Przy czym nie chodzi w gruncie rzeczy o dostęp do samych dokumentów, co raczej do zawartych w nich treści – danych, informacji, zapisów. To rodzi również specjalne wymagania odnośnie do cyfrowych zasobów. Przy ich tworzeniu trzeba pamiętać, aby zapewnić odpowiednie mechanizmy zarządzania ich zawartością – opisu, klasyfikacji, segregowania, wyszukiwania, wykorzystania, przetwarzania, analizowania. Często wymaga to pogodzenia dwóch perspektyw – prawnej i biznesowej. Pierwsza dotyczy ochrony i zabezpieczenia dokumentacji, druga nastawiona jest przede wszystkim na wykorzystanie zawartych w dokumentach informacji.

Przykładowo, do sprawnej realizacji zobowiązań wobec kontrahenta niezbędny jest dostęp do znajdujących się w umowie informacji o wymaganych parametrach zamówionych produktów, czasie realizacji poszczególnych zamówień, przewidywanych karach umownych itp. I chociaż w razie kontroli trzeba będzie mieć możliwość okazania samej umowy, to warto przy okazji wdrażania czy rozwoju systemu elektronicznego obiegu dokumentów spojrzeć na nią nie tylko w kategoriach tradycyjnie pojmowanej dokumentacji, lecz także, a może przede wszystkim, potraktować jako źródło informacji. To będzie procentować zwiększoną efektywnością pracy w zdalnych, rozproszonych środowiskach.

Łatwiejszy dostęp do informacji

Z perspektywy integratorów takie podejście do wdrażania systemów elektronicznego obiegu dokumentów to dobra inwestycja w przyszłość biznesu. Zapotrzebowanie na sprawny, szybki dostęp do informacji biznesowych nie zmniejszy się przecież po ustaniu pandemii i nadal będzie potrzebne w hybrydowym modelu pracy. Również tam, gdzie pracownicy wrócą na stałe do biur, systemy zarządzania obiegiem dokumentów staną się już nieodłącznym elementem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstw. Także i z tego powodu, że rozpoczętych wcześniej, a wzmocnionych przez skutki pandemii procesów cyfryzacji nie da się już zatrzymać czy odwrócić.

Wielu przedsiębiorców przekonało się na własnej skórze, że w sytuacji kryzysowej dobrze zorganizowane, cyfrowe środowisko pracy może nie tylko wspomóc zdalne wykonywanie służbowych obowiązków, lecz wręcz zapewnić firmie przetrwanie. Łatwiejszy dostęp do informacji zwiększa też zdolności operacyjne firmy w każdych warunkach, co przekłada się na wzrost jej konkurencyjności. Nabiera to szczególnego znaczenia w dzisiejszym, podlegającym ciągłym zmianom środowisku biznesowym.

Dlatego też zainteresowanie rozwiązaniami do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami i innymi organizacjami będzie nadal rosło. Jak wynika z analiz Grand View Research, wielkość globalnego rynku systemów zarządzania pracą będzie do 2025 r. rosła w tempie 27,7 proc. rocznie. Z kolei według Fortune Business Insights, rynek oprogramowania do pracy zespołowej będzie wzrastał rocznie o 13,2 proc., by w 2027 r. osiągnąć wartość 35,71 mld dol.

Systemy zarządzania obiegiem dokumentów będą zyskiwały na znaczeniu nie tylko ze względu na to, że w coraz większym zakresie umożliwiają gromadzenie, przechowywanie i grupowanie samych dokumentów. Będzie się tak działo przede wszystkim dlatego, że pozwalają na coraz lepsze rozpoznawanie treści, przez co zapewniają coraz sprawniejszy, bezpośredni dostęp do zawartych w przetwarzanej dokumentacji, potrzebnych do pracy danych i informacji. Z tego też powodu coraz większym zainteresowaniem użytkowników cieszą się już nie tylko same skanery, lecz również oprogramowanie do porządkowania zawartości skanowanych materiałów i zarządzania nimi. Szczególnie cenione są funkcje pozwalające na automatyczną kategoryzację dokumentów, rozpoznawanie ich treści oraz opisanie zawartości w postaci tagów. Dzięki temu łatwiej i szybciej można potem dotrzeć do poszukiwanych informacji.

