Zmarnowane wydatki IT pozostają głównym wyzwaniem dla przedsiębiorstw. Respondenci informują o 38 proc. wyrzuconych w błoto pieniędzy na oprogramowanie komputerowe, 34 proc. – na software data center, 33 proc. – na SaaS oraz także 33 proc. – na IaaS/PaaS – według badania Flexery.

Zespoły zarządzające zasobami IT (ITAM) podają, że największe wyzwania dotyczą nowych środowisk (SaaS, chmura, kontenery) oraz złożoności praw do używania oprogramowania (oba jako największe wyzwanie wskazało 32 proc. respondentów).

Największe korporacje — zatrudniające ponad 100 tys. pracowników — wydają średnio 64 mln dol. na SaaS. Jeśli odejmiemy jedną trzecią tej kwoty, wychodzi okrągła sumka zmarnowanych pieniędzy.

Jak powstrzymać straty

Aby masa środków nie szła na marne, wskazano najważniejsze obszary oszczędności. Z badania wynika, że programy SAM (zarządzania zasobami oprogramowania) są najbardziej efektywne w osiąganiu oszczędności dzięki ponownemu wykorzystaniu licencji (nie w chmurze), aby uniknąć kupowania nowych (83 proc. wskazań). Równie dobrym pomysłem okazuje się negocjowanie umów z dostawcami (83 proc.) i ograniczenie wydatków na utrzymanie nieużywanego oprogramowania (81 proc.).

Brakuje ludzi, czasu i pieniędzy

Problem polega jednak na tym, że często nie ma komu nadzorować tych obszarów: 78 proc. respondentów w Europie przyznaje, że wyzwaniem jest brak zasobów w zespole SAM, a według 88 proc. brak czasu albo pieniędzy na audyty.

Najczęściej audyty przeprowadza Microsoft (52 proc. respondentów to zgłosiło), IBM (34 proc.) i Oracle (31 proc.).

Niektórych sporo one kosztowały: 14 proc. respondentów poinformowało, że w ciągu ostatnich trzech lat zapłaciło ponad 5 mln dol. za audyty dostawców oprogramowania (w tym kary i korekty nieprzewidziane w budżecie).

Aż 65 proc. respondentów twierdzi, że nie ma dokładnego wglądu w zasoby IT, które mają wpływ na wyniki biznesowe.

Zdaniem ekspertów w związku z marnotrawstwem i ryzykiem trudności gospodarczych rośnie rola zespołów zarządzania zasobami IT (ITAM), zasobami oprogramowania (SAM) i sprzętu (HAM) – muszą one poprawiać procesy identyfikacji niewłaściwie wykorzystywanego software’u i optymalizacji licencji na chmurę, SaaS i kontenery.

Dane zawiera raport „Flexera State of ITAM”. Pytano 500 specjalistów, którzy zarządzają i uczestniczą w procesach ITAM, SAM i HAM w organizacjach zatrudniających co najmniej 1 tys. pracowników.

Artykuł Firmy marnują ponad 30 proc. pieniędzy na software pochodzi z serwisu CRN.

To oznacza, że odbiorcy biznesowi zaczną coraz rzadziej kupować programy z „pudełka”. W teorii powinno to ułatwić zawiłą politykę licencyjną, a także ograniczyć piractwo oraz ciągnące się długimi miesiącami audyty przeprowadzane przez dostawców oprogramowania.

Nie są to dobre wieści dla dostawców systemów SAM (Software Asset Management). A nie jest przy tym żadną tajemnicą, że najczęściej w tego typu rozwiązania inwestują organizacje, które mają już za sobą zazwyczaj niemiłe doświadczenia związane z audytem. Dlatego specjaliści śledzący ten segment rynku uważają, że zamiast straszyć kijem, lepiej pokazać przedsiębiorcom marchewkę, czyli oszczędności, jakie niesie ze sobą wdrożenie SAM. Tym bardziej, że postępująca adaptacja SaaS nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z zarządzaniem aplikacjami. Co więcej, nie brakuje opinii, że nawet je pogłębia. Większość firm korzysta z różnych rodzajów oprogramowania i modeli rozliczeniowych, co prowadzi do sporego chaosu.

Wprawdzie SaaS zapewnia oszczędności, ale może również generować zbędne koszty. Łatwość korzystania z usługi prowadzi czasami do marnotrawstwa. Szczególnie celują w tym działy marketingu i sprzedaży używające aplikacji chmurowych bez wiedzy działów IT. W rezultacie programy się duplikują, a część z nich zostaje porzucona i zapomniana po zaledwie kilku miesiącach użytkowania. Niejednokrotnie bywa tak, że jeden dział firmy korzysta z Zooma, a inny z GoToMeeting. Jak widać, wbrew temu, co obiecują promotorzy SaaS, wydatki na oprogramowanie wcale nie muszą spaść wraz z migracją do chmury.

