Tylko 16 proc. przedsiębiorców korzysta z platform zarządzania dokumentami elektronicznymi i jedynie 3 proc. z elektronicznej identyfikacji tożsamości – według Asseco. Jednocześnie już 3/4 używa podpisu elektronicznego.

Tak duża dysproporcja pokazuje, że firmom jest nadal daleko do całkowitej rezygnacji z dokumentów papierowych. Dane dotyczą przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 100 pracowników.  

„Mamy do czynienia z tzw. luką paperless, co oznacza, że firmy wdrażają narzędzia w ograniczonym i punktowym zakresie, co nie pozwala na pełną rezygnację z papieru” – komentuje Andrzej Dopierała, prezes Asseco Data Systems i wiceprezes Asseco Poland.

„Przedsiębiorcy nadal drukują, przesyłają i archiwizują dokumenty w postaci papierowej w obszarach, w których szybciej i efektywniej można to zrobić cyfrowo. Sytuacja dotyczy zarówno relacji pomiędzy firmami, jak również w kontaktach z konsumentami, a także wewnętrznych procesów firm” – dodaje.

Elektroniczna identyfikacja nadal w niszy

Elektroniczną identyfikację tożsamości wdraża przede wszystkim sektor finansowy, by usprawniać procesy obsługi klienta. Wiele branż nadal uznaje je za zbyt specjalistyczne.

Co do e-podpisu, to jego zastosowanie znacznie przyspieszyła pandemia. Niemal wszystkie – 96 proc. pytanych organizacji – stosują kwalifikowany podpis elektroniczny czyli taki, który jest równoważny podpisowi odręcznemu. Podpis zaufany lub zwykły wybrało 41 proc. firm.

E-podpis podoba się pracownikom i klientom

Co istotne, według deklaracji respondentów, wdrożenie podpisu elektronicznego jest pozytywnie odbierane zarówno przez pracowników (84 proc.), jak i klientów oraz partnerów biznesowych (79 proc.).

Firmy doceniają korzyści związane z digitalizacją dokumentów – oszczędność czasu (73 proc.) i pieniędzy (64 proc.).

„Może to oznaczać, że w firmach mamy do czynienia z coraz większym otwarciem na zmianę, która wiąże się z transformacją cyfrową” – uważa Andrzej Dopierała.

Jak zauważa, transformacja cyfrowa wymaga przygotowania na zmianę nie tylko od strony procesowej, ale też mentalności ludzi, którzy często są przywiązani do obowiązujących procedur.

———————————————————-

Dane zawiera raport „Luka paperless i inne wyzwania na drodze cyfryzacji dokumentów w biznesie”. Badanie zostało przeprowadzone przez Civitta Polska na zlecenie Asseco Data Systems metodą CATI na próbie 316 firm zatrudniających 100 lub więcej pracowników.

Artykuł Luka paperless. Polskie firmy nadal toną w papierach pochodzi z serwisu CRN.

W obecnym hybrydowym modelu, transformacja procesów pracy, wymiany danych i dostępu do zasobów okazuje się niezbędna, aby firma czy urząd, niezależnie od wielkości, mogły sprawnie (albo w ogóle) działać. Kiedy zespół siedzi we własnych mieszkaniach, z rzadka pojawiając się w biurze, nie ma innego wyjścia, jak skanowanie dokumentów i wysyłanie ich do chmury lub za pomocą mejla.

Do głównych zalet cyfrowego obiegu zaliczyć można bardzo szybki dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca pobytu (80 proc.), ograniczenie zużycia papieru, prądu, infrastruktury druku (78 proc.) i możliwość śledzenia drogi danego dokumentu i czynności z nim związanych (78 proc.) – tak wynika z raportu Paperless 2021 opracowanego przez Fundację Digital Poland. Na liście korzyści znalazło się również monitorowanie i zarządzanie pracą zdalną (74 proc.).

Powodem inwestycji w cyfryzację procesów biurowych jest więc generalnie poprawa efektywności działania organizacji, jak i oszczędność kosztów i czasu. Nic dziwnego, że w najbliższych latach zapotrzebowanie na digitalizację, w tym także potrzebne urządzenia, jak skanery i MFP, będzie się zwiększać, ponieważ zdalny i hybrydowy model pracy nadal obowiązuje i przypuszczalnie utrwalił się na dobre.

– Idea paperless to ewolucja, a nie rewolucja i wdrożenie pełnej digitalizacji może potrwać kilka lat – uważa Marek Kuropieska, prezes Aspektu.

65 proc. czeka na cyfryzację

Rzeczywiście wygląda na to, że będzie jeszcze sporo tematów do zagospodarowania, bo – jak wynika z danych – digitalizacja, wbrew temu co może się wydawać, wcale nie jest taka powszechna. Zgodnie z raportem Paperless 2021, aż 45 proc. ankietowanych w ciągu poprzednich 12 miesięcy korzystało z elektronicznego obiegu dokumentów do celów służbowych lub prywatnych. Z tym, że jeśli odliczy się respondentów, którzy wyłącznie prywatnie sięgnęli po takie usługi (np. w korespondencji z urzędami), to jedynie 35 proc. pracowników firm korzystało w omawianym okresie z cyfrowego obiegu – a przypomnijmy, że są to dane już z czasów trwania pandemii.

