Kontrakt zawarto 1 stycznia 2020 r., przy czym umowa wdrożeniowa opiewała na 30 proc. wartości projektu (płatna w częściach), zaś wartość umowy licencyjnej sięgała 70 proc. wartości projektu (płatne z góry, w ciągu tygodnia od dnia zawarcia umowy). Umowa wdrożeniowa miała być realizowana metodą agile. Dokument zawierał również zapis, zgodnie z którym „wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”.

Po pół roku okazało się, że rozwiązanie nie spełnia oczekiwań Pol-Investu i są potrzebne zmiany w oprogramowaniu. Na tym etapie nic nie zapowiadało przyszłych kłopotów, choć pojawiły się pierwsze zgrzyty. Na razie jednak wzajemne relacje między stronami były partnerskie, a zamawiający i dostawca telefonicznie ustalili, co ma być zmienione w oprogramowaniu. Te ustalenia następnie potwierdzili w Jira.

Na tym etapie wdrożeniowa sielanka się skończyła. Wykonawca nie podołał sprawnemu wprowadzeniu umówionych korekt, co rodziło pretensje i frustracje po stronie Pol-Investu. Jednocześnie Pol-Invest nie ułatwiał DERF-owi zadania, gdyż nie dostarczał terminowo informacji niezbędnych do prawidłowego update’u systemu.

Opóźnienia w realizacji projektu sięgnęły 6 miesięcy, a wykonawca przestał pojawiać się na spotkaniach agile’owych i ograniczył responsywność niemal do zera. W związku z tym, że projekt stanął w miejscu, bez szans na kontynuację, Pol-Invest, po konsultacji z prawnikami, wysłał do DERF-u pismo, w którym odstąpił od umowy i wezwał DERF do zapłaty odszkodowania. DERF nie zgodził się z zawartymi w piśmie roszczeniami. W tej sytuacji Pol-Invest zdecydował się na skierowanie sprawy na drogę sądową.

Lista roszczeń i kontrargumentów

Odszkodowanie, którego zapłaty przed sądem domagał się Pol-Invest, obejmowało kilka roszczeń. Pierwsze dotyczyło wynagrodzenia pracowników zatrudnionych do realizacji projektu. Spółka zwróciła uwagę, że przedstawiciele DERF-u wiedzieli o tym, że Pol-Invest musi zatrudnić i zatrudnia nowych pracowników – specjalistów IT – niezbędnych do realizacji wdrożenia. Kolejne to zwrot wydatków na zakup nowego sprzętu (serwerów), koniecznego do pracy nad wdrożeniem.

W odpowiedzi na pozew przedstawiciele DERF-a wraz z prawnikami przygotowali kontrargumenty, z których pierwszy dotyczył wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przez Pol-Invest do realizacji projektu. Zdaniem integratora wykonawca wdrożenia nie jest odpowiedzialny za decyzje o zatrudnieniu podjęte przez zamawiającego. Stosunek zatrudnienia to stosunek pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, gdzie odpowiedzialnym za zapłatę wynagrodzenia jest pracodawca. Umowa wdrożeniowa i licencyjna w tej sprawie nie zawierała postanowień dotyczących zwiększenia liczby pracowników do wykonania projektu.

Zdaniem DERF-u wykonawca projektu nie jest również odpowiedzialny za zakup sprzętu informatycznego po stronie użytkownika. Postanowienia umowne nie stwierdzały, że wdrożenie wymagać będzie zakupu dodatkowego sprzętu przez zamawiającego. Wykonawca jest jedynie dostawcą oprogramowania, na podstawie którego będzie funkcjonować zamawiający. Podjęcie decyzji o zakupie sprzętu (serwerów) wynika wyłącznie z potrzeby podłączenia odpowiednich działów pod zamówiony system, natomiast to, ile działów czy osób będzie korzystało z oprogramowania, jest jedynie decyzją biznesową zamawiającego i nie wchodzi w zakres odpowiedzialności wykonawcy oprogramowania.

Prosty błąd

Obie firmy, realizując wdrożenie, porozumiewały się telefonicznie. Wszystkie ustalenia dotyczące tego, co ma być zmienione w oprogramowaniu były podejmowane w tej właśnie formie. Z punktu widzenia prawa, takie „dogadanie się” jest nieważne ze względu na zastrzeżenie, które znalazło się w zawartej przez strony umowie, że: „wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”.

