Co jednak z punktu widzenia firm IT najważniejsze, procesu digitalizacji obiegu dokumentów nie da się już zatrzymać ani odwrócić. Przedsiębiorstwa, które odczuły bezpośrednio w swojej działalności korzyści z tego typu rozwiązań, nie będą chciały z nich rezygnować, nawet po powrocie do biur, a tym bardziej w warunkach pracy hybrydowej. Co więcej, będą starały się rozwijać i doskonalić systemy elektronicznego obiegu dokumentów i informacji, a także coraz mocniej integrować z przepływami pracy i obsługą całych procesów biznesowych. Będą chciały obejmować nimi kolejne obszary działalności oraz automatyzować coraz więcej wybranych zadań i funkcji.

Wiele wskazuje na to, że zainteresowanie rozwiązaniami do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami, w tym organizacją pracy, będzie w najbliższym czasie nadal rosło. Według analiz Canona, aż 96 proc. firm z regionu EMEA spodziewa się wzrostu zapotrzebowania na usługi i procesy wspomagające pracę zdalną. Dostawcy usług digitalizacji dokumentów szacują, że liczba klientów i zapytań zwiększyła się w okresie pandemii o 20–30 proc., a zainteresowanie ich ofertą nie słabnie. Tendencje te potwierdzają dane Grand View Research, z których wynika, że wielkość globalnego rynku systemów zarządzania pracą będzie do 2025 r. rosła w tempie 27,7 proc. rocznie. Natomiast według Fortune Business Insights, rynek oprogramowania do pracy zespołowej będzie wzrastał rocznie o 13,2 proc., aby w 2027 r. osiągnąć wartość 35,71 mld dol.

Potencjał rynku zarządzania informacją w formie elektronicznej pokazują dobitnie również zestawienia portalu Statista. Według nich globalna tzw. data-sfera powiększyła się w ubiegłym roku o kolejne 65 zettabajtów danych. Prognozy na ten rok mówią o wzroście rzędu 80 ZB, a w 2025 r. ma przybyć następne 181 ZB danych. Zauważalny jest także wzrost ilości danych generowanych przez firmy w stosunku do tych pochodzących od indywidualnych użytkowników sieci. Zjawiska te, zdaniem ekspertów, są w dużej mierze pochodną skutków pandemii, w tym pracy zdalnej i hybrydowej oraz przybierających na sile procesów cyfryzacji różnych obszarów aktywności biznesowej i społecznej.

W stronę optymalizacji procesów

Systemy zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów w coraz większym stopniu ułatwiają ich gromadzenie, przechowywanie i grupowanie. Często cyfrowy obieg dokumentów bywa też łączony z optymalizacją procesów biznesowych. Przedsiębiorcom w rosnącym stopniu zależy już nie tylko na przeniesieniu dokumentacji do cyfrowych zasobów, lecz przede wszystkim na poprawie funkcjonowania firmy. Dobrze zorganizowany obieg dokumentów może usprawnić realizację procesów biznesowych i takim celom ma coraz częściej służyć.

Jednym z kluczowych kierunków rozwoju omawianego segmentu rynku będzie z pewnością automatyzacja procesów, która umożliwi szybszą, sprawniejszą obsługę masowych, standardowych działań. Realizacja płatności pomiędzy kontrahentami już dzisiaj może odbywać się na podstawie skanowanych faktur wprowadzanych automatycznie przez roboty programistyczne do systemu finansowo-księgowego. W przyszłości znaczenie tego typu rozwiązań będzie rosło ze względu na wymierne korzyści biznesowe.

