Pomóc w tym może aplikacja ABBYY FineReader PDF. To uniwersalne narzędzie, które zapewnia pracownikom przetwarzającym informacje wydajne zarządzanie dokumentami. Wbudowany mechanizm OCR ułatwia digitalizację dokumentów, opracowywanie znajdujących się w nich treści, zabezpieczanie plików przed edycją oraz udostępnianie i współpracę na nich. W ten sposób redukowane są ograniczenia powodowane przez niedostępne i nieprzeszukiwalne dokumenty, a także zadania wymagające korzystania z wielu programów. Dzięki profesjonalnemu narzędziu pracownicy mogą skupić się na swoich obszarach specjalizacji, zamiast tracić cenny czas na zawiłe zadania administracyjne.

Łatwa edycja i współpraca

ABBYY FineReader PDF zapewnia kompleksowy zestaw narzędzi ułatwiających pracę w równie wydajny sposób z dokumentami w różnych formatach – powstałych od razu w postaci cyfrowej lub zeskanowanych z papieru. Umożliwia uzyskanie dostępu do tekstów, tabel oraz całego układu dokumentu PDF, a następnie edytowanie ich bez dodatkowych etapów konwersji – poprawianie całych zdań i akapitów, a nawet zmienianie układu dokumentu.

Dokumenty PDF mogą być konwertowane do wielu formatów plików (w tym Word i Excel) w celu zapewnienia ich zaawansowanej edycji. Również po zeskanowaniu papierowego dokumentu można rozpoznać jego treść i zapisać w formacie PDF, zgodnie ze specyfikacją ISO. Na dokumentach PDF można też współpracować, dzielić się pomysłami oraz poznawać opinie zespołu dzięki zastosowaniu narzędzi do dyskusji, takich jak zaznaczanie fragmentów tekstu, komentowanie i rysowanie. Stworzone dokumenty mogą być podpisywane cyfrowo, jak też zabezpieczane hasłem. FineReader PDF ułatwia również redagowanie danych wrażliwych oraz usuwanie danych ukrytych. Tak bogaty zestaw funkcji ułatwia zwiększenie wydajności codziennej pracy oraz zredukowanie liczby używanych aplikacji i wyeliminowanie konieczności wykonywania tej samej pracy dwukrotnie.

FineReader PDF oferowany jest w dwóch opcjach. Wersja Standard umożliwia tworzenie, konwertowanie, edytowanie i zabezpieczanie dokumentów PDF, a także rozpoznawanie tekstu za pomocą OCR. Natomiast wersja Corporate zapewnia dodatkowo porównywanie dokumentów w różnych formatach – także pomiędzy edytowalnym plikiem i nieprzeszukiwalnym skanem. Znalezione zmiany można wyeksportować w przejrzysty sposób w formie komentarzy w dokumencie PDF lub śledzenia zmian w pliku Worda, aby możliwa była dalsza współpraca przy nich z innymi osobami.

Wersja Corporate umożliwia także automatyzowanie procesu digitalizacji i przetwarzania za pomocą funkcji Hot Folder (do 5 tys. stron miesięcznie), aby usprawnić rozpoznawanie OCR powtarzających się fragmentów tekstu lub konwertować wiele dokumentów na przeszukiwalne pliki PDF i PDF/A lub do edytowalnych formatów Microsoft Word, Excel i innych.

Artykuł ABBYY: sztuczna inteligencja do zarządzania dokumentami pochodzi z serwisu CRN.

Dzięki użyciu FineReadera brak możliwości przeszukiwania dokumentów PDF lub kopiowania ich treści przestają mieć znaczenie. Usprawnia obieg papierowych i cyfrowych dokumentów w firmie, także tych, do których przetwarzania potrzebnych jest kilka aplikacji. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na swoich służbowych zadaniach i nie tracić czasu na eksperymentowanie z dokumentami w poszukiwaniu potrzebnej funkcji.

Przede wszystkim bezpieczeństwo

Oprogramowanie ABBYY FineReader zawiera wiele funkcji zapewniających bezpieczeństwo przechowywanych, przetwarzanych i udostępnianych współpracownikom, partnerom biznesowym i klientom dokumentów PDF. Pliki te mogą być szyfrowane i chronione hasłami, aby ograniczyć do nich dostęp (np. otwieranie, edytowanie, drukowanie, kopiowanie tekstu lub innych treści). Szyfrowanie odbywa się z wykorzystaniem 40-bitowego klucza RC4 albo 128- lub 256-bitowego klucza AES. Dokumenty mogą być podpisywane cyfrowo, a weryfikacja podpisów następuje automatycznie zaraz po otwarciu pliku PDF. Za pomocą wirtualnej drukarki możliwe jest generowanie cyfrowych certyfikatów z własnym podpisem.

