- CRN

Według danych przedstawionych przez NEC-a na świecie istnieje ok. 32 mln tzw. meeting roomów. W samej Europie funkcjonuje jakieś 5 mln takich pomieszczeń. Nikt na razie nie oszacował natomiast ich liczby w Polsce, ale gdy spojrzy się na rozbudowę dzielnic biurowych w dużych miastach, wnioski o coraz większych potrzebach klientów związanych z organizacją przestrzeni do spotkań biznesowych – nasuwają się same. Zdaniem specjalistów potrzeby te są jednym z głównych czynników pozytywnie wpływających na sprzedaż wyświetlaczy LFD. Te, według danych przytoczonych przez NEC-a, działają w niemal co drugiej sali konferencyjnej na świecie. W co piątej wykorzystywane są systemy audio, podobnie jak narzędzia do zdalnej współpracy.

Klienci biznesowi zwracają coraz większą uwagę na to, jak ludzie pracują i kiedy ich praca przynosi najlepsze efekty. Dlatego w nowych biurach pojawia się coraz więcej przestrzeni coworkingowych, a mniejsze lub całkiem małe sale spotkań zastępują te duże. Specjaliści podkreślają, że to odpowiedź na rzeczywiste potrzeby pracowników. Jednocześnie nadają nazwy pomieszczeniom, uwzględniając ich wielkość. Małe salki do szybkiej wymiany pomysłów przez kilku pracowników (do 5 osób) to huddle roomy. Większe przestrzenie – przeznaczone do współpracy dla 6–10 osób – to think tanki. W przypadku pomieszczenia dla kilkunastu osób pojawia się określenie meeting room. Dodatkowo w niektórych firmach znajdują się maleńkie pokoiki do rozmów telefonicznych lub wideokonferencji w formule jeden na jeden.

Chociażby więc z powodu opisanej różnorodności warto klientom uświadamiać, że potrzebują profesjonalnego podejścia do wyposażenia przestrzeni biznesowych. Zwłaszcza że, jak wynika z najnowszych danych Sharpa, pracownicy spędzają w nich mnóstwo czasu. Przykładowo w Polsce jest to prawie 26 godzin miesięcznie, w Wielkiej Brytanii – 17, w Szwecji – 32. W Wielkiej Brytanii, w przypadku zatrudnionych o przeciętnych zarobkach, koszty użytkowania pokojów konferencyjnych oszacowano na 3 tys. funtów na osobę rocznie. Tym bardziej miejsca spotkań powinny być tak zorganizowane, aby zapewnić ich uczestnikom maksymalną wydajność pracy. Można to uzyskać m.in. za pomocą wielofunkcyjnych rozwiązań audiowizualnych, oprogramowania (coraz częściej szytego na miarę) i sieci bezprzewodowych.

Interakcja wspomagana technologią

Klienci, zdaniem vendorów, będą się decydować na zakup profesjonalnego wielofunkcyjnego monitora, zwykle zastępując nim wyświetlacz z segmentu konsumenckiego lub projektor, którego nie można połączyć z innymi urządzeniami i który nie jest interaktywny. Taki monitor staje się czymś w rodzaju huba umożliwiającego zdalną komunikację z pracownikami dzięki zintegrowanym systemom wideokonferencyjnym i rozwiązaniom do pracy grupowej.

– Ma też właściwości elektronicznego flipcharta, zapewniając wykonywanie czynności typowych dla tablicy ścieralnej. Jednocześnie taki monitor może służyć po prostu do wygodnego wyświetlania treści, którą mamy na komputerze czy innym urządzeniu. Treści te mogą być uzupełniane na bieżąco również przez inne osoby, które ze swoimi notebookami, tabletami, smartfonami są obecne na spotkaniu i łączą się z monitorem zdalnie. Tym samym „problematyka kabla” w przestrzeni przeznaczonej do spotkań biznesowych odchodzi w zapomnienie. Wszystko, co na takim monitorze jest robione, wyświetlane, przetwarzane, może być zapamiętane w bezpiecznym miejscu, wysłane do właściwych osób lub wydrukowane – mówi Rafał Gutkowski, Office Services Director w Ricohu.

Uzasadniając dalej wzrost zapotrzebowania na takie rozwiązanie, producenci wysuwają jeszcze jeden argument. Dotyczy on zachodzących już zmian w sposobach przygotowywania i przedstawiania prezentacji biznesowych. Ważna w nich staje się praca na wielu dokumentach, również różnego formatu, które można pokazywać jednocześnie, w sposób bardzo dynamiczny, za pomocą gestów zmieniać ich położenie, czy też przewijać. Potrzebne są do tego odpowiednie narzędzia.

