Sławomir Zieliński Związany z cyfryzacją spadek wolumenu wydruków nastąpił już 7–8 lat temu, ale potem, chociaż słyszało się o takich ideach jak paperless office, sytuacja na rynku druku była względnie stabilna. Zmieniła to pandemia, która spowodowała tąpnięcie. Nastąpił spadek, który oceniam na 20–30 procent.

Z czego, poza lockdownem, tak duży spadek wynikał?

Ze zmiany modelu pracy i związanego z tym przyspieszenia procesów cyfryzacji. Znam wielu klientów, zarówno z sektora komercyjnego, jak i publicznego, dla których pandemia stała się katalizatorem zmian. Nie można jednak twierdzić, że spadek wydruku dotyczył wszystkich branż, bo przykładowo klienci z segmentu e-commerce zaczęli podczas pandemii drukować więcej. Chociaż obecnie wciąż nie można powiedzieć, że sytuacja na rynku wróciła do stanu sprzed pandemii, to widać pozytywne trendy.

Wiadomo jednak, że podczas pandemii nastąpił też duży wzrost sprzedaży urządzeń konsumenckich i małych biznesowych z przeznaczeniem do pracy zdalnej…

Tak było rzeczywiście, ale my go nie odczuliśmy, bo działamy w segmencie klienta typowo biznesowego i instytucjonalnego, koncentrując się na łączonej sprzedaży urządzeń z serwisem w ramach umów kontraktowych. Nie prowadzimy sprzedaży online produktów, tym bardziej konsumenckich.

Mówi się jednak, że pandemia zmieniła już na stałe sposób działania firm, które wprowadzają hybrydowy model pracy. Dlatego flota ich urządzeń drukujących ma się składać zarówno z większych maszyn w tradycyjnych biurach, jak i małych w home office. Środowisko druku będzie dużo bardziej rozproszone. Czy nie warto dostosowywać do tego trendu usług MPS?

Próby dostosowania się do tego trendu rozbijają się najczęściej o to, że kompleksowe usługi MPS wymagają odpowiedniego wolumenu wydruku per urządzenie. Obsługa rozliczana według liczby wydrukowanych stron nie ma zastosowania w domowym biurze, w którym drukuje się, przykładowo, do 100 stron miesięcznie. Trzeba by więc szukać innych modeli obsługi.

A na czym polega dominujące do tej pory podejście?

Dotychczas dobrze funkcjonował i nadal funkcjonuje model, który polega na redukowaniu liczby urządzeń w firmie. A żeby drukarki nie stały na każdym biurku, wstawia się większe maszyny, do których dostęp ma wiele osób. Wtedy rosną średnie wolumeny per urządzenie, spadają koszty wydruku per strona i taki biznes staje się bardziej opłacalny zarówno dla klienta, jak i dostawcy MPS. Dla dostawcy to mniejsze koszty serwisu, bo przy takim samym wolumenie wydruku mamy pod opieką znacznie mniej urządzeń. Mniejszą liczebnie flotą dużych drukarek łatwiej się zarządza, mniej jest rodzajów materiałów eksploatacyjnych. A przy tym taniej, bo niższe są koszty wdrożenia oprogramowania do zarządzania, licencjonowanego od urządzenia. Potrzeba też mniej czytników kart dostępowych. Duże maszyny to w większości urządzenia wielofunkcyjne, które mogą mieć lepsze skanery, więcej podajników papieru, funkcje zszywania, broszurowania, więc konsolidacja daje także większą funkcjonalność, nieosiągalną w przypadku małych modeli.

Czyli z tym hybrydowym modelem pracy to tylko kłopot?  

W przypadku wielu małych urządzeń koszty jest dużo trudniej optymalizować. Nie oznacza to, że nie szukamy sposobów na obsługę takich środowisk, która może polegać na jakiejś formie wynajmu, ułatwionym sposobie zamawiania tonerów, serwisu w ramach ryczałtu.

Artykuł MPS to koło napędowe dla usług pochodzi z serwisu CRN.

Bez względu na wielkość oraz charakter firmy, taki abonamentowy model korzystania z urządzeń do druku niesie ze sobą szereg zalet, a przede wszystkim zapewnia wymierne oszczędności. Aby przeprowadzić wdrożenie, nie ma potrzeby zakupu samego sprzętu – jest on wydzierżawiany przez partnera Epsona w ramach długofalowego pełnego kontraktu serwisowego. Użytkownik rozliczany jest wyłącznie za wydrukowaną ilość stron, a w kwestii kosztów eksploatacyjnych związanych z drukiem, po jego stronie leży wyłącznie dbanie o to… by nie skończył się papier. Jednym słowem, klient płaci za stronę wydruku i tylko to powinno go interesować, reszta zaś spoczywa na barkach partnera dostarczającego sprzęt i usługę. Decydująca się na MPS firma otrzymuje usługę szytą na miarę, co zapewnia precyzyjne szacowanie wydatków.

Jak to działa? Partner najpierw przeprowadza analizę jak funkcjonuje dane przedsiębiorstwo oraz kiedy i dlaczego pracownicy drukują dokumenty. Ten etap pozwala wskazać obszary wymagające optymalizacji. W kolejnym kroku proponuje najlepiej pasujące i dobrane rozwiązania, a po dostarczeniu urządzeń zajmuje się kompleksowo ich serwisowaniem, uzupełnianiem materiałów eksploatacyjnych oraz okresowym serwisem i wsparciem technicznym. Umowa gwarantuje po prostu ciągłość pracy urządzeń w najwyższym stopniu ich sprawności, czyli to, czego klient oczekuje.

Poza wygodą i niezawodnością, takie rozwiązanie jest także dobre z punktu widzenia przewidywalności wydatków na utrzymanie zaplecza IT. Rozliczanie transakcji w ramach kosztów operacyjnych pozwala klientowi na optymalizację budżetową. Z kolei dla partnera oznacza to komfort prognozowania przychodów, a dla obu podmiotów długofalowa relacja biznesowa przekłada się na „spokojną głowę” i poczucie bezpieczeństwa.

Umiejętność zaproponowania właściwego rozwiązania zależy oczywiście przede wszystkim od kwalifikacji i doświadczenia integratora. Dlatego Epson cały czas stawia na edukację i wsparcie swoich partnerów handlowych, umożliwiając im oferowanie klientom wartości dodanej w postaci wsparcia eksperckiego. Najważniejsza jest tu dogłębna wiedza o produktach – nie tylko o samych urządzeniach, ale także o systemach zwiększających ich wydajność i funkcjonalność oraz poziom bezpieczeństwa. Co ważne, dołączenie usług MPS do oferty jest dla partnerów szansą na dotarcie do takiego klienta końcowego, który z różnych przyczyn (np. budżetowych) nie zdecydowałby się na kupno sprzętu.

MPS – sposób na optymalizację

Efektem udanego wdrożenia usług do zarządzania drukiem jest zredukowanie niepotrzebnych wydatków i strat związanych z tworzeniem dokumentów, zoptymalizowanie infrastruktury, a nawet zmniejszenie floty urządzeń, co również przekłada się na dodatkowe oszczędności. W przypadku outsourcingu druku, eliminuje się też wydatki na konieczność utrzymywania zasobów zarówno ludzkich, jak i magazynowych, które gwarantują ciągłość dostaw materiałów eksploatacyjnych i utrzymania zapasu urządzeń drukujących na okoliczność wystąpienia nieprzewidywalnych zdarzeń. Możliwość skalowania środowiska druku w tym modelu w reakcji na rozwój firmy zapewnia klientom większą wydajność i rentowność oraz przewidywalność kosztów.

W kontekście usług MPS trzeba pamiętać, że obejmowane nimi urządzenia wielofunkcyjne to obecnie znacznie więcej niż sprzęt drukujący z dodatkowymi opcjami. Dzięki zaawansowanym narzędziom do skanowania i dystrybucji dokumentów cyfrowych stają się one centrami obiegu informacji i pozwalają skutecznie je współużytkować. Świadome wykorzystanie tych możliwości pozwala – przy użyciu drukarek jako platformy – korzystać z rozwiązań niosących szersze możliwości niż tylko druk.

