Łączeniem pracy z domu i z biura zainteresowani są także przedstawiciele innych branż. Jak wynika z opracowanego przez Future Business Institute raportu „Praca zdalna – rewolucja, która się przyjęła”, 75 proc. ankietowanych jest zdania, że po zakończeniu pandemii praca zdalna powinna być łączona z biurową. Za wdrożeniem modelu hybrydowego przemawiają też wyniki badania Cushman & Wakefield. Dane z tej agencji zatrudnienia pokazują, że jednym z najważniejszych oczekiwań wobec pracodawców przy rekrutacji jest obecnie umożliwianie pracy w formule mieszanej. Można powiedzieć, że w najbliższych latach firmy zostaną skazane na tryb hybrydowy. Muszą się więc do tego odpowiednio przygotować.

Model hybrydowy wymusza stworzenie jednolitego, cyfrowego środowiska pracy, które pozwoli pracownikom na wykonywanie zadań zarówno z domu, jak i w siedzibie firmy w niemalże jednakowy sposób. Jego podstawą jest efektywny i bezpieczny system komunikacji oraz wymiany informacji. Dostęp do potrzebnych dokumentów i zawartych w nich danych zyskuje w tym kontekście kluczowe znaczenie.

Na wejściu i wyjściu

Cyfrowe środowisko bynajmniej nie oznacza jednak konieczności posługiwania się wyłącznie dokumentami w formie elektronicznej. System obiegu i zarządzania dokumentami ma zapewniać oraz ułatwiać możliwość integrowania i wymiany informacji zawartych w różnych rodzajach dokumentacji. Na znaczeniu zyskuje sprawny dostęp w jednym systemie, do niezbędnych, wykorzystywanych w celach biznesowych treści oraz automatyzacja procesów, szczególnie w firmach przetwarzających duże ilości tego samego rodzaju dokumentacji, na przykład faktur. Celem jest zapewnienie możliwości pracy zespołowej bez względu na miejsce wykonywania zadań przez poszczególnych pracowników.

Z jednej strony trzeba więc zagwarantować sprawne wprowadzanie danych z wciąż funkcjonujących w obiegu gospodarczym dokumentów papierowych do systemu elektronicznego, w tym ich odpowiednią klasyfikację i przyporządkowanie do właściwych procesów. Z drugiej strony natomiast niezbędne jest wdrożenie narzędzi do łatwego, szybkiego i skutecznego wyszukiwania potrzebnych informacji. Czasami będą one znajdować się w formie wydruku, który może być wciąż wymagany przez regulacje prawne czy też zalecany przez zasady biznesowego savoir-vivre’u lub firmową kulturę organizacyjną.

Artykuł Przetwarzanie dokumentów: dobry czas na biznes pochodzi z serwisu CRN.

Brother od wielu lat podkreśla, że przy obecnym wysokim poziomie ilości przetwarzanych i drukowanych danych, firmy kategorycznie powinny minimalizować ryzyko ich wycieku. Tym bardziej, że aby zapewnić bezpieczne środowisko druku – zarówno w biurze, jak też podczas pracy zdalnej – wystarczy przeprowadzić właściwą konfigurację urządzeń sieciowych. Jest to szczególnie ważne, gdyż aż 11 proc. wszystkich incydentów związanych z ochroną danych dotyczyło drukarek, a 59 proc. przedsiębiorstw doświadczyło przynajmniej jednej sytuacji, w której firma utraciła dane przez brak zabezpieczenia urządzenia drukującego („Glo-bal Print Security Landscape”, Quocirca, 2019).

Tak duża skala problemów powoduje, że przedsiębiorstwa powinny rozważać wdrażanie profesjonalnych urządzeń, które zapewniają wiele funkcji ochronnych. Używają szyfrowania SSL do ochrony komunikacji w sieci IP oraz umożliwiają drukowanie jedynie po uwierzytelnieniu za pomocą kodu PIN lub karty identyfikacyjnej w celu uzyskania pewności, że treść dokumentów jest widoczna tylko dla uprawnionych użytkowników.

Większość urządzeń Brother wyposażonych jest w rozwiązanie Secure Function Lock, które daje pełną kontrolę nad tym, kto może drukować, faksować, skanować i kopiować. Funkcja ta umożliwia również nakładanie na poszczególnych użytkowników miesięcznych limitów wydrukowanych stron, a także możliwości druku w kolorze, co pozwala kontrolować koszty. Materiał skanowany na urządzeniu wielofunkcyjnym można z kolei zabezpieczyć hasłem lub poprzez wykorzystanie protokołu szyfrującego SSL. Niektóre urządzenia Brother mają też funkcję integracji ze środowiskiem Active Directory lub zastosowania protokołu LDAP w celu uwierzytelnienia użytkownika.