Lepsza optymalizacja procesów biznesowych

Wdrażanie systemu zarządzania obiegiem dokumentów można zacząć od jednego czy kilku wybranych obszarów: faktur, umów, dokumentów pracowniczych, korespondencji biznesowej. Należy jednak dążyć do sukcesywnego objęcia nim docelowo całości przetwarzanej dokumentacji, aby uniknąć funkcjonowania w dwóch porządkach informacyjnych. Ważne, by dokładnie określić cel, jakiemu digitalizacja obiegu dokumentów ma służyć. Warto też zastanowić się najpierw nad uporządkowaniem funkcjonujących w firmie procesów, aby obieg dokumentów był jak najbardziej dopasowany do potrzeb związanych z wykonywaniem poszczególnych zadań. Dobrze zorganizowany obieg dokumentów może usprawnić realizację procesu, ale najpierw musi zostać dokładnie zdefiniowany przepływ zadań w ramach konkretnego działania czy operacji.

Wsparcie realizacji procesów biznesowych i ich optymalizacja to, po zapewnieniu efektywnego dostępu do informacji, kolejna korzyść z wdrożenia systemu obiegu dokumentów. Zyska na znaczeniu w postpandemicznej rzeczywistości, kiedy wiele procesów trzeba będzie na nowo przemyśleć i zorganizować, by dostosować je do warunków pracy w rozproszonym, hybrydowym środowisku. A stąd już tylko krok do automatyzacji, która pozwoli na szybszą, sprawniejszą obsługę wykonywanych zadań. Na przykład realizowanie płatności może odbywać się na podstawie skanowanych faktur wprowadzanych automatycznie przez roboty programistyczne do systemu finansowo-księgowego.

Patrzenie na wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w takiej długofalowej, zorientowanej na cele biznesowe perspektywie może przynieść integratorom korzyści wynikające z konieczności utrzymania i stałego rozwoju zastosowanych rozwiązań, tak aby podążały cały czas za zmieniającymi się potrzebami użytkownika. Rozpoczęty proces cyfryzacji trudno zatrzymać, natomiast na pewno wymaga on wsparcia i nowych rozwiązań na kolejnych etapach realizacji. To miejsce do zagospodarowania przez wyspecjalizowane podmioty z branży IT, które nie tylko będą potrafiły zapewnić techniczną obsługę wdrożeń, ale też przekonać klienta do inwestycji w nowe rozwiązania, pokazując przy tym rzeczywiste korzyści i możliwe do osiągnięcia oszczędności. Gdy te faktycznie się pojawią, klient zapewne będzie zainteresowany kolejnymi wdrożeniami. Usprawnianie funkcjonowania firmy w ślad za jej rozwojem i zmianami sytuacji na rynku jest w zasadzie zadaniem bez końca.

Dostosowanie kosztów korzystania z systemu zarządzania obiegiem dokumentów do potrzeb i możliwości poszczególnych klientów upraszcza oferowanie dostępnych narzędzi i rozwiązań w modelu chmurowym. Predefiniowane środowiska chmurowe mogą ułatwić też samo wdrażanie poszczególnych systemów oraz zapewnić wystandaryzowaną obsługę powszechnie występujących, znormalizowanych procesów biznesowych. W chmurze mogą być dostępne zarówno same dokumenty, jak i narzędzia służące do zarządzania ich obiegiem. Biorąc pod uwagę prognozy zapowiadające utrzymanie się w przyszłości hybrydowego modelu pracy, można zakładać, że korzystanie z rozwiązań chmurowych będzie w środowiskach rozproszonych coraz większe. Z badań IDC wynika, że migracja do chmury to priorytet działów IT w zakresie transformacji cyfrowej.

