Przetarg ruszył w październiku 2020 r. Oferty otwarto w minionym tygodniu. Proponowaną cenę wykonawcy określa stawka za tzw. punkt funkcyjny (CFP). Oferty złożyli: Asseco Poland (7520 zł za 1 CFP) i Comarch (8345 zł za 1 CFP) – według PAP.

Cena jest jedynym kryterium wyboru.

Modyfikacje, wdrożenia, serwis…

Z wybraną firmą lub firmami zostaną zawarte umowy ramowe, określające zasady świadczenia usług związanych z rozwojem KSI. ZUS dopuszcza podpisanie umowy ramowej nawet z trzema podmiotami. Następnie będą zawierane kontrakty wykonawcze.

Zwycięska firma zajmie się m.in. modyfikacjami KSI wraz z wdrożeniami, usługami serwisowymi, konsultingiem i szkoleniami. Musi udzielić 12-miesięcznej gwarancji jakości na wykonane prace. Prawa autorskie do wykonanych działań, a także kody źródłowe zostaną przekazane ZUS.

Kontrakt zostanie podpisany na 4 lata.

W tym roku ZUS podbił stawkę

Poprzednio postępowanie na modyfikację i rozbudowę KSI ZUS sfinalizowano w 2018 r. Wartość tamtego zamówienia oszacowano na 281,7 mln zł netto (346,5 mln zł brutto). Oferty również złożyli Asseco i Comarch. W lipcu 2018 r. ZUS zawarł z nimi 4-letnie umowy ramowe.

Zmienne losy innego kontraktu

Asseco i Comarch od lat rywalizują o największe zamówienia w ZUS. Warto przypomnieć, że w marcu 2018 r, ZUS zawarł z Comarchem 4-letni kontrakt na usługi wsparcia, eksploatacji i utrzymania KSI, warty 242 mln zł. Była to duża obniżka wobec poprzednich umów – przykładowo wcześniejsza podpisana na 4 lata z Asseco Poland (w 2013 r.) opiewała na 595 mln zł.

Nie obeszło się jednak bez turbulencji. ZUS po roku częściowo wypowiedział umowę i zażądał zapłaty 24 mln zł kary. Ostatecznie po trwających kilka miesięcy negocjacjach strony doszły do porozumienia.

Ostatnio ZUS i Comarch zawarły aneks do tego kontraktu, poszerzający zakres zadań krakowskiej firmy o zamówienia warte maksymalnie 88,2 mln zł brutto.

Artykuł Dwie oferty w przetargu wartym pół miliarda złotych pochodzi z serwisu CRN.

W przetargu konsorcjum HP i Kamsoftu zaproponowało cenę brutto jednego punktu funkcyjnego (jest to wskaźnik stosowany przez ZUS) na blisko 7,3 tys. zł, co oznacza, że maksymalna cena oferty brutto wyniosła ok. 13,8 mln zł. Maksymalne ceny konkurentów były wyższe – Capgemini zaproponowało prawie 21 mln zł, a Asseco Poland ok. – 20,5 mln zł.

Postępowanie prowadzono w ramach zawartej w listopadzie ub.r. umowy ramowej dotyczącej modyfikacji i rozbudowy KSI. ZUS zawarł ją na 4 lata z Asseco, konsorcjum HP i Kamsoftu oraz Capgemini. Przedtem wielomilionowe kontrakty związane z KSI podpisywano z Asseco. Nowe podejście miało m.in. obniżyć koszty prac. ZUS zwraca uwagę, że dzięki konkurencji między tymi firmami w zakończonym postępowaniu przetargowym zakład poniesie mniejszy wydatek – otóż wszystkie trzy złożone oferty bazowały na wartości punktu funkcyjnego niższej od maksymalnej określonej w umowie ramowej (15,15 tys. zł). 

Artykuł Konsorcjum HP ma kontrakt z ZUS-ie pochodzi z serwisu CRN.

Capgemini oprócz wspomnianego zlecenia podpisało 28 października br. umowę wykonawczą na kolejną modyfikację. Ma zapewnić wymianę danych dotyczących ubezpieczeń zdrowotnych pomiędzy ZUS-em a NFZ.

