Po wejściu w życie nowych przepisów, przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne będą mogli posługiwać się w komunikacji z administracją ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną. Administracja z kolei będzie musiała dostosować swoje systemy IT i wewnętrzne procesy do automatycznej obsługi e-faktur. Nowe normy mają umożliwić automatyzację procesów przetwarzania danych (nie trzeba będzie przepisywać ich ręcznie), takich jak np. księgowanie.

Według dyrektywy przedsiębiorcy – przynajmniej w rozliczeniach z administracją – będą musieli pożegnać rozpowszechniony dziś format e-faktury jako zwykły PDF, ponieważ nie umożliwia systemom informatycznym rozpoznania zawartych w dokumencie informacji (trzeba je przepisywać do systemu księgowego).
 
Nad nowymi e-fakturami pracuje obecnie Komisja Europejska wraz z międzynarodowym zespołem ekspertów (w gronie doradczym jest m.in. polskie KWFEF – Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania). Jako pierwsza pozytywną weryfikację KWFEF przeszła Sage. Zweryfikowany standard to „wzbogacony PDF”, w którym obok obrazu dokumentu zawarte są tzw. metadane rozpoznawalne przez systemy finansowo-księgowe i ERP, zarówno po stronie nadawcy jak i odbiorcy faktury. Taki dokument można przesyłać podobnie jak zwykły PDF, a użytkownik patrząc na fakturę nie widzi żadnej różnicy, między „zwykłym” a „wzbogaconym” PDF. Sage wyjaśnia, że zdecydowała się na takie rozwiązanie właśnie ze względu na popularność formatu PDF oraz łatwość obsługi tego typu dokumentu – wygenerowania, wymiany, księgowania i archiwizacji.

Firma udostępniła za darmo swój standard e-faktury wraz z opisem technicznym. Można go pobrać tutaj.  

Przedsiębiorcy i dostawcy oprogramowania mogą zwracać się do KWFEF z prośbą weryfikację specyfikacji używanych e-faktur pod względem zgodności z przepisami. Weryfikacja jest bezpłatna. Więcej informacji można znaleźć tutaj.

Artykuł Będzie nowy standard e-faktur pochodzi z serwisu CRN.

Cena: 1249 zł netto.

Artykuł ABBYY: FineReader w nowej wersji pochodzi z serwisu CRN.

Sugerowana cena detaliczna netto pakietu: 330 zł. 

Artykuł Nuance: PaperPort Professional 12 po polsku pochodzi z serwisu CRN.

Artykuł Ministerstwo finansów: e-faktury w formacie PDF są legalne pochodzi z serwisu CRN.