Łatwiejsza i szybsza obsługa urządzeń

Czy nasilenie procesów cyfryzacji, w wyniku których coraz większa liczba dokumentów będzie podlegać digitalizacji, spowoduje osłabienie lub wręcz zaniechanie zainteresowania drukiem? Na razie nic na to nie wskazuje. Wiele badan i analiz pokazuje, że droga do „biura bez papieru” jest jeszcze daleka, jeżeli w ogóle kiedykolwiek takie biura się pojawią. Drukowane dokumenty są i nadal będą potrzebne. Producenci sprzętu drukującego będą jednak musieli dostosować swoją ofertę do nowej sytuacji, wynikającej między innymi z konieczności drukowania w domowych biurach. To już się zresztą dzieje. Na rynku pojawiają się modele drukarek dostosowane wielkością i funkcjonalnością do specyfiki wymagań wynikających z pracy zdalnej w trybie home office.

W tym kontekście warto kłaść nacisk na łatwość obsługi i oszczędność materiałów eksploatacyjnych przy zachowaniu dużej wydajności wydruków. Pracujący w domowych warunkach docenią z pewnością taką drobnostkę, jak chociażby możliwość drukowania bez konieczności podłączania drukarki kablem do laptopa, który raz jest używany w salonie, a raz w kuchni. Dzięki łączności bezprzewodowej można drukować także bezpośrednio ze smartfona. Urządzenia wielofunkcyjne czy skanery zapewniają natomiast możliwość skanowania dokumentów bezpośrednio do zasobów chmurowych bez konieczności podłączania ich do komputera czy laptopa, a jedynie przy zapewnieniu im łączności z siecią bezprzewodową.

Często też klienci są w stanie pogodzić się z brakiem bardziej zaawansowanych możliwości urządzenia na rzecz jego niezawodności i niższej ceny, która w warunkach niepewności wywołanej pandemią odgrywa kluczową rolę przy decyzjach zakupowych. Atutem przy wyborze drukarki czy skanera jest też prostota obsługi, przejawiająca się często w praktyce automatyzacją wielu funkcji i działań. Uzyskana w ten sposób oszczędność czasu w pracy jest ceniona przez pracujących w trybie home office.

Z drugiej strony konieczne staje się zapewnienie pracownikom możliwości drukowania dokumentów na urządzeniach biurowych z dowolnego miejsca. Może się to odbywać, na przykład, za pośrednictwem specjalnego programu pocztowego. Osoba pracująca zdalnie może wysłać dokumenty do wydruku w biurze, nie będąc w zasięgu firmowej sieci bezprzewodowej.

Odpowiednie rozwiązania techniczne muszą być też dostosowane do popularnych w pracy zdalnej spotkań online i telekonferencji. Według badania Pracuj.pl uczestniczyło w nich do tej pory 67 proc. zatrudnionych. System zarządzania obiegiem dokumentów musi pozwolić wszystkim uczestniczącym w telespotkaniu na dostęp w trybie zdalnym do potrzebnych materiałów i informacji. W razie potrzeby musi też istnieć możliwość szybkiego, sprawnego wydrukowania omawianych dokumentów na znajdującym się w domu czy w innym, dowolnym miejscu pracy urządzeniu. Z pewnością też w wielu przypadkach pracownik powinien mieć możliwość zeskanowania potrzebnego dokumentu u siebie i udostępnienia go innym.

Zdaniem integratora

Artykuł Elektroniczny obieg nabiera rozpędu pochodzi z serwisu CRN.

Jacek Trzeciak, właściciel JTC i RODO.pl

Jesteśmy integratorem rozwiązań IT, więc urządzenia drukujące dla firm i instytucji są tylko częścią naszego biznesu, ale częścią, którą ciągle rozwijamy. Na razie co prawda sprzedaż transakcyjna drukarek i maszyn MFP w naszym przypadku przeważa, ale udział usług – kontraktów związanych z drukiem biurowym – zauważalnie rośnie.