Co zrobi Capegmini

Projekt ustawy o KRS, do której spółka dostosowuje KSI ZUS-u, dotyczy usprawnienia procedury związanej z rozpoczęciem działalności gospodarczej (tzw. zasady jednego okienka). Capgemini ma zadbać o identyfikację dokumentów wpływających do KSI, sposób dystrybucji zadań do odpowiedniej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS, obsługę zgłoszeń w trybie jednego okienka, w których wykryto nieprawidłowości oraz o raportowanie liczby obsłużonych dokumentów, przekazanych do wyjaśnienia.

Wymagane jest także świadczenie usługi dodatkowej obejmującej wytworzenie i utrzymywanie narzędzia wspierającego rozwój i utrzymanie KSI ZUS. Chodzi o obsługę formatu danych KEDU dla dokumentów zgłoszeniowych przyjmowanych do wyjaśnienia w trybie jednego okienka oraz opracowanie ujednoliconej dokumentacji analitycznej dla wszystkich elementów architektury KSI ZUS objętych modyfikacją.

Istotnym elementem projektu jest także wytworzenie dokumentacji w nowym modelu analitycznym  dla całości modyfikowanych modułów.  

Wyzwania dla wykonawców

Według Tomasza Kaczyńskiego, Businsess Development Directora w Capgemini, najbardziej krytyczne dla KSI są zmiany legislacyjne ze względu na nieprzekraczalność terminów, w których mają być wykonane i wdrożone (okresy vacatio legis są w polskim ustawodawstwie zazwyczaj bardzo krótkie). Presja czasu i waga tych zmian stanowią wyzwanie zarówno dla ZUS-u jak i wykonawców. Skalę trudności pokazują także dane dotyczące KSI – ilość danych przechowywanych i przetwarzanych w systemie wynosi ok. 70 TB, KSI ma 35 tys. użytkowników, składa się z ok. 200 ściśle ze sobą zintegrowanych modułów (i jeszcze większej liczby komponentów).

Wprowadzenie wielu dostawców do realizacji jednej umowy, związanej z rozwojem systemu KSI ZUS dotychczas rozwijanego tylko przez Asseco, wiązało się to z rozstrzygnięciem szeregu nieznanych w sektorze publicznym do tej pory kwestii – zwłaszcza natury prawnej.

Kolejne kroki

Cały proces przemian w ZUS rozpoczął się od przejęcia w całości praw majątkowych i autorskich do systemu KSI, co było konieczne, aby umożliwić pracę wszystkim wykonawcom. 

Kolejnym zadaniem było przygotowanie ZUS-u do realizacji nowych zadań tj. współpracy wielu wykonawców w ramach wielu umów oraz zaplanowanie szczegółowych procesów integracyjnych, które także wymagały istotnych zmian organizacyjnych w funkcjonowaniu IT oraz współpracy z biznesem.

Następnie istotne było zapewnienie odpowiednich procesów, procedur i narzędzi oraz kompetencji po stronie zakładu – precyzyjnego określanie wymagań, szacowania złożoności i czasu trwania zmiany (określone w wypracowanych Standardach IT ZUS), umiejętności sprawnego przeprowadzenia postępowań przetargowych, koordynacja prac wykonawców w tym samym czasie. 

Ważnym elementem, który wspiera ten proces w ZUS jest m.in. kompleksowe repozytorium, w którego skład wchodzą: dokumentacja projektowa, modele systemu oraz kody źródłowe, których zakład jest właścicielem. Niezwykle trudnym zadaniem według Capgemini jest zachowanie spójności i jednolitości dostarczanych przez wykonawców rezultatów prac. 

Jak wyjaśnia Tomasz Kaczyński, całość zmian oprogramowania następuje w oparciu o repozytorium kodów źródłowych, z których korzystają wszyscy wykonawcy. Nowe repozytorium nie tylko umożliwia pracę firmom integratorskim m.in. Capgemini, ale przede wszystkim daje możliwość przeprowadzania zmian w tym samym czasie przez różnych wykonawców, nawet na tym samym kodzie źródłowym. Repozytorium usprawnia m.in. planowanie zmian i realizację procesów utrzymania (przygotowywanie poprawek serwisowych). 

Artykuł Capgemini usprawni KSI ZUS za 6,5 mln zł pochodzi z serwisu CRN.