PROJEKTY POD E-NADZOREM Zapotrzebowanie na systemy zarządzania informacją w formie elektronicznej może przełożyć się na wdrażanie nowych projektów w instytucjach administracji publicznej. Przykładowo, od 1 lipca br. można przez portal e-Budownictwo składać w formie elektronicznej wnioski o pozwolenie na budowę, wraz z pełną dokumentacją projektową (projektem zagospodarowania działki i projektem architektoniczno-budowlanym). Przejście z obsługi dokumentacji papierowej na elektroniczną zmusza urzędy do stosowania skutecznych sposobów weryfikacji projektów budowlanych w wersji elektronicznej i zarządzania ich rosnącymi zasobami. Dokumentacja projektowa może być przesyłana nie tylko w plikach pochodzących z programów CAD, ale też udostępniana w postaci odpowiednio przygotowanych plików PDF. Do przetwarzania zawartych w nich informacji potrzebne będzie specjalne oprogramowanie. Do komunikacji z administracją nadzoru budowlanego w ramach prac nad uzgodnieniami i zatwierdzeniem projektu muszą przygotować się też biura projektowe i firmy budowlane. Wprowadzenie elektronicznej obsługi procesu inwestycyjnego otwiera więc nowe możliwości działań dla kolejnych firm z sektora IT, w tym dostawców oprogramowania, jak również integratorów systemów obiegu dokumentów i zarządzania informacją.

Druk wciąż ma znaczenie

Oczywiście, nie samym obiegiem dokumentów elektronicznych firmy stoją. Mimo wzmożonych procesów cyfryzacji i obejmowania nimi coraz to nowych obszarów, wciąż nie widać zmierzchu druku. Materiały drukowane stanowią i będą stanowić w najbliższej przyszłości ważny element obiegu informacji w firmach. Zapotrzebowanie na sprzęt drukujący nie zniknie, a jedynie trzeba go będzie dostosowywać do zmieniających się warunków pracy. Producenci już teraz dynamicznie reagują na nowo pojawiające się potrzeby – wprowadzają na rynek modele przeznaczone do używania w realiach domowego biura lub oferują rozwiązania pozwalające na wysłanie polecenia drukowania do drukarki firmowej przez sieć z dowolnego miejsca.

Z tegorocznego raportu Quocirca wynika, że druk wciąż ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania co najmniej 77 proc. firm. Według prognoz, w ciągu najbliższego roku 59 proc. firm i 73 proc. użytkowników indywidualnych zwiększy liczbę drukowanych dokumentów. Przy tym wśród dziesięciu najważniejszych priorytetów inwestycyjnych przedsiębiorstw uczestniczących w badaniu znajduje się cyberbezpieczeństwo procesów druku.

Z drugiej strony wciąż potrzebne będą rozwiązania umożliwiające wprowadzanie do cyfrowego obiegu pozostających w użyciu dokumentów drukowanych. Z tego powodu zainteresowaniem użytkowników nadal cieszyć się będzie skanowanie. Przy czym użytkownicy zwracają coraz większą uwagę nie tylko na same skanery, ale też na oprogramowanie służące do porządkowania zawartości skanowanych materiałów i zarządzania nimi.

Coraz bardziej cenione są funkcje pozwalające na automatyczną kategoryzację dokumentów, rozpoznawanie ich treści oraz katalogowanie zawartości poprzez odpowiednie jej otagowanie. Dzięki temu można potem łatwiej i szybciej dotrzeć do poszukiwanych, potrzebnych w danej sytuacji informacji. Inteligentne oprogramowanie do skanowania dokumentów może także ułatwiać realizację procesów poprzez to, że automatycznie czyta dane, rozpoznaje je i podpowiada użytkownikowi sposób ich wykorzystania, na przykład poprzez propozycję zaszeregowania do odpowiedniej grupy zasobów informacyjnych. Użytkownicy zwracają także uwagę na możliwość integracji systemów skanowania z innymi urządzeniami oraz programami wykorzystywanymi w danym przedsiębiorstwie.

W integracji siła

System obiegu dokumentów to jedno z podstawowych narzędzi wspierających funkcjonowanie firmy, ale niejedyne, w którym przetwarzane są ważne dla niej informacje. Coraz częściej podejmowane są więc próby łączenia i integrowania oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów z innymi programami wykorzystywanymi przez przedsiębiorstwa. Za idealną przez wielu przedsiębiorców bywa uznawana sytuacja, kiedy wszystkie informacje istotne dla sprawnego funkcjonowania firmy są scentralizowane i dostępne za pomocą jednego oprogramowania.