Na dodatek przywiązanie do papieru jest wciąż duże – 47 proc. pytanych uważa, że dokumenty należy drukować i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Oznacza to więc, że w zakresie wdrożeń digitalizacji dokumentów jest jeszcze wielu potencjalnych klientów (z drugiej strony te dane świadczą o tym, że druk również ma przed sobą dłuższą przyszłość). Spora część zapotrzebowania dotyczy nie tyle bieżącej digitalizacji, co archiwizacji. W wielu miejscach potrzeba pozamieniać w pliki cyfrowe masę segregatorów i teczek z dokumentami.

Firmy częściej chcą mobilnego sprzętu

Dostawcy skanerów sygnalizują, że w minionych dwóch latach, oprócz wyraźnie większego popytu, widać również nowe preferencje użytkowników, jeśli chodzi o poszukiwane rozwiązania.

– Teraz o wiele więcej jest pytań o przenośne i domowe rozwiązania do skanowania. Najważniejsze czynniki to łatwość użytkowania oraz duża mobilność – mówi Daniel Murawski, Product Manager w Stovarisie.

Generalnie większy popyt jest związany również z powszechnością biur domowych. Wcześniej zazwyczaj było tak, że większość firm była wyposażona w jeden skaner dla wszystkich pracowników. Teraz, gdy często na stałe siedzą oni w domach, potrzebują osobistych, mniejszych maszyn skanujących albo drukarek MFP.

Rośnie też segment skanerów produkcyjnych. Powodem jest coraz większe zapotrzebowanie na przeniesienie do elektronicznych wersji papierowych archiwów. Obserwuje się ponadto większe niż przed pandemią zainteresowanie skanerami mobilnymi – są to urządzenia podłączane do komputera za pomocą USB, które można zabrać do teczki czy auta, przydatne na przykład w pracy handlowców.

Sygnalizowane jest też większe zainteresowanie skanerami szczelinowymi do cyfryzacji dużej ilości dokumentów. Po zastoju w 2020 r. i otwarciu biur w roku ubiegłym, odbiła sprzedaż skanerów dla dużych grup i departamentowych. Kolejnym zjawiskiem, na które warto zwrócić uwagę, jest coraz szersze wykorzystanie wielofunkcyjnych urządzeń drukujących do skanowania.

– Pandemia przyspieszyła pewne procesy, natomiast już od kilku lat obserwowaliśmy trend wzrostu ilości skanów wobec liczby wydruków – twierdzi Barbara Boryczka, Product Marketing Manager w Ricohu.

Użytkownicy zgłaszają przy tym zapotrzebowanie na oprogramowanie ułatwiające sprawną archiwizację, na przykład do rozpoznawania skanowanych dokumentów i przetwarzania pozyskanych informacji. Takie i inne narzędzia do automatyzacji stanowią zwykle stałą część oferty producentów urządzeń. A ponieważ proces digitalizacji dokumentu to dopiero początek, ważne jest, żeby urządzenie bez problemu współpracowało z systemem do elektronicznego obiegu dokumentów.

Zdaniem integratora

Artykuł Digitalizacja ma przed sobą długi marsz pochodzi z serwisu CRN.

Hasło paperless częściej przyświeca najmłodszym przedsiębiorcom – co czwarta „zetka” już przeszła w swojej firmie w pełni na dokumentację elektroniczną, podczas gdy wśród starszych kolegów tylko kilka procent (od 5 proc. do 7 proc.). Przedstawiciele tych pokoleń potrzebują więcej czasu na taką transformację. Najczęściej deklarują przejście na dokumentację elektroniczną w perspektywie 2–3 lat.

Im większa firma tym mniej elektronicznej dokumentacji. 18 proc. mikrofirm już jest za pan brat z e-dokumentami, podczas gdy wśród małych i średnich firm ten odsetek wynosi odpowiednio tylko 9 proc. i 5 proc. Jednak w najbliższym czasie może to się zmienić. W ciągu roku paperless chce wdrożyć 29 proc. średnich firm i tylko 16 proc. mikroprzedsiębiorstw i 19 proc. małych firm. Z 3 lata na taki status chce zapracować ponad połowa średnich firm, 31 proc. mikro i 44 proc. małych.

Dane pochodzą z raportu EFL „Cyfrowa (r)ewolucja na rynku leasingu. Pod lupą”. Więcej informacji na https://efl.pl/efl_cyfrowa_rewolucja

Artykuł Paperless a MŚP pochodzi z serwisu CRN.

Przy czym nie chodzi w gruncie rzeczy o dostęp do samych dokumentów, co raczej do zawartych w nich treści – danych, informacji, zapisów. To rodzi również specjalne wymagania odnośnie do cyfrowych zasobów. Przy ich tworzeniu trzeba pamiętać, aby zapewnić odpowiednie mechanizmy zarządzania ich zawartością – opisu, klasyfikacji, segregowania, wyszukiwania, wykorzystania, przetwarzania, analizowania. Często wymaga to pogodzenia dwóch perspektyw – prawnej i biznesowej. Pierwsza dotyczy ochrony i zabezpieczenia dokumentacji, druga nastawiona jest przede wszystkim na wykorzystanie zawartych w dokumentach informacji.