Klient jest często zainteresowany przede wszystkim ceną urządzeń drukujących, szczególnie jeśli rozmawiamy o drukarkach czy mniejszych MFP. Przy sprzedaży dużych maszyn cena też odgrywa ważną rolę, choć równie istotna jest oczywiście funkcjonalność. Drukarkę na potrzeby kontraktu kupuje się z reguły taniej, niż ma to miejsce w przypadku sprzedaży transakcyjnej. Tak jest u wszystkich producentów, z którymi współpracujemy, i takie ich podejście pomaga nam w rozwoju biznesu. Pomagają również rozmaite działania edukacyjne, uświadamiające klientom wszelkie zalety nabywania urządzeń drukujących w modelu usługowym.

Na kontrakty otwiera się od pewnego czasu rynek publiczny, wcześniej zdecydowanie nastawiony na kupno „pudełek”. Dzięki temu urządzenia drukujące dostarczane do instytucji publicznych zyskują na jakości, chociażby z tego względu, że wykorzystywane są w nich oryginalne materiały eksploatacyjne, co wydłuża ich żywotność i niezawodność.

Rośnie udział rozwiązań atramentowych w druku biznesowym. Oprócz producentów, którzy od dawna inwestują w tę technologię, obecnie mocno rozwija ją też na przykład Brother, co zaznaczył podczas ostatniego spotkania z partnerami. Druk atramentowy może być atrakcyjny, jeśli weźmie się pod uwagę chociażby koszt jednej strony czy generalnie koszt materiałów eksploatacyjnych. Nie widzę natomiast na razie przyszłości dla argumentów odnoszących się na przykład do niskiego zużycia prądu w przypadku rozwiązań drukujących, co jest często podkreślane właśnie wtedy, gdy mowa o maszynach działających w technologii atramentowej. Ma to znikome znaczenie dla klientów, praktycznie nie zwracają oni na to uwagi.

Klienci biznesowi chcą natomiast rozmawiać o cyberbezpieczeństwie, również w kontekście rozwiązań drukujących. Przez zaniedbania na tym polu klient może pewnego dnia zastać zaszyfrowane wszystkie dane na serwerze, a tym samym ponieść naprawdę ogromne straty finansowe i wizerunkowe. Nawet nie ma co tego porównywać z wysokością rachunków za prąd. Wątek bezpieczeństwa jest tym, co może odciągnąć klienta od kierowania się ceną w przypadku urządzeń drukujących. Obok JTC działa druga moja firma – RODO.pl, która zajmuje się wdrożeniami pod kątem przepisów ochrony danych osobowych. Uświadamiam klientom, jak łatwo jest dostać się do sieci przedsiębiorstwa m.in. przez nieodpowiednio zabezpieczony interfejs drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego. Oczywiście większe organizacje charakteryzuje wyższa świadomość potencjalnych zagrożeń, dużo do zrobienia jest natomiast w tych mniejszych. Do RODO przygotowywaliśmy się na trzy lata przed wejściem w życie polskiej ustawy. Już wtedy zacząłem brać udział w konferencjach poświęconych tej tematyce i szkolić ludzi. Dzięki temu mamy naprawdę świetnych fachowców w tej dziedzinie. Robimy szeroko pojęte audyty związane generalnie z bezpieczeństwem sieci i całej infrastruktury.