Strona zamawiająca zatem niedostatecznie zabezpieczyła swoje interesy, gdyż wykonawca – pomimo nowych ustaleń – był wciąż związany pierwotną umową. Zatem w praktyce zastrzeżenia Pol-Investu mogły dotyczyć wyłącznie projektu w pierwotnym kształcie, a podnoszenie na etapie postępowania sądowego argumentów, że system informatyczny nie został wdrożony na czas w formie ustalonej telefonicznie było chybione.

Salomonowy wyrok

Sąd, ważąc argumenty obu stron, zdecydował się częściowo uwzględnić żądanie Pol-Investu dotyczące zwrotu wynagrodzenia pracowników zatrudnionych do realizacji projektu. W ocenie sędziego koszt ten był niezbędny do realizacji projektu, natomiast powodowie nie udowodnili, że nowo zatrudnieni pracownicy pracowali tylko nad kwestiami związanymi z wdrożeniem projektu. Zasądzono więc częściowy zwrot wynagrodzenia projektu za czas faktycznie spędzony nad projektem (w pierwotnej formie) do dnia odstąpienia od umowy. Podobnie, jak w przypadku pracowników, sprzęt, którym posługiwał się Pol-Invest, był niezbędny do realizacji projektu, ale nie był wykorzystywany wyłącznie w tym celu. Sąd zatem zasądził częściowy zwrot kosztów zakupu infrastruktury IT. Z kolei argumentem za częściowym zwrotem zapłaty za przeprowadzenie wdrożenia był fakt, że system częściowo działa. W przypadku kary umownej wynikającej z niewykonania umowy sąd ją przyznał, ale wyraźnie obniżył, gdyż była rażąco wygórowana.

Kluczowe wnioski, jakie płyną z powyższej historii, są co najmniej dwa. Po pierwsze, niezbędne jest przemyślenie postanowień kontraktu, nawet, jeśli dotyczą teoretycznie prostego wdrożenia. Po drugie, na każdym z etapów projektu warto konsultować poszczególne postanowienia i działania z prawnikami, którzy specjalizują się w obsłudze projektów IT. Gdyby obie firmy tego dopilnowały, ich pozycja w późniejszym sporze byłaby zdecydowanie silniejsza, a sprawa być może w ogóle nie trafiłaby do sądu.

Artykuł został opracowany na podstawie webinarium prowadzonego przez Agnieszkę Chajewską, Piotra Kaniewskiego i Mateusza Ostrowskiego z kancelarii Kochański & Partners. Nazwy obu stron kontraktu zostały zmienione.

Artykuł Case study: ERP niezgody pochodzi z serwisu CRN.

Agnieszka Chajewska  Temat takich sporów stał się wyjątkowo aktualny, bo pandemia błyskawicznie przeniosła wszystkich w świat technologii – także tych, którzy do tej pory prowadzili konserwatywną politykę, jeśli chodzi o cyfrową transformację. W związku z tym konfliktów z dziedziny IT będzie niestety przybywać. W naszej praktyce procesowej już obserwujemy ten trend. Zwłaszcza, że pojawiają się nowe modele biznesowe, które niosą ze sobą nieznane wcześniej wyzwania.

Mateusz Ostrowski Nasza dotychczasowa praktyka pokazała, że przeważająca liczba spraw spornych powstaje na gruncie umów dotyczących zbudowania, wdrożenia i wykonania rozwiązań IT, czyli w obrębie tzw. umów wdrożeniowych. Najczęściej spór powstaje pomiędzy zamawiającym a wykonawcą w momencie odbioru programu, systemu czy komponentu IT. Nie należą do wyjątków spory związane z ujawnionymi wadami wdrożonych elementów, które uniemożliwiają działanie systemu lub programu albo znacząco utrudniają użytkownikowi korzystanie z niego. Rzadziej pojawia się spór o odpowiedzialność w przypadku zakłóconego działania systemu w wyniku ingerencji osób trzecich, a więc o odpowiedzialność twórców kodu źródłowego, którzy nie zauważyli luki, czy też o odpowiedzialność administratora systemu, który w porę nie wykrył ataku hakerskiego skutkującego złamaniem zabezpieczeń lub, co gorsza, wyciekiem danych.