Przykładowo, do sprawnej realizacji zobowiązań wobec kontrahenta niezbędny jest dostęp do znajdujących się w umowie informacji o wymaganych parametrach zamówionych produktów, czasie realizacji poszczególnych zamówień, przewidywanych karach umownych itp. I chociaż w razie kontroli trzeba będzie mieć możliwość okazania samej umowy, to warto przy okazji wdrażania czy rozwoju systemu elektronicznego obiegu dokumentów spojrzeć na nią nie tylko w kategoriach tradycyjnie pojmowanej dokumentacji, lecz także, a może przede wszystkim, potraktować jako źródło informacji. To będzie procentować zwiększoną efektywnością pracy w zdalnych, rozproszonych środowiskach.

Łatwiejszy dostęp do informacji

Z perspektywy integratorów takie podejście do wdrażania systemów elektronicznego obiegu dokumentów to dobra inwestycja w przyszłość biznesu. Zapotrzebowanie na sprawny, szybki dostęp do informacji biznesowych nie zmniejszy się przecież po ustaniu pandemii i nadal będzie potrzebne w hybrydowym modelu pracy. Również tam, gdzie pracownicy wrócą na stałe do biur, systemy zarządzania obiegiem dokumentów staną się już nieodłącznym elementem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstw. Także i z tego powodu, że rozpoczętych wcześniej, a wzmocnionych przez skutki pandemii procesów cyfryzacji nie da się już zatrzymać czy odwrócić.

Wielu przedsiębiorców przekonało się na własnej skórze, że w sytuacji kryzysowej dobrze zorganizowane, cyfrowe środowisko pracy może nie tylko wspomóc zdalne wykonywanie służbowych obowiązków, lecz wręcz zapewnić firmie przetrwanie. Łatwiejszy dostęp do informacji zwiększa też zdolności operacyjne firmy w każdych warunkach, co przekłada się na wzrost jej konkurencyjności. Nabiera to szczególnego znaczenia w dzisiejszym, podlegającym ciągłym zmianom środowisku biznesowym.

Dlatego też zainteresowanie rozwiązaniami do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami i innymi organizacjami będzie nadal rosło. Jak wynika z analiz Grand View Research, wielkość globalnego rynku systemów zarządzania pracą będzie do 2025 r. rosła w tempie 27,7 proc. rocznie. Z kolei według Fortune Business Insights, rynek oprogramowania do pracy zespołowej będzie wzrastał rocznie o 13,2 proc., by w 2027 r. osiągnąć wartość 35,71 mld dol.

Systemy zarządzania obiegiem dokumentów będą zyskiwały na znaczeniu nie tylko ze względu na to, że w coraz większym zakresie umożliwiają gromadzenie, przechowywanie i grupowanie samych dokumentów. Będzie się tak działo przede wszystkim dlatego, że pozwalają na coraz lepsze rozpoznawanie treści, przez co zapewniają coraz sprawniejszy, bezpośredni dostęp do zawartych w przetwarzanej dokumentacji, potrzebnych do pracy danych i informacji. Z tego też powodu coraz większym zainteresowaniem użytkowników cieszą się już nie tylko same skanery, lecz również oprogramowanie do porządkowania zawartości skanowanych materiałów i zarządzania nimi. Szczególnie cenione są funkcje pozwalające na automatyczną kategoryzację dokumentów, rozpoznawanie ich treści oraz opisanie zawartości w postaci tagów. Dzięki temu łatwiej i szybciej można potem dotrzeć do poszukiwanych informacji.

Lepsza optymalizacja procesów biznesowych

Wdrażanie systemu zarządzania obiegiem dokumentów można zacząć od jednego czy kilku wybranych obszarów: faktur, umów, dokumentów pracowniczych, korespondencji biznesowej. Należy jednak dążyć do sukcesywnego objęcia nim docelowo całości przetwarzanej dokumentacji, aby uniknąć funkcjonowania w dwóch porządkach informacyjnych. Ważne, by dokładnie określić cel, jakiemu digitalizacja obiegu dokumentów ma służyć. Warto też zastanowić się najpierw nad uporządkowaniem funkcjonujących w firmie procesów, aby obieg dokumentów był jak najbardziej dopasowany do potrzeb związanych z wykonywaniem poszczególnych zadań. Dobrze zorganizowany obieg dokumentów może usprawnić realizację procesu, ale najpierw musi zostać dokładnie zdefiniowany przepływ zadań w ramach konkretnego działania czy operacji.

Wsparcie realizacji procesów biznesowych i ich optymalizacja to, po zapewnieniu efektywnego dostępu do informacji, kolejna korzyść z wdrożenia systemu obiegu dokumentów. Zyska na znaczeniu w postpandemicznej rzeczywistości, kiedy wiele procesów trzeba będzie na nowo przemyśleć i zorganizować, by dostosować je do warunków pracy w rozproszonym, hybrydowym środowisku. A stąd już tylko krok do automatyzacji, która pozwoli na szybszą, sprawniejszą obsługę wykonywanych zadań. Na przykład realizowanie płatności może odbywać się na podstawie skanowanych faktur wprowadzanych automatycznie przez roboty programistyczne do systemu finansowo-księgowego.