Oprócz zabezpieczeń w warstwie technicznej, oferowana jest także ochrona treści merytorycznej. FineReader ułatwia usuwanie z dokumentów wrażliwych informacji (ukrywane są np. w warstwach tekstowych dodawanych w procesie rozpoznawania OCR), komentarzy i adnotacji, załączników, zakładek, metadanych, linków, skryptów, danych wpisywanych w formularzach itp. Umożliwia także wyszukiwanie i redakcję słów kluczowych w całym dokumencie (m.in. w tekście dokumentu, komentarzach i metadanych). Dzięki temu ułatwia firmie spełnienie wymagań nakładanych przez Rozporządzenie o ochronie danych osobowych.

Edycja bez przeszkód

ABBYY FineReader PDF zapewnia kompleksowy zestaw funkcji ułatwiających pracę z dokumentami w różnych formatach – wygenerowanych w postaci cyfrowej oraz zeskanowanych i poddanych optycznemu rozpoznawaniu treści. Możliwa jest ich łatwa edycja, w tym poprawianie całych zdań i akapitów, modyfikacja tabel, a także zmienianie układu dokumentu, bez prowadzenia jego ponownej konwersji. Nieskomplikowany interfejs użytkownika i bogactwo funkcji umożliwiają redukcję liczby używanych do edycji dokumentów i eliminują konieczność wykonywania tej samej pracy dwukrotnie.

Zespoły pracowników mogą edytować te same dokumenty PDF w oprogramowaniu FineReader, co pozwala na dzielenie się pomysłami (zaznaczanie fragmentów i komentowanie ich, dodawanie rysunków) oraz zatwierdzanie zmian. Możliwe jest też konwertowanie dokumentów w plikach dowolnego formatu lub zeskanowanych do formatu Microsoft Word i Excel w celu zapewnienia edycji oraz zapisywanie ich w postaci przeszukiwalnych plików PDF zgodnych ze specyfikacją ISO.

Istnieje również wersja FineReader Corporate przeznaczona dla większych firm, która zawiera dwie dodatkowe funkcje. Pierwsza zapewnia porównywanie dokumentów, także zapisanych w różnych formatach. Możliwe jest szybkie identyfikowanie różnic między dwiema wersjami dokumentu, nawet jeśli jeden z nich lub obydwa to nieprzeszukiwalne skany. Listę zmian można wyeksportować w przejrzystej formie komentarzy w dokumencie PDF lub jako poprawki w trybie śledzenia zmian w dokumencie Word.

Druga dodatkowa funkcja to narzędzie automatyzujące wiele zadań w oprogramowaniu FineReader. Może objąć m.in. powtarzające się procesy: rozpoznawanie tekstu (OCR) oraz konwertowanie wielu dokumentów do przeszukiwalnych plików PDF i PDF/A lub do edytowalnych formatów, takich jak Microsoft Word, Excel i inne.

Elastyczne licencjonowanie

Firma ABBYY, producent oprogramowania FineReader, zapewnia kilka metod jego licencjonowania, dostosowanych do różnych potrzeb użytkowników indywidualnych, firm każdej wielkości, placówek edukacyjnych oraz instytucji państwowych. W każdym przedstawionym dalej przypadku konieczny jest zakup minimum pięciu licencji.

Dowolnej wielkości podmiotom działającym w sieci rozproszonej lub lokalnej (LAN), które na wybranych stanowiskach potrzebują rozwiązania do zarządzania dokumentami i ich edycji, ABBYY rekomenduje wersję stanowiskową. Centralne zarządzanie licencjami (ręczne lub tzw. ciche instalacje, przydzielanie uprawnień poszczególnym pracownikom i odbieranie ich) odbywa się za pomocą modułu menedżera.

Istnieje też opcja zdalnego korzystania z programu FineReader na komputerach stacjonarnych i w rozwiązaniach wirtualizacyjnych, takich jak Microsoft Remote Desktop Services (RDS) oraz Citrix Virtual Apps and Desktops. Wówczas aplikacja wdrażana jest na farmach serwerów, a menedżer licencji wykorzystywany do jej konfiguracji kontroli wykorzystania licencji i przypisywania ich do użytkowników.

Oferowana jest także licencja jednoczesnego dostępu. W tym przypadku aplikację instaluje się na nieograniczonej liczbie stacji roboczych i zarządza nią z wykorzystaniem centralnego menedżera. Klient płaci za liczbę stanowisk, które mogą jednocześnie korzystać z oprogramowania FineReader. Innymi słowy wszyscy pracownicy w firmie mogą korzystać na zasadach zamienności z jednej puli wykupionych licencji.

Artykuł ABBYY FineReader – nie tylko OCR pochodzi z serwisu CRN.