientami. Digitalizacja i wdrożenie obiegu dokumentów wpisuje się też w rosnący trend outsourcingu usług IT i popyt na rozwiązania gwarantujące ciągłość działania biznesu.

– Wielu klientów dostrzegło potrzebę przeniesienia swoich dokumentów do elektronicznego archiwum, a nie mają fachowców, aby taki proces przeprowadzić szybko i sprawnie. Usługi w tym zakresie partnerzy mogą rozwijać jako nową ofertę dla klientów – uważa Barbara Boryczka, CSR & Marketing Manager w Ricohu.

Widoczne jest również zapotrzebowanie na skanery w branżach, które najmniej ucierpiały z powodu pandemii. Szczególnie popularne stały się urządzenia przeznaczone do małych biur. Przy czym ich użytkownicy oczekują od tego rodzaju produktów zaawansowanej automatyzacji.

– Oprócz samych urządzeń, zauważamy także duże zainteresowanie inteligentnym oprogramowaniem do skanowania dokumentów, które automatycznie czyta dane, rozpoznaje je i umiejętnie wykorzystuje, przez co ułatwia poszczególne procesy – mówi Tomasz Miękus, Product Business Developer w Canonie.

Klienci zwracają uwagę zwłaszcza na prędkość skanowania oraz sprawną integrację z innymi urządzeniami i oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie.

Zdaniem producenta

Tomasz Miękus, Product Business Developer, Canon  

W 2021 r. procesy cyfryzacji przyspieszą. Stanie się to głównie za sprawą szybkiego rozwoju trendów takich jak co-working, czy home office, a także z uwagi na rosnące znaczenie ochrony danych. Ponadto w tym roku przewidujemy wzrost znaczenia modelu subskrypcyjnego usług wspierających procesy druku i skanowania. Od mechanizmu zapewniającego komplet usług serwisowych w pojedynczej opłacie za wydrukowaną stronę, aż po zaawansowane systemy chmurowe, elastycznie dopasowywane do wielkości firmy, zwalniające klienta z zakupu i utrzymania osobnych serwerów.

  

Barbara Boryczka, Product Marketing Manager, Ricoh  

W związku z pandemią odnotowujemy spadek liczby wydruków, a jednocześnie rośnie liczba skanowanych dokumentów. Nowoczesne urządzenia drukujące zapewniają dostęp do bardzo wydajnego skanowania i zaawansowanych funkcji OCR. Jest to szczególnie ważne ze względu na to, że cyfryzacja to dopiero początek drogi. Dokument elektroniczny powinien zostać odpowiednio oznaczony i nazwany, a jego zawartość zindeksowana. Następnie powinien trafić do archiwum/elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Najlepiej jeśli odbywa się to w sposób zautomatyzowany. Obecna sytuacja wymusiła zmianę podejścia do cyfrowego dokumentu nawet wśród najbardziej nieprzekonanych. Dotyczy to niemalże wszystkich branż. Obserwujemy duży wzrost zainteresowania cyfryzacją w działach finansowo-księgowych i HR. Należy przypuszczać, że wiele firm będzie potrzebowało również wsparcia we wstecznej archiwizacji swojej dokumentacji.

  

Nie tylko biura potrzebują cyfryzacji

Kiedyś digitalizację przeprowadzały głównie duże podmioty, zatrudniające kilkaset i więcej osób. Obecnie wzmożone zainteresowanie digitalizacją dokumentów widoczne jest także w średnich firmach (zatrudniających od 50 pracowników wzwyż). Szczególnie duży popyt na cyfryzację widoczny jest w bankowości, logistyce i ochronie zdrowia, gdzie rośnie znaczenie cyfrowego obiegu dokumentów (jego stosowanie wymusza także prawo). Dostawcy usług odnotowują duże zapotrzebowanie również w firmach budowlanych oraz produkcyjnych. W przypadku tych ostatnich dokumentacja dotycząca kontroli jakości dotychczas spoczywała w segregatorach, a w ostatnim czasie następuje proces jej cyfryzacji. Oczywiście klientów nie brakuje wśród kancelarii prawnych, przybywa ich także w sektorze edukacji.

Jak podkreślają dostawcy usług, obecnie zainteresowanie digitalizacją jest nie tylko większe niż rok czy dwa lata temu, lecz także – co istotne – zmieniło się podejście klientów. Rozmowy są bardziej konkretne, a decyzje bardziej przemyślane i zapadają szybciej niż dotychczas. Widać przy tym rosnącą świadomość znaczenia digitalizacji u przedsiębiorców.