W związku z coraz szerszą digitalizacją dokumentów duży potencjał tkwi także w rozwiązaniach do podpisu elektronicznego i elektronicznych pieczęci. W przyszłości podpisem elektronicznym będą musiały dysponować wszystkie firmy i instytucje, dlatego interesujemy się tym tematem. Od jakiegoś czasu funkcjonują pieczęci elektroniczne i urzędy czy firmy mogą nimi stemplować każdy dokument. Zakładam, że w niedalekiej przyszłości, skanując i wysyłając dokument z drukarki, będzie można od razu zrobić to razem z elektronicznym podpisem, np. przez dotknięcie kartą, a nawet dowodem osobistym do odpowiedniego czujnika w urządzeniu czy w jakikolwiek inny sposób. Warto mieć to na uwadze, myśląc o rozwoju biznesu.

Rośnie znaczenie cyfrowego dokumentu

Cyprian Klimkiewicz, specjalista ds. handlowych, Olprint

Na rynku sporo się zmienia pod względem generowania i przechowywania cyfrowych dokumentów. Ma to dla nas plusy i minusy. Zauważyliśmy zmiany w sprzedaży związanej z wydrukiem tradycyjnym, dlatego że klienci biznesowi rzeczywiście ukierunkowują się na cyfryzację, a jednocześnie optymalizują mocno infrastrukturę drukującą (co prowadzi jednak do pewnej redukcji zakupów maszyn). Równocześnie chętnie godzą się na usługi typu MPS, które pozwalają im skutecznie kontrolować koszty wydruków. Na druku biurowym ciągle się jednak zarabia, dlatego producenci mocno obstają przy tej dziedzinie. Jako firma bardzo zainteresowana rozwojem sprzedaży rozwiązań i usług związanych z digitalizacją dokumentów, najchętniej współpracujemy z producentami umożliwiającymi nam takie skonstruowanie oferty dla odbiorcy końcowego, w której koszt urządzeń drukujących i eksploatacji nie stanowi większości ceny całego rozwiązania, które proponujemy – pozwala rzeczywiście zoptymalizować infrastrukturę drukującą w danej organizacji, a jednocześnie umożliwia nam działanie we wspomnianym cyfrowym kierunku. Wtedy druk i cyfrowy dokument nie wykluczają się.

Na rozwój naszej firmy w kierunku sprzedaży rozwiązań oraz usług związanych   z digitalizacją dokumentów w firmach oraz instytucjach dobrze wpływają zmiany prawne. Szczególnie aktualizacja ustawy z 2004 r., która mówi m.in. o przechowywaniu faktur. Obecnie, jeśli organizacja digitalizuje fakturę w sposób niezmienny, zachowując wszelkie dane dotyczące nadawcy, odbiorcy, i ma możliwość podpisania jej podpisem cyfrowym, to dokument papierowy może trwale usunąć. Zmiany prawne generalnie mają bardzo duży wpływ również na to, jak klienci podchodzą do technologii – ta zmiana dała nam do ręki dość przekonujący argument w rozmowach odbiorcami, którzy obecnie coraz chętniej bazują na dokumentach w postaci cyfrowej.

Wraz z coraz szerszym wykorzystywaniem dokumentów w wersji cyfrowej pojawia się kwestia ich profesjonalnej archiwizacji. Na takie potrzeby również reagujemy. Mają je jednostki państwowe – szpitale, urzędy, które dysponują wolumenem dokumentów w wersji papierowej i muszą je zeskanować oraz w odpowiedni sposób poopisywać, aby zasilić archiwum, a także spełnić wymogi związane z przesyłaniem danych do innych jednostek państwowych. Olprint postawił na cyfrowe repozytorium niemieckiego producenta ELO Digital Office. To jest cały system umożliwiający organizację obiegu dokumentów oraz zarządzanie procesem biznesowym. To główny produkt, z którym idziemy do klientów, zresztą z coraz lepszym skutkiem. Żeby nie być gołosłownym: jakieś dwa lata temu rozmawialiśmy o nim z jednym z klientów. Wtedy tworzenie systemów obiegu cyfrowych dokumentów oraz archiwizacyji spotykało się z dużo mniejszym zrozumieniem niż teraz. Temat nie zdołał wówczas nabrać rozpędu, ponieważ dział IT klienta stwierdził, że sam może stworzyć potrzebną mu aplikację, dzięki której archiwizowane materiały będą się zgrywać na FTP, a pracownicy będą mieli do nich dostęp. Niedawno jednak klient do nas wrócił, twierdząc, że dorobił się już kilku terabajtów danych zgranych na FTP i obecnie nie jest w stanie ich skutecznie przeszukiwać – właściwie nikt już się nie orientuje w zawartości składowanych plików. Przedsiębiorstwo wróciło więc do tematu profesjonalnego archiwum, które zapewni zarządzanie takim wolumenem dokumentów i ich szybkie wyszukiwanie.

