Nowoczesny outsourcing

W świadomości wielu użytkowników istnieje właściwie tylko jedna metoda pozyskania sprzętu drukującego – wizyta w sklepie i zakup urządzenia w mniejszym lub większym stopniu zaspokajającego potrzeby przedsiębiorstwa w zakresie druku (ów stopień zależy w znacznej mierze od kompetencji i rozeznania osoby odpowiedzialnej za zakup). To oczywiście metoda skuteczna… ale przestarzała i nie najlepiej dopasowana do współczesnych realiów.

Dużo bardziej rozsądnym wyjściem jest skorzystanie z nowoczesnych usług outsourcingu druku – czyli de facto zlecenie obsługi zadań związanych z drukowaniem zewnętrznej firmie, która od początku do końca zadba o zaspokojenie w 100 proc. potrzeb klienta w dziedzinie druku. Punktem wyjścia będzie tu staranna analiza tych potrzeb (sprawdzenie, jakie materiały i dokumenty drukuje, w jakich ilościach, na jakich nośnikach itp.), zaproponowanie odpowiednich modeli drukarek, dobranie ich liczby tak, by praca przebiegała sprawnie, a następnie oszacowanie zużycia materiałów eksploatacyjnych.

Jak zaoszczędzić 40 proc. kosztów?

Współpraca może przebiegać na kilku poziomach. Przykładem niech będzie oferta wspomnianej już firmy Epson – jej klienci mogą korzystać zarówno z pełnego outsourcingu druku, jak i szerokiego wyboru usług serwisowych. W pierwszym wariancie klient podpisuje umowę z Epsonem, firma instaluje u niego własny sprzęt drukujący i pobiera wyłącznie ustaloną wcześniej opłatę za same wydruki. Na tym właśnie polega usługa Print & Save, będąca profesjonalnym zarządzanym pakietem usług drukowania, dzięki któremu przedsiębiorstwa mogą znacząco obniżyć koszty druku w porównaniu z kupowaniem osobno materiałów eksploatacyjnych i pakietów serwisowych (nawet o 40 proc.).

Zasada funkcjonowania programu jest prosta: na początku współpracy reseller (przy wsparciu producenta) pomaga klientowi w oszacowaniu jego miesięcznego zapotrzebowania na usługi wydruku, następnie ustalana jest stała miesięczna opłata za druk. W ramach tej kwoty klient otrzymuje do dyspozycji optymalnie dobrane do jego potrzeb urządzenia drukujące oraz wszelkie niezbędne materiały eksploatacyjne, a także pełne wsparcie techniczne i gwarancję niezawodności. Nie ma tu żadnych kosztów dodatkowych – dla wielu firm to wygodna i najbardziej korzystna finansowo i fiskalnie forma płacenia za wydruki.

Alternatywnym rozwiązaniem może być podpisanie umowy na obsługę w zakresie dostarczania materiałów eksploatacyjnych – w tym wariancie przedsiębiorstwo korzysta z własnego sprzętu drukującego (kupionego na standardowych zasadach), ale zleca zewnętrznemu dostawcy dbałość o to, by sprzęt był zawsze gotowy do pracy i zaopatrzony we wszelkie niezbędne materiały eksploatacyjne.

Warto dodać, że każdy z tych wariantów gwarantuje użytkownikom biznesowym nie tylko obniżenie kosztów wydruku, ale również stałe wsparcie specjalistów oraz dostęp do najnowocześniejszego sprzętu i usług z tej dziedziny – a takie zalety są we współczesnym biznesie nie do przecenienia.

Artykuł Druk jako usługa: wygoda i oszczędności pochodzi z serwisu CRN.