Dla użytkowników Secure Function Lock w urządzeniach biznesowych dostępne jest także opcjonalne rozszerzenie Secure Print+. Umożliwia ono odbieranie wydruków przez uprawnioną osobę dopiero po przyłożeniu karty (flagowe modele mają wbudowany czytnik) lub wpisaniu kodu PIN na panelu drukarki. Rozwiązanie to działa z systemami Windows i macOS, możliwa jest też jego integracja z Active Directory. Do pracy zaś nie jest wymagany dodatkowy serwer, oprogramowanie lub podłączenie do chmury.

Zapraszamy do lektury pełnej wersji opracowanego przez Brother raportu „The print security blind spot”. Jego autorzy prezentują informacje o ryzyku, na które wystawiają firmową infrastrukturę administratorzy, którzy nie przykładają szczególnej wagi do zabezpieczania urządzeń drukujących i skanujących.

Dodatkowe informacje: www.brother.pl, biuro@brother.pl

Artykuł Drukarki: niedoceniany aspekt bezpieczeństwa pochodzi z serwisu CRN.

W urządzeniach Epson praktycznie jedynym materiałem eksploatacyjnym jest atrament. Co ważne, aplikowany jest nie z małych kartridży, a z ogromnie wydajnych „toreb”, co pozwala na jednym zasileniu drukować dziesiątki tysięcy stron, zarówno monochromatycznie, jak i w kolorze. Dzięki konsekwentnemu stosowaniu technologii Heat-Free w drukarkach Epson (np. z serii EcoTank, WorkForce Pro i Enterprise) znajduje się mniej części podlegających wymianie niż w drukarkach laserowych czy atramentowych starszej generacji. Na polskim rynku ze względu na wydajność, prostotę obsługi i długowieczność bardzo dużą popularnością cieszą się modele z serii Work-Force Pro, takie jak WF-M5799DWF (mono) i WF-C579RDWF (kolor). Te błyskawicznie drukujące pierwszą stronę, energooszczędne urządzenia wielofunkcyjne obniżają koszty druku, jak też jego wpływ na środowisko naturalne.

Klienci drukujący w małych i średnich grupach roboczych chwalą też urządzenia drukujące z rodziny RIPS, wykorzystujące atrament z zasobników o imponującej pojemności 1 i 1,5 litra. Pozwala to osiągać ogromną wydajność rzędu nawet 86 tys. stron przy pojedynczym zasileniu. Co ważne – używane w tym rozwiązaniu pigmentowe tusze Epson DURABrite zapewniają najwyższy standard archiwizacji dokumentów – są odporne na wodę, upływ czasu i promieniowanie UV.

Model usługowy coraz popularniejszy

Coraz więcej firm nie chce kupować sprzętu, by samodzielnie nim zarządzać, serwisować, ubezpieczać itd. Zamiast tego mogą eksploatować urządzenia w sprawdzonym i zyskującym na popularności w świecie druku modelu usługowym (MPS). Jak to działa? Partner najpierw przeprowadza analizę, jak funkcjonuje dane przedsiębiorstwo oraz kiedy i dlaczego pracownicy drukują dokumenty, co pozwala wskazać obszary wymagające optymalizacji.

W kolejnym kroku proponuje najlepiej pasujące i dobrane rozwiązania, a po dostarczeniu urządzeń zajmuje się kompleksowo ich serwisowaniem, uzupełnianiem materiałów eksploatacyjnych i okresowym serwisem oraz wsparciem technicznym. Umowa gwarantuje ciągłość pracy urządzeń w najwyższym stopniu ich sprawności, czyli to, czego oczekuje klient.

Partner to ekspert

Usługowy model sprzedaży staje się coraz popularniejszy. Firmy dostarczające w ten sposób sprzęt użytkownikom końcowym poszukują urządzeń trwałych, objętych dobrym systemem gwarancyjnym i w których nie trzeba często wymieniać materiałów eksploatacyjnych. Epson dostarcza im właśnie takie produkty. Stosowana w nich technologia jest znacznie atrakcyjniejsza, gdyż pozwala generować wyższe marże niż w przypadku laserowej. Poza wygodą i niezawodnością, takie rozwiązanie jest także dobre pod względem przewidywalności wydatków na utrzymanie zaplecza IT.

Rozliczanie transakcji w ramach kosztów operacyjnych pozwala klientowi na optymalizację budżetową. Z kolei dla partnera oznacza to komfort prognozowania przychodów, a dla obu podmiotów długofalowa relacja biznesowa przekłada się na „spokojną głowę” i poczucie bezpieczeństwa. Zaproponowanie właściwego rozwiązania zależy przede wszystkim od kompetencji i doświadczenia resellera, dlatego Epson cały czas stawia na edukację i wsparcie swoich partnerów handlowych, umożliwiając im oferowanie klientom wartości dodanej w postaci wsparcia eksperckiego.