Kolejny z naszych klientów zwrócił uwagę, że osoba z innego przedsiębiorstwa, z którą on współpracuje i regularnie się rozliczają, w trakcie rozmowy potrafi natychmiast znaleźć fakturę w cyfrowym archiwum, nawet niekoniecznie posługując się jej numerem, ale jakimś słowem, frazą. Dzięki temu ma bieżący dostęp do danych i zawsze dokładnie wie, o czym mówi. Nasz klient natomiast – z racji tego, że nie dysponuje takim rozwiązaniem – zawsze musi prosić o papiery inną osobę w firmie. Ewidentnie odczuł przewagę jednego sposobu pracy z dokumentem nad drugim. I jeszcze jeden przykład, zgoła odmienny. Rozmawialiśmy z głównym księgowym w jednym z większych przedsiębiorstw o cyfryzacji dokumentów i generalnie odejściu od drukowania. Przyznał, że to, o czym mówimy, jest ciekawe, ale obecność kadry w wieku 50, 60 plus to poważna przeszkoda na drodze tak głębokich zmian w przedsiębiorstwie. Z nimi praca wyłącznie na cyfrowych dokumentach na razie się nie uda. To realia, z którymi się zderzamy.

Rynek publiczny docenił MPS

Jarosław Michalczyk, członek zarządu oraz Sebastian Kołodziejczyk, dyrektor handlowy, Proxer

Nasze początki  związane są z serwisem urządzeń biurowych, szczególnie tych średnio- i wysokonakładowych. Od dłuższego czasu działamy na rynku maszyn poligraficznych, gdzie standardem współpracy z klientem są umowy serwisowe. Oczywiście operujemy również na rynku biurowych rozwiązań drukujących – w modelu MPS, dokonując analizy środowiska oraz potrzeb klienta i proponując najbardziej optymalne rozwiązanie. Interesują nas klienci, którzy szukają kompleksowej obsługi w zakresie druku. Świadomość takich usług wśród odbiorców biznesowych jest duża, choć wciąż zdarza się nam wyjaśniać, czym jest umowa serwisowa. Jednak siła argumentów sprawia, że nie musimy klientów do tego modelu współpracy długo przekonywać. Mamy odpowiednie doświadczenie, scenariusze, wyliczenia, które pokazują korzyści z powierzenia nam kompleksowej opieki nad infrastrukturą drukującą. Klient zaczyna doceniać takie elementy obsługi jak: proaktywność w zamawianiu materiałów eksploatacyjnych, doświadczenie i solidny serwis, który potrafi zapewnić krótki czas reakcji na zgłoszenie usterki i szybką naprawę, przy zachowaniu wysokiej jakości usługi.

Na rynku usług związanych z drukiem typowo biurowym odczuwamy dużą konkurencję, co ma wpływ na marże (lepszy pod tym względem jest rynek maszyn poligraficznych, na którym panuje wysoka specjalizacja, co ogranicza liczbę graczy). Skupiamy się generalnie na modelach większych, praktycznie odchodząc od urządzeń A4 – wbrew obecnemu trendowi, zgodnie z którym rynek zmierza właśnie w stronę „A czwórek”. Nie zapewniają one satysfakcjonującej marży, chyba że realizuje się zamówienie na naprawdę dużą skalę. Dla nas jednak liczy się nie ilość, a jakość i silne relacje z klientami. To relacje sprawiają, że są oni w stanie zapłacić wyższą cenę za wysoką jakość kompleksowej obsługi. Mamy pracowników z ponad 20-letnim doświadczeniem, a także klientów, którzy są z nami od początku działania firmy. Wielu poleca nas kolejnym i w ten sposób budujemy naszą przewagę rynkową.