– Często klienci przepłacają za SaaS nawet o 50 proc., wykupując drogie, nieadekwatne do własnych potrzeb plany taryfowe. Najczęściej wynika to z braku możliwości oceny realnych wymagań lub promocji cenowych. Obserwując wzrost wydatków w obszarze usług chmurowych, w tym również SaaS, nie obawiam się o przyszłość SAM – mówi Marcin Grzywacz, Enterprise Executive Central-South-East Europe w Snow Software.

Zdaniem specjalisty 

Marcin Grzywacz, Enterprise Executive Central-South-East Europe, Snow Software  

Największy wpływ na sprzedaż systemów SAM ma edukacja menedżerów na poziomie C-level. Czynnikami zewnętrznymi, które nigdy się nie zmienią, są ciągłe zmiany w obszarze wymagań licencyjnych, pojawianie się nowych modeli sprzedażowych, typów licencji czy oprogramowania, a także ciągły rozwój i powstawanie środowisk hybrydowych. Dostępność usług SaaS dla działów poza IT jest obecnie tak łatwa, że brak kontroli nad tym obszarem wpływa na konieczność posiadania kompleksowych rozwiązań SAM. Tego typu narzędzia potrafią z jednej strony poradzić sobie ze skomplikowanymi przypadkami licencyjnymi w ramach infrastruktury data center, a z drugiej identyfikować „shadow IT”.

  

Markus Kempkes, dyrektor regionu CEE, ServiceNow  

O ile dostawcy SaaS mogą zapewnić wgląd w liczbę posiadanych subskrypcji i liczbę przypisanych użytkowników, o tyle nie zawsze dostarczają informacje o tym, jak oprogramowanie jest używane. Tymczasem wiele firm wraca do pracy realizowanej w fizycznym biurze, czemu towarzyszy zmiana wzorców użytkowania aplikacji SaaS, na przykład narzędzi do współpracy. Zrozumienie nie tylko tego, kiedy użytkownicy ostatnio korzystali z oprogramowania, ale także jakie działania podejmują po zalogowaniu, zapewni firmom możliwość optymalizacji wydatków na SaaS. Jeśli licencje nie są wykorzystywane, można je odzyskać i zmniejszyć wydatki. Kiedy używane są tylko niektóre funkcje, warto obniżyć poziom subskrypcji do licencji niższego poziomu, co wiąże się z obniżeniem ceny. Aplikacje SaaS można łatwo wdrożyć, zatem ważne jest zrozumienie całego firmowego ekosystemu w celu racjonalizacji nakładających się funkcji.

  

Bartosz Rychlewski, starszy menedżer Extended Enterprise, Deloitte  

Tradycyjnym czynnikiem, który wpływa na inwestycje w narzędzia SAM, były przeglądy zgodności licencyjnej prowadzone przez producentów oprogramowania. Klienci inwestowali w narzędzie SAM w celu minimalizacji ryzyka kar finansowych. W naszej ocenie dla części klientów ciągle pozostanie to jeden z głównych argumentów zakupowych. Jednak od kilku lat obserwujemy rosnącą świadomość tego, że praktycznie niemożliwe jest zarządzanie zasobami IT w oparciu o statyczne raporty lub zestawienia, co utrudnia podejmowanie decyzji. Z drugiej strony rośnie świadomość dużo szerszych korzyści, jakie płyną z wdrożenia SAM niż samo tylko zapewnienie zgodności. Klienci oczekują kompleksowego objęcia zarządzaniem całej infrastruktury IT, w tym rozwiązań chmurowych, a także wsparcia procesu optymalizacji i redukcji wydatków. To przekłada się z kolei na decyzje o dalszych inwestycjach w narzędzia SAM.

  

Artykuł SaaS ratuje życie dostawcom SAM pochodzi z serwisu CRN.

– Kwestia branżowego nazewnictwa nie jest w tym przypadku najważniejsza. Istotą sprawy pozostaje precyzyjne zidentyfikowanie rzeczywistych potrzeb klienta, a nie podążanie za popularnymi hasłami. Nadmiar zbliżonych skrótowców nie sprzyja przejrzystości. Z drugiej strony, w przypadku świadomego klienta, precyzyjna terminologia umożliwia dokładne dopasowanie potencjalnej oferty do bieżących potrzeb – zauważa Bartosz Rychlewski, Senior Manager w zespole Extended Enterprise firmy Deloitte.

