W związku z faktem, że obecnie stosowanie KSeF jest dobrowolne, to obok faktur ustrukturyzowanych dopuszczalne są faktury w formie papierowej oraz zwykłej elektronicznej. Tym samym, podatnikom pozostawiono wybór, czy będą dokumentować sprzedaż wyłącznie w formie e-Faktury, czy też zdecydują się na to w przypadku niektórych tylko transakcji.

Zasady wystawiania

W myśl przedmiotowych przepisów, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Otrzymywanie e-Faktur nie może być narzucone jej odbiorcy, gdyż przepisy wymagają jego akceptacji. Ustawodawca nie wprowadził szczególnych regulacji odnośnie do udzielenia zgody, a więc może ona być wyrażona w dowolnej formie, między innymi poprzez korespondencję e-mail czy postanowienia umowne.

Oczywiście nie oznacza to, że w sytuacji odmowy sprzedawca nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. W takim przypadku nadal może wystawić on e-Fakturę, jednak nabywcy powinien przekazać dokument w wersji standardowej. Niniejsze sprowadza się do dwutorowego sposobu wystawiania faktur. Przy czym prawodawca nie zawęził stosowania faktur ustrukturyzowanych wyłącznie do transakcji krajowych. Zatem sprzedaż zagraniczna również może zostać udokumentowana e-Fakturą.

Moment doręczenia

Jeżeli sprzedawca i nabywca wyrazili zgodę na wystawianie e-Faktur, to zostaną one uznane za otrzymane każdorazowo w dniu przydzielenia numeru identyfikującego. Tym samym, z dniem przydzielenia numeru, automatycznie dojdzie do doręczenia nabywcy faktury ustrukturyzowanej. Co warte odnotowania, skuteczne doręczenie faktury nie będzie uzależnione od jej pobrania z KSeF.

Powyższy sposób ustalania momentu doręczenia e-Faktur ma wpływ na okres, w którym nabywca ma możliwość zrealizowania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury. Mając to na uwadze, jeżeli wraz z nadaniem numeru w KSeF powstanie obowiązek podatkowy dla dokumentowanego zdarzenia, to nabywcy od razu będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Faktury korygujące

Zastosowanie przez podatnika ustrukturyzowanej wersji faktury wpłynie też na sposób jej korygowania. Ustawodawca zobowiązał podatników korzystających z KSeF do wystawienia faktury korygującej również za pomocą systemu. Okoliczność ta wpłynie na moment ujęcia korekty w rozliczeniu podatku VAT. Podatnik ma możliwość uwzględnienia jej w deklaracji za okres, w którym faktura korygująca została wystawiona. Tym samym odpada konieczność uzgodnienia warunków korekty z nabywcą oraz udokumentowanie tego faktu.

Z drugiej strony nabywca, który zdecydował się na otrzymywanie e-Faktur, powinien zmniejszyć wartość podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał w KSeF. Sprowadza się to do tego, że faktury korygujące w wersji ustrukturyzowanej są uznawane automatycznie za uzgodnione, a warunki za spełnione.

Artykuł Nowy Ład Fakturowy pochodzi z serwisu CRN.

Jak z niej korzystać?

W pierwszej kolejności należy zaopatrzyć się w interpretację indywidualną. Jej celem jest głównie zabezpieczenie opisanego stanu faktycznego. Bardzo ważne są również pytania, które kierujemy do organu. Najważniejszą bowiem kwestią jest określenie, czy podatnik prowadzi działalność badawczo-rozwojową. Niestety, uzyskanie wartościowej interpretacji od dłuższego czasu jest bardzo trudne.

Przekonało się o tym wiele osób zainteresowanych ulgą. Organ odpowiedzialny za jej wydanie – Krajowa Informacja Skarbowa – rzuca kłody pod nogi programistów na etapie ubiegania się o nią, wskazując, że to podatnik musi jasno zadeklarować, że prowadzi działalność badawczo-rozwojową. W zależności od tego, do jakiej delegatury trafi nasz wniosek, możemy się spotkać z zupełnie innym rozstrzygnięciem. Mało tego. Odmienne rozstrzygnięcia są wydawane nawet w obrębie jednej placówki i tego samego urzędnika. Ciężko więc przewidzieć, jak potoczy się sprawa po przesłaniu i opłaceniu wniosku.