Model usługowy w zakresie druku bardzo się umocnił na rynku publicznym. Dużą część naszych klientów stanowią instytucje publiczne, którym pomagamy wdrożyć zarządzanie wydrukiem i które obsługujemy w ramach umów serwisowych w modelu MPS. Wśród tych odbiorców również rośnie świadomość korzyści płynących z dzierżawy urządzeń drukujących. To bardzo wygodne i dla instytucji, i dla nas. Po trzech, czterech latach klienci z rynku publicznego mają problem, co zrobić z używanymi urządzeniami po tym, jak zastąpiono je nowymi – nie mogą ich sprzedać, bo przeważnie nie mają wdrożonych odpowiednich procedur. Natomiast kiedy dzierżawa wygasa, urządzenia wracają, a my przywracamy je do optymalnego stanu technicznego i możemy oferować jako poleasingowe. Na takie rozwiązania jest wysokie zapotrzebowanie na rynku, a niektórzy klienci pytają tylko o tego typu maszyny. Choć warto zaznaczyć, że firma, jako partner kilku producentów rozwiązań drukujących, musi znaleźć właściwy balans między biznesem, który opiera na urządzeniach nowych, a tym bazującym na sprzęcie używanym, poleasingowym.

Coraz więcej klientów jest zainteresowanych cyfrowym dokumentem i rozwiązaniami wspierającymi jego wykorzystanie w biurze. Liczba skanowanych dokumentów w biurach i instytucjach rośnie, a co za tym idzie następuje rozwój systemów OCR. Skanować można już nie tylko do formatu PDF, ale i do dokumentów Worda, Excela czy Power Pointa. Odsetek skanów ma coraz większy udział w ogólnym wykorzystaniu urządzeń drukujących w przedsiębiorstwach, więc integratorzy współpracujący z klientami w modelu usługowym będą z czasem próbowali ująć skany w cenie „kliku”. Niemniej jednak wydruk tradycyjny (papierowy) będzie jeszcze istniał długo, równolegle z elektronicznymi dokumentami.

Na rynku jest coraz więcej aplikacji w różny sposób poszerzających możliwości maszyn drukujących. Użytkownicy najczęściej wykorzystują podstawowe funkcje tych urządzeń, coraz więcej mamy wdrożeń, których istotnym elementem jest drukowanie i skanowanie mobilne. Panele sterujące nowych modeli przypominają tablety i zapewniają podobne możliwości, łącznie z opcją instalowania dodatkowych aplikacji ze sklepu internetowego producenta. Jednak zainteresowanie klientów takim oprogramowaniem jest na razie niewielkie. Pod tym względem wszystko jeszcze przed nami. Producenci najczęściej oferują konkurencyjne cenowo oprogramowanie do wydruku podążającego. Rośnie liczba tych, którzy dysponują starannie dopracowanym software’em własnego autorstwa.

Rozszerzamy portfolio usług

Alan Pajek, wiceprezes Ediko

Podstawą dla większości umów MPS-owych jest zapewnianie klientom materiałów eksploatacyjnych. Wynikają stąd jednak pewne niedogodności, ponieważ zmieniające się ceny materiałów wymuszają na sprzedawcy konieczność okresowych renegocjacji umów, co nie jest wygodne ani dla integratora, ani dla klienta. Tymczasem kontrakty na Zachodzie zaczynają się przekształcać, dlatego że tamtejszym firmom zależy na stałych cenach rozliczeń. Podstawą umowy o świadczeniu usług w zakresie druku firmowego staje się kontrakt serwisowy, a materiały eksploatacyjne klient dokupuje według własnego zapotrzebowania. Takie rozwiązania otwierają rynek MPS dla klientów o zupełnie innych potrzebach, jak franczyzobiorcy czy osoby pracujące zdalnie.

