Co ważne, rośnie również świadomość związanych z tym benefitów. Według wyników badań, przeprowadzonych na zlecenie Ricoh przez Coleman Parkes, 64 proc. zarządzających małymi firmami uznaje, że są w stanie szybciej niż duże przedsiębiorstwa wdrożyć nowe rozwiązania i korzystać z oferowanych przez nie możliwości.

Zarządzanie drukiem

Nowatorskie systemy do zarządzania drukiem pozwalają na redukcję kosztów nawet do 50 proc. Przyczyniają się również do podniesienia poziomu bezpieczeństwa dokumentów. Takie rozwiązania Ricoh jak: Equitrac, WorkingDoc Cost Control (WDCC), Card Authentication Package (CAP), Enhanced Locked Print (ELP) czy Streamline, umożliwiają bieżącą analizę liczby wykonanych wydruków, w podziale na konkretne działy czy pracowników. Użytkownik może określać reguły związane z drukiem (kolorowe wydruki, limity, uprawnienia itd.) oraz prowadzić nadzór nad tym, co jest drukowane i przez kogo. Dodatkowe funkcje związane z bezpieczeństwem, takie jak wydruk podążający czy poufny, pozwalają wykreować odpowiednie praktyki związane z obsługą ważnych dokumentów.

Wdrożeniu rozwiązań do optymalizacji kosztów druku bardzo często towarzyszy inwestowanie w narzędzia, które zwiększają efektywność oraz płynność przepływu dokumentów. Bardzo ważna jest automatyzacja czasochłonnych zadań, realizowanych dotychczas ręcznie, ponieważ zapewnia oszczędność czasu pracy, a docelowo – zwiększenie efektywności funkcjonowania całej firmy. Stąd rosnące znaczenie rozwiązań do archiwizacji oraz elektronicznego obiegu informacji.

Archiwizacja

Takie narzędzia jak: Docuware, WorkingDoc Cost Control czy systemy korzystające ze środowiska Sharepoint, zwiększają dostępność zarchiwizowanych dokumentów i zapewniają ucyfrowienie tych, które są przetwarzane w wersji papierowej. Niwelują czas potrzebny na znalezienie odpowiednich danych (m.in. dzięki funkcji rozpoznawania treści OCR), chronią je przed zagubieniem lub utratą oraz umożliwiają śledzenie cyklu życia dokumentów.

Dzięki temu archiwizacja może być postrzegana jako sposób magazynowania i porządkowania dokumentów lub jako repozytorium w pełnym elektronicznym obiegu dokumentów, obejmującym edycję, ścieżkę akceptacji i dystrybucję.

Elektroniczny obieg dokumentów

Według danych Ricoh koszt obsługi papierowej faktury w Unii Europejskiej wynosi średnio 11,1 euro, a w przypadku dokumentu w formie elektronicznej obniża się do kwoty 4,7 euro. Ta ogromna różnica pokazuje, że nawet małe przedsiębiorstwa mogą generować spore oszczędności związane z obsługą dokumentów.

Na obniżenie kosztów może wpłynąć wdrożenie obiegu dokumentów z elementem repozytorium elektronicznego, np. Docuware. Tego typu system pozwala zarówno na katalogowanie dokumentów, jak i nadawanie im odpowiednich atrybutów w postaci komentarzy, znaków wodnych, pieczątek i podpisów elektronicznych. Każdemu dokumentowi można też przypisać ścieżkę jego akceptacji.

Dodatkowe informacje: 

 

 

 

www.ricoh.pl

Artykuł powstał we współpracy z firmą Ricoh.

Artykuł Efektywne wykorzystanie informacji kluczem do sukcesu pochodzi z serwisu CRN.