Agnieszka Chajewska Nasza zaprzyjaźniona kancelaria partnerska z Londynu – Pinsent Masons – większość sporów IT prowadzi w związku z wyciekiem danych i ogólnie cyberbezpieczeństwem. To oznacza, że za kilka lat będzie to standardem także w Polsce.

Jakie firmy IT najczęściej korzystają z waszych usług w zakresie sporów – integratorzy, software developerzy, producenci, a może retailerzy?

Agnieszka Chajewska Widzimy ten podział nieco inaczej. Spory przeważnie dotyczą dostawcy oprogramowania lub usługi i podmiotu, który takie oprogramowanie lub usługę zamawia. Branża, w której działa podmiot zamawiający, często w ogóle nie ma nic wspólnego z technologiami. W takiej sytuacji, kiedy jedna ze stron transakcji, mówiąc kolokwialnie, nie wie z czym to się je, a z drugiej strony mamy profesjonalistę w dziedzinie oprogramowania, może powstać konflikt. Zamawiający oprogramowanie często nie wie, czego tak naprawdę potrzebuje i jak wygląda współpraca z dostawcą rozwiązań IT, jak ułożyć wzajemne relacje i w związku z tym może być niezadowolony z przebiegu współpracy. Jeśli przy konstruowaniu umowy skorzystamy z pomocy prawników, specjalizujących się w tych zagadnieniach, możemy uniknąć sytuacji spornych.

Jak długo mogą trwać tego typu spory i od czego to zależy?

Agnieszka Chajewska Długość trwania sporu zależy od wielu czynników. Statystyki pokazują, że w Sądzie Okręgowym w Warszawie spór gospodarczy trwa średnio 24 miesiące, i to tylko w pierwszej instancji, a cały proces może trwać nawet do 5 lat lub dłużej. Wpływa na to wiele kwestii, w tym jakość materiału dowodowego, konieczność powołania biegłego czy przesłuchania świadków. Przede wszystkim należy odpowiednio przygotować się do tego już na etapie spisywania umowy z klientem. Bo prawda jest taka, że przed sądem wygrywa ten, kto ma dowody, a nie ten, kto ma rację. Tymczasem kontrakty są często niedostosowane do późniejszych realiów, w jakich są realizowane. W każdym razie my spory sądowe traktujemy jako ostateczność. Odpowiednie poprowadzenie negocjacji powinno klienta uchronić przed długim procesem sądowym.

Czy zdarza się, że strony sporu osiągają porozumienie dzięki mediacji?

Agnieszka Chajewska Mediatorzy w sprawach gospodarczych to naszym zdaniem nie najlepszy pomysł. Po obu stronach sporu zasiadają prawnicy wyposażeni we wszelkie narzędzia, dokumenty, dowody, fakty, którzy starają się uzyskać dla swoich klientów tyle, ile się da. Mediator niczego nowego nie wniesie. Niemniej, paradoksalnie, największa zawarta przez nas ugoda odbyła się właśnie z udziałem mediatora. Jednak sąd nie zatwierdził tej ugody z przyczyn czysto formalnych, choć to był jeden z najlepszych mediatorów w Polsce. Od tej pory zawsze staramy się pisać ugody sami, aby zaoszczędzić klientowi czasu i kosztów mediacji.

Mateusz Ostrowski Obecnie mediatorzy nie zawsze rozumieją biznes stron. Nie jest wskazane, aby mediator ze specjalnością na przykład spraw rodzinnych prowadził mediację w sporach gospodarczych, gdzie elementem wiodącym jest nowa technologia. Aby była jasność, nie wykluczamy mediacji. To, w jaki sposób będzie prowadzony spór, zależy od ustalonej z klientem strategii. Nie jest tajemnicą, że wszyscy nasi klienci – w imieniu, których prowadzimy spory sądowe – stawiali sobie za cel, aby ich unikać.

O czym trzeba pamiętać w pierwszych chwilach, gdy spór wybuchnie?

Mateusz Ostrowski W pierwszych chwilach myśli się o wielu rzeczach jednocześnie. Ważne jest to, aby zadzwonić do prawnika, który ma szerszą niż standardowa wiedza o prowadzanym przez klienta biznesie, który posiada wiedzę merytoryczną niezbędną do zebrania materiału dowodowego. Nie ma nic gorszego, niż przegranie sprawy, w której miało się rację, ale nie miało dowodu. My wiemy, co trzeba sprawdzić nawet, jak sprawa jest bardzo złożona.

