- CRN

Łączeniem pracy z domu i z biura zainteresowani są także przedstawiciele innych branż. Jak wynika z opracowanego przez Future Business Institute raportu „Praca zdalna – rewolucja, która się przyjęła”, 75 proc. ankietowanych jest zdania, że po zakończeniu pandemii praca zdalna powinna być łączona z biurową. Za wdrożeniem modelu hybrydowego przemawiają też wyniki badania Cushman & Wakefield. Dane z tej agencji zatrudnienia pokazują, że jednym z najważniejszych oczekiwań wobec pracodawców przy rekrutacji jest obecnie umożliwianie pracy w formule mieszanej. Można powiedzieć, że w najbliższych latach firmy zostaną skazane na tryb hybrydowy. Muszą się więc do tego odpowiednio przygotować.

Model hybrydowy wymusza stworzenie jednolitego, cyfrowego środowiska pracy, które pozwoli pracownikom na wykonywanie zadań zarówno z domu, jak i w siedzibie firmy w niemalże jednakowy sposób. Jego podstawą jest efektywny i bezpieczny system komunikacji oraz wymiany informacji. Dostęp do potrzebnych dokumentów i zawartych w nich danych zyskuje w tym kontekście kluczowe znaczenie.

Na wejściu i wyjściu

Cyfrowe środowisko bynajmniej nie oznacza jednak konieczności posługiwania się wyłącznie dokumentami w formie elektronicznej. System obiegu i zarządzania dokumentami ma zapewniać oraz ułatwiać możliwość integrowania i wymiany informacji zawartych w różnych rodzajach dokumentacji. Na znaczeniu zyskuje sprawny dostęp w jednym systemie, do niezbędnych, wykorzystywanych w celach biznesowych treści oraz automatyzacja procesów, szczególnie w firmach przetwarzających duże ilości tego samego rodzaju dokumentacji, na przykład faktur. Celem jest zapewnienie możliwości pracy zespołowej bez względu na miejsce wykonywania zadań przez poszczególnych pracowników.

Z jednej strony trzeba więc zagwarantować sprawne wprowadzanie danych z wciąż funkcjonujących w obiegu gospodarczym dokumentów papierowych do systemu elektronicznego, w tym ich odpowiednią klasyfikację i przyporządkowanie do właściwych procesów. Z drugiej strony natomiast niezbędne jest wdrożenie narzędzi do łatwego, szybkiego i skutecznego wyszukiwania potrzebnych informacji. Czasami będą one znajdować się w formie wydruku, który może być wciąż wymagany przez regulacje prawne czy też zalecany przez zasady biznesowego savoir-vivre’u lub firmową kulturę organizacyjną.

W trosce o bezpieczeństwo

Jednym z najważniejszych wyzwań związanych z budową i rozwojem cyfrowego środowiska pracy jest zapewnienie odpowiedniej ochrony informacjom, które są przetwarzane w firmowych dokumentach. Sposób jej zapewnienia musi być przy tym zgodny z wymogami obowiązującego prawa. Ten sam stopień bezpieczeństwa musi obowiązywać zarówno w domowym miejscu pracy, jak i na stanowisku w biurze. W obu miejscach trzeba zagwarantować możliwości przetwarzania dokumentów zgodnie z obowiązującymi regulacjami – rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, ustawą o rachunkowości, ustawą o ochronie informacji niejawnych, czy przepisami dotyczącymi tajemnicy przedsiębiorstwa. Stosowane w modelu hybrydowym mechanizmy współużytkowania dokumentów czy udostępniania plików muszą funkcjonować przy zachowaniu odpowiedniego poziomu ochrony we wszystkich miejscach pracy.

Analitycy Quocirca zwracają uwagę, że w czasie pandemii 42 proc. gospodarstw domowych wymieniło stare modele drukarek na nowsze. Przeważająca część tych zakupów nie była jednak autoryzowana przez firmowe działy IT czy działy bezpieczeństwa. Istnieje duże ryzyko, że mogą one nie spełniać firmowych standardów bezpieczeństwa.

Inną, wymagającą pilnego rozwiązania kwestią, jest stworzenie i wdrożenie stosownych procedur bezpieczeństwa uwzględniających specyfikę pracy w domu. Przykładowo, na tym samym poziomie musi być zapewniona ochrona danych osobowych zarówno w domu pracownika, jak i w siedzibie pracodawcy. Niedopuszczalne jest więc pozostawianie wydruków z takimi danymi na stole w jadalni, gdzie akurat pracuje jeden z domowników, którego dzieci odrabiają tam lekcje i zjawiają się zaproszeni goście. Tego typu sytuacje wymagają stosownego rozwiązania w ramach firmowej polityki bezpieczeństwa – jasnych procedur i sposobów postępowania w tym zakresie.