Patrzenie na wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w takiej długofalowej, zorientowanej na cele biznesowe perspektywie może przynieść integratorom korzyści wynikające z konieczności utrzymania i stałego rozwoju zastosowanych rozwiązań, tak aby podążały cały czas za zmieniającymi się potrzebami użytkownika. Rozpoczęty proces cyfryzacji trudno zatrzymać, natomiast na pewno wymaga on wsparcia i nowych rozwiązań na kolejnych etapach realizacji. To miejsce do zagospodarowania przez wyspecjalizowane podmioty z branży IT, które nie tylko będą potrafiły zapewnić techniczną obsługę wdrożeń, ale też przekonać klienta do inwestycji w nowe rozwiązania, pokazując przy tym rzeczywiste korzyści i możliwe do osiągnięcia oszczędności. Gdy te faktycznie się pojawią, klient zapewne będzie zainteresowany kolejnymi wdrożeniami. Usprawnianie funkcjonowania firmy w ślad za jej rozwojem i zmianami sytuacji na rynku jest w zasadzie zadaniem bez końca.

Dostosowanie kosztów korzystania z systemu zarządzania obiegiem dokumentów do potrzeb i możliwości poszczególnych klientów upraszcza oferowanie dostępnych narzędzi i rozwiązań w modelu chmurowym. Predefiniowane środowiska chmurowe mogą ułatwić też samo wdrażanie poszczególnych systemów oraz zapewnić wystandaryzowaną obsługę powszechnie występujących, znormalizowanych procesów biznesowych. W chmurze mogą być dostępne zarówno same dokumenty, jak i narzędzia służące do zarządzania ich obiegiem. Biorąc pod uwagę prognozy zapowiadające utrzymanie się w przyszłości hybrydowego modelu pracy, można zakładać, że korzystanie z rozwiązań chmurowych będzie w środowiskach rozproszonych coraz większe. Z badań IDC wynika, że migracja do chmury to priorytet działów IT w zakresie transformacji cyfrowej.

Łatwiejsza i szybsza obsługa urządzeń

Czy nasilenie procesów cyfryzacji, w wyniku których coraz większa liczba dokumentów będzie podlegać digitalizacji, spowoduje osłabienie lub wręcz zaniechanie zainteresowania drukiem? Na razie nic na to nie wskazuje. Wiele badan i analiz pokazuje, że droga do „biura bez papieru” jest jeszcze daleka, jeżeli w ogóle kiedykolwiek takie biura się pojawią. Drukowane dokumenty są i nadal będą potrzebne. Producenci sprzętu drukującego będą jednak musieli dostosować swoją ofertę do nowej sytuacji, wynikającej między innymi z konieczności drukowania w domowych biurach. To już się zresztą dzieje. Na rynku pojawiają się modele drukarek dostosowane wielkością i funkcjonalnością do specyfiki wymagań wynikających z pracy zdalnej w trybie home office.

W tym kontekście warto kłaść nacisk na łatwość obsługi i oszczędność materiałów eksploatacyjnych przy zachowaniu dużej wydajności wydruków. Pracujący w domowych warunkach docenią z pewnością taką drobnostkę, jak chociażby możliwość drukowania bez konieczności podłączania drukarki kablem do laptopa, który raz jest używany w salonie, a raz w kuchni. Dzięki łączności bezprzewodowej można drukować także bezpośrednio ze smartfona. Urządzenia wielofunkcyjne czy skanery zapewniają natomiast możliwość skanowania dokumentów bezpośrednio do zasobów chmurowych bez konieczności podłączania ich do komputera czy laptopa, a jedynie przy zapewnieniu im łączności z siecią bezprzewodową.

Często też klienci są w stanie pogodzić się z brakiem bardziej zaawansowanych możliwości urządzenia na rzecz jego niezawodności i niższej ceny, która w warunkach niepewności wywołanej pandemią odgrywa kluczową rolę przy decyzjach zakupowych. Atutem przy wyborze drukarki czy skanera jest też prostota obsługi, przejawiająca się często w praktyce automatyzacją wielu funkcji i działań. Uzyskana w ten sposób oszczędność czasu w pracy jest ceniona przez pracujących w trybie home office.

Z drugiej strony konieczne staje się zapewnienie pracownikom możliwości drukowania dokumentów na urządzeniach biurowych z dowolnego miejsca. Może się to odbywać, na przykład, za pośrednictwem specjalnego programu pocztowego. Osoba pracująca zdalnie może wysłać dokumenty do wydruku w biurze, nie będąc w zasięgu firmowej sieci bezprzewodowej.

