Precyzyjne określenie kosztów

W modelu kontraktowym klient płaci tylko za to, z czego korzysta. Może też precyzyjnie zaplanować koszty produkcji dokumentów oraz zminimalizować ryzyko przestojów. Wspólnie z obsługującym go partnerem dokładnie określa cenę wydrukowanej strony i szczegółowy zakres obsługi serwisowej, w tym: czas reakcji i czas rozwiązania problemu, okres bezawaryjnej pracy urządzeń, oraz wszelkich dodatkowych usług związanych z drukiem. Takie rozwiązanie zdejmuje z pracowników danej firmy większą część obowiązków związanych z zarządzaniem urządzeniami drukującymi. Dzięki nowoczesnym narzędziom, jak np. @Remote, możliwe jest zdalne monitorowanie urządzeń i usuwanie awarii.

Unowocześnienie infrastruktury druku to konieczność ze względu na możliwość optymalizacji kosztów oraz wydajnego zarządzania bezpieczeństwem dokumentów. Zaniedbanie drugiego z tych elementów może okazać się bardzo kosztowne, ponieważ wkrótce wchodzą w życie regulacje dotyczące ochrony danych osobowych (RODO). Nie bez znaczenia jest również fakt, że zmieniają się zadania, do których wykorzystywane są urządzenia drukujące. Stworzenie nowoczesnej infrastruktury druku jest koniecznym krokiem w dobie cyfrowej rewolucji. Urządzenia, które wchodzą w skład systemu druku, pełnią bowiem ważną rolę w procesie archiwizacji, cyfryzacji i współużytkowania firmowych dokumentów.

Bezpieczeństwo danych i optymalizacja procesów

Ricoh zajmuje się wdrożeniami takich rozwiązań jak: Equitrac, WDCC, CAP, ELP, Streamline czy SafeQ. Umożliwiają one bieżącą analizę liczby wydruków w podziale na konkretne działy lub pracowników, a także określanie reguł związanych z drukiem (np. parametrów kolorowych wydruków, limitów, uprawnień poszczególnych użytkowników) oraz nadzór nad tym, co jest drukowane i przez kogo. Narzędzia do autoryzacji dostępu oraz dodatkowe funkcje związane z bezpieczeństwem, takie jak wydruk podążający czy poufny, pozwalają podnieść poziom ochrony ważnych dokumentów i informacji, a także wytworzyć odpowiednie zwyczaje związane z ich obiegiem w firmie.

Rośnie też świadomość możliwości, które zapewniają firmom rozwiązania cyfrowe. Dzięki innowacyjnym narzędziom przedsiębiorstwa mogą nie tylko podnieść swoją efektywność, ale również rozszerzyć działalność na nowych rynkach. Co więcej, takie rozwiązania pozwalają zrównać szanse mniejszych firm w rywalizacji z dużymi konkurentami.

Według badań Coleman Parkes, zrealizowanych na zlecenie Ricoh, 79 proc. osób zarządzających małymi firmami uważa, że dzięki możliwości przeprowadzenia szybkiej optymalizacji procesów ich przedsiębiorstwo można łatwiej i sprawniej przystosować do zmieniającego się otoczenia technicznego. Ponadto 64 proc. uznaje, że w porównaniu z dużymi przedsiębiorstwami jest w stanie wdrożyć i korzystać z nowych rozwiązań szybciej. Nowoczesna infrastruktura druku stanowi bardzo ważne ogniwo na tej drodze, a model kontraktowy to szansa na korzystanie z najnowocześniejszych rozwiązań dla firm, które nie mają bardzo dużych środków na rozwój infrastruktury.

Artykuł powstał we współpracy z firmą Ricoh.

Artykuł Ricoh – kontrakt na nowoczesne środowisko druku pochodzi z serwisu CRN.