– Klienci inaczej z nami rozmawiają niż jeszcze 2 – 3 lata temu. Kiedyś pytali o takie rozwiązania bardziej z ciekawości, na zasadzie: dowiemy się, o co chodzi z tą digitalizacją, a potem pomyślimy co dalej. Teraz zapytania są na poważnie – mówi Maciej Pastwiński, właściciel e.volution.

Warto podkreślić, że w ostatnim czasie zapytania klientów dotyczą przede wszystkim optymalizacji procesów, a nie jedynie przeniesienia papierowych dokumentów do wersji cyfrowej.

– Przedsiębiorcy potrzebują rozwiązań obejmujących całość digitalizowanych zasobów, zapewniających ciągłość opartych na nich procesów i usprawniających właściwy przepływ pracy. Między innymi dlatego właśnie potrzeba digitalizacji faktur jest powiązana z automatyzacją procesów czy procesami workflow – mówi Tomasz Pieniążek, członek zarządu Archivio.

Zdaniem specjalisty

Agnieszka Wnuczak, Business Account Manager, Epson  

Popyt na skanery wzrósł znacząco w sektorze medycznym, szczególnie ze względu na wymóg archiwizacji danych i większą ilość dokumentów przesyłanych w postaci cyfrowej. Elektroniczny obieg dokumentów ma też coraz większe znaczenie w instytucjach publicznych: bibliotekach, muzeach, archiwach, instytutach takich jak IPN czy Filmoteka Narodowa. Szkoły w czasie pandemii także udostępniają treści online, co wymaga od nauczycieli przygotowania tych materiałów, często przy pomocy skanerów. Obserwujemy też zapotrzebowanie na skanowanie w branży transportowej – głównie dotyczy to skanerów przenośnych. Na pewno w najbliższym czasie duże znaczenie będzie miało zastosowanie systemów do digitalizacji jako narzędzia przy wykonywaniu kopii dokumentów w celach zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony danych.

  

Daniel Murawski, Key Account Manager, Stovaris  

Odnotowaliśmy wzrost sprzedaży skanerów przeznaczonych do małych biur, w tym domowych, co odbyło się kosztem rozwiązań wyspecjalizowanych grup low i high volume, gdzie widzimy delikatny trend malejący. Dużym wyznacznikiem popularności skanera jest jego cena. W dobie kryzysu klienci często rezygnują z większych i bardziej wyspecjalizowanych rozwiązań na korzyść tych standardowych i niezawodnych. Kierując się ceną, gotowi są pogodzić się ze spadkiem wydajności urządzenia. Popularność zyskują skanery dokumentowe typu Push Scan, których nie trzeba podłączać do komputera. Zainteresowaniem cieszą się również rozwiązania niskobudżetowe, np. ScanSnap iX1600 ze skanowaniem do chmury. Rośnie sprzedaż rozwiązań do digitalizacji dokumentów tożsamości. Użytkownicy oczekują, by oprogramowanie do skanerów posiadało więcej automatycznych funkcji, upraszczających pracę.

  

Apetyt rośnie w miarę jedzenia

Apetyt klientów na nowe rozwiązania rośnie wraz z implementacją kolejnych. Gdy dokumenty są przynajmniej częściowo zdigitalizowane i okazuje się, że usprawniło to pracę, pojawiają się zapytania i zlecenia kolejnych prac. Zwykle firmy już na początkowych etapach decydują się na elektroniczny obieg faktur, a następnie umów. Potem przychodzi pora na cyfrowe procesy pracy. Przy czym przedsiębiorcy mają przede wszystkim potrzebę zdalnego dostępu do cyfrowych dokumentów, w czym dobrze sprawdza się chmura. A jako że lokalnie zeskanowane dokumenty trzeba przechowywać nie na komputerach, ale na macierzach, które nie pozwalają na wymazanie zapisów, tak aby nic nie zginęło, to dostawcy infrastruktury również mają szansę uczestniczyć w cyfryzacyjnym boomie.

– Rynek zmierza w stronę rozwiązań skanowania sieciowego. Dane muszą być teraz zdigitalizowane i zapisane na serwerze lub w chmurze. Nastąpił wzrost zapotrzebowania na stacje robocze oraz centralizowanie zbiorów. Nabiera znaczenia skanowanie dystrybucyjne, czyli skanowanie na jeden centralny serwer – podkreśla Daniel Murawski, Key Account Manager Stovaris.