Odpowiednie rozwiązania techniczne muszą być też dostosowane do popularnych w pracy zdalnej spotkań online i telekonferencji. Według badania Pracuj.pl uczestniczyło w nich do tej pory 67 proc. zatrudnionych. System zarządzania obiegiem dokumentów musi pozwolić wszystkim uczestniczącym w telespotkaniu na dostęp w trybie zdalnym do potrzebnych materiałów i informacji. W razie potrzeby musi też istnieć możliwość szybkiego, sprawnego wydrukowania omawianych dokumentów na znajdującym się w domu czy w innym, dowolnym miejscu pracy urządzeniu. Z pewnością też w wielu przypadkach pracownik powinien mieć możliwość zeskanowania potrzebnego dokumentu u siebie i udostępnienia go innym.

Zdaniem integratora

Artykuł Elektroniczny obieg nabiera rozpędu pochodzi z serwisu CRN.

W firmach wciąż funkcjonują ogromne ilości papierowych dokumentów. Liczba elektronicznych co prawda stale rośnie – jak zauważają specjaliści – jednak dla przedsiębiorstw i instytucji oznacza to, że muszą się mierzyć z problemem zarządzania zarówno tradycyjnymi „papierami”, jak i ich zdigitalizowaną wersją. Sytuacja powoli ulega jednak zmianie. Według danych Asseco Data Systems przedstawionych w raporcie „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?” (marzec 2020 r.), aż 36 proc. firm w ciągu dwóch najbliższych lat chce wdrożyć system paperless. Z kolei 80 proc. spośród przedsiębiorstw, które takie wdrożenie mają już za sobą, planuje kolejne inwestycje w tym zakresie. 

Narzędzia paperless pozwalają na wyeliminowanie papieru na wszystkich etapach procesów biznesowych i we wszystkich obszarach firmy. Ale pierwszym krokiem na tej ścieżce będzie dla wielu przedsiębiorstw digitalizacja dokumentów występujących w tradycyjnej formie i  wprowadzanie ich do cyfrowego obiegu. To może być proces złożony, nawet dla mniejszych podmiotów. Przejście na dokument elektroniczny wymaga przeanalizowania i uporządkowania wewnętrznych procedur, stworzenia wizji pracy w nowym środowisku oraz określenia celów, które mają być osiągnięte dzięki zmianie. Niezbędna będzie pomoc integratora w zakresie analizy tego, co zastaje w firmie i doboru rozwiązań, które mają wprowadzić ulepszenia. Wszystkie podjęte kroki związane z digitalizacją dokumentacji oraz transformacją w kierunku biura bez papieru powinny prowadzić do zwiększenia wydajności w miejscu pracy, optymalizacji w zakresie kosztów zarządzania dokumentacją, czasu trwania rozmaitych procedur, bezpieczeństwa dokumentacji w firmie, jak też walki z opóźnieniami. 

Rośnie znaczenie MFP 

Według firmy analitycznej Quocirca kluczowym czynnikiem umożliwiającym cyfrową transformację w biurze (a digitalizacja i cyfrowy obieg dokumentów to nic innego jak wejście na ścieżkę digital transformation) są inteligentne urządzenia wielofunkcyjne. Quocirca podkreśla przy tym znaczenie ich pozycjonowania jako narzędzi digital workplace. Tymczasem, choć producenci od dawna rozwijają platformy wbudowane w kierunku przechwytywania i dystrybucji dokumentów zarówno w chmurze, jak i w aplikacjach korporacyjnych, ich adopcja nie osiągnęła jeszcze dojrzałości. Aby inteligentne MFP skutecznie zwiększały wydajność w zdigitalizowanym środowisku pracy potrzebne jest szerokie portfolio cyfrowych rozwiązań w zakresie workflow, a także kanał partnerski gotowy do przejścia na rozwój oprogramowania i usługowy model działania.  

Za najbardziej dojrzałą inteligentną platformę MFP analitycy Quocirca uznają Xerox ConnectKey. Zwracają też uwagę na niedawne wejście na rynek HP z technologią Workpath, opartą na platformie Android. Jednocześnie Ricoh, który w swoich nowych rozwiązaniach stosuje Always Current Technology, stoi na stanowisku, że szerszy zakres zadań realizowanych przez urządzenia drukujące ułatwia firmom wejście na ścieżkę cyfryzacji, jak też pozwala zadbać o uporządkowanie i sprawne współdzielenie danych w organizacji. To także kierunek ważny dla Sharpa. Japoński producent powitał niedawno w sieci swoich autoryzowanych partnerów firmę Sietom, podkreślając w oficjalnym komunikacie jej kompetencje w zakresie wdrażania rozwiązań skanowania i obiegu dokumentów.

Samodzielne skanery: będą wzrosty

W branży da się zauważyć podział opinii co do przyszłości samodzielnych skanerów biurowych. Można napotkać nawet całkiem skrajne, według których skanery nabiurkowe stanowią kategorię, która przestaje się liczyć i odchodzi do lamusa. Producenci profesjonalnych skanerów biurowych systematycznie jednak rozwijają tę kategorię sprzętu, w niektórych przypadkach równolegle z ofertą maszyn MFP. Na przykład Epson poinformował ostatnio o wprowadzeniu na rynek nowych skanerów biznesowych obsługujących format A3, które – zdaniem producenta – nadają się dla firm na początkowym etapie digitalizacji. Z szeregu cech nowych urządzeń szczególnie podkreśla dwie – dotyczące elastyczności w zakresie obsługiwanych nośników i szybkości skanowania.  