Wśród przedsiębiorców z roku na rok coraz bardziej rośnie też świadomość potrzeby uszczelniania systemów przed ewentualnymi wyciekami wrażliwych informacji. Odpowiadając na to, Epson od lat dostarcza swoje urządzenia z narzędziami, które poz-walają na odpowiednie zabezpieczenie systemu obiegu informacji. Administratorzy otrzymują pełen zestaw oprogramowania, które umożliwia zarządzenie flotą (także taką, w skład której wchodzą urządzenia innych producentów), przez co minimalizuje ryzyko wycieku informacji oraz kosztownego przestoju sprzętu.

WorkForce Enterprise – pełna integracja z MPS

W środowisko usług zarządzania drukiem idealnie wpisują się urządzenia z rodziny Epson WorkForce Enterprise. Niezawodność sprawdzonej technologii głowic PrecisionCore, drukujących w niewymagającej użycia ciepła, autorskiej technologii Heat-Free, gwarantuje olbrzymie oszczędności. Wynikają one z niskich kosztów druku, ale także ze zmniejszenia liczby koniecznych interwencji serwisowych. Te atramentowe urządzenia, w przeciwieństwie do drukarek laserowych, pozbawione są podzespołów wymagających częstej wymiany, takich jak bębny, grzałki i tonery. Dzięki uproszczonej budowie oraz obecności pojemnych zasobników na tusz korzystanie z nich ogranicza czynności serwisowe do minimum.

Zastosowany tu zaawansowany system wymiany pojemników z atramentem zapewnia wysoką wydajność drukowania, co pozwala na znaczące zmniejszenie kosztów związanych z obsługą serwisową i logistyką. Urządzenia WorkForce Enteprise zmniejszają negatywny wpływ na środowisko związany z logistyką i recyklingiem, gdyż generują nawet 96 proc. mniej odpadów i zużywają do 83 proc. mniej energii elektrycznej (w porównaniu z analogicznymi drukarkami laserowymi i kopiarkami).

Warto także wspomnieć, że używane w rodzinie WorkForce Pro tusze DURABrite i UltraDURABrite zapewniają bardzo wysoką wydajność, co przekłada się na niski koszt druku w przeliczeniu na jedną stronę. Dzięki tym atramentom Epsona wydruki znacznie lepiej znoszą upływ czasu, gdyż zachowują najwyższe parametry przez wiele lat. Jest to idealne rozwiązanie do archiwizowania dokumentów zgodnie z przepisami prawa.

Dodatkowo można korzystać z wielu rozwiązań usprawniających przepływ pracy, które pomagają zwiększyć rentowność firmy. Epson Open Platform, Epson Print Admin, Document Capture Pro i Epson Device Admin to zaawansowane funkcje, dzięki którym urządzenie z rodziny WorkForce Enterprise będzie czymś więcej niż tylko zwykłą drukarką i skanerem. W połączeniu z zaletami modeli z serii Enterprise, usługi zarządzania drukiem to doskonałe rozwiązanie, pozwalające na połączenie przewidywalności wydatków i rozłożenia ich w czasie, ze stabilnym, a jednocześnie bezpiecznym przebiegiem procesów obiegu dokumentów.

Dodatkowe informacje: Krzysztof Janiec, MPS Specialist, Epson, krzysztof.janiec@epson.pl

Artykuł MPS według Epsona: po prostu drukuj! pochodzi z serwisu CRN.

Rafał Gutkowski, Office Services Director, Ricoh

Robert Kozioł, Business Development Manager, Komputronik Biznes

Krzysztof Mertowski, Channel Sales Manager, Brother

Robert Reszkowski, Business Sales Manager, Epson

Łukasz Rumowski, dyrektor Działu Rozwoju Produktu, Grupa Arcus

Wszystkich uczestników zobaczycie w filmowym skrócie z debaty

CRN Czy i jak się zmienia podejście klientów biznesowych do infrastruktury drukującej, którą mają w organizacjach?

Robert Reszkowski Ogólnie rzecz biorąc, odbiorcy biznesowi zauważają, że oferta urządzeń drukujących przeznaczonych dla firm w ostatnich latach bardzo się zmieniła. Często więc nie traktują ich jako jednostkowe urządzenia, ale kompleksowy system odpowiedzialny za cały proces druku w firmie czy instytucji, włączając w to również zarządzanie dokumentami. Poza tym na decyzje biznesowe odnoszące się do rozwiązań drukujących wpływa coraz częściej całkowity koszt ich utrzymania. To efekt pojawiania się nowych, wydajnych technologii druku, jak chociażby „atrament dla biznesu”, które pozwalają drukować taniej i efektywniej. Równolegle rośnie znaczenie cech ekologicznych proponowanych rozwiązań.

Rafał Gutkowski My natomiast obserwujemy zmiany głównie wynikające z regulacji prawnych, które sprawiają, że biznes patrzy na systemy druku rzeczywiście z nowej perspektywy. Zmianę tę spowodowała zeszłoroczna dyskusja o RODO. Obecnie urządzenia drukujące postrzega się również jako miejsce, które może być najsłabszym punktem ochrony danych. Część naszych klientów zaczęła zwracać uwagę na to, jak te dane, do których można uzyskać dostęp za pośrednictwem maszyn drukujących, będą zabezpieczone. To jeden aspekt. Drugi, poruszony przez pana Reszkowskiego, wiąże się z ochroną środowiska. W Europie Zachodniej i USA dużą wagę przywiązuje się do tego, na ile działania producentów oraz ich sprzęt są eko. Poza tym klienci ewidentnie zwrócili uwagę, że urządzenia drukujące stanowią ważny element infrastruktury biura i mają istotny wpływ na efektywność działania organizacji czy szczególnych procesów, na których zależy firmie. Nie mogą ich zaburzać, stąd większy nacisk na niezawodność sprzętu i możliwość zapobiegania usterkom lub szybkiej naprawy. Dla odbiorców końcowych ważna jest też świadomość, że korzystają z innowacyjnych rozwiązań, nowoczesnej technologii. Zwłaszcza u klientów MŚP za wyborem danego rozwiązania przemawiają jego innowacyjne cechy.

Krzysztof Mertowski Wskazałbym też wyższą obecnie świadomość kosztów, które mogą być generowane przez rozwiązania drukujące. Ale to w większych firmach. Istnieje natomiast jeszcze mnóstwo przedsiębiorstw, w których kwestię nowoczesnego podejścia do rozwiązań druku spycha się ciągle na ostatnie miejsce. Przez optymalizację rozumie się korzystanie z alternatywnej eksploatacji czy zakup sprzętu używanego, a brakuje myślenia o outsourcingu, który jest wyznacznikiem nowoczesnego podejścia do tej części infrastruktury. Sytuacja bywa naprawdę zróżnicowana – niektóre firmy nie przesiadły się jeszcze z rozwiązań konsumenckich na biznesowe. Tak więc praca edukacyjna obejmująca nawet podstawowe zagadnienia w dziedzinie druku firmowego ciągle musi się odbywać.

Łukasz Rumowski Większych klientów, świadomych i doświadczonych w optymalizacji tej części infrastruktury, w mniejszym już stopniu interesuje techniczny aspekt urządzeń. Mało tego – nie jesteśmy w stanie sprzedać im usługi MPS (Managed Print Services) czy MDS (Managed Document Services), nie oferując naprawdę rozbudowanego serwisu, a nawet finansowania. Dzięki firmom zachodnim, które mają tutaj swoje oddziały oraz większą świadomość wagi szybkości procesów biznesowych, rozwiązaniem nie jest już samo zapewnienie ciągłości usługi druku. Ważna staje się integracja tej usługi z procesami biznesowymi w ich organizacji. Korzyścią ma być nie sama usługa związana z drukowaniem, ale usprawnienie wewnętrznego procesu i tym samym ulepszenie środowiska pracy. To jest obszar stanowiący obecnie wyzwanie dla całej branży.

