Według MAC jeżeli jakąś sprawę da się załatwić elektronicznie, w ramach zmian urzędy i instytucje publiczne będą musiały przygotować elektroniczne wzory pism i formularze.

Zgodnie z nowelizacją e-dokument będzie równy papierowemu w korespondencji z urzędem. Jeśli obywatel zainicjuje korespondencję elektronicznie, urząd będzie musiał korespondować z nim przez Internet, ale chodzi tylko o korespondencję podpisaną profilem zaufanym (czyli wysłaną z konta użytkownika na platformie ePUAP) albo podpisem kwalifikowanym, a nie o zwykłe maile. 

MAC wyjaśnia, że zwykły e-mail nie zastąpi korespondencji urzędowej podpisanej cyfrowo m.in. z powodu przepisów dotyczących skutecznego doręczenia pisma. W przypadku korespondencji papierowej uznaje się ją za doręczoną po dwóch awizach i po upływie 14 dni (nazywa się to „fikcją doręczeń”). Ustawa wprowadza analogiczny przepis w sprawie korespondencji przekazywanej drogą elektroniczną.

Zaufany profil na poczcie i w banku

Nowe przepisy mają ułatwić korzystanie z profilu zaufanego, który jest swego rodzaju darmowym podpisem elektronicznym do kontaktów z administracją. Profil zakłada się na ePUAP (elektronicznej platformie usług administracji publicznej), ale trzeba go potwierdzić stawiając się osobiście w urzędzie. Ustawa poszerza liczbę miejsc, gdzie można to załatwić, m.in. o urzędy pocztowe, banki, firmy kredytowe. Na ePUAP ma pojawić się więcej usług. Ustawa poszerzy grono instytucji, które będą mogły kontaktować się z obywatelami za pośrednictwem platformy.
Nowelizacja ma ułatwić korespondencję elektroniczną, nakładając na urzędy obowiązek posługiwania się e-skrzynkami podawczymi w jednolitym standardzie (dziś skrzynki bywają różne, nie ma gwarancji, że przyjmą każde pismo podpisane cyfrowo, teraz ma to się zmienić).
Kolejnym krokiem ma być porządkowanie wzorów dokumentów: urzędy będą musiały zgłaszać wzory dokumentów elektronicznych do centralnego repozytorium. Formularze niespełniające standardów będą mogły być usuwane z ePUAP-u, by nie myliły obywateli.

Ułatwienia w postępowaniu administracyjnym

Planowane przez ustawę o informatyzacji zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego mają ułatwić czynności w takim postępowaniu. Akceptowana będzie forma dokumentu elektronicznego przy:

• udzielaniu pełnomocnictwa procesowego,
• składaniu zeznań lub wyjaśnień,
• elementach wezwania organu obejmujących komunikację elektroniczną,
• sporządzeniu przez urzędnika adnotacji;
• wezwaniu na rozprawę.

W postępowaniu administracyjnym dopuszczone zostaną elektroniczne kopie dokumentów papierowych (skany), po uwierzytelnieniu np. kwalifikowanym certyfikatem lub profilem zaufanym – o ile obywatel nie może uzyskać zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego. Wprowadzona zostanie możliwość elektronicznego wglądu w akta sprawy.

W postępowaniu sądowo-administracyjnym pojawi się możliwość wnoszenia przez stronę, uczestnika postępowania do sądu pism drogą elektroniczną i doręczania dokumentów przez sąd administracyjny mailem oraz możliwość wglądu w akta sprawy prowadzone w postaci elektronicznej (alternatywa dla dotychczasowego sposobu zapoznania się z treścią pism w sprawie, tj. konieczności pójścia do sądu osobiście).

Ponadto ustawa przewiduje uruchomienie portalu podatkowego. Ma on m.in. umożliwić kontakty skarbówki z podatnikami, płatnikami (wysyłanie podań, składanie deklaracji, doręczanie pism organów podatkowych drogą elektroniczną, wydawanie zaświadczeń).

Artykuł Cyfrowa rewolucja w urzędach pochodzi z serwisu CRN.