Skanery biurowe są na razie najczęściej nabywane w ramach przetargów przez duże instytucje, w tym finansowe, wojsko, jednostki administracyjne, służbę zdrowia. Popyt mogą w tym przypadku wzmocnić prace nad wdrożeniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD RP (to projekt prowadzony przez Ministerstwo Cyfryzacji). Zaawansowane, bardzo wydajne modele kupowane są także przez firmy świadczące usługi outsourcingu w zakresie skanowania dokumentów. Dodajmy jeszcze, że według globalnej prognozy TechNavio wartość rynku skanerów biurowych może zwiększyć się o 1,28 mld dol. w latach 2020-2024, a roczna stopa wzrostu w 2020 r. szacowana jest na 3,42 proc. W dodatku Polska znajduje się w regionie szybkiego wzrostu (oczywiście prognozy były publikowane przed kryzysem wywołanym przez koronawirusa, ale nie jest powiedziane, że tego typu negatywne doświadczenia nie przyspieszą procesów cyfryzacyjnych, z którymi związany jest przecież zdalny dostęp i zarządzanie).

Podstawą wyboru skanerów dla przedsiębiorstwa będzie profesjonalnie przeprowadzona analiza, odnośnie do ogólnej liczby dokumentów wpływających do organizacji, ich typów oraz liczby tych, które mają być zeskanowane. Warto też określić jak szybko dane dokumentów powinny dotrzeć do odpowiednich osób. To da pojęcie o prędkości skanera, który będzie potrzebny. Niekiedy opłaca się polecić klientowi dwa lub więcej skanerów działających wolniej, niż jeden bardzo szybki. To z uwagi na niebezpieczeństwo awarii jedynego urządzenia w firmie, co skutkuje zawieszeniem procesów cyfryzacji dokumentów. Ponadto jeśli firma zdecyduje się na minimalną liczbę potrzebnych maszyn, w łatwy sposób doprowadzi do ich przeciążenia, a notoryczne przekraczanie liczby skanowanych stron może oznaczać utratę gwarancji. Warto też uświadomić klientowi, że nie każdy rodzaj papierowych materiałów zeskanuje się tak samo szybko, dlatego prędkość skanowania to jeden z parametrów, do którego podczas lektury specyfikacji należy się odnosić ostrożnie. 

Do ważnych kwestii zalicza się też wielkość powstających skanów. Aby dokumenty były wyraźne, a jednocześnie zajmowały możliwie mało miejsca na dysku, należy odpowiednio dobrać profile skanowania, czyli zestaw parametrów określających i automatyzujących cały proces. Optymalizacja elektronicznego dokumentu pod względem wielkości wiąże się bezpośrednio z kosztami jego przechowywania, dlatego jest to bardzo ważny obszar dla działań integratora. Przy doborze profili skanowania trzeba brać pod uwagę także czytelność dla programu OCR.  

OCR: nieustanny rozwój

OCR-y obejmują zarówno najprostsze rozwiązania wbudowane w skanery, jak i zaawansowane technologie, które pozwalają indeksować elementy treści. Obecny rozwój oprogramowania OCR pozwala mocno wyeliminować konieczność ingerencji człowieka w poprawę skanów, np. ręcznego ich uzupełniania. Bazuje głównie na technologii uczenia maszynowego, głębokiego uczenia oraz algorytmów sztucznej inteligencji. 

– Dzięki zastosowaniu takich rozwiązań aplikacje OCR dużo łatwiej i szybciej uczą się nowych dokumentów, stają się też coraz tańsze i coraz bardziej efektywne – mówi Mateusz Macierzyński, menedżer ds. systemów ITS w Konica Minolta.

Klienci biznesowi w pierwszym rzędzie są najczęściej zainteresowani optymalizacją procesów związanych z obiegiem faktur. To obszar w biurze, który najszybciej podlega cyfrowej transformacji, a związane z tym dobre doświadczenia, pozwalają rozszerzyć digitalizację na kolejne pola. Nowoczesne systemy OCR potrafią podczas skanowania od razu indeksować poszczególne elementy takie jak numer faktury, numer umowy, NIP klienta, data czy kwota do zapłaty. Mogą wczytywać nawet kilkadziesiąt faktur na minutę. Rozbudowany system OCR odczytaną fakturę automatycznie wprowadza do rejestru VAT oraz uruchamia dalsze procesy księgowe (np. windykację) w systemie FK lub logistyczne w systemie ERP. 

– Wybór właściwego programu zależy przede wszystkim od liczby faktur, jakie przetwarza firma, ilości  danych, które potrzebuje z nich rozpoznać. Duże znaczenie mają również koszty bieżące wprowadzania danej faktury do systemu. Na tej podstawie można stwierdzić, czy wystarczy najprostsze oprogramowanie zamieniające obraz w tekst, czy też potrzeba bardziej zaawansowanego, który od razu odpowiednio zaindeksuje treści – podsumowuje Mateusz Macierzyński.