Na rynku digitalizacji dokumentów działają również integratorzy obsługujący klientów biznesowych w zakresie druku. Wdrożenia związane z cyfrowym obiegiem dokumentów mogą stanowić część świadczonych przez nich usług. Jak mówi Maciej Pastwiński z e.volution (specjalizuje się między innymi w elektronicznym obiegu dokumentów): „zwykle firmy MPS zajmują się skanowaniem dokumentów do formatu PDF, a my przejmujemy pałeczkę na kolejnych etapach klasyfikacji oraz porządkowania cyfrowych zasobów i wdrażania obiegu dokumentów”.

Rozwój rynku cyfryzacji dokumentów mogą przyspieszać takie inicjatywy, jak ta ogłoszona niedawno pod hasłem #Biznes BezPapieru. Zaangażowane są w nią dwie firmy zrzeszone w Związku Cyfrowa Polska – Asseco oraz Samsung. Są one wspierane przez ekspertów Centrum GovTech Polska, a także przez uczelnie, banki i firmy prawnicze. Celem tego przedsięwzięcia jest edukacja przedsiębiorców na temat korzyści, jakie niesie za sobą digitalizacja obiegu dokumentów oraz wdrożenie strategii paperless. Kampania obejmuje specjalną stronę internetową, poradniki, case studies, analizy i webinary.

Zdaniem integratora

Artykuł Pandemia przyspieszyła cyfrową (r)ewolucję pochodzi z serwisu CRN.

Model iX1400 jest bardzo prosty w użyciu – na obudowie ma tylko jeden niebieski przycisk uruchamiający skanowanie włożonych do podajnika dokumentów, z ustawieniami prekonfigurowanymi w oprogramowaniu skanera. Natomiast w obudowie modelu iX1600 znajduje się duży (4,3”) dotykowy wyświetlacz LCD umożliwiający wybór parametrów skanowania. Urządzenie to wyposażono też w bezprzewodową kartę sieci Wi-Fi (połączenie z routerem lub bezpośrednio z komputerem), a także licencję dla jednego użytkownika pakietu oprogramowania Kofax Power PDF Standard dla systemu Windows i macOS. Dostępna jest również funkcja skanowania bezpośrednio do repozytorium w chmurze, bez użycia komputera (ScanSnap Cloud) – potrzebne jest jedynie połączenie z siecią bezprzewodową.

Poza tymi różnicami, opisane modele cechują się identycznymi parametrami technicznymi. Skanowanie w rozdzielczości 300 dpi odbywa się z szybkością do 40 arkuszy na minutę (maksymalna rozdzielczość wynosi od 600 do 1200 dpi), a dzięki funkcji skanowania dwustronnego czas na wykonanie zadania skracany jest o połowę. Taca podajnika automatycznego mieści 50 arkuszy, zaś wbudowany w nią pozycjoner ułatwia skanowanie także małych formatów jak paragony czy wizytówki. Skaner ma także wbudowany mechanizm ultradźwiękowego wykrywania jednoczesnego pobrania wielu arkuszy.

Zeskanowane dokumenty można eksportować do różnych formatów plików. Dołączona aplikacja ScanSnap Home zapewnia wygodne zarządzanie danymi z zeskanowanych dokumentów – ich automatyczne rozpoznawanie, grupowanie i zapisywanie według rodzaju (np. rachunki, faktury, wizytówki, zdjęcia). Porządkowanie może odbywać się też za pomocą folderów, tagów i słów kluczowych.

Innowacje w skanerach wciąż są możliwe

Bardzo dużą popularnością cieszy się zaprezentowany przez Fujitsu pod koniec 2019 r. kompaktowy skaner fi-800R. Został zaprojektowany tak, aby zrewolucjonizować pracę recepcji, przede wszystkim w firmach, w których prowadzona jest ciągła obsługa interesantów – bankach, hotelach, szpitalach i recepcjach dużych biurowców. Umożliwia skanowanie dowodów osobistych i różnego typu kart identyfikacyjnych, paszportów oraz wszelkiego rodzaju dokumentów. Dzięki wszechstronności oraz przemyślanej konstrukcji urządzenia, zapewniającej bardzo szybką (do 40 kartek na minutę) i bezproblemową pracę, ryzyko popełnienia błędu przez użytkownika, a przez to spowodowania przestoju i pojawienia się kolejki przy ladzie, jest bardzo małe.

Mimo niewielkich rozmiarów model fi-800R zapewnia dwie ścieżki przebiegu skanowanych dokumentów – osobną dla kartek A4, a drugą dla mniejszych dokumentów, jak karty identyfikacyjne czy paszporty. Dzięki temu obsługujący go pracownik nie musi podchodzić do innych urządzeń, zaś właściciele dokumentów nigdy nie tracą ich z oczu (ma to szczególne znaczenie w kontekście wymagań rozporządzenia RODO).