A co na przykład?

Agnieszka Chajewska W grę wchodzi wiele kwestii, chociażby czy pracownicy zaangażowani w projekt są jeszcze zatrudnieni i czy mogą zeznawać. Klient musi wiedzieć, w jakiej dokładnie sytuacji prawnej się znajduje, bo – jak mawiamy – knowledge is power. Łatwiej jest usiąść do stołu wiedząc, jakie się ma karty w ręku i wyjść z tego sporu jak najmniej skrzywdzonym…

Mateusz Ostrowski W tym celu robimy audyt technologiczno-prawny, analizujemy słabe i mocne strony klienta, decydujemy wspólnie z nim, czy idziemy do arbitrażu, a może jednak lepiej wystąpić o roszczenie. A to nie takie proste, bo musimy wiedzieć na przykład, czy klient będzie kontynuować potem z drugą stroną sporu relacje biznesowe. Priorytetem jest dobro biznesu, a samo prawo jest tutaj tylko narzędziem dochodzenia roszczeń. Można wygrać pod względem prawnym, ale w efekcie stracić kontrahentów, bo spór negatywnie wpłynie na wizerunek firmy na rynku.

Czy dobrze rozumiem, że obsługujecie klientów na każdym etapie projektu technologicznego?

Agnieszka Chajewska Ja i mecenas Ostrowski pracujemy w dziale procesowym i konsultujemy umowy wdrożeniowe pod kątem ewentualnego sporu. W kancelarii mamy też dział technologii, który specjalizuje się w umowach IT i dostosowuje je do indywidualnych potrzeb klienta. Prowadzimy także usługi szkoleniowe, skierowane zarówno do dostawców jak i zamawiających. Celem takiego szkolenia jest uzbrojenie uczestników w wiedzę, jak realizować umowy, żeby uniknąć ewentualnych zastrzeżeń z drugiej strony, ale także, co zrobić żeby być dowodowo przygotowanym na ewentualny spór.

Mateusz Ostrowski Trzeba przy tym pamiętać, że szereg postanowień w umowie, które dla firmy IT na pierwszy rzut oka wyglądają sensownie, z punktu widzenia prawnika procesowego może okazać się niejasnych, nieprecyzyjnych, czy stwarzających problemy dowodowe w sądzie. Konieczne jest wtedy ich uściślenie.

Wielu specjalistów IT może wyjść z założenia, że pomoc prawna na wstępnym etapie nie ma sensu, bo jako prawnicy i tak nie znacie się na oprogramowaniu, kodowaniu etc.

Mateusz Ostrowski Odpowiem konkretnym przykładem. Mamy klienta, który po sześciu latach postępowania przyznał, że żałował kilku tysięcy złotych na konsultację treści umowy, a sam spór i odszkodowanie kosztowały go 3,5 miliona złotych.

Agnieszka Chajewska Jak wcześniej mówiłam, mamy zespół prawników, którzy są doświadczeni w obszarze technologicznym i cały czas pogłębiają swoją wiedzę. Jeśli jakaś sprawa wymaga bardzo konkretnego, technicznego know-how, którego nie mamy, to posiłkujemy się wiedzą naszych partnerów z branży IT. Bez tego nie dałoby się prowadzić spraw, o których rozmawiamy.

Mateusz Ostrowski Mogę jedynie dodać, że epoka tzw. prawnika z kamienicy, który zna się na wszystkim, już się dawno skończyła. W przypadku problemu z zakresu nowych technologii warto się zwrócić do kancelarii, która od lat specjalizuje się w tym obszarze. 

Jedno z kolejnych waszych szkoleń ma dotyczyć blockchaina. W jakim kontekście?

Mateusz Ostrowski Coraz większego znaczenia nabiera egzekucja wyroków sądowych w sytuacji, gdy dłużnik zainwestował swój majątek w kryptowaluty czy platformy fintechowe, które są praktycznie oderwane od jakiejkolwiek jurysdykcji. Wtedy pojawia się problem, jak wyegzekwować coś, co jest nowym narzędziem, jakim jest cyfrowy pieniądz. Tym również zajmujemy się w ramach kancelarii.

Rozmawiał Tomasz Gołębiowski

Artykuł Konflikt z klientem: spór sądowy to ostateczność pochodzi z serwisu CRN.