Pytanie pułapka

Gdy zdecydujemy się wziąć udział w nierównym starciu z Krajową Informacją Skarbową, musimy liczyć się z tym, że po mniej więcej dwóch miesiącach otrzymamy listę pytań, które mają doprecyzować stan faktyczny. Część z nich może i owszem, odnosi się do prowadzonej działalności, jednak zdecydowana większość to pytania o to, czy prowadzimy działalność B+R. Jak się okazuje, można je postawić na wiele sposobów, a kreatywność urzędnika nie zna granic.

Standardowe wezwanie liczy około 15 pytań, z czego nawet połowa to typowe pułapki. Gdy wskażemy, że prowadzimy działalność badawczo-rozwojową, z pewnością otrzymamy pozytywną interpretację, ta jednak z uwagi na to, że sami zinterpretowaliśmy przepis jest łatwa do podważenia przy kontroli. Z drugiej strony, gdy opiszemy cechy działalności, wskazując, że naszym zdaniem jest badawczo-rozwojowa, istnieje duża szansa, że wniosek zostanie pozostawiony bez rozpatrzenia. Co w tej sytuacji? Idziemy do sądu.

Korzystny wyrok NSA

Obecnie ukształtowała się już spójna linia orzecznicza Wojewódzkich Sądów Administracyjnych w zakresie ulgi, która została potwierdzona także przez Naczelny Sąd Administracyjny. Sąd wskazał, że Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie może odmawiać odpowiedzi na pytania, czy prowadzona przez podatnika działalność jest badawczo-rozwojowa.

Zgodnie z wyrokiem: „Skoro skarżący dokładnie opisał swoją działalność przez pryzmat cech działalności badawczo-rozwojowej, to organ miał obowiązek udzielić odpowiedzi na przedstawioną wątpliwość. Od takiej oceny jednak się uchylił, co stanowi naruszenia art. 14b §3 O.p. To właśnie aspekt wykonywania przez skarżącego działalności badawczo-rozwojowej wymaga w rozpatrywanej sprawie wyjaśnienia i interpretacji. Nie może on zatem zostać uznany jako element stanu faktycznego, którego podanie obciąża wnioskodawcę jako podatnika” (II FSK 1049/21).

Mając na uwadze powyższe, to organ – nie podatnik – jest zobowiązany do dokonania oceny, czy prowadzona działalność zalicza się do badawczo-rozwojowych. Wydaje się, że kwestia ta została już dobitnie wyjaśniona, aczkolwiek niestety – póki co – organ nie respektuje wydanego orzeczenia. Tym samym warto przejrzeć uzyskaną interpretację, czy przypadkiem nie stwierdzamy w niej działalności B+R, prac rozwojowych czy badań naukowych. Jeśli tak, jest ona bezwartościowa. Warto wówczas wystąpić z ponownym wnioskiem o jej wydanie.

Joanna Żbikowska  

Menedżer działu Doradztwa Podatkowego w Kancelarii Mentzen.

 

  

Artykuł Ulga dla programistów pochodzi z serwisu CRN.

Nie zabraknie tematu szczególnie na czasie: jakie są zagrożenia i możliwości dla przedsiębiorców z branży IT wynikające z Nowego Ładu (Polskiego Ładu), który zakłada sięgnięcie przez fiskusa do kieszeni lepiej zarabiających.

Webinar odbędzie się w środę 02.06.2021 r., o godzinie 20:00. Wydarzenie jest bezpłatne.

Rejestracja na webinar na stronie Kancelarii Mentzen.

Artykuł Webinar: Podatki w branży IT – jak ochronić swoje pieniądze pochodzi z serwisu CRN.

Jak można zauważyć, nie jest to najbardziej precyzyjna definicja, jaką możemy spotkać w przepisach podatkowych. Pozwala jednak na dokonanie wstępnej oceny naszej działalności i jej potencjału w zakresie ulgi badawczo-rozwojowej. W dużym skrócie – jeśli przedsiębiorca sam opracowuje nowy produkt, usługę, technologię lub rozwiązania, które wykorzystane zostaną w jego przedsiębiorstwie, a działania w tym kierunku podejmowane są według wcześniej ustalonego schematu, to istnieje szansa, że takie czynności zostaną uznane za działalność badawczo-rozwojową. Ale czy samo prowadzenie takiej działalności wystarczy? Otóż nie.