Wprawdzie już od dłuższego czasu słyszy się o unifikacji narzędzi do zarządzania zasobami informatycznymi, ale jak na razie z tych zapowiedzi niewiele wynika. Zachowanie status quo może leżeć w interesie marketingowców, którzy lubią żonglować nazwami, niekoniecznie zaś handlowców, zmuszonych do tłumaczenia klientom zawiłości poszczególnych rozwiązań.

Część specjalistów wyodrębnia z tego gąszczu nazewnictwa dwa kluczowe rozwiązania o najszerszej gamie funkcji i zakresie działania – ITAM (IT Asset Management) oraz UEM (Unified Endpoint Management).

– Zasadniczą różnicą między ITAM a UEM jest cel działania. Jakkolwiek wiele elementów jest wspólnych, to jednak ITAM pełni przede wszystkim rolę informacyjną w biznesie, a żeby czymś zarządzać, musimy o tym jak najwięcej wiedzieć – tłumaczy Jacek Konaszczuk, kierownik działu handlowego w Grupie Damiko.

ITAM niejednokrotnie postrzega się jako narzędzie do tworzenia spisu zasobów. Jednak rola tego rozwiązania nie ogranicza się jedynie do realizacji tej dość prostej czynności. Do jego zadań należy analiza informacji, której celem jest maksymalizacja zysków i zwiększanie wartości biznesowej aktywów IT. Menedżerowie, którzy mają dostęp do tego typu danych, mogą uniknąć zbędnych zakupów, a co za tym idzie kosztów związanych z licencjonowaniem oprogramowania. Poza tym, wstrzymując się przed nieprzemyślanymi inwestycjami, eliminują marnotrawstwo i poprawiają wydajność systemów informatycznych.

ITAM w nowych czasach

Jednym z czynników, który zasadniczo zmienił podejście do kwestii związanych z zarządzaniem zasobami IT, było przejście firm oraz instytucji na zdalny model pracy, czemu towarzyszył wyraźny wzrost wykorzystania usług chmurowych.

– Pandemia zapoczątkowała w wielu firmach proces cyfryzacji. To się przekłada na rosnącą potrzebę efektywnego zarządzania nowymi rozwiązaniami, takimi jak na przykład SaaS. W 2015 roku przeciętna firma posiadała średnio 8 aplikacji działających w tym modelu, podczas gdy obecnie jest ich 110. W rezultacie tradycyjne funkcje ITAM będą musiały się zmienić w taki sposób, aby objąć swoim zakresem również te nowe obszary – mówi Bartosz Rychlewski.

W ubiegłym roku specjaliści Deloitte przeprowadzili badanie dotyczące wykorzystania ITAM w organizacjach. Zdecydowana większość respondentów (84 proc.) przyznała, że ma kłopot z odpowiednim wykorzystaniem ITAM w nowych realiach biznesowych i technologicznych. Z ankiety wynika, że najwięcej trudności związanych z zarządzaniem zasobami IT nastręcza infrastruktura bazująca na chmurze i platformy aplikacyjne (44 proc.), a następnie rdzenie i procesory (38 proc) oraz shadow IT (32 proc.). Natomiast motorem napędowym inwestycji w ITAM jest optymalizacja kosztów – 74 proc. respondentów wymienia ją jako główny cel wdrożenia. Nie ulega wątpliwości, że presja kosztowa będzie rosła w kolejnych latach.

Co istotne, ponad połowa badanych uważa, że największe oszczędności może przynieść zmniejszanie kosztów ogólnych związanych z zarządzaniem zasobami IT, wdrażaniem oprogramowania, śledzeniem problemów czy aktualizacjami poprawek. Ponad trzy czwarte uczestników badania korzysta z kluczowych wskaźników wydajności (KPI) dla ITAM w swoich firmach, aby móc mierzyć i monitorować postępy.

Nie bez znaczenia jest fakt, że badanie przeprowadzono w czasie pandemii, kiedy działy IT poświęcały mnóstwo czasu pracy zdalnej. Zdaniem niektórych ekspertów wraz z zakończeniem pandemii rynek na systemy do zarządzania zasobami informatycznymi powinien się ożywić.

– Działy IT wrócą do normalnych, służbowych zadań. Technicy oraz inżynierowie nie będą musieli poświęcać już tyle czasu optymalizacji i bezpieczeństwu pracy zdalnej. Wrócą do dawnych zadań i problemów, a rynek i jego konkurencyjność zaczną wymagać optymalizacji działań, choćby poprzez zastosowanie systemów ITAM – tłumaczy Aneta Dziwani, ITAM Partner Account Manager w Stovarisie.

Zdaniem integratora