Dodatkowe informacje: Krzysztof Janiec, MPS Specialist, Epson, krzysztof.janiec@epson.pl

Artykuł Heat-Free, MPS, DURABrite, czyli… Epson bez tajemnic pochodzi z serwisu CRN.

Nowe modele SP-1120N, SP-1125N oraz SP-1130N zostały zaprojektowane z myślą o usprawnieniu codziennych zadań oraz przepływu informacji wewnątrz firmy. Wszystkie są wyposażone w automatyczny podajnik dokumentów na 50 kartek i zintegrowany interfejs sieci LAN, który umożliwia wielu użytkownikom współdzielenie jednego skanera. Różnią się tylko wydajnością – umożliwiają skanowanie odpowiednio 20, 25 i 30 kartek na minutę (także dwustronnie, w trybie duplex).

Inżynierowie producenta położyli silny nacisk na intuicyjny dostęp do niezbędnych funkcji skanowania, z czego znane są produkty marki Fujitsu. Nowe modele zapewniają obsługę z menu bazującego na profilach skanowania lub poprzez naciśnięcie przycisku bezpośrednio na skanerze. Dzięki temu urządzenia z serii SP są szczególnie przydatne dla tych, którzy chcą zautomatyzować proces skanowania, wyodrębniania i udostępniania odczytanych danych bezpośrednio do swoich systemów obiegu informacji. Funkcja APR (Automatic Profile Recognition), odpowiedzialna za automatyczne wykrywanie profilu, pozwala na rozpoznawanie predefiniowanych formularzy i ich przetwarzanie zgodnie z odpowiednio skonfigurowaną wcześniej procedurą.

Dużą popularnością cieszy się także model płaskiego (flatbed) skanera dokumentowego SP-1425, podłączanego do komputera przez port USB. Urządzenie to umożliwia łatwe skanowanie czasopism, książek i innych dokumentów o nietypowych rozmiarach. Jest także wyposażone w zainstalowany na pokrywie podajnik dokumentów na 50 kartek, umożliwiający skanowanie do 25 stron na minutę. Digitalizacja obrazu w trybie skanera płaskiego trwa 4 sekundy.

Bogaty pakiet oprogramowania w skanerach Fujitsu

Wszystkie skanery wyposażone zostały w stworzony przez Fujitsu pakiet oprogramowania PaperStream IP. Pełni ono funkcję sterownika zgodnego ze standardem TWAIN/ISIS do optycznego rozpoznawania znaków (OCR) oraz zapewnia automatyczne czyszczenie dokumentów (np. z wzorzystym tłem, zgniecionych lub poplamionych), bez potrzeby skomplikowanych regulacji ustawień. Dodatkowo, PaperStream IP wprowadza również nowy tryb Assisted Scanning, który pozwala użytkownikowi na wizualny wybór najlepszej jakości skanu z szeregu obrazów strony, zamiast konieczności ręcznego dostrajania parametrów skanowania jeden po drugim.

Drugą dołączoną aplikacją jest Paper-Stream Capture – zapewnia ona zarządzanie obiegiem skanowanych dokumentów. Jeszcze w trakcie ich digitalizacji możliwe jest wykorzystywanie separatorów i kodów kreskowych do automatycznego nazywania, sortowania i przesyłania do właściwego odbiorcy cyfrowych wersji dokumentów.

We wbudowanym w skanery Fujitsu oprogramowaniu zaimplementowano mechanizm PaperStream IPNet, który umożliwia użytkownikom szybkie połączenie się z dowolnego komputera z jednym ze skanerów w sieci, co uwalnia ich od ograniczeń związanych z długością przewodu USB i zapewnia elastyczną architekturę wdrożenia.

Autoryzowanym dystrybutorem skanerów Fujitsu w Polsce jest Stovaris.

Dodatkowe informacje: Daniel Murawski, Product Manager, Stovaris, d.murawski@stovaris.pl

Artykuł Uniwersalne skanery Fujitsu do małego biura i domu pochodzi z serwisu CRN.

Upowszechnienie telekonferencji spowodowało też konieczność dostosowania procesów dostępu do dokumentów i danych do potrzeb użytkowników takich spotkań, bez względu na miejsce ich przebywania. W tym obszarze dał o sobie znać problem, który jest często bolączką użytkowników firmowych systemów obiegu dokumentów: brak odpowiedniej kategoryzacji i klasyfikacji cyfrowych treści. Co z tego, że istnieje możliwość umieszczania kolejnych wersji dokumentów na dyskach sieciowych, skoro nie zawsze wiadomo, który plik czego ostatecznie dotyczy. Mnogość funkcjonujących w obiegu, nieprecyzyjnie opisanych wersji dokumentów, potęguje chaos, zamiast usprawniać i przyspieszać pracę.