Postaw na pracownika

Obok wymogu prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej, każdy przedsiębiorca chcący skorzystać z ulgi B+R musi przeanalizować ponoszone koszty. Rozliczenie ulgi nie jest możliwe, jeśli podatnik nie poniósł tzw. kosztów kwalifikowanych – to właśnie one mogą być dwukrotnie ujęte przy obliczaniu podstawy opodatkowania. Ich katalog znajduje się w obu ustawach o podatku dochodowym i – niestety – przez swoje zamknięcie nie pozwala na dowolne ich uwzględnianie. Wśród wskazanych przez ustawodawcę kosztów kwalifikowanych znajdują się między innymi wydatki na materiały i surowce, czy też na odpisy amortyzacyjne dokonywane od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Na wyróżnienie zasługują jednak wydatki związane z wynagrodzeniami, które w większości przypadków mają największy potencjał do rozliczenia ulgi.

Zanim dokonane zostaną rozliczenia, przedsiębiorca musi pamiętać, że w ramach ulgi nie mogą być uwzględnione pensje każdego pracownika. Ustawodawca wyraźnie podkreśla, że jeśli podatnik chce uznać jakiś koszt za kwalifikowany, to taki wydatek musi być bezpośrednio związany z wykonywaniem prac badawczo-rozwojowych. Tutaj wracamy do punktu wyjścia – konieczne jest przeanalizowanie zakresu obowiązków pracowników i wybranie spośród nich tych osób, które faktycznie biorą udział w tego typu pracach. Jeśli więc jeden z pracowników opracuje recepturę nowego produktu, a drugi przeprowadzi badania nad jego składem oraz bezpieczeństwem, to jak najbardziej możemy uznać, że są to pracownicy realizujący działalność badawczo-rozwojową. Natomiast księgowa, która dokonuje rozliczenia całego projektu, związanego z wprowadzeniem do oferty produktu, albo operator maszyny, która wyprodukuje nalepki na opakowanie, w którym wyrób będzie sprzedawany, nie prowadzą bezpośrednich prac nad stworzeniem nowego produktu, a tym samym ich wynagrodzenia nie mogą być uwzględnione w rozliczeniu ulgi B+R.

Wśród orzeczeń, które dotyczą wynagrodzeń pracowników, w kontekście możliwości skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej znaleźć można wyrok uznający za koszt kwalifikowany np. wynagrodzenie kierowników projektu. Sąd administracyjny podkreślił w nim, że twórczy charakter podejmowanych działań można przypisać także pracy osób nadzorujących i kierujących pracownikami, bezpośrednio wykonującymi prace badawczo-rozwojowe. Wymogiem jest tu, by kierownicy nie tylko sprawowali nadzór, ale i doradzali współpracownikom przy wykorzystaniu posiadanej wiedzy technicznej i zdobytego doświadczenia.

Jaki pracownik, taka oszczędność

Opierając się zarówno na treści interpretacji indywidualnych, jak i orzeczeń sądów, wskazać należy, że są branże o szczególnym potencjale badawczo-rozwojowym – i to nie tylko ze względu na charakter wykonywanych prac, ale również zakres obowiązków pracowników. Nie tylko laboratoria i duże przedsiębiorstwa mogą w tym zakresie korzystać z ulgi. Opracowywanie receptur nowych produktów kosmetycznych, zaprojektowanie nowego procesu technologicznego, dostosowanego do produkcji wcześniej niewykorzystywanego materiału, czy też wdrażanie prototypu nowego rodzaju grzejnika – to wszystko wymaga zaangażowania pracowników, których wynagrodzenia mogą być uznane za koszty kwalifikowane. Przykłady można mnożyć, bo nieważne jest to, czy przedsiębiorca zajmuje się produkcją domofonów, czy też przygotowywaniem platformy edukacyjnej – im więcej w danym przedsiębiorstwie realizowanych jest etapów związanych z działalnością badawczo-rozwojową, tym większy potencjał dla kosztów kwalifikowanych.