Monitor naszpikowany różnorakimi czujnikami (obecności, aktywności, temperatury, wilgotności, oświetlenia) komunikującymi się z urządzeniami sterującymi automatyką sali spotkań może także stać się centrum zarządzania takim miejscem, jako strategiczny element rozwiązania IoT. Produkt odpowiadający tej wizji wprowadza na rynek na przykład Sharp. Jednocześnie inni producenci wspominają o możliwościach stworzenia monitora na miarę indywidualnych potrzeb danego klienta. To niewątpliwie dotyczy niewielkiej grupy odbiorców, jednak dużo mówi o przyszłości i kierunku rozwoju technologii IT i AV w szeroko pojętych meeting roomach. Na razie coraz częściej funkcje automatyzujące przygotowanie sali na konkretne spotkanie zaczynają być „zaszywane” w popularnych już systemach rezerwacji – dzięki nim osoba planująca zajęcie meeting roomu w danym terminie może jednocześnie zażądać za pośrednictwem systemu dodatkowych narzędzi, np. drukarki, określić liczbę miejsc dla uczestników, temperaturę sali, a nawet zamówić catering czy miejsca parkingowe dla gości. Za taką logistyką ujętą w jednym narzędziu do rezerwacji stoi oczywiście odpowiednio napisane oprogramowanie.

Z rozbudowanych funkcji zaimplementowanych w monitorowych kombajnach – jak je czasem nazywają dostawcy – to wideokonferencje, zdaniem niektórych, zdobędą szeroką popularność jako pierwsze. Z badań przeprowadzonych w listopadzie 2018 r. przez Forrestera (na zlecenie Polycomu), w których wzięli udział specjaliści IT z firm z całego świata, wynika, że już teraz w przedsiębiorstwach pojawia się coraz większa liczba systemów i urządzeń wideokonferencyjnych. Okazuje się jednocześnie, że utrudnia to pracę zarówno uczestnikom konferencji, jak też samym informatykom. Pojawia się więc zapotrzebowanie na spójne narzędzia, które uproszczą zarządzanie takimi systemami. Z tego zresztą powodu Polycom wprowadził na rynek Trio – rodzinę prostych urządzeń komunikacyjnych, które mają umożliwiać firmom korzystanie z wielu chmurowych rozwiązań wideokonferencyjnych w ujednolicony sposób. To jednak tylko przykład i jednocześnie sygnał dla integratorów, aby wsłuchiwali się w podobne problemy swoich klientów i pomagali im w doborze odpowiednich narzędzi.

Sieć pod inteligentną opieką

Rozwój sieci bezprzewodowych to ważny czynnik kreujący rynek rozwiązań do komunikacji i zdalnej współpracy w salach konferencyjnych. Jakość połączenia i jego niezawodność powinna być w tym przypadku taka sama jak połączenia kablowego. Prawdziwą zmianę jakościową w tej dziedzinie wprowadził standard łączności AC. Na nim jednak świat się nie kończy. Na horyzoncie pojawia się już kolejny – AX. Dla przedsiębiorstw, które wykorzystują w pracy niewielkie pliki, np. excelowe, ta ewolucja w technologiach łączności bezprzewodowej może nie być zbyt istotna. Ma natomiast kluczowe znaczenie dla firm, które gromadzą coraz więcej różnorodnych danych, w tym graficznych i wideo, a w kontaktach z klientami chcą wykorzystywać atrakcyjne wizualnie i dynamiczne prezentacje. Doceniają także łatwość zdalnego dostępu do miejsc przechowywania danych, prezentowania ich i dzielenia się nimi. Zachodzące zmiany w sposobie współpracy w huddle roomach, think tankach i meeting roomach mogą sprawić, że klienci będą chętniej inwestować w infrastrukturę sieci bezprzewodowych, w tym centralnie zarządzanych. Dlatego warto, aby integratorzy wzięli pod uwagę świadczenie usług pomiarowych, unaoczniających pokrycie powierzchni biurowej przez pasmo radiowe – bezpośrednio bądź przez firmę współpracującą. Można się spotkać z opinią, że wystarczy trzech, czterech klientów rocznie chętnych na taką usługę, aby integratorowi opłacało się zakupić odpowiednie oprogramowanie.