Problem nie jest wcale taki trywialny czy mało znaczący, jakby się mogło na pierwszy rzut oka wydawać. Niejednemu pracownikowi w trybie home office mnóstwo czasu zajmuje ustalenie, w którym katalogu znajduje się aktualnie obowiązująca, ostatnio zmodyfikowana wersja dokumentu potrzebnego do dalszego działania. Niejasne, nieustalone zasady katalogowania dokumentów nie tylko powodują niepotrzebną stratę czasu na poszukiwanie odpowiednich informacji. Co bardziej istotne, grożą popełnieniem poważnego błędu, jeśli decyzje zostaną podjęte na podstawie niewłaściwej wersji firmowej dokumentacji.

Pozytywne w tym wszystkim może być to, że pandemia zmobilizowała wiele firm do zaimplementowania systemów zarządzania informacją czy też poprawienia już funkcjonujących. Wzrosło zainteresowanie rozwiązaniami usprawniającymi elektroniczny obieg dokumentów. Firmy zaczęły sprawdzać, co jeszcze w tej materii można by ulepszyć, rozwinąć, dopracować. Przedstawiciele branży IT prognozują, że zapotrzebowanie na systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi już nie osłabnie. Wręcz przeciwnie, w miarę postępującej cyfryzacji środowiska pracy będzie stale rosnąć. Już na początku tego roku 76 proc. przedsiębiorstw biorących udział w badaniu przeprowadzonym przez firmę Quocirca uznało, że digitalizacja dokumentów stanie się dla nich ważna w perspektywie najbliższych pięciu lat. W obecnych warunkach proces ten może ulec znacznemu przyspieszeniu.

Home office potrzebuje druku

Szeroka, przyspieszona cyfryzacja wielu obszarów działalności firm w następstwie COVID-19 nie spowodowała jednak i nie spowoduje całkowitej rezygnacji z wykorzystania drukarek, skanerów czy urządzeń wielofunkcyjnych. Widać to chociażby na przykładzie faktur. Jeśli klient nie korzysta z elektronicznego biura obsługi, to trzeba mu wysłać wydrukowaną fakturę. Jeśli zaś przychodzi wydrukowana faktura od klienta, to trzeba ją wprowadzić do cyfrowych zasobów firmy i udostępnić w elektronicznym obiegu w odpowiednich programach komputerowych, na przykład finansowo-księgowych. Coraz częściej w formie skanów wysyłane są też inne dokumenty, na przykład umowy czy raporty, które też trzeba potem zdigitalizować.

O biurze całkowicie bez papieru w najbliższej przyszłości wciąż nie może być mowy. Warto jednak podkreślić, że urządzenia drukujące czy skanujące, jeszcze bardziej niż do tej pory, powinny stanowić integralny element całego, spójnego systemu obiegu informacji w firmie. Dane zawarte w dokumentach są kluczowe dla prowadzenia działalności biznesowej. Szczególnie w warunkach kryzysowych, dostęp do nich musi być zapewniony z każdego miejsca, w każdych warunkach i na różne sposoby. Z tego punktu widzenia druk, jako składnik systemu obiegu informacji, stał się wręcz dużo ważniejszym elementem infrastruktury współczesnych przedsiębiorstw, niż kiedykolwiek przedtem. Świadczyć o tym może chociażby zwiększony popyt na małe, domowe drukarki do pracy w trybie home office.

Do tego doszła konieczność posiadania stosownej infrastruktury, która zapewniałaby możliwość korzystania z wybranych rozwiązań i urządzeń. Chodzi o odpowiednio szybkie i właściwie zabezpieczone łącza internetowe, a także zasoby do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej oraz obsługi systemów obiegu dokumentów. Stąd również mocno widoczny na początku pandemii wzrost zainteresowania usługami chmurowymi. Konieczność zapewnienia optymalnych warunków do pracy zdalnej spowodowała, że rozwiązania chmurowe stały się powszednim elementem środowisk informatycznych firm.

Według IDC do 2021 r. jedna trzecia przedsiębiorstw zatrudniających poniżej 500 pracowników wprowadzi systemy zarządzania drukiem i dokumentami obsługiwane przez oprogramowanie bazujące na chmurze. Żeby zapewnić pożądaną dostępność informacji i dokumentów w mocno rozproszonym środowisku pracy, siłą rzeczy trzeba będzie myśleć o wykorzystaniu w coraz większym zakresie rozwiązań chmurowych.