Skaner fi-800R wyposażony jest w niezawodny mechanizm automatycznego podawania i odbierania papieru (maks. 20 arkuszy o standardowej gramaturze). Zastosowana w nim funkcja automatycznej korekty przekosu (Automatic Skew Correction) dba o to, aby każdy dokument przed pobraniem był wyprostowany, co przeciwdziała zacięciom się papieru i powstawaniu nierównych skanów stron lub obrazu z obciętymi brzegami. Usprawniono także technikę separacji kartek – siła nacisku na każdy arkusz papieru podczas pobierania dobierana jest indywidualnie, w zależności od jego grubości. Obie te funkcje gwarantują, że oryginalne dokumenty klienta nie zostaną uszkodzone i zapewniają krótki czas obsługi przez recepcję.

Autoryzowanym dystrybutorem skanerów Fujitsu w Polsce jest Stovaris (dawniej Alstor SDS).

Artykuł Fujitsu: przemyślane skanowanie pochodzi z serwisu CRN.

Jaki skaner, takie archiwa

Idealny skaner musi być efektywny – tak, by maksymalnie zautomatyzować proces. Obsługa szerokiego zakresu nośników w połączeniu z szybkością skanowania powinna umożliwiać błyskawiczną digitalizację, archiwizowanie, indeksowanie oraz udostępnianie najważniejszych dokumentów biznesowych. Takie właśnie skanery oferuje Epson, dostawca cenionych drukarek i projektorów. Ma też w swej ofercie skanery do różnych zastosowań. Co ważne, wszystkie modele Epson umożliwiają znaczną redukcję liczby wykonywanych czynności, pozwalając na znaczną oszczędność czasu w pracy z dokumentami.

Tu warto przywołać chociażby model WorkForce DS-730N. To przystępny cenowo, autonomiczny skaner sieciowy średniej klasy, który ułatwia digitalizację dokumentów, umożliwiając natychmiastowe skanowanie, dzięki czemu ogranicza się przekazywanie papierowych kopii oraz ilość potencjalnych punktów kontaktu pracowników w biurze, co jest szczególnie ważne w ostatnich czasach. Urządzenie skanuje z prędkością do 40ppm/80ipm z natychmiastową digitalizacją i udostępnianiem dokumentów między zespołami, działami i lokalizacjami za dotknięciem jednego przycisku. Dzięki wydajnemu automatycznemu podajnikowi papieru (ADF) ograniczono konieczność ingerencji użytkownika, umożliwiając skanowanie dużych ilości dokumentów w jednym podejściu.

Mocniejszy model WorkForce DS-970 jest wyposażony w łatwe w obsłudze zaawansowane funkcje zapewniające szybkie przetwarzanie dużej ilości dokumentacji. Posiada automatyczny podajnik na 100 arkuszy i umożliwia skanowanie z prędkością 85 str./min., a dodatkowo wbudowane czujniki wykrywają nietypowe zachowanie papieru, aby zapobiec zakleszczeniom czy rozdarciu papieru, o które szczególnie łatwo w przypadku materiałów nietypowych lub wiekowych. Dzięki obsłudze sterowników WIA, TWAIN i ISIS urządzenia te można łatwo integrować w większości procesów przepływu dokumentów i systemach zarządzania dokumentacją w dużych organizacjach.

Przydatne oprogramowanie

Warto zwrócić uwagę, że zwykle użytkownicy skanerów ograniczają się do korzystania z ich podstawowych funkcji, niejako zapominając o dedykowanym oprogramowaniu, które umożliwia sprawne i szybkie zarządzanie obiegiem dokumentów firmie.

W środowiskach BYOD sprawdzi się oprogramowanie Epson Document Scan, pozwalające na korzystanie z funkcji Wi-Fi Direct, która umożliwia bezpośrednie bezprzewodowe połączenie bez podłączania urządzeń do sieci. Przydatna jest też aplikacja Epson iScan do zarządzania skanowaniem z wykorzystaniem smartfonów. Epson udostępnia narzędzie do zarządzania dokumentacją i zadaniami cyfryzacji i archiwizacji – Document Capture Pro. Oprogramowanie to obsługuje wiele typów dokumentów i materiałów źródłowych.

Warto pamiętać o bogatych w funkcje pakietach oprogramowania, które umożliwiają administratorom zarządzanie zadaniami, użytkownikami i urządzeniami, zwiększając wydajność prac.

Więcej informacji: www.epson.pl/businessscan, Agnieszka Wnuczak, agnieszka.wnuczak@epson.eu

Artykuł Skanery dokumentów: łączniki między papierem a chmurą pochodzi z serwisu CRN.