W związku z faktem, że obecnie stosowanie KSeF jest dobrowolne, to obok faktur ustrukturyzowanych dopuszczalne są faktury w formie papierowej oraz zwykłej elektronicznej. Tym samym, podatnikom pozostawiono wybór, czy będą dokumentować sprzedaż wyłącznie w formie e-Faktury, czy też zdecydują się na to w przypadku niektórych tylko transakcji.

Zasady wystawiania

W myśl przedmiotowych przepisów, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Otrzymywanie e-Faktur nie może być narzucone jej odbiorcy, gdyż przepisy wymagają jego akceptacji. Ustawodawca nie wprowadził szczególnych regulacji odnośnie do udzielenia zgody, a więc może ona być wyrażona w dowolnej formie, między innymi poprzez korespondencję e-mail czy postanowienia umowne.

Oczywiście nie oznacza to, że w sytuacji odmowy sprzedawca nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. W takim przypadku nadal może wystawić on e-Fakturę, jednak nabywcy powinien przekazać dokument w wersji standardowej. Niniejsze sprowadza się do dwutorowego sposobu wystawiania faktur. Przy czym prawodawca nie zawęził stosowania faktur ustrukturyzowanych wyłącznie do transakcji krajowych. Zatem sprzedaż zagraniczna również może zostać udokumentowana e-Fakturą.

Moment doręczenia

Jeżeli sprzedawca i nabywca wyrazili zgodę na wystawianie e-Faktur, to zostaną one uznane za otrzymane każdorazowo w dniu przydzielenia numeru identyfikującego. Tym samym, z dniem przydzielenia numeru, automatycznie dojdzie do doręczenia nabywcy faktury ustrukturyzowanej. Co warte odnotowania, skuteczne doręczenie faktury nie będzie uzależnione od jej pobrania z KSeF.

Powyższy sposób ustalania momentu doręczenia e-Faktur ma wpływ na okres, w którym nabywca ma możliwość zrealizowania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury. Mając to na uwadze, jeżeli wraz z nadaniem numeru w KSeF powstanie obowiązek podatkowy dla dokumentowanego zdarzenia, to nabywcy od razu będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Faktury korygujące

Zastosowanie przez podatnika ustrukturyzowanej wersji faktury wpłynie też na sposób jej korygowania. Ustawodawca zobowiązał podatników korzystających z KSeF do wystawienia faktury korygującej również za pomocą systemu. Okoliczność ta wpłynie na moment ujęcia korekty w rozliczeniu podatku VAT. Podatnik ma możliwość uwzględnienia jej w deklaracji za okres, w którym faktura korygująca została wystawiona. Tym samym odpada konieczność uzgodnienia warunków korekty z nabywcą oraz udokumentowanie tego faktu.

Z drugiej strony nabywca, który zdecydował się na otrzymywanie e-Faktur, powinien zmniejszyć wartość podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał w KSeF. Sprowadza się to do tego, że faktury korygujące w wersji ustrukturyzowanej są uznawane automatycznie za uzgodnione, a warunki za spełnione.

Artykuł Nowy Ład Fakturowy pochodzi z serwisu CRN.

Krajowy System e-Faktur nie będzie obowiązkowy od kwietnia 2023 r., jak pierwotnie chciał resort finansów. Termin przełożono na 1 stycznia 2024 r. Zgodę na taką zmianę wydała rada UE.

To odpowiedź na głos biznesu. Przedsiębiorcy alarmowali, że potrzebują więcej czasu na przygotowania do wdrożenia nowych obowiązków. Będą mieli więc więcej miesięcy na przygotowanie, testowanie, szkolenia, wdrożenie nowego systemu. Resort finansów decyzję Brukseli musi jeszcze przekuć na nową ustawę.

Tego jeszcze nie było

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to nie to samo, co obecnie funkcjonujące e-faktury, lecz nowe rozwiązanie, oparte na platformie zbudowanej przez Ministerstwo Finansów. Wraz z wprowadzeniem nowego obowiązku będzie musiał korzystać z niego każdy przedsiębiorca mający siedzibę na terytorium Polski – czyli czynni płatnicy VAT, osoby prowadzące działalność gospodarczą i zwolnione z VAT-u, podatnicy OSS z polskim NIP-em (możliwe, że nie tylko, na razie nie jest jasne, czy krąg podmiotów będzie szerszy).

Do korzystania z KSeF trzeba posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub e-pieczęć, zaufany podpis albo token. Będą potrzebne do uwierzytelniania. Ma być też opcja uwierzytelniania po zgłoszeniu danych do urzędu skarbowego.

Obecnie w system KSeF można wejść dobrowolnie i sprawdzić jak (i czy) działa. Resort finansów udostępnił odpowiednie narzędzia.

VAT w 40 dni

Celem KSeF jest wprowadzenie powszechnego standardu zapisu faktur (tzw. ustrukturyzowanych w formacie XML), automatyzacja i przyspieszenie obsługi, co powinno też przyspieszyć rozliczenia. Dzień wystawienia faktury jest dniem wprowadzenia jej do systemu, a odbioru – przydzielenia numeru identyfikacyjnego. Użytkownikom KSeF fiskus obiecuje zwrot VAT-u w ciągu maksymalnie 40 dni. Dla skarbówki KSeF ma też tę zaletę, że uszczelni system.

Firmy nie będą musiały przechowywać faktur i wystawiać duplikatów. Każda faktura ustrukturyzowana będzie automatycznie archiwizowana w systemie przez 10 lat. To przykładowe zalety.

Kilkaset pól na fakturze

Niestety nowe e-faktury to oczywiście nie sam miód. Firmy muszą dostosować istniejące systemy informatyczne do KSeF. Te, które korzystają z systemów do wystawiania faktur (np. ERP) albo rejestrowania i akceptacji faktur przychodzących (elektronicznych obiegów), będą musiały dostosować swoje systemy do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur lub zaplanować i przeprowadzić proces migracji istniejących rozwiązań do nowszych wersji dostosowanych do KSeF – zauważa Webcon.

Kolejny kłopot to skomplikowana struktura nowego formularza e-faktury – został przygotowany na każdą ewentualność, więc zawiera… kilkaset pól. Zatem jego poprawne wypełnienie będzie, wbrew celom wdrożenia systemu, wymagać przynajmniej początkowo więcej czasu niż aktualnie znanej faktury, rośnie też ryzyko błędów.

Tym samym, jak to bywa w czasie zmian przepisów, trzeba będzie przeszkolić pracowników, jak korzystać z KSeF i związanych z nim narzędzi oraz jak wypełniać faktury. Co znów równa się poświęcony na to czas i pieniądze, zwłaszcza w większych firmach, gdzie ileś osób w różnych działach wystawia faktury (więc rośnie też ryzyko pomyłek). Z kolei mikrofirmy obsługiwane przez biura rachunkowe po przejściu na KSeF powinny liczyć się z podwyżką opłat.

Tym niemniej jak szacuje Webcon na przykładzie firmy wystawiajacej rocznie 42 tys. faktur oszczędność czasu po wdrożeniu KSeF oszacowano na ok. 2 tys. godz. (czyli mniej więcej 1 etat w ciągu roku).

Artykuł Nowe E-faktury przełożone na styczeń 2024 r. pochodzi z serwisu CRN.