Przy uwzględnianiu wynagrodzeń jako kosztów kwalifikowanych, należy pamiętać o jeszcze jednym, dość istotnym aspekcie. Jeśli pracownik zajmuje się wyłącznie opracowywaniem nowatorskich produktów czy rozwiązań, problemu nie będzie. Ale gdy w międzyczasie zaangażowany jest również w inne czynności, jak obsługa klienta czy realizacja stałej produkcji, pojawia się konieczność obliczenia proporcji czasu jego pracy. Przepisy są jasne: jeśli chcesz uwzględnić w kosztach kwalifikowanych wynagrodzenia pracowników, to tylko w takiej części, w jakiej wykonują oni prace badawczo-rozwojowe. Dlatego też tak ważne jest odpowiednie przygotowanie do rozliczenia ulgi. Każdy pracownik, który naszym zdaniem wykonuje zadania o charakterze badawczo-rozwojowym, powinien prowadzić ewidencję czasu pracy. Nie musi to być skomplikowany formularz – wystarczy, że na przykład w Excelu wyszczególnionych zostanie kilka rubryk, w których każdego dnia zatrudnione osoby określą zakres wykonywanych obowiązków, ogólny czas pracy oraz czas, w którym realizowały prace o stricte badawczo-rozwojowym charakterze. Im więcej danych przedsiębiorca zbierze na potwierdzenie tych informacji, jak listy obecności, raporty z wykonywania poszczególnych projektów itp., tym lepiej. Warto pamiętać, że taka dokumentacja przyda nam się nie tylko przy rozliczaniu ulgi – do określenia odpowiedniej proporcji, a tym samym do obliczenia wysokości kosztów kwalifikowanych – ale również na wypadek czynności sprawdzających czy kontroli ze strony urzędu skarbowego.

Umowa ma znaczenie

Zanim jednak przystąpimy do rozliczania ulgi, konieczne jest dopilnowanie bardzo ważnego szczegółu, który – niestety – często umyka przedsiębiorcom. Oprócz tego, że pracownik musi realizować prace badawczo-rozwojowe, powinien jeszcze być odpowiednio zatrudniony. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę nic nie stoi na przeszkodzie, aby skorzystać z ulgi. Podobnie będzie w przypadku umów cywilnoprawnych – z tym, że diabeł tkwi w szczegółach. Pod płaszczykiem umowy zlecenia nie jest możliwe ukrycie podwykonawcy, bo w ustawach podatkowych wyraźnie wskazano, że tylko wynagrodzenia osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, bez własnej działalności gospodarczej, mogą być rozpatrywane jako koszty kwalifikowane. Przedsiębiorcy bardzo często korzystają z usług innych podmiotów w ramach kontraktów B2B, jednak w przypadku ulgi badawczo-rozwojowej skutecznie zmniejsza to możliwość obniżenia podatku, czasem nawet całkowicie to uniemożliwiając.

Cele ulgi B+R są jasne – przedsiębiorcy powinni projektować nowe produkty lub technologie, tworzyć je i wdrażać, dzięki czemu podniesiona zostanie konkurencyjność nie tylko konkretnego podmiotu, ale i polskiej gospodarki. Jeśli więc to Wy lub Wasi pracownicy jesteście autorami danych rozwiązań oraz poszczególnych etapów realizowanego projektu, zwiększycie swoje szanse na zakończone sukcesem rozliczenie ulgi badawczo-rozwojowej, zostawiając w swojej kieszeni środki na dalsze inwestycje.

Patrycja Reksulak  

jest specjalistą ds. ulgi B+R w Kancelarii Mentzen, doradzającej klientom w tej dziedzinie, www.mentzen.pl

 

  

Artykuł Koszty w uldze B+R: postaw na pracownika pochodzi z serwisu CRN.

Kto może skorzystać z ulgi?

Od strony formalnej z ulgi mogą skorzystać osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, wspólnicy spółek osobowych i cywilnych, spółki kapitałowe, a nawet fundacje. Kluczowe jest sprzedawanie lub udzielanie licencji na jedno z wymienionych w ustawie praw własności intelektualnej, wśród których najpopularniejszy jest oczywiście program komputerowy. To właśnie programiści stanowią największą grupę korzystających z ulgi IP Box. Zawężając więc temat: jakie wymogi musi spełnić programista? Po pierwsze, musi mieć poprawnie skonstruowaną umowę i otrzymywać na jej podstawie wynagrodzenie autorskie. Po drugie, musi prowadzić specjalistyczną ewidencję. Po trzecie, programy muszą powstawać w ramach prowadzonej przez niego działalności badawczo-rozwojowej. Brzmi to dość zawile oraz tajemniczo i niestety, w rzeczywistości takim właśnie jest.