Rafał Gutkowski, Ricoh

Z jednej strony chcemy rozmawiać o usługach związanych z firmową infrastrukturą drukującą, które mają coraz częściej oferować integratorzy. Z drugiej czytelnicy CRN Polska często podkreślają, że transakcyjna sprzedaż maszyn drukujących wciąż zajmuje dużo miejsca w ich biznesie…

Robert Reszkowski Owszem, transakcje ciągle są mocną stroną tego rynku. Ale świadomość klientów biznesowych odnośnie do MPS-u zmienia się. Użytkownicy, na generalnie coraz bardziej usługowym rynku, zaczynają coraz lepiej rozumieć istotę rozwiązań opartych na usłudze i płynące z nich korzyści. Po około dwóch latach od poprzedniej debaty CRN-a, podczas której zastanawialiśmy się, jak rynek usług w zakresie druku biurowego się rozwinie – widzę postęp. Sytuacja nie zmienia się dynamicznie i nie spodziewam się, że na rynku druku biznesowego będziemy za chwilę sprzedawać tylko usługi. Natomiast mamy do czynienia z wyraźnym progresem, nie tylko w dużych firmach, ale też małych i średnich. Nasi partnerzy coraz bardziej doceniają możliwość tego typu współpracy na linii integrator – klient końcowy.

Robert Kozioł Obserwuję ten rynek od wielu lat i również zauważam skutki pracy, jaka została już wykonana zarówno przez producentów, jak też zaawansowanych integratorów, którzy szkolili klientów biznesowych w zakresie MPS-u. Obecnie klienci rozumieją, czym jest usługa drukowania, a to było coś, co zabierało nam bardzo dużo czasu w trakcie kolejnych spotkań. I rzeczywiście, ten coraz większy rynek wynajmu różnych rzeczy, których wcześniej się raczej nie wynajmowało, zmienia podejście klientów i wpływa też pozytywnie na mniejsze firmy. Dlatego obecnie łatwiej jest realizować również mniejsze kontrakty MPS-owe, nawet takie, które rozproszone są po całym kraju. Tym bardziej że jako integrator rozwiązań dysponujemy rozbudowaną siatką techników oraz partnerów w Polsce.

Krzysztof Mertowski Wiele mniejszych firm również oczekuje rozwiązań, które poprawią ich efektywność, codzienny sposób pracy – otwiera się więc przestrzeń na odpowiednie rozwiązania. Samych partnerów też trzeba dokształcać i ciągle zachęcać do działania, bo pamiętajmy, że aktywność związana z drukiem biznesowym dla wielu firm IT stanowi margines ich działalności. Nie zawsze chcą więc na to poświęcać czas i środki, w tym zasoby ludzkie. W sporej liczbie przypadków chodzi więc o pokazywanie kolejnej ścieżki, jak w oparciu o nowoczesne rozwiązania druku biznesowego można zwiększać dotychczasowe przychody.

Krzysztof Mertowski, Brother

Wydaje się, że ilu producentów i integratorów, tyle podejść do usług związanych z firmowym drukiem. Można się nawet spotkać ze stwierdzeniem, że na tym rynku wszystko, co było do zrobienia, zostało już  zrobione. Jak to właściwie rozumieć?

Krzysztof Mertowski Dzisiaj już każdy producent związany z drukiem kładzie nacisk na MPS, bo jest to długoterminowe wiązanie się z klientem, a na tym nam wszystkim zależy. Myślę jednak, że jeszcze trzeba popracować nad poprawą wielu kwestii. Zarówno jeśli chodzi o rozwiązania software’owe, jak i udoskonalanie samej jakości usług. W wielu sytuacjach usługi mogą być lepsze – z punktu widzenia klienta. My sami, choć realizujemy w pełni założenia odnośnie do sprzedaży usług opartych na rozwiązaniach Brothera przez partnerów, widzimy, że sporo jeszcze przed nami, jeśli chodzi o poprawienie usługi MPS-owej. To, że sprzęt drukuje nie 50 stron na minutę, a 100, z punktu widzenia klienta niewiele zmienia. Technikalia schodzą trochę na plan dalszy.

Robert Kozioł Rzeczywiście dużo jeszcze zostało do zrobienia w kwestii rozwiązań software’owych związanych MPS-em. Szerokie pole do popisu daje dziedzina OCR-owania dokumentów. Jeśli zaś chodzi o oferowany sprzęt w wydajnych systemach MPS-owych, to rzeczywiście już nie do końca samo urządzenie ma tu znaczenie, bo największą wartość przedstawia jednak oprogramowanie. System musi pozwolić na wszelkiego rodzaju udziwnienia i realizowanie naprawdę rozmaitych scenariuszy, jakich oczekują klienci. Przykładem są nasze rozwiązania do zarządzania dokumentami oferowane w ramach optymalizacji procesów w przedsiębiorstwach, które często się rozpoczynają od wydruku czy skanowania dokumentu na urządzeniu fizycznym.

Łukasz Rumowski My w pewnym momencie doszliśmy do wniosku, że potencjał MPS w klasycznej wersji został wyczerpany, a tymczasem on się bardzo naturalnie i elastycznie przerodził w coś, co nazywamy MDS-em, właśnie dlatego że już mniejszą wagę przywiązujemy do samego drukowania, tylko do dokumentu, w jakiejkolwiek byłby on formie. Kiedy ów dokument obuduje się usługami developmentu, środowiskowymi i tak dalej, to dochodzimy do wniosku, że granicą dla MDS-u jest w istocie jedynie wyobraźnia project managera czy też… aktualne bolączki klienta. A w każdej firmie bolączką będzie coś innego. Stąd potrzeba dogłębnej analizy potrzeb odbiorców. Mamy strategię, którą nazywamy Arcus Narrow Solution. Polega na tym, żeby za pomocą aplikacji – ale oczywiście na bazie klasycznego MPS-u – tworzyć rozwiązanie trafiające precyzyjnie w określone potrzeby klienta. Nie na wyrost, bo szczególnie w MŚP na wyrost nic nie da się zrobić.

Robert Reszkowski Usługa szyta na miarę to rzeczywiście podstawa. Epson widzi siebie przede wszystkim jako producenta hardware’u, którego możliwości są rozbudowywane o funkcje oprogramowania własnego, dołączane najczęściej bez dodatkowych kosztów (np. Epson Print Admin – do wydruku podążającego oraz kontroli kosztów, lub Epson Document Capture PRO – służącego do digitalizacji dokumentów papierowych i podstawowego workflow w firmie), jak również niezależnych producentów software’u (PaperCut, Movity etc.). Integrator, wykorzystując Otwartą Platformę Epsona, może zaproponować rozwiązania dopasowane do indywidualnych potrzeb użytkownika. Jednak oferta przygotowana na podstawie nieprawidłowo dokonanej oceny tych potrzeb będzie działała na niekorzyść zarówno finalnego użytkownika, integratora, jak i naszą. Na partnerach spoczywa więc duża odpowiedzialność.

Robert Kozioł, Komputronik Biznes

Rafał Gutkowski Ja zaś na MPS patrzę tak jak na komputer. Usługi te po prostu są coraz mocniej obudowywane różnymi dodatkami – podobnie jak dodaje się coraz mocniejsze procesory czy większą pamięć do komputerów. Tak samo jest z usługami MPS, które wzbogaciły się o różne elementy związane z wydrukiem i serwisem w porównaniu z tym, co było na początku. Przykładowo Ricoh wraz z nową generacją maszyn dodał funkcję automatycznego ich naprawiania i automatycznych upgrade’ów. To wszystko odbywa się przez internet, bez potrzeby bezpośredniej ingerencji inżyniera. Tu rodzą się nowe możliwości, pod tym względem usługa MPS rozwija się – rozwój technologii powoduje, że jest dużo bardziej zaawansowana, a w pewnych obszarach może być jeszcze bardziej zautomatyzowana.