Roboty na start  

Zarówno w samej digitalizacji, jak i dalszej w pracy z cyfrowym dokumentem, który trafia do elektronicznego obiegu, rośnie rola oprogramowania RPA (Robotic Process Automation). Na rynku jest już wiele takich mechanizmów robotyzacji i automatyzacji pracy, a koszty ich wyprodukowania zmniejszają się. Dlatego RPA stają się dostępne dla coraz mniejszych przedsiębiorców. 

– Powszechność wykorzystania RPA zależy głównie od dobrego zidentyfikowania powtarzalnych czynności wykonywanych przez pracowników w firmie. Przedsiębiorcy są już świadomi, że na rynku są dostępne rozwiązania informatyczne, które pozwalają na znaczne zautomatyzowanie żmudnej i powtarzalnej pracy, i sięgają po nie coraz częściej – mówi Jacek Krzaczek, Product Manager systemów Comarch ERP

Przedstawiciel Konica Minolta dodaje, że RPA w digitalizacji może na przykład zastąpić człowieka przenosząc treści z dokumentów do określonych miejsc w formularzach czy też dane pomiędzy systemami. Wystarczy zaprojektować cały proces?raz, aby był powtarzany szybko i bezbłędnie nawet przez?całą dobę. To rozwiązanie bardziej opłacalne niż programowanie pełnej integracji z użyciem API systemów. 

– Bardzo istotnym elementem związanym z Robotic Process Automation jest też wykorzystanie silnika modelowania procesów biznesowych (BPM), który definiuje warunki wykonywania danej operacji. Zastosowanie robotyzacji pozwala dodatkowo kontrolować procesy w sytuacji nieoczekiwanych zdarzeń zewnętrznych – mówi Jacek Krzaczek.

Jednak trzeba dodać, że firmy korzystające z niestandardowych systemów i oprogramowania, są narażone na stosunkowo wysokie koszty początkowe  wdrażania RPA, więc korzyści związane z wprowadzeniem robotyzacji trzeba oczekiwać raczej w długoterminowej perspektywie. Zaprojektowanie z klientem takich mechanizmów, zaprogramowanie ich, utrzymanie i późniejsze dopasowanie powdrożeniowe to elementy, które znacząco poszerzają wachlarz usług integratora. 

Sprzedaż infrastruktury to punkt wyjścia 

Wraz z rosnącym zainteresowaniem digitalizacją dokumentów firmy IT zyskują możliwość obsługi klientów biznesowych w coraz szerszym zakresie. Samo wprowadzanie dokumentów do cyfrowego obiegu, wymaga doradztwa odnośnie do ułożenia takiego procesu. 

– Niejednokrotnie spotkałem się z tym, że firma miała bardzo dobrze opracowane schematy pracy z obiegiem „ręcznym”, natomiast przy wdrażaniu automatyzacji potrzebowali pomocy w jego ułożeniu, ale także podpowiedzi, co jeszcze taka automatyzacja może usprawnić w ich przedsiębiorstwie – mówi Jacek Krzaczek.

Przypomina przy tym, że firmy zajmujące się integrowaniem dodatkowych rozwiązań mogą również skorzystać z możliwości integracji z OCR poprzez dostępne do nich API. Wówczas są w stanie zaproponować dowolną formę wczytywania danych do systemów OCR. Tymczasem w przedsiębiorstwach o bardziej zaawansowanym podejściu do digitalizacji ważne będzie przeprowadzanie integracji międzysystemowych. 

– Za sprawą cyfryzacji organizacja w jednej chwili zyskuje dostęp do ogromnej ilości danych, na których może budować algorytmy ich analizy czy prognozowania. Powstały w ten sposób Business Intelligence pomaga podejmować lepsze decyzje biznesowe, układać strategię rozwoju firmy i szybko reagować na rynkowe trendy – mówi Mateusz Macierzyński.

Digitalizacja znacząco ułatwia także wyłapywanie wszelkiego rodzaju błędów i nieprawidłowości dotyczących przetwarzanych w firmie dokumentów. W cyfrowym systemie łatwiej zauważyć brak odpowiedniego pisma czy świadectw dotyczących umów, przetargów, zamówień itp. Daje to możliwość wdrożenia systemów kontroli dystrybucji treści i wiedzy w firmie.  

Artykuł Digitalizacja i automatyzacja… pochodzi z serwisu CRN.

Jak wynika z raportu, w polskich firmach panuje bardzo wysoka świadomość możliwości stosowania podpisu elektronicznego. Blisko 92 proc. respondentów ma świadomość, że wszystkie dokumenty, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne można podpisać cyfrowo, osiągając taki sam skutek prawny jak w przypadku podpisu tradycyjnego. W praktyce jednak firmy nie stosują e-podpisu w obszarach, gdzie regulacje prawne tego nie wymuszają, jak przy kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych  oraz Urzędem Skarbowym. Rozwiązania pozwalające podpisywać cyfrowo dokumenty posiada 53 proc. firm. Najczęściej obejmują one tylko wybiórcze procesy, rzadko odnosząc się do ogólnofirmowej polityki eliminacji dokumentów papierowych. 