Jednym z możliwych do zastosowania w tym celu rozwiązań są systemy klasy ECM (Enterprise Content Management). Są to systemy zintegrowanego zarządzania zasobami informacyjnymi firmy lub instytucji. Z punktu widzenia integratorów ważne jest, że ECM to nie tylko konkretne narzędzia, lecz także strategie i metody wykorzystywane do przechwytywania, zarządzania, gromadzenia, archiwizacji oraz dostarczania dokumentów i innych danych ze wszystkich obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Takie podejście daje większe możliwości działania i oferowania różnorodnych rozwiązań, dostosowanych do określonych potrzeb przedsiębiorstw.

Systemy ECM służą głównie do zarządzania nieustrukturyzowanymi informacjami przedsiębiorstwa, niezależnie od ich lokalizacji. Są to nie tylko pliki tekstowe, ale też arkusze kalkulacyjne, prezentacje, skany, zdjęcia, rysunki techniczne, projekty maszyn i urządzeń, instrukcje obsługi, dokumenty finansowe i kadrowe oraz wiele innych tego typu materiałów. Wyzwaniem jest efektywne wykorzystanie ich w firmowych procesach.

W praktyce systemy klasy ECM funkcjonują głównie jako platformy do zarządzania treścią i informacją w przedsiębiorstwie. Tradycyjnie w ich skład wchodzą następujące moduły: zarządzanie dokumentami, systemy współpracy grupowej, zarządzanie treścią serwisów internetowych, archiwizacja danych oraz obieg dokumentów i zarządzanie procesami biznesowymi. Integratorzy, którzy chcieliby poszerzyć zakres działalności i wyjść poza ramy tradycyjnie pojmowanych systemów obiegu dokumentów, ale też pozostać w obszarze zarządzania informacjami i wspierania procesów biznesowych, powinni rozważyć umieszczenie tego typu rozwiązań w swojej ofercie.

Zdaniem integratora

Artykuł Od konieczności do przemyślanej strategii pochodzi z serwisu CRN.

Przy czym nie chodzi w gruncie rzeczy o dostęp do samych dokumentów, co raczej do zawartych w nich treści – danych, informacji, zapisów. To rodzi również specjalne wymagania odnośnie do cyfrowych zasobów. Przy ich tworzeniu trzeba pamiętać, aby zapewnić odpowiednie mechanizmy zarządzania ich zawartością – opisu, klasyfikacji, segregowania, wyszukiwania, wykorzystania, przetwarzania, analizowania. Często wymaga to pogodzenia dwóch perspektyw – prawnej i biznesowej. Pierwsza dotyczy ochrony i zabezpieczenia dokumentacji, druga nastawiona jest przede wszystkim na wykorzystanie zawartych w dokumentach informacji.

Przykładowo, do sprawnej realizacji zobowiązań wobec kontrahenta niezbędny jest dostęp do znajdujących się w umowie informacji o wymaganych parametrach zamówionych produktów, czasie realizacji poszczególnych zamówień, przewidywanych karach umownych itp. I chociaż w razie kontroli trzeba będzie mieć możliwość okazania samej umowy, to warto przy okazji wdrażania czy rozwoju systemu elektronicznego obiegu dokumentów spojrzeć na nią nie tylko w kategoriach tradycyjnie pojmowanej dokumentacji, lecz także, a może przede wszystkim, potraktować jako źródło informacji. To będzie procentować zwiększoną efektywnością pracy w zdalnych, rozproszonych środowiskach.

Łatwiejszy dostęp do informacji

Z perspektywy integratorów takie podejście do wdrażania systemów elektronicznego obiegu dokumentów to dobra inwestycja w przyszłość biznesu. Zapotrzebowanie na sprawny, szybki dostęp do informacji biznesowych nie zmniejszy się przecież po ustaniu pandemii i nadal będzie potrzebne w hybrydowym modelu pracy. Również tam, gdzie pracownicy wrócą na stałe do biur, systemy zarządzania obiegiem dokumentów staną się już nieodłącznym elementem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstw. Także i z tego powodu, że rozpoczętych wcześniej, a wzmocnionych przez skutki pandemii procesów cyfryzacji nie da się już zatrzymać czy odwrócić.