Robert Kozioł Pan Gutkowski wspomniał o tym, że nowo wprowadzone urządzenia Ricoh same się naprawiają. Taka automatyzacja ma swoje dobre strony, ponieważ do tej pory faktycznie integrator wraz z osobą obsługującą całą flotę musiał wszystkiego sam pilnować. Często oczywiście za pomocą aplikacji zarządzającej, która ułatwia kontrolę pracy urządzeń, nie tylko ich sprawności fizycznej, ale i firmware’u. Z drugiej strony na aktualizacje, o których pan mówił, patrzę też przez pryzmat potencjalnych kłopotów. Miałem ostatnio do czynienia z taką automatyczną aktualizacją, która wyłączyła nagle pewną drobną funkcję w kilku modelach – używaną tylko u jednego klienta. Sprawiło nam to sporo kłopotu. Dlatego warto byłoby bardziej uświadamiać integratorom, w jaki sposób konkretna automatyzacja przebiega i na jakie funkcje może wpłynąć.

Rafał Gutkowski Nie mówimy tu o sytuacji, w której urządzenie „żyje swoim życiem”. Każda aktualizacja musi zostać zatwierdzona. Chcemy, żeby nasi użytkownicy czy administratorzy zarządzający infrastrukturą nie musieli tracić czasu na szukanie aktualizacji czy aplikacji, które można zainstalować na urządzeniu. Zgodnie z tą koncepcją możliwości maszyny dostosowują się do nowych potrzeb firmy. Odnośnie do minimalizowania ryzyka wystąpienia przestoju – MFP z serii Intelligent Machines współpracują z platformą Ricoh Intelligent Support, która stale monitoruje ich stan. System bazuje na zaawansowanej analizie danych. Umożliwia to bardzo precyzyjną kontrolę poprawności działania wszystkich procesów i znaczne obniżenie ryzyka wystąpienia awarii. Dzięki funkcji zdalnej obsługi panelu część usterek może zostać naprawiona przez inżyniera serwisu zdalnie.

A jakie nowe funkcje mogą stanowić wabik dla potencjalnych użytkowników urządzeń Brothera i Epsona?

Krzysztof Mertowski W naszych maszynach zaczęły się pojawiać funkcje umożliwiające klientom zamawianie materiałów eksploatacyjnych albo serwisu z poziomu urządzenia. To pomaga użytkownikowi w codziennym funkcjonowaniu. Oczywiście są to rozwiązania, które w pewien sposób muszą być dopasowane do całego środowiska druku zastanego u klienta. Natomiast to są te elementy, które mają za zadanie zwiększać samą jakość czy łatwość funkcjonowania infrastruktury drukującej w przedsiębiorstwie.

Robert Reszkowski, Epson

Robert Reszkowski Nasze rozwiązania mają maksymalnie ułatwiać dostęp do najważniejszych funkcji z wyświetlacza urządzenia. Oferujemy też możliwość dopasowania elementów widocznych na wyświetlaczu do potrzeb użytkownika. Epson mocno stawia na współpracę z firmami trzecimi, które dostarczają rozwiązania software’owe – dopiero to daje szerokie możliwości kreowania nowych funkcji. Gdy mowa o technologii – tworzymy rozwiązania atramentowe przeznaczone dla biznesu i wskazujemy niewątpliwe korzyści, jakie wynikają z ich użytkowania, związane przede wszystkim z wysoką opłacalnością kosztową dla firm i instytucji oraz elementami proekologiczymi.

Czy takie podejście do rozwoju maszyn drukujących rzeczywiście pomaga integratorom w oferowaniu klientom rozwiązań i usług na miarę ich potrzeb?

Łukasz Rumowski Funkcje, które panowie wymieniliście, są fajne, chwytliwe, jednak trochę stoją w sprzeczności z MPS-em. Raczej żaden klient nie będzie wysyłał do kogoś maila z maszyny, żeby zamówić eksploatację, bo łatwo tu o pomyłkę albo coś nie zadziała i maszyna zamówi toner kilka razy. Natomiast integratorom potrzebne jest bardziej globalne rozwiązanie w postaci software’u, który sczytuje dane ze wszystkich urządzeń i przedstawia je sumarycznie, dzięki czemu partner obsługujący klienta ma zapewnioną wygodę w zamawianiu materiałów. I to powinny być raczej rozwiązania dla partnerów, a nie dla klienta końcowego. Myślę, że rola producentów jest taka, żeby jak najwięcej hardware’owych elementów dodawać maszynom, bo integratorzy mają większy problem ze sprzętową rozbudową tych urządzeń niż software’ową. W tym drugim przypadku partnerom przydaje się z kolei dostęp do SDK (Software Development Kit).

Robert Kozioł SDK jest kluczem, aby integratorzy mogli integrować urządzenia różnych marek. Bez tego nie da się robić tych – mówiąc kolokwialnie – fajnych rzeczy, którymi można zdobyć klienta. Zrezygnowaliśmy z dokonywania zmian w samych urządzeniach właśnie z racji problemów z dostępem do SDK. My trafiamy do odbiorcy nie tylko ze sprzętem czy kompletnym MPS-em. Przychodzimy do firm również z samym rozwiązaniem software’owym i próbujemy dopasować je do floty drukującej, którą tam zastaliśmy. Natomiast funkcje, o których tu nie wspomniano, a które są ważne z naszego punktu widzenia, to te związane z zaawansowanym OCR-owaniem dokumentów na urządzeniu, np. takie, dzięki którym otrzymujemy dokument gotowy do edytowania czy opisany indeksami – do dalszego automatycznego procesowania w ramach firmy, np. w procesach akceptacji zamówień, faktur i wielu innych. Ze względu na rosnącą ilość danych oraz wyzwania na rynku pracy w tym kierunku widzę rozwój funkcjonalności maszyn drukujących.

Łukasz Rumowski Producent najczęściej dostarcza narzędzia do swojej marki, a u klientów raczej zastajemy miks brandów. Wydaje mi się, że to nawet może hamować rozwój MPS-u i MDS-u, ponieważ jednorodność maszyn w parku klienta zawsze była problematyczna. Jednak gdy producent dostrzega możliwość zarobku dzięki zwiększaniu oferty usługowej, nie będzie chciał współpracować na zasadzie wymiany SDK, co czyni tę usługę mniej popularną lub po prostu wprowadza wymóg ujednolicenia urządzeń drukujących działających u klienta biznesowego.

Łukasz Rumowski, Arcus

Krzysztof Mertowski Słuchając wypowiedzi obu panów, chciałbym jednak wrócić do tego, o czym wspominaliśmy na początku. Mianowicie, że mamy dużych klientów, ale mamy też takich z rynku MŚP. W wielu sytuacjach tym małym nie są potrzebne rozwiązania software’owe, za to mogą być zainteresowani w miarę kompaktowymi, w miarę zwartymi urządzeniami z funkcjami, które są dla nich nowe i wprowadzają jakąś zmianę w organizacji. Tymczasem grupa firm integratorskich, które chcą robić wszystko same, mając do tego wiedzę, możliwości i zasoby ludzkie, jest ciągle niewielka. W wielu sytuacjach integrator – często może mniejszy, ale jednak integrator – oczekuje od producenta, żeby w dziedzinie druku wiele za niego zrobił…

Nowoczesne rozwiązania z zakresu druku firmowego wspomagają cyfrową transformację klientów. Jakie wyzwania się z tym wiążą z punktu widzenia producentów?

Rafał Gutkowski Ricoh generalnie stara się, aby jego rozwiązania wspierały cyfrowe miejsce pracy, stąd wykorzystywane w naszej komunikacji hasło „Empowering Digital Workplaces”. Ważne jest, aby zamiana dokumentu na postać cyfrową i dalsze jego przetwarzanie rzeczywiście prowadziło do przyspieszenia procesów przebiegających w danej organizacji, a więc podniesienia efektywności pracy, którą trzeba wykonywać na co dzień w biurach. Oprócz tego we wprowadzaniu procesów digitalizacyjnych w firmie trzeba brać pod uwagę charakterystyczne dla niej cele, np. związane z bezpieczeństwem. Rozwiązania Ricoh zapewniają skanowanie dokumentów nawet do plików MP3, z możliwością późniejszego odsłuchania. Ważne są dla nas również funkcje usprawniające procesy skanowania (na przykład ta, dzięki której automatycznie są omijane strony puste), poza tym rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo elektronicznego dokumentu. Skanujemy np. do formatu .pdf, który jest hasłowany – dzięki temu firma zyskuje pewność, że dokument zdoła otworzyć jedynie uprawniona osoba. Nasze urządzenia, dzięki szyfrowaniu danych, zapewniają bezpieczne przesyłanie dokumentów.