Trzy pytania do…

Marcina Zajączkowskiego, szefa M3Tech

Mówiąc o planach rozwoju M3Tech, wspomina pan o projektorach i systemach telekonferencyjnych. A wideokonferencje – czy także bierzecie je pod uwagę?

Oczywiście tak. Niemniej nasze dotychczasowe doświadczenia pokazują, że mimo rozwoju technologii wideo i rosnącej łatwości przesyłania obrazu na odległość, popularność wideokonferencji nie rośnie znacząco. Na podstawie doświadczeń firm, z którymi współpracujemy (o zasięgu ogólnopolskim, europejskim i globalnym), wiemy, że w konferencjach na odległość, które odbywają, obraz służy głównie do udostępniania ekranu z zawartością merytoryczną (np. prezentacją powerpoint, arkuszem excel lub obrazem z innej aplikacji). Naszym zdaniem popularność wideokonferencji, w znaczeniu widzenia się przez rozmawiające osoby, zależy w znacznym stopniu od branży oraz od kultury organizacji – jest to jednak pewna nisza w obu przypadkach, przynajmniej w Polsce. Jednak szczegóły tego zjawiska są naszą tajemnicą handlową.

Jakie nowe kompetencje musicie zdobyć, aby obsługiwać klientów w zakresie projektorów, a także tele-, ewentualnie wideokonferencji?

Kiedy mowa o kompetencjach, jakie trzeba zdobyć, aby obsługiwać klientów w zakresie projektorów, a także tele- i wideokonferencji, łatwo odnieść wrażenie, że są one oczywiste. Należy tu wspomnieć o właściwym dopasowaniu rozwiązania do potrzeb odbiorcy, co wymaga z jednej strony dobrego rozeznania w gamie dostępnych produktów (ich wad i zalet oraz możliwych zastosowań), a z drugiej strony konieczna jest znajomość klienta, jego priorytetów, stylu pracy oraz kierunku rozwoju. Brzmi jak truizm, ale w praktyce nie jest to łatwe do zrealizowania. Sprzęt taki jak projektor, telewizor, monitor traktowany jest po prostu jak towar, zarówno przez kupujących jak i dostawców. Z tego powodu najczęściej trudno jest wygenerować na jego sprzedaży marżę wystarczającą na sfinansowanie dogłębnego zbadania potrzeb odbiorców biznesowych. Dlatego o wiele większą wartość mogą zaoferować firmy, które już dobrze znają swoich klientów z innych obszarów świadczenia usług. Jako firma mająca doświadczenie w obszarze Managed Print Services spełniamy te warunki.

Czy rzeczywiście projektory zostaną wyparte z biurowych sal konferencyjnych, meeting roomów przez profesjonalne wyświetlacze (również interaktywne)? Część specjalistów, z którymi rozmawialiśmy nie ma co do tego wątpliwości…

Naszym zdaniem projektory zawsze będą miały swoje miejsce na rynku. W pewnych obszarach projektory przeważają nad telewizorami/monitorami, w innych są porównywalne, a w jeszcze innych im ustępują. Wszystko zależy od indywidualnych preferencji i oczekiwań użytkownika. Istnieją typowe zalety projektorów, które trudno będzie dogonić telewizorom/monitorom w krótkim czasie. Mam na myśli niższy koszt zakupu w stosunku do możliwej do uzyskania wielkości obrazu, większą mobilność – urządzenie możemy łatwo przeinstalować do innej sali, a w przypadku projektorów przenośnych zabierać na spotkania. Niektóre projektory posiadają również oprogramowanie i dodatkowe wyposażenie umożliwiające wirtualne adnotacje na obrazie oraz zapisywanie utworzonych w ten sposób ekranów. Typowe wady projektorów w stosunku do telewizorów/monitorów to zazwyczaj większe zużycie energii elektrycznej, konieczność okresowej wymiany lamp (choć w przypadku nowej technologii laserowej problem ten jest zminimalizowany dzięki znacznemu wydłużeniu żywotności), mniejsza jasność i ostrość obrazu, brak możliwości wbudowania kamery do wideokonferencji, możliwość wejścia osób w przestrzeń między projektorem a ekranem (choć ten problem eliminują rzutniki typu short-throw). W kwestii interaktywności i dostępnych aplikacji prawdopodobnie monitory dają nieco większe możliwości, niemniej projektory są również rozwijane w tym kierunku i nie powinny znacząco odstawać w tym obszarze w przyszłości. Porównywanie tych dwóch technologii jest trochę jak porównywanie jabłek i gruszek tj. popularność jednych nie wyklucza popularności drugich, nawet u tych samych odbiorców.