Motywacja do wdrożenia narzędzi paperless

Dwa najważniejsze czynniki decydujące o wdrożeniu w firmie rozwiązania paperless to skala problemów, które można rozwiązać za pomocą konkretnego rozwiązania, a także odzwierciedlająca je skala oczekiwanych korzyści. Wśród najczęstszych wyzwań, z jakimi firmy chcą się mierzyć  narzędziami paperless znalazły się: długi czas realizacji kluczowych procedur, wysoki koszt zarządzania dokumentacją papierową oraz niewydolność istniejących w firmie systemów i procesów. Przedstawiciele poszczególnych sektorów deklarowali też, że motywacją do wdrożenia usprawnień jest fakt, że zrobiła to ich konkurencja. Rodzaj wdrażanych rozwiązań uzależniony jest od specyfiki branży. Sieci franczyzowe wprowadzają m.in. platformy zamówień on-line i automatyzują rozliczenia z franczyzobiorcami. Służba zdrowia potrzebuje narzędzi do sprawnego przekazywania dokumentacji medycznej pomiędzy placówkami, a także w kontaktach z pacjentami. Firmy kurierskie wykorzystują podpis cyfrowy w procesie odbioru przesyłek. Elektronicznie podpisywane umowy funkcjonują w branży pożyczkowej, windykacyjnej i wśród dostawców usług telewizyjnych. Badanie pokazało jednocześnie, że tylko 1/3 firm rozumie pojęcie paperless jako wyeliminowanie dokumentacji papierowej na wszystkich etapach procesu biznesowego.

Bariery we wdrażaniu narzędzi paperless

Z raportu wynika, że polskie firmy nie podchodzą do innowacji systemowo. Aż 84 proc. firm nie zarezerwowało żadnych środków na wdrażanie nowych usprawnień technologicznych.  Tylko 16 proc. badanych respondentów zadeklarowało, że w ich budżetach istnieją zapisy wprost rezerwujące środki na wdrożenie innowacyjnych rozwiązań. Jednocześnie wszystkie badane firmy entuzjastycznie odniosły się do innowacji przyznając, że są one konieczne. Co w takim razie jest realną przeszkodą we wdrażaniu ich na większą skalę? Największe firmy jako problem wskazały nie brak środków na nowe wdrożenia, ale brak odpowiednich kompetencji. W polskich firmach brakuje osób, które mogłyby przeprowadzić estymację kosztów wdrażanych innowacji, oszacować oszczędności, które wygenerują oraz zaplanować cały proces. Pion transformacji cyfrowej funkcjonuje tylko w 3 proc. firm. Najczęściej – w 45 proc. przypadków, to zarząd podejmuje decyzję o wdrożeniu. W co czwartej firmie (24,2 proc.) odpowiedzialny jest za te obszary dział IT, w 12 proc. jest to pion operacyjny. W 15 proc. badanych przedsiębiorstw nie ma osoby, która mogłaby przejąć odpowiedzialność za proces wdrażania innowacji. 

Czy firmy planują wdrożenie narzędzi paperless?

W blisko 80 proc. przypadków pozytywne efekty wdrożonych innowacji napędzają kolejne procesy decyzyjne. Firmy, które pozytywnie oceniły efekty dotychczasowych projektów, planują kolejne wdrożenia w przyszłości. 36 proc. firm planuje wdrożenie rozwiązania paperless w ciągu najbliższych dwóch lat. Wśród firm zainteresowanych wyeliminowaniem dokumentacji papierowej 22,7 proc. to firmy, które nie mają wcześniejszych doświadczeń z stosowaniem takich rozwiązań. Stanowią one 8,3 proc. wszystkich badanych firm. Zdecydowana większość firm, która ma takie plany (77,3 proc.) ma już za sobą wcześniejsze wdrożenia narzędzi pozwalających podpisywać dokumenty cyfrowo. Grupa ta stanowi 28 proc. wszystkich badanych firm. Wdrożenia planowane są najczęściej w obszarze wewnętrznych procesów. W dalszej kolejności wskazywano na obsługę płatności oraz umowy z klientami. 40 proc. badanych firm nie planuje w perspektywie najbliższych dwóch lat wdrożeń innowacyjnych rozwiązań z zakresu podpisu elektronicznego. Spośród tych firm część (43 proc.) zadeklarowała, że już stosuje rozwiązania pozwalające na elektroniczne podpisywanie dokumentów. Pozostałe 57 proc. czyli 22,8 proc. całej badanej populacji nie stosuje i nie zamierza wdrażać takich rozwiązań w najbliższym czasie.

Badanie zostało przeprowadzone przy zastosowaniu technik ilościowych i jakościowych. W części ilościowej badanie zostało zrealizowane w oparciu o bazę, obejmującą największe firmy z sektorów wskazanych przez Klienta. Próba badania wyniosła N=300 wywiadów. W części jakościowej wywiady realizowano z liderami każdego sektora. Próba badania wyniosła N=30 wywiadów pogłębionych. Respondentami byli dyrektorzy / zarządzający z poziomu operacyjnego lub specjaliści dedykowani do procesu transformacji cyfrowej. Badanie zrealizowano w styczniu i lutym 2020r. 

Artykuł Polskie firmy a narzędzia paperless pochodzi z serwisu CRN.