Chociaż na współpracę z zewnętrznymi dostawcami najczęściej decydują się duże przedsiębiorstwa, badania agencji Quocirca dowodzą, że 43 proc. europejskich firm z sektora MŚP, które nie korzystały dotychczas z rozwiązań w zakresie zarządzania drukiem, zamierza wdrożyć podstawowe usługi tego typu w ciągu kolejnych 12 miesięcy. W dodatku aż połowa podmiotów już korzystających ze wsparcia partnerów outsourcingowych planuje rozszerzyć w ciągu roku zakres obecnych kontraktów. Dla potencjalnych zleceniodawców liczy się maksymalne odciążenie w kwestii serwisu i niskie koszty utrzymania urządzeń, a także ich uniwersalność. Co ważne, użytkownicy chcą zachować kontrolę nad eksploatacją maszyn, ale jednocześnie widzieć w swoim partnerze outsourcingowym kogoś, kto w razie konieczności przejmie inicjatywę i rozwiąże problem np. nieoczekiwanych awarii.

Optymalizacja kosztów

Zazwyczaj w polskich biurach nie kontroluje się liczby funkcjonujących w nich urządzeń, wykorzystywanych materiałów eksploatacyjnych oraz zużywanych ryz papieru. Zdarzają się nawet przypadki, że liczba urządzeń przekracza liczbę użytkowników, a za zakup tonerów odpowiada równolegle kilka osób. Z tego względu, zamiast inwestować w sprzęt, materiały eksploatacyjne, a także angażować pracowników do prac administracyjnych i serwisowych, korzystniej jest powierzyć całość procesów związanych z drukiem zewnętrznemu wyspecjalizowanemu dostawcy, który znacząco odciąży zleceniodawcę.

Łatwiejsza obsługa z ConnectKey

 

Na obniżenie kosztów druku wpływa także zmniejszenie liczby niepotrzebnych wydruków i kopii dokumentów. Urządzenia wielofunkcyjne Xerox są wyposażone w preinstalowane oprogramowanie ConnectKey, z przejrzystym interfejsem dostępnym na panelu administracyjnym, które upraszcza obsługę wszystkich funkcji urządzenia, dzięki czemu pracownicy mogą skoncentrować się na pracy, a nie aspektach technicznych.

Świadczenie kompleksowych usług zapewnia Autoryzowanym Partnerom Xerox i ich klientom umowa serwisowa FSMA (Full Service Maintenance Agreement), która gwarantuje stałe i przewidywalne koszty eksploatacji urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek Xerox, z zachowaniem dobrej i bezawaryjnej pracy sprzętu. To również swego rodzaju „polisa ubezpieczeniowa” zapewniająca natychmiastową pomoc w nieprzewidzianych wypadkach oraz zwrot ewentualnych kosztów naprawy. Po podpisaniu umowy, obowiązującej 36 miesięcy lub dłużej, klient zaopatruje się jedynie w papier. Koszty wszystkich innych materiałów eksploatacyjnych oraz napraw ponosi Xerox.

 

Trzy pytania do…

 

Macieja Amanowicza, XPPS Business Development Managera, Xerox

CRN Dlaczego resellerzy powinni zainteresować się usługami zarządzania drukiem?

Maciej Amanowicz Zaawansowane usługi MPS, czyli Managed Print Services, zapewniają klientom liczne korzyści w postaci usprawnienia i przyspieszenia procesów biznesowych, a ich dostawcom umożliwiają skuteczniejsze konkurowanie na coraz bardziej wymagającym rynku. Dziś popularność MPS, oferowanego do niedawna przede wszystkim największym przedsiębiorstwom i korporacjom, rośnie także w sektorze małych i średnich firm, które coraz bardziej doceniają zalety powierzania różnych obszarów swojej działalności operacyjnej wyspecjalizowanym zewnętrznym firmom w modelu outsourcingu. Na rynku działa wielu dostawców takich usług, ale to Xerox jest wskazywany jako jego lider przez takie firmy analityczne jak Gartner, IDC, Quocirca czy Forrester.

 

CRN Czy dostarczanie usług MPS zostało przez Xerox w jakiś sposób sformalizowane?