Działalność B+R

Działalność badawczo-rozwojowa – co to takiego? Ustawa o szkolnictwie wyższymi nauce definiuje działalność badawczo-rozwojową jako badania naukowe lub prace rozwojowe. To właśnie ta druga kategoria i użycie słowa „lub” czyni polską regulację wyjątkowo liberalną. Oznacza to bowiem, że w odróżnieniu od wielu innych krajów, w Polsce wystarczy prowadzić prace rozwojowe bez badań naukowych, by z ulgi skorzystać. Prace rozwojowe są definiowane jako: „zdobywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i biznesu oraz innej stosownej wiedzy i umiejętności w celu opracowywania nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług”. Definicja ta jest wyjątkowo fortunna dla twórców oprogramowania. Programiści nieustannie projektują nowe programy, usługi i rozwiązania, które znacząco odróżniają się od tych istniejących w dotychczasowej praktyce gospodarczej.

Ewidencja i wskaźnik Nexus

Oprócz wspomnianej działalności badawczo-rozwojowej, programista powinien prowadzić specjalistyczną ewidencję. W niej, obok ksiąg rachunkowych, powinien wyodrębniać prawa własności intelektualnej, które wytworzył w danym miesiącu. Dodatkowo dla każdego z tych praw powinien indywidualnie przypisać przychód, koszty i obliczyć wskaźnik Nexus. Ta tajemnicza nazwa odpowiada mnożnikowi korekcyjnemu, który każdorazowo określa, jaka część naszego dochodu podlega pod ulgę. Przekładając to na prostszy język – Nexus to wzór, w którym przypisujemy koszty do konkretnych liter, a jego wartość wynosi od zero do jeden. Odpowiada procentowemu udziałowi dochodu IP Box w naszym dochodzie.

Inne zawody z sektora IT a IP Box

Sytuacja programistów jest najbardziej oczywista, jednak nie tylko oni mogą skorzystać z ulgi IP Box. Tak naprawdę istnieje sporo innych zawodów, które również tworzą lub współtworzą program komputerowy. Jeżeli jesteśmy w danym przypadku w stanie wyodrębnić wynagrodzenie prawnoautorskie oraz twórczość naszych prac, to najważniejsze przesłanki są już spełnione. Zarówno architekci kodu, projektanci oprogramowania, menedżerowie projektów IT czy inne osoby, których praca jest nieodłącznie związana z powstaniem innowacyjnego oprogramowania, będą się na ulgę kwalifikować.

Kiedy ulga przyniesie oszczędność?

Niestety, możliwość korzystania z IP Boxa, nawet potwierdzona indywidualną interpretacją podatkową, nie daje nam oszczędności od razu. Na etapie płacenia zaliczek nie możemy skorzystać z ulgi. Jeżeli rozliczamy się liniowo, to zaliczki odprowadzamy według stawki 19 proc. Następnie na koniec roku możemy złożyć deklarację uwzględniającą załącznik – PIT IP. W nim wskazuje się dodatkowo przychód, dochód i koszty kwalifikowane do ulgi. Niestety, oznacza to, że zwrot zobaczymy dopiero po kilku miesiącach od momentu, gdy złożymy deklarację, na koniec roku. Zamiast regularnej oszczędności – raz do roku solidny zastrzyk gotówki.

Dodatkowo, jeżeli wcześniej nie korzystałeś z ulgi, a spełniałeś do niej warunki – nic straconego. Do 5 lat wstecz możliwa jest korekta deklaracji podatkowej i związany z nią zwrot. Oprócz skorygowanej deklaracji należy wówczas złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty, a spodziewane środki powinny po trzech miesiącach pojawić się na naszym koncie.

dr Sławomir Mentzen  

Doradca podatkowy, właściciel Kancelarii Mentzen, prezes Kongresu Polskiego Biznesu.

 

  

Artykuł Ulga IP Box: podatkowy Eden dla programistów pochodzi z serwisu CRN.