Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne stanowią bardzo ważne ogniwo łańcucha obiegu informacji. Ich zadanie nie zaczyna ani nie kończy się na drukowaniu. Za pośrednictwem MFP dokumenty nie tylko powstają w fizycznej formie, ale rozpoczynają drogę w elektronicznym systemie obiegu informacji. Klienci wykorzystują je do cyfryzacji i archiwizacji dokumentów, które następnie trafiają do konkretnych folderów sieciowych lub adresatów mailowych. Czymś naturalnym staje się drukowanie i skanowanie do chmury. W kontekście bezpieczeństwa istotne znaczenie mają jednak nie tylko zaawansowane funkcje związane z szyfrowaniem danych czy autoryzacją dostępu. Ważny dokument może bowiem zwyczajnie zostać „bez opieki” na podajniku drukarki lub szybie skanera.

Istotnym argumentem dla klientów jest zatem fakt, że urządzenia MFP marki Ricoh zapewniają dostęp do szeregu opcji podnoszących poziom bezpieczeństwa dokumentów. Co więcej, można z nich korzystać bez konieczności inwestowania w dodatkowe, drogie systemy ochronne. Poniżej opisy kilku z nich.

Skanowanie do pliku PDF zabezpieczonego hasłem jest standardowym rozwiązaniem we wszystkich urządzeniach wyposażonych w kontroler GWNX (47 modeli z 52 dostępnych w ofercie Ricoh). Administrator urządzenia w kilku prostych krokach może ustawić ten format jako jedyny funkcjonujący w środowisku druku.

PDF z cyfrowym podpisem. Podpis cyfrowy może służyć jako narzędzie do autoryzacji dokumentu. Dzięki temu łatwiej można zadbać o integralność pliku. Jeśli dokument będzie ponownie edytowany, podpis straci swoją ważność.

Wydruk bezpieczny to funkcja, która zapobiega przechwyceniu dokumentu przez osobę nieuprawnioną oraz ogranicza liczbę niepotrzebnie wydrukowanych dokumentów. Użytkownik lub administrator podczas generowania wydruku z komputera nadaje PIN. Wydruk oczekuje w kolejce wydruków na serwerze dokumentów i może być zainicjowany dopiero po wprowadzeniu poprawnego kodu PIN.

Kontrola nieautoryzowanej kopii. Urządzenia Ricoh wyposażono w opcję zabezpieczenia wydrukowanego dokumentu przed nieautoryzowanym kopiowaniem. Podczas drukowania sterownik nakłada na dokumenty niewidoczny wzór. Gdy ktoś będzie próbował skopiować taki dokument na dowolnym urządzeniu Ricoh, włączone zostanie powiadomienie dźwiękowe o próbie wykonania nieautoryzowanej kopii, a sama kopia pokryta zostanie szarą planszą uniemożliwiającą odczytanie.

Ponadto urządzenia Ricoh pozwalają na szyfrowanie danych dyskowych i połączeń – przy wykorzystaniu 256-bitowego klucza zgodnego z AES/SHA-2 oraz protokołów SSL/TLS i SNMPv3.

Ricoh oferuje również usługę Data Cleansing polegającą na kompletnym i udokumentowanym usunięciu danych z urządzeń drukujących, których okres eksploatacji dobiegł końca.

*Quocirca, „Print security: An imperative in the IoT era”, January 2017

Artykuł MFP: zwróć uwagę klienta na opcje bezpieczeństwa pochodzi z serwisu CRN.