Mocną stroną OptimiDoc okazuje się przejrzysty system
raportowania stanu zużycia materiałów eksploatacyjnych.
Pracownikom niewielkiego nawet biura trudności nie sprawi także monitorowanie
wszystkich wykonywanych przez nich operacji. Dzięki prostemu interfejsowi będą
mogli z łatwością konwertować skany do wybranego, edytowalnego formatu:
Word, Excel czy PDF. Tak powstałe pliki są również „czyszczone” z drobnych
zabrudzeń znajdujących się na oryginalnych materiałach. Istnieje także możliwość
poprawy jakości kolorów zastosowanych w pierwotnych dokumentach
i rozbicie zbindowanych skanów na osobne obrazy.

Nie bez znaczenia pozostaje dodatkowa funkcjonalność
OptimiDoc – mowa o Mobile Print, dzięki której użytkownik,
korzystając z zasobów zdeponowanych na serwerze w chmurze, może
zlecać zdalne drukowanie wybranych treści bez logowania w lokalnej sieci
(tryb off-line). Narzędzie pomaga również segregować umieszczane
w repozytorium dokumenty. Umożliwia to model OCR i kody kreskowe rozpoznawane przez system, na podstawie których skanowane treści
przyporządkowywane są do konkretnych folderów tematycznych.

W zależności od tego,
który system weryfikacji został zaimplementowany, użytkownik – by
skorzystać z urządzenia wyposażonego w oprogramowanie OptimiDoc
– musi dysponować specjalną kartą zbliżeniową, hasłem lub kodem PIN. Tylko
w ten sposób uzyska dostęp do konkretnych, przydzielonych wcześniej funkcji
sprzętu. I tak na przykład w działach dysponujących poufnymi danymi
można wykluczyć kopiowanie i skanowanie, marketingowi zapewnić dostęp do
pełnego portfolio usług, a pracownikom magazynu udostępnić drukowanie
i kopiowanie jedynie w kolorze czarno-białym.

Każdy
z użytkowników po zalogowaniu do systemu będzie miał dostęp do
spersonalizowanego menu i pełną jasność, z jakich usług może
skorzystać. Ma to na celu zabezpieczenie procesów drukowania przed
niepożądanymi użytkownikami. Jednocześnie umożliwia raportowanie stanu
eksploatacji urządzenia. OptimiDoc pomoże również w monitorowaniu
kosztów związanych z produkcją dokumentów, osobno rozliczy drukowanie
kolorowe i monochromatyczne, a także przyporządkuje dokonywane
operacje do konkretnych pracowników. To funkcja szczególnie ceniona przez
klientów, bo eliminuje pokusę lekkomyślnego korzystania ze sprzętu. W ten
sposób przedsiębiorca może zaoszczędzić nawet do 30 proc. kosztów
operacyjnych związanych z drukiem.

O atrakcyjności
oferty Xerox świadczy szeroki wachlarz usług – zarówno dla dużych
organizacji, jak też firm z sektora MŚP. W ostatnim czasie duże zainteresowanie,
poza oprogramowaniem OptimiDoc, wzbudziła m.in. technologia ConnectKey,
umożliwiająca druk mobilny. Kompletne portfolio to szansa dla Partnerów Xerox,
których oferta zwraca uwagę potencjalnych klientów, mających pewność, że
otrzymują usługę najwyższej jakości.

Artykuł OptimiDoc: kontrola kosztów druku w małych i średnich firmach pochodzi z serwisu CRN.