Room as a Service

Vendorzy rozwijający ofertę rozbudowanych funkcjonalnie (w razie potrzeby również szytych na miarę) monitorów interaktywnych potwierdzają, że potrzebni są dojrzali klienci jako odbiorcy tych produktów. Same firmy IT i AV muszą więc dobrze je poznawać te rozwiązania, aby edukować rynek i pokazywać potencjalnym odbiorcom nowe możliwości technologiczne w zakresie systemów dla sal spotkań.

– Rynek tego typu produktów zdecydowanie dopiero się rozwija – mówi Mariusz Orzechowski, Dyrektor Przedstawicielstwa NEC Display Solutions Europe GmbH w Polsce, który wprowadził na rynek InfinityBoard. – Jak każde stosunkowo nowe rozwiązanie rynkowe, tak też i InfinityBoarda należy właściwie przedstawić użytkownikowi końcowemu. Na pewno nie jest to tylko monitor dotykowy albo wyłącznie system wideokonferencyjny. Jest to wielofunkcyjny kombajn, który należy zaprezentować tak, aby uwypuklić wszystkie jego zalety. Integratorzy muszą zdawać sobie sprawę, że jest to połączenie zarówno hardware’u, software’u, urządzenia telekomunikacyjnego, czy też instalacji sieciowej w obrębie infrastruktury klienta. A więc sukces sprzedażowy tego typu produktu zależy od kompetencji integratora we wszystkich tych zakresach.

Profesjonalne monitory do prezentacji znajdują się m.in. w ofercie producentów biznesowych rozwiązań z zakresu druku. Za pomocą urządzeń drukujących można bowiem skanować dokumenty wprost na monitor czy też na odwrót – drukować to, co wyświetla się na monitorze. Wszystko może spinać system bezpieczeństwa danych i informacji. W dodatku interaktywne monitory wraz z rozwiązaniem chmurowym do przechowywania dokumentów można przedstawić klientowi jako istotny element nowoczesnego, cyfrowego biura.

Integratorzy doświadczeni w sprzedaży kontraktów mogą też zaoferować klientom usługę Room as a Service, a więc możliwość korzystania z wyposażenia sal konferencyjnych w ramach abonamentu. Kolejna szansa na dodatkowy biznes to w tym przypadku także sprzedaż mebli do sal konferencyjnych. Na przykład takich, które mają właściwości izolujące dźwięk. Dzięki temu miejsce spotkań stanowi wyspę w obrębie open space’u, bez konieczności wydzielania osobnego pomieszczenia zamkniętego w czterech ścianach. W takich przypadkach monitor interaktywny może być ruchomą częścią wyposażenia, co wymaga wykorzystania specjalnych wózków transportujących – oczywiście zwiększających koszty całego projektu, a tym samym również zyski integratora.

Zdaniem specjalisty

Tomasz Kruszyński, Country Manager, Aten Poland

W przypadku gdy mamy do czynienia z całym systemem zarządzania salami spotkań, warto zwrócić uwagę na możliwość sterowania nim. Najlepiej, aby producent rozwiązania był w stanie dostarczyć spójny system, który może być dowolnie dostosowany do potrzeb użytkownika. Jeżeli chodzi o możliwość streamowania spotkania mającego miejsce w meeting roomie, warto, aby przełącznik prezentacyjny miał możliwość przesyłania danych do sieci Ethernet/Internet. Eliminuje to ewentualne kwestie niekompatybilności czy opóźnień w przypadku użycia osobnego systemu AV oraz IT. Zawsze warto być na bieżąco z najnowszymi rozwiązaniami technicznymi i programowymi. Jednym z przykładów jest ciągle rozwijający się standard HDBaseT lub możliwości przesyłania obrazu/dźwięku po łączach IP.

Mariusz Orzechowski, dyrektor przedstawicielstwa NEC Display Solutions

Sukces tkwi w kompleksowości produktów: chodzi nie tylko o sprzedaż samego monitora, który można podłączyć do jakiegoś terminala, ale całego systemu łączącego w sobie monitor, soundbar i stół huddle. Co więcej, integrator może zaoferować dodatkowo system rezerwacji sal konferencyjnych oparty na rozwiązaniu Digital Signage. Im większa wartość dodana integratora, tym większa szansa na wyższe marże.Część partnerów ma dzisiaj większe doświadczenie w sektorze AV, a część w branży IT. W przypadku najnowszych rozwiązań dla sal konferencyjnych te kompetencje powinny zostać połączone, a nierzadko wzbogacone o wiedzę z zakresu instalacji sieci czy telekomunikacji.