Maciej Amanowicz Tak, do małych i średnich firm docieramy z usługami zarządzania środowiskiem wydruku za pośrednictwem Autoryzowanych Partnerów Xerox w ramach programu XPPS – Xerox Partner Print Services. Zapraszamy do niego firmy posiadające odpowiednie zasoby handlowe i techniczne oraz doświadczenie. Oferujemy m.in. szkolenia, a także wsparcie handlowe i techniczne, pakiet oprogramowania wspierającego zarówno sprzedaż, jak i utrzymanie kontraktu oraz usługi wyspecjalizowanego helpdesku.

 

CRN Za jakiego typu usługi są odpowiedzialni partnerzy zrzeszeni w tym programie?

Maciej Amanowicz Partnerzy nie tylko dostarczają do siedziby klienta urządzenia drukujące, materiały eksploatacyjne i papier, ale też zapewniają stały, zdalny monitoring, dzięki któremu są w stanie wystarczająco wcześnie przewidzieć ryzyko wystąpienia pewnych problemów, zanim wpłyną one na ciągłość pracy w firmie klienta. Dzięki korzystaniu z outsourcingu druku klienci nie muszą skupiać się na pracach serwisowych związanych z kontrolą wykorzystania materiałów eksploatacyjnych i zamawiania nowych. To zadanie leży w gestii usługodawcy, który działa proaktywnie dzięki narzędziom zapewnianym przez Xerox. Korzystający z nich klienci otrzymują jedną, wystawianą na przejrzystych zasadach, fakturę. Mają też jeden punkt kontaktu we wszystkich sprawach. I, co unikalne w tej branży, usługa ta może objąć nie tylko urządzenia Xerox, ale także konkurencyjnych firm.

Stałe monitorowanie stanu liczników i możliwość wykonywania wydruków zdalnych umożliwia z kolei usługa Xerox Remote Print Services (XRPS), dzięki której zarządcy infrastrukturą druku mogą również uzyskiwać informacje na temat bieżącego stanu urządzeń sieciowych czy prowadzić odczyt urządzeń pomiarowych. W zarządzaniu kosztami pracy biurowej pomocne okazuje się także narzędzie TCO Tool, które daje pełną wiedzę na temat ponoszonych nakładów i opcji oszczędności w zakresie sprzętu, materiałów eksploatacyjnych i pozostałych dostępnych świadczeń. Usługi te dostępne są dla wszystkich Autoryzowanych Partnerów Xerox.

Rozwiązanie szyte na miarę

Ze względu na rosnącą świadomość korzyści płynących z outsourcingu druku jednym z kluczowych działań, które zostały podjęte w tym zakresie, jest rozwój programu XPPS (Xerox Partner Print Services). Zapewnia on zdalne sprawowanie opieki nad zasobami klienta i przewidywanie zagrożeń. Co więcej, XPPS znacząco poprawia konkurencyjność autoryzowanych partnerów, pogłębia relacje z klientami oraz umożliwia pozyskanie nowych. Ważny jest również fakt, że program oferuje nie tylko wszystkie usługi i narzędzia hostingowe, ale również zdobycie podczas szkoleń wiedzy technicznej, potrzebnej do wprowadzenia konkretnych usług uzupełniających portfolio Autoryzowanego Partnera Xerox.

W użytkowaniu różnych modeli urządzeń Xerox pomaga uniwersalny sterownik Global Print Driver. Ułatwia on klientowi i partnerowi obsługę kilkuset urządzeń tej marki i zarządzanie nimi. Klienci doceniają zastosowany w sprzęcie Xerox interfejs ConnectKey, umożliwiający mobilne drukowanie, konwertowanie, skanowanie i archiwizowanie dokumentów w chmurze. Usługa ta jest całkowicie bezpieczna, ponieważ została zintegrowana z chroniącymi przed zagrożeniami mechanizmami firmy McAfee oraz rozwiązaniami Cisco, dzięki którym administrator widzi, z jakimi urządzeniami nawiązywane są połączenia w całej infrastrukturze sieciowej.

Dodatkowe informacje:

 

Maciej Amanowicz,

XPPS Business Development Manager, Xerox,

maciej.amanowicz@xerox.com

Artykuł powstał we współpracy z firmą Xerox.

Artykuł Xerox pomoże w obniżeniu kosztów druku pochodzi z serwisu CRN.