Ostatnio zakończyliśmy wdrożenie w Polsce, w którym zastosowaliśmy powyższy model. Chodzi o duże przedsiębiorstwo z branży farmaceutycznej, zatrudniające ponad 300 pracowników rozsianych po całym kraju. Klient nie korzystał z outsourcingu druku, dlatego każdy z pracowników materiały eksploatacyjne zamawiał we własnym zakresie, płacąc firmową kartą. Natomiast w przypadku awarii urządzenia jego naprawę koordynował dział IT przedsiębiorstwa, co znacznie wydłużało czas reakcji. Zmiany dokonane z pomocą Ediko miały zwiększyć efektywność systemu firmowego druku u tego specyficznego odbiorcy i dostosować go do potrzeb każdego pracownika. Klient podkreślał, że zatrudnieni różnią się pod względem intensywności korzystania z urządzeń drukujących. Dlatego też zależało mu, aby nadal mogli sami zamawiać niezbędne do pracy materiały, jednak pod nadzorem centralnego systemu i w możliwie uproszczonym modelu rozliczeń. W systemie MPS Space, który wykorzystaliśmy, musieliśmy więc powiązać ze sobą trzy elementy: dane pracownika, model wykorzystywanego przez niego urządzenia oraz firmową kartę płatniczą. Obecnie pracownik z poziomu przeglądarki internetowej może podjąć dwie główne akcje: aktywować moduł zakupowy (widzi tam tylko te materiały eksploatacyjne, które pasują do jego urządzenia, a po zatwierdzeniu zakupu odpowiednia kwota jest od razu przesyłana z jego firmowej karty płatniczej; w moduł zakupowy wbudowana została funkcja śledzenia przesyłki) i wezwać serwis.

Współcześnie największy postęp, jeżeli chodzi o sprzęt drukujący dla biznesu, dokonał się w sferze druku atramentowego. Wśród odbiorców biznesowych wciąż pokutuje przekonanie, że to drukarki laserowe są efektywniejsze, szybsze i tańsze w użytkowaniu. Obecnie nie jest to do końca prawdą. Przede wszystkim drukarki atramentowe potrafią zużyć nawet 80 proc. mniej energii elektrycznej od laserowych, co – jeżeli mówimy o maszynach, które włączone są non stop – daje w rocznym rozrachunku naprawdę pokaźne oszczędności. Ponadto nowoczesne urządzenia mają tylko jeden element eksploatacyjny – pojemnik z tuszem. W samej drukarce jest więc mniej komponentów, które mogą się zepsuć. Należy do tego dodać, że drukarki atramentowe dogoniły już te laserowe pod względem prędkości wydruku, a systemy zastosowane np. w najnowszych drukarkach HP umożliwiają urządzeniu samodzielne zastępowanie uszkodzonych dysz natryskujących tusz. Opisane powyżej wdrożenie przeprowadziliśmy jednak z użyciem atramentowych urządzeń Epsona.

Jako dostawca usług MPS koncentrujemy się na innowacjach. Mając kompetencje w monitorowaniu i zarządzaniu monitorowanym sprzętem, idziemy o krok dalej. Rozwijamy technologię, która zdecydowanie rozszerzy nasze portfolio MPS o rozwiązania z dziedziny MCS, czyli Manage Content Services. Mamy też własny, dojrzały system służący do kontrolowania floty urządzeń – MPS Satellite. Naszą ambicją było skuteczne uruchomienie sprzedaży zagranicznej, co udaje nam się realizować.

Artykuł Integratorzy na rynku druku: ile firm, tyle podejść pochodzi z serwisu CRN.