Wielu przedsiębiorców przekonało się na własnej skórze, że w sytuacji kryzysowej dobrze zorganizowane, cyfrowe środowisko pracy może nie tylko wspomóc zdalne wykonywanie służbowych obowiązków, lecz wręcz zapewnić firmie przetrwanie. Łatwiejszy dostęp do informacji zwiększa też zdolności operacyjne firmy w każdych warunkach, co przekłada się na wzrost jej konkurencyjności. Nabiera to szczególnego znaczenia w dzisiejszym, podlegającym ciągłym zmianom środowisku biznesowym.

Dlatego też zainteresowanie rozwiązaniami do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami i innymi organizacjami będzie nadal rosło. Jak wynika z analiz Grand View Research, wielkość globalnego rynku systemów zarządzania pracą będzie do 2025 r. rosła w tempie 27,7 proc. rocznie. Z kolei według Fortune Business Insights, rynek oprogramowania do pracy zespołowej będzie wzrastał rocznie o 13,2 proc., by w 2027 r. osiągnąć wartość 35,71 mld dol.

Systemy zarządzania obiegiem dokumentów będą zyskiwały na znaczeniu nie tylko ze względu na to, że w coraz większym zakresie umożliwiają gromadzenie, przechowywanie i grupowanie samych dokumentów. Będzie się tak działo przede wszystkim dlatego, że pozwalają na coraz lepsze rozpoznawanie treści, przez co zapewniają coraz sprawniejszy, bezpośredni dostęp do zawartych w przetwarzanej dokumentacji, potrzebnych do pracy danych i informacji. Z tego też powodu coraz większym zainteresowaniem użytkowników cieszą się już nie tylko same skanery, lecz również oprogramowanie do porządkowania zawartości skanowanych materiałów i zarządzania nimi. Szczególnie cenione są funkcje pozwalające na automatyczną kategoryzację dokumentów, rozpoznawanie ich treści oraz opisanie zawartości w postaci tagów. Dzięki temu łatwiej i szybciej można potem dotrzeć do poszukiwanych informacji.

Lepsza optymalizacja procesów biznesowych

Wdrażanie systemu zarządzania obiegiem dokumentów można zacząć od jednego czy kilku wybranych obszarów: faktur, umów, dokumentów pracowniczych, korespondencji biznesowej. Należy jednak dążyć do sukcesywnego objęcia nim docelowo całości przetwarzanej dokumentacji, aby uniknąć funkcjonowania w dwóch porządkach informacyjnych. Ważne, by dokładnie określić cel, jakiemu digitalizacja obiegu dokumentów ma służyć. Warto też zastanowić się najpierw nad uporządkowaniem funkcjonujących w firmie procesów, aby obieg dokumentów był jak najbardziej dopasowany do potrzeb związanych z wykonywaniem poszczególnych zadań. Dobrze zorganizowany obieg dokumentów może usprawnić realizację procesu, ale najpierw musi zostać dokładnie zdefiniowany przepływ zadań w ramach konkretnego działania czy operacji.

Wsparcie realizacji procesów biznesowych i ich optymalizacja to, po zapewnieniu efektywnego dostępu do informacji, kolejna korzyść z wdrożenia systemu obiegu dokumentów. Zyska na znaczeniu w postpandemicznej rzeczywistości, kiedy wiele procesów trzeba będzie na nowo przemyśleć i zorganizować, by dostosować je do warunków pracy w rozproszonym, hybrydowym środowisku. A stąd już tylko krok do automatyzacji, która pozwoli na szybszą, sprawniejszą obsługę wykonywanych zadań. Na przykład realizowanie płatności może odbywać się na podstawie skanowanych faktur wprowadzanych automatycznie przez roboty programistyczne do systemu finansowo-księgowego.

Patrzenie na wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w takiej długofalowej, zorientowanej na cele biznesowe perspektywie może przynieść integratorom korzyści wynikające z konieczności utrzymania i stałego rozwoju zastosowanych rozwiązań, tak aby podążały cały czas za zmieniającymi się potrzebami użytkownika. Rozpoczęty proces cyfryzacji trudno zatrzymać, natomiast na pewno wymaga on wsparcia i nowych rozwiązań na kolejnych etapach realizacji. To miejsce do zagospodarowania przez wyspecjalizowane podmioty z branży IT, które nie tylko będą potrafiły zapewnić techniczną obsługę wdrożeń, ale też przekonać klienta do inwestycji w nowe rozwiązania, pokazując