Jakub Abramczyk, Sales Director Eastern Europe, Polycom

Świat wideokonferencji upraszcza się z punktu widzenia użytkownika końcowego. Natomiast integrator musi dysponować wysokimi kompetencjami, szczególnie w przypadku dużych firm, gdzie systemy wideokonferencyjne nie są osobnym obszarem działania. Integracja to słowo klucz. Funkcjonalność wideokonferencyjna powinna być częścią systemów work flow. Przykładowo, jeśli ktoś chce przeprowadzić wideokonferencję z poziomu CRM, powinien móc to zrobić.

Wojciech Kotkiewicz, menedżer Działu Wsparcia Technicznego, ABC Data

Na rynku jest obecnie mamy dużo urządzeń wideokonferencyjnych pochodzących od dostawców enterprise dla małych i średnich przedsiębiorstw. Nawet 20 calowy nabiurkowy terminal, z jednej strony jest terminalem wideokonferencyjnym (do spotkania można się dołączyć bez względu na to z jakiej platformy się korzysta), umożliwia współdzielenie treści i może służyć po prostu za monitor. W tych wszystkich funkcjonalnościach najważniejsza jest praca na wspólnej treści. Integratorzy nie powinni stawiać na rozwiązania niesprawdzone, często na siłę przyszywane do ofert różnych vendorów. Warto stawiać na vendorów enterprise, którzy dysponują sprawdzoną technologią na poziomie, będącą podstawa dla każdego ich rozwiązania.

Cezary Mąka, Product Manager, Ricoh

Podczas sprzedaży monitorów interaktywnych warto wykorzystać argument automatyzacji oraz bezpieczeństwa. A zatem uświadamiać klientom, że rozwiązania te nie tylko upraszczają i przyspieszają wiele zadań związanych z przygotowaniem technicznym spotkań, ale również zapewniają dostęp do funkcji podnoszących ich efektywność. Możliwość interaktywnej pracy na jednym dokumencie z kilku monitorów umieszczonych w różnych miejscach pozwala na dużą oszczędność czasu i pieniędzy. Notatki nanoszone na prezentacji lub podsumowanie spotkania można natychmiast przesłać do uczestników, a wszystko to odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Miejsce na takie rozwiązanie znajdzie się w każdym z sektorów. Obiecująca jest branża hotelarska, szkoleniowa, medyczna, także prawnicza, którą tworzą często niewielkie, ale wymagające pod kątem bezpieczeństwa informacji firmy.

Maciej Materna, Product Manager Visual Solutions, Sharp

Monitor w meeting roomie nie musi być dotykowy, choć naszym zdaniem modele z tą funkcją dają o wiele więcej ciekawych możliwości i mogą znacząco zwiększyć efektywność firmowych spotkań i konferencji. Bez wątpienia profesjonalne monitory 70-, 80-, a nawet 90-calowe doskonale zastępują w tej chwili projektory, szczególnie że ceny monitorów są coraz bardziej przystępne, ich możliwości zastosowań nieporównanie szersze, a jakość wyświetlanego obrazu perfekcyjna – nawet bez potrzeby zaciemniania sali.

Grzegorz Pieńkosz, inżynier systemowy, Avaya

Poza zaawansowaną wiedzą z zakresu rozwiązań AV integratorzy muszą mieć kompetencje sieciowe, m.in. z zakresu ruchu QoS i bezpieczeństwa sieciowego, być ekspertami od rozwiązań VoIP oraz zunifikowanej komunikacji. Jest to ważne z uwagi na postępującą integrację środowisk i platform informatycznych funkcjonujących wewnątrz firm. Poza aspektami czysto technicznymi związanymi z rozwiązaniami zunifikowanej komunikacji ważne są również akustyka i design wnętrza. Niezwykle istotny jest dobór odpowiednich mebli i materiałów oraz zachowanie właściwych odległości między kamerami a użytkownikami połączeń.

Jakość bez kompromisów

Przygotowane do pracy w warunkach szkolnych

Zajęcia na miarę XXI w.

Interakcja wspomagana technologią

Sieć pod inteligentną opieką

Trzy pytania do…

Room as a Service

Zdaniem specjalisty