Robert Reszkowski Cyfrowe biuro jest pojęciem, które coraz bardziej dociera do naszej świadomości, ale musimy pamiętać, że duża część użytkowników jest nadal przywiązana do posługiwania się tradycyjnymi wydrukami. Oprócz przyzwyczajeń wpływ na to mają również wymogi prawne, szczególnie w segmencie publicznym. Dlatego największym wyzwaniem jest zaproponowanie w obu dziedzinach (dokumentów cyfrowych i tradycyjnych) rozwiązań, jakich klient rzeczywiście potrzebuje, tak aby mógł efektywnie pracować w sposób, który mu na daną chwilę naprawdę odpowiada. Dlatego Epson proponuje partnerom systemy, które służą do digitalizacji tego, co funkcjonuje w biurze, czyli rozwijamy się w zakresie technik skanowania, zarówno jeśli chodzi o typowe skanery w wersjach dla pojedynczego biura czy oddziału, jak i w kategorii urządzeń wielofunkcyjnych. Ale jednocześnie proponujemy innowacyjne podejście do wykorzystania papieru w biurze – nasze rozwiązanie Paper Lab umożliwia przerabianie zużytych wydruków na czysty papier do drukarki. Cyfrowe biuro jest przyszłością, natomiast staramy się ułatwić użytkownikowi proces transformacji i pracę w sposób efektywny w każdej formie.

Krzysztof Mertowski Brother także – jak każdy z producentów – zarówno chce, jak i musi uczestniczyć w cyfrowym rozwoju dokumentów. Mamy do tego odpowiednie produkty. Prawda jest taka, że teoretycznie od kilku już lat cyfrowy dokument powinien w instytucjach funkcjonować, a jednak nie funkcjonuje. Wprawdzie ci, którzy chcieli na niego przejść, już to zrobili, ale w wielu sytuacjach ciągle brakuje świadomości i odpowiedniej edukacji pracowników. Znam firmy, które kupiły ogromne rozwiązania software’owe i wykorzystują je może w 20 proc. Wydały wielkie pieniądze na coś, z czego nie korzystają, ponieważ nikt nie nauczył pracowników, jak to robić i po co. Problemem jest też mentalność. Dla ludzi od lat zatrudnionych w firmach praca na dokumencie cyfrowym okazuje się poważnym utrudnieniem. Strategia i edukacja to podstawa cyfrowej transformacji w dziedzinie cyfrowego dokumentu.

Integratorzy jednak mogą być źródłem odpowiedniej wiedzy dla klientów odnośnie do cyfrowej transformacji i tego, jaki udział w niej może mieć infrastruktura druku. Ale czy to robią, w dużym stopniu zależy od producenta, z którym są związani, i jego priorytetów. A druk papierowy to wciąż podstawa…

Krzysztof Mertowski Żyjemy z druku i będziemy tak żyli jeszcze przez wiele lat. Dokument cyfrowy musi funkcjonować w świadomości producenta po to, żeby mu pokazywać pewną ścieżkę, natomiast na pewno to nie jest coś, na czym należy się w naszej ocenie dzisiaj skupiać. Wolimy, żeby klient ten dokument cyfrowy wydrukował. Rynek druku generalnie maleje, taka jest prawda, stąd poszukiwanie innych ścieżek rozwoju.

Rafał Gutkowski Druk w firmie bardziej ewoluuje, niż maleje. Sam widzę, że niektórzy klienci drukują nawet zdecydowanie więcej niż kiedyś. Dlatego ten rynek w żaden sposób nie traci na znaczeniu. Natomiast jeśli chodzi o partnerów, to jednym z elementów świadczenia usług, m.in. MPS właśnie, jest przygotowanie użytkownika końcowego na zmianę. Mówimy o tych użytkownikach, którzy mają stare przyzwyczajenia. Dlatego mamy cały program zarządzania zmianą, polegający na wprowadzaniu klientów końcowych w świat druku zarządzalnego, jak również cyfrowego dokumentu. Drugi program dotyczy współpracy z partnerami – nasi autoryzowani integratorzy mają dostęp do SDK, o którym już była mowa. Jednocześnie też za pomocą szkoleń przygotowujemy ich do zmiany. Jeśli bowiem nie będą wiedzieli, jak rozmawiać z klientem o cyfrowej transformacji, zaczną walczyć ceną. Muszą mieć wiedzę i zestaw argumentów, z którymi będą się czuć pewnie.

Robert Reszkowski Bazując na danych IDC za ostatnie lata, widzimy wyraźnie, że sumaryczna liczba wydruków biznesowych się nie zmienia. Jest za to coraz więcej rodzajów dokumentów, które są drukowane. Przybiera także na sile zjawisko, które możemy nazwać świadomym drukowaniem. Jest to część tego, co kryje się pod angielskim określeniem CSR (Corporate Social Responsibility), czyli społecznej odpowiedzialności biznesu. Epson oferuje rozwiązania stworzone z myślą o koncepcji CSR.

A jak reagują klienci na przekaz ze strony integratorów dotyczący biura opartego na cyfrowym dokumencie?

Łukasz Rumowski Z naszych doświadczeń wynika, że klienci są tym zainteresowani, ponieważ to im pokazuje nowy sposób działania, umożliwiający zmianę, która przyniesie wymierne korzyści. Chodzi o to, aby z urządzeń MFP i drukarek zrobić rozwiązania działające możliwie samoistnie, będące formą serwera, który da się oprogramować. Pojawiają się nowe możliwości związane z podpisem kwalifikowanym, dzięki któremu skan nie będzie zwykłym skanem. Bo sama zamiana dokumentu papierowego na cyfrowy to jeszcze nie cyfryzacja. Pod tym pojęciem kryje się cały workflow, odpowiednie zarządzanie metadanymi, które dopiero daje klientowi odczuć efekty cyfryzacji. Ale wykorzystanie sztucznej inteligencji w urządzeniach drukujących – tak aby uczyły się naszego zachowania – to też jest element cyfryzacji, a raczej cyfrowego biura, które generalnie wykracza poza dokument jako taki.

Robert Kozioł Sztuczna inteligencja w procesach związanych z cyfrowym dokumentem to temat duży, nośny i przyszłościowy. Cyfryzacja zaczyna się właściwie od skanowania dokumentów na urządzeniach wielofunkcyjnych, które – jako elementy infrastruktury monitorowanej przez MPS – są wsparciem dla systemów wspomagających procesy biznesowe w organizacji związane z samymi dokumentami. Elektroniczne repozytoria i systemy elektronicznego obiegu dokumentów wydają się naturalnym kierunkiem rozwoju cyfryzacji. Oferowane przez Komputronik Biznes własne aplikacje z grupy Movarch czy też produkty innych dostawców, jak Docu Ware oraz Job Router, jako źródła wykorzystują właśnie wysyłane przez e-mail lub zapisywane w zasobach sieciowych w firmie dokumenty, skanowane uprzednio na maszynach MFP. Aplikacje klasy BPM czy DMS należą do grupy podstawowych narzędzi dla cyfrowego biura. Ale warto zwrócić uwagę na to, co zastajemy u klienta, kiedy podchodzimy do tematu cyfryzacji w zakresie dokumentów. To są zwykle zaległości w zakresie opisu procesów zachodzących w organizacji, w tym brak odpowiedniej dokumentacji. Taka jest smutna rzeczywistość polskich przedsiębiorstw czy instytucji – tego typu dokumentacja jest robiona pod audyty, np. ISO. Nie uwzględnia więc realnego procesu biznesowego i przez to odbiega od rzeczywistości. Jeśli się na niej oprzemy, budując rozwiązanie docelowe do klienta, związane na przykład z cyfrowym dokumentem, to jest ono skazane bardzo często na fiasko.

Czego, jako producenci rozwiązań z rynku druku, oczekujecie od partnerów?

Krzysztof Mertowski Nieodpuszczania i rozszerzania kompetencji również w sektorze druku tradycyjnego. Ponadto powiększania kadry i skuteczniejszego docierania do klientów. W wielu sytuacjach integratorzy, jeśli chodzi o druk, skupiają się na dość wąskiej działce, na tym, co robili od lat. Często wygląda to tak, że mają swoje rozwiązanie software’owe, które produkują dla jednego czy dwóch klientów, dodatkowo startują w kilku bądź w kilkunastu przetargach w roku i to w pewien sposób ich zaspokaja. Ale biznes w takim ograniczonym zakresie może się zaraz skończyć. Zbyt wiele firm wciąż nie wybiega w przyszłość, nie patrzy na to, jak zmienia się szeroko pojęty outsourcing.

Robert Reszkowski Wrócę jeszcze raz do roli, jaką pełni dokładny dobór rozwiązań do potrzeb klienta biznesowego. Oczywiście zależy nam, aby były one oparte na urządzeniach Epsona. Natomiast niezależnie od marki sprzętu ważna jest przede wszystkim analiza potrzeb, dobór odpowiednich maszyn i… po prostu słuchanie klienta. W przeciwnym razie z reguły najpierw usłyszymy, że sprzęt jest słaby, a dopiero później, że firma, która go integrowała, do niczego się nie nadaje. Czyli powinno się liczyć po prostu świadome i zdroworozsądkowe podejście oraz faktyczny dobór usługi do konkretnych potrzeb. Nie róbmy niczego na siłę, bo to na ogół źle się kończy.

Rafał Gutkowski Muszę przyznać, że doświadczyliśmy pewnego zachwiania lojalności partnerów związanego z wojną cenową. Dlatego staramy się pokazywać, jak walczyć z takimi zjawiskami „ceny czyniącej cuda”, wierząc, że to rzeczywiście zadziała. Mocno otwieramy się teraz na partnerów IT. W ich przypadku chcemy pracować na zasadzie pełnego partnerstwa – wymiany usług. To znaczy, że w pewnym zakresie my obsługujemy ich klientów, a w pewnych oni naszych. Chodzi o to, aby wzajemnie świadczyć sobie usługi serwisowe wsparcia i opieki nad klientami, po to, by po pierwsze skrócić dystans dojazdu do klienta, po drugie zmniejszyć koszty i być bardziej efektywnym, a po trzecie spełnić wymagania SLA, które klienci nam narzucają.

Nad czym muszą się pochylić producenci z punktu widzenia zaawansowanych integratorów?

Robert Kozioł Odnosząc się do wspomnianej wyżej wymiany usług, chciałbym podkreślić, że taka autoryzacja serwisowa producenta jest dla integratora na pewno czymś wartościowszym niż autoryzacja handlowa. Pozwala nam dobudować wartość dodaną do MPS-u sprzedawanego przez w zasadzie każdego producenta jako klik. Kiedy możemy dołożyć te rozbudowane usługi, jesteśmy w stanie cały kontrakt tak przemodelować, aby pokazać klientowi dodatkową wartość dla jego biznesu, gdzie cena stanowi jeden z czynników wyboru. Producenci powinni też zwrócić uwagę na TCO produktów przeznaczonych do systemów MPS. Klient bierze TCO coraz bardziej pod uwagę, m.in. dzięki naszej ciężkiej pracy edukacyjnej. Odnoszę natomiast wrażenie, że sami inżynierowie, którzy pracują nad lepszym sprzętem, nie do końca są świadomi znaczenia tego współczynnika. Jak policzymy chociażby czas pracy takiego urządzenia stale podłączonego do zasilania, po to tylko, żeby mogło być monitorowane przez nasze systemy – rodzi się problem ukrytych kosztów. Niedawno miałem okazję robić takie obliczenia i wiem, że uzyskiwane kwoty są bardzo pokaźne w kontekście wartości całego kontraktu. Szeroko pojęty obszar TCO wymaga jeszcze podnoszenia świadomości całego rynku.

Rozmawiała Karolina Marszałek

Artykuł Debata CRN Rynek druku: dużo wyzwań, dużo możliwości pochodzi z serwisu CRN.

CRN Polska był patronem wydarzenia.

Artykuł Brother: spotkanie partnerów – Łochów 2019 pochodzi z serwisu CRN.

Integratorzy powinni zadbać o umacnianie pozycji specjalistów w zakresie urządzeń wielofunkcyjnych, które stają się częścią firmowego świata IoT. Efektywne platformy MPS już odpowiadają potrzebom klientów biznesowych związanym z wydajnością, niezawodnością i bezpieczeństwem infrastruktury drukującej. Dzieje się tak dzięki monitorowaniu urządzeń, analizom, zdalnej diagnostyce i konserwacji predykcyjnej. Pojawiające się platformy IoT poszerzają możliwości w zakresie wykrywania błędów, inteligentnej analizy i zdalnego monitoringu urządzeń.

Dostawcy usług MPS mogą się zwrócić ku Internetowi rzeczy, nie ograniczając się tylko do drukarek jako tradycyjnych dla nich punktów końcowych, ale biorąc też pod uwagę rozwój inteligentnych miejsc pracy i elementy smart buildingu, jak termostaty, punkty oświetleniowe i kamery wideo. Dlatego w miarę rozwoju Internetu rzeczy dostawcy MPS powinni ocenić możliwości integracji swojej technologii z platformami IoT dla przedsiębiorstw. Jakkolwiek zarządzane usługi IoT zwiększają zakres możliwości współpracy z przedsiębiorstwami, trzeba pamiętać o wyzwaniach związanych z bezpieczeństwem IT, które wiążą się z taką integracją.

Bezpieczeństwo usług zarządzanych

Zarządzanie i ochrona to najlepsza droga rozwoju dla firm MPS, które nie chcą spoczywać na laurach. Według danych z raportu Quocirca – „Global Print 2025” – klienci biznesowi nie tylko wymagają, żeby ich dostawcy w zakresie druku mieli wiedzę o bezpieczeństwie IT, ale spodziewają się po nich również zaangażowania w świadczenie szerzej rozumianych usług informatycznych.

Dodanie zarządzanych usług bezpieczeństwa do portfolio zwiększa szanse powodzenia firmy w procesie wzbogacania oferty o owe usługi. Jednak muszą one wykraczać poza monitorowanie urządzeń, obejmując również wykrywanie cyberincydentów i reagowanie na nie. Dlatego integratorzy MPS powinni współpracować z dostawcami specjalistycznych narzędzi z pogranicza bezpieczeństwa druku oraz IT. Przykładowo niektóre rozwiązania zapewniające bezpieczny druk są już połączone z narzędziami SIEM – Security Information and Event Management. Poza tym, jako że rynek ciąży ku modelowi Security as a Service, dostawcy MPS powinni także przemyśleć dodanie do portfolio takich właśnie usług. Przypadną one do gustu małym i średnim przedsiębiorstwom, które nie mają budżetów ani ekspertów, aby na własną rękę kompleksowo zarządzać ochroną urządzeń.

Analiza danych: zanim odkręci się kurek

Integratorzy MPS już stosują analizę, począwszy od podstawowej oceny sposobu wykorzystywania urządzeń w firmach klienckich, po – jak to określa Quocirca – bardziej wyrafinowaną analizę zachowań użytkowników. Mimo że spory odsetek danych pozyskanych w celu przeprowadzania tych analiz jest używany z dobrym skutkiem do poprawy efektywności działania infrastruktury drukującej klientów (dzięki konserwacji predyktywnej i optymalizacji floty urządzeń) – wykorzystanie prawdziwego potencjału analityki to ciągle pieśń przyszłości dla firm MPS.

Tymczasem urządzenia MFP stanowią źródło wielu cennych danych, m.in. tych związanych z pracą samych maszyn, z dokumentami czy też dotyczących samych użytkowników. Mogą być więc podstawą do kreowania nowych usług, szytych na miarę współczesnych klientów biznesowych. Narzędzia do zarządzania drukiem często jednak nie są zaprojektowane do masowej analizy tak różnorodnego materiału, a integratorzy MPS mogą nie dysponować niezbędnymi do tego umiejętnościami. W tej sytuacji wiele zależy od producentów z rynku druku, którzy powinni opracować strategie pozyskiwania talentów w dziedzinie analiz. Tak, aby zdobyć nowe kompetencje i dostarczać partnerom MPS nowe usługi, adekwatne do potrzeb odbiorców końcowych.

Pokonać bariery

W sumie 26 proc. przebadanych przez Quocirca firm MŚP spodziewa się, że do 2025 r. nawiąże bardzo bliskie relacje z dostawcami usług IT. Przy czym to pogłębianie relacji będzie się odbywało kosztem producentów rozwiązań druku, których wpływ na klientów końcowych ma w związku z tym się zmniejszać. W świetle tego integratorzy, którzy chcą na wspomnianym trendzie skorzystać i zdobyć wiarygodność w zakresie usług IT, powinni wziąć pod uwagę poniższe zalecenia.

Ważna jest zmiana sposobu rozmawiania z klientami – rozmowy muszą dotyczyć zwiększania efektywności i produktywności, a nie tylko technologii lub sprzętu. Należy je przeprowadzać także z osobami wpływowymi, odpowiedzialnymi za strategię danej firmy. Integratorzy, którzy inwestują w rozwój oprogramowania, powinni rozważyć możliwość zarabiania na tworzonych aplikacjach i budowania własności intelektualnej. Posiadanie portfolio oprogramowania związanego z podstawową działalnością, np. MPS lub obiegiem dokumentów, powinno dać im nowe możliwości. Ważna jest również współpraca z doświadczonymi dostawcami usług IT – otworzy dostęp do specjalistycznych produktów i wsparcia technicznego. Umożliwi to partnerom oferowanie MPS-u w ramach szerszej oferty zarządzanych usług bezpieczeństwa.

Artykuł powstał na podstawie „3 key opportunities for MPS provider success” oraz „Why print channel partners must shift gears and build IT expertise” autorstwa Louelli Fernandes, pełniącej funkcję dyrektora w firmie Quocirca (www.louellafernandes.com).

Artykuł Zarządzane usługi druku: wielofunkcyjny biznes pochodzi z serwisu CRN.

Mimo że w takim podstawowym podejściu usługi zarządzania drukiem wydają się proste, zapewniają zbudowanie oferty złożonej z wielu różnych modeli biznesowych. Dzięki temu partnerzy mogą znaleźć własną niszę. Istotnym czynnikiem umożliwiającym zwiększenie przychodów jest usamodzielnianie się integratorów, którzy poprzez implementację autorskiego oprogramowania uzupełniają ofertę o dodatkowe unikalne funkcje – odpowiadające potrzebom konkretnego klienta. Takie konstruowanie oferty umożliwia ustalanie atrakcyjnych marż i zbudowanie przewagi konkurencyjnej.

Do stworzenia zaawansowanych narzędzi można wykorzystać bezpłatne oprogramowanie Epson Device Admin dla użytkowników urządzeń japońskiego producenta, które pozwala wygodnie kontrolować firmową flotę drukarek i skanerów sieciowych, analizować ich pracę i poziom wykorzystania oraz także centralnie zarządzać sprzętem – za pomocą jednego, wygodnego w obsłudze interfejsu. Dzięki niemu administrator może zdalnie instalować, konfigurować, monitorować, wykrywać i reagować na problemy, a także skutecznie zabezpieczać firmowy sprzęt.

Innym cennym narzędziem jest aplikacja Epson Print Admin, służąca do zarządzania i monitorowania zadań wydruku i skanowania. Umożliwia ona m.in. precyzyjne definiowanie uprawnień (czyli tego, kto i co może drukować), minimalizując ryzyko przypadkowego lub intencjonalnego wycieku informacji, a także ograniczając liczbę zbędnych wydruków. Dodatkowo rozbudowane funkcje raportowania zapewniają efektywne monitorowanie i zarządzanie kosztami druku.

Epson nie zamyka się tylko na własne rozwiązania do zarządzania drukiem –dzięki OpenPlatform jego urządzenia mogą współpracować z najpopularniejszymi platformami na rynku. Oznacza to, że klienci nie są już skazani na jednego dostawcę technologii druku ze względu na posiadaną już platformę do zarządzania.

W kontekście systemów MPS trzeba pamiętać, że integrowane przez nie urządzenia wielofunkcyjne to obecnie znacznie więcej niż sprzęt drukujący z dodatkowymi opcjami. Dzięki zaawansowanym narzędziom do skanowania i dystrybucji materiałów cyfrowych stają się one centrami obiegu dokumentów łączącymi sferę cyfrową i analogową, i zapewniają skuteczne współużytkowanie informacji. Świadome wykorzystanie tego pozwala – przy użyciu drukarek jako platformy – implementować rozwiązania dające szersze możliwości niż sam tylko druk. Należy pamiętać, że obecnie urządzenia drukujące są obiektem zainteresowania cyberprzestępców, co stawia przed integratorami kolejne wyzwania, dając możliwość oferowania usług dodatkowych, zapewniających klientowi poczucie bezpieczeństwa.

Asem w rękawie, zapewniającym zaspokojenie potrzeb najbardziej wymagających firm, jest obecność w portfolio producenta rodziny urządzeń atramentowych Epson Enterprise o wydajności 100 stron na minutę.

– Kluczowa przewaga Epsona nad konkurencją związana jest z oferowaną technologią druku atramentowego, która zapewnia ogromne zwiększenie efektowności kosztowej. Mniejsze o 90 proc. zużycie prądu to nie tylko ekologia, ale przede wszystkim dodatkowe, wymierne oszczędności rzędu 2,5 tys. zł na eksploatacji pojedynczego urządzenia w skali roku. Dodatkowo urządzenia atramentowe Epson generują wielokrotnie mniej odpadów niż maszyny laserowe. Zdecydowanie rzadziej wymagają też wymiany tych elementów, które się naturalnie zużywają podczas pracy – mówi Krzysztof Janiec, MPS Sales Specialist w Epsonie.

Specjalista dodaje, że dzięki obniżeniu kosztów eksploatacji (nawet o połowę w stosunku do maszyn laserowych) rozwiązania atramentowe japońskiego producenta stanowią najlepszy punkt wyjścia do zbudowania konkurencyjnej i zyskownej oferty MPS. Co potwierdza geometryczny wzrost zainteresowania technologią Epsona, wynikający z możliwości, które producent zapewnia swoim partnerom.

Istnieje możliwość wypożyczenia modeli testowych, tak by podczas pracy w miejscu docelowym, klienci mogli się przekonać o ich zaletach.

Szczegółowe informacje: business@epson.pl
 

Artykuł MPS: elastyczne narzędzia kluczem do sukcesu pochodzi z serwisu CRN.

Podobne badania przeprowadziła dwa lata wcześniej firma Brother. Już wówczas małe, jak i duże przedsiębiorstwa z całej Europy miały na uwadze bezpieczeństwo informacji. 75 proc. respondentów przyznało, że jest bezpieczeństwo danych to istotny element w ich organizacji, zaś 59 proc. — że bierze tę kwestię pod uwagę przy podejmowaniu decyzji dotyczących drukowania dokumentów i zarządzania nimi.

Warto zaznaczyć, że nowoczesne urządzenia do drukowania i skanowania dokumentów posiadają rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa, takie jak uwierzytelnianie operacji czterocyfrowym kodem lub kartami zbliżeniowymi czy przydzielanie zróżnicowanego dostępu do funkcji urządzeń poszczególnym użytkownikom.

Artykuł Drukowanie i skanowanie w kontekście RODO pochodzi z serwisu CRN.

Czy to oznacza, że drukarki pozostaną „nieśmiertelne”? Niektórzy uważają, że ich znaczenie w biznesie będzie maleć wraz z wchodzeniem na rynek pracy nowego pokolenia pracowników, należących do generacji millenialsów. Wprawdzie 20-latkowie sprawnie posługują się cyfrowymi dokumentami, ale nadal korzystają z tradycyjnych rozwiązań. Według statystyk Uniwersytetu Princeton przeciętny student tej uczelni drukuje tysiąc stron rocznie. Natomiast w Polsce najbardziej eksploatują drukarki studenci Uniwersytetu Warszawskiego. W roku akademickim 2014/2015 wydrukowali nieco ponad 45 mln stron, co – nawiasem mówiąc – kosztowało 5,4 mln zł. Wszystko wskazuje na to, że w najbliższych latach drukarki będą koegzystować ze smartfonami, tabletami i chmurą.

Zawsze można znaleźć oszczędności

Przywiązanie firm do urządzeń drukujących ma swoją cenę. Eksperci z Ediko szacują, że przeciętne koszty druku w polskich firmach oscylują wokół 8 proc. ich rocznych obrotów, zaś średnia światowa mieści się w przedziale 3–5 proc.

W dużej części winę za taki stan rzeczy ponoszą pracownicy, którzy drukują na służbowych urządzeniach zdjęcia z wakacji, uroczystości rodzinnych, prywatne dokumenty i generalnie nadużywają kolorowych wydruków. Innym powszechnym błędem jest drukowanie w innych formatach niż nominalne dla danej drukarki
(np. wielu dokumentów A4 na drukarce wielkoformatowej), co przyspiesza zużycie podzespołów. Ponadto urządzenia często są pozostawiane w trybie czuwania, co zwiększa koszty energii elektrycznej.  Ale również sami właściciele firm nie są bez winy. Przedsiębiorcy często zaopatrują się w wadliwe lub mało wydajne tonery i pozostają głusi na apele, żeby nie kupować najtańszych urządzeń ze względu na wysokie koszty eksploatacji.

W specjalistycznej prasie oraz witrynach internetowych nie brakuje porad na temat ekonomicznego drukowania, aczkolwiek korzystają z nich nieliczni. Niemniej przedsiębiorcy myślący poważnie o oszczędnościach powinni sięgnąć po konkretne narzędzia. Dlatego warto ich przekonać do wdrożenia systemu zarządzania drukiem (MPS). Oprogramowanie pozwala nie tylko okiełznać swobodę pracowników w zakresie drukowania, ale także uporządkować przepływ dokumentów oraz odpowiednio zabezpieczyć dane. Specjaliści wyliczają, że wdrożenie MPS umożliwia zredukowanie kosztów drukowania o 10–40 proc. Oczywiście wiele zależy od polityki prowadzonej przez określoną firmę. Jednak nawet tam, gdzie na pierwszy rzut oka wszystko działa doskonale, można znaleźć rezerwy.

– Przeprowadzaliśmy audyt u klienta, który był przekonany, że perfekcyjnie zarządza flotą drukującą. Zawsze wybierał urządzenia z jednej linii produktów, aby idealnie dopasować części oraz materiały eksploatacyjne. Ponadto zaopatrywał się w zamienniki. Pomimo tego udało się nam znaleźć oszczędności na poziomie 18 proc. – opowiada Szymon Trela, Product Manager CEE Sharp Electronics Europe.

Komu zaufać?

Gartner przewiduje, że do 2020 r. ponad 70 proc. przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 250 osób będzie korzystać z rozwiązań do zarządzania drukiem. Czy prognoza sprawdzi się na rodzimym rynku?

– To bardzo realny scenariusz, tym bardziej że zauważamy wzrost świadomości użytkowników w zakresie optymalizacji procesów druku oraz ich bezpieczeństwa. Wprawdzie wdrażanie takiego rozwiązania w kilkuosobowej firmie mija się z celem, ale nie jest ono zarezerwowane wyłącznie dla dużych przedsiębiorstw i instytucji. Myślę, że dolna granica to 25 stanowisk roboczych – twierdzi Agnieszka Wnuczak, Business Account Manager w Epson Europe.

W podobnym tonie wypowiada się przedstawiciel Lexmarka.

– Wśród dużych firm, zatrudniających ponad 500 osób, trudno jest znaleźć klientów, którzy nie posiadają MPS. W związku ze znacznym nasyceniem rynku rozwiązania tego typu będą kierowane i dostosowywane również do mniejszych klientów – mówi Sebastian Szpila, Business Consultant w polskim oddziale producenta.

Zapowiedzi Gartnera powinny ucieszyć resellerów oraz integratorów związanych ze światem druku. Tym bardziej że sprzedaż urządzeń oraz materiałów eksploatacyjnych wiąże się w ostatnim czasie z niemal głodowymi marżami. Natomiast rozwiązania MPS wnoszą na rynek ożywczy powiew i dają nadzieję na lepsze czasy dla sprzedawców. Specjaliści podkreślają, że włączenie do oferty usług zarządzania drukiem silniej wiąże resellera z klientem i pozwala konkurować na rynku nie tylko ceną.

– Otwierają się też nowe możliwości, np. zarządzania flotą urządzeń drukujących i obiegiem dokumentów. Z poziomu sprzedawcy przechodzi się na poziom doradcy. To przyjemny awans – podkreśla Szymon Trela.

Wśród dostawców MPS prym wiodą producenci urządzeń drukujących. Najwyżej stoją akcje Xeroxa, który już kilka lat z rzędu wygrywa w prestiżowych raportach sporządzanych przez firmę Quocirca, badającą globalny rynek druku. Nie inaczej było w 2016 r. Autorzy docenili dojrzałą i kompleksową ofertę producenta, obejmującą druk biurowy, produkcyjny, narzędzia do automatyzacji przepływu pracy oraz zaawansowanej analityki. Pochlebne oceny zebrały także: HP Inc., Lexmark oraz Ricoh. Stawkę uzupełniają Epson, Canon, Konica Minolta, Kyocera, Sharp i Toshiba. To, że producenci drukarek – czerpiący gros zysków ze sprzedaży materiałów eksploatacyjnych – oferują rozwiązania do redukcji kosztów, może nieco dziwić. Czy Xerox, Ricoh i inni nie podcinają gałęzi, na której sami siedzą?

– Sprzedaż „pudełek” już dawno przestała sprawdzać się jako efektywny model biznesowy. Lepiej postawić na kompleksowe rozwiązanie, składające się z szeregu usług, zawierających także wsparcie, szkolenia i systemy informatyczne, do których zaliczają się produkty MPS – tłumaczy Agnieszka Wnuczak.

Jeśli resellerzy nie wierzą w czyste intencje producentów urządzeń drukujących, zawszę mogą wybrać alternatywne rozwiązania dostarczane przez inne firmy, np. Asset DB, PaperCut czy PrintFleet, które opracowują specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania drukiem i dokumentami.

Dwa różne światy

Rozwiązania MPS utożsamiane są zazwyczaj z redukcją kosztów druku. Ich zastosowanie umożliwia zmniejszenie zużycia materiałów eksploatacyjnych i zoptymalizowanie floty urządzeń drukujących. Ale lista korzyści wynikających z wdrożenia systemów jest zdecydowanie dłuższa. Należy wspomnieć o zwiększeniu bezpieczeństwa danych, poprawie jakości usług związanych z drukowanie czy usprawnieniu przepływu dokumentów.

Coraz głośniej mówi się o tym, że systemy do zarządzania drukiem i dokumentami ułatwią przedsiębiorcom płynną migrację do cyfrowego świata. Aż 88 proc. firm uczestniczących w badaniu firmy Quocirca uznało, że MPS spełniają ważną rolę w procesie cyfrowej transformacji. Sprzedawcy IT powinni skorzystać na takim podejściu potencjalnych i dotychczasowych klientów.

Artykuł Managed Print Services: wielkie porządki w świecie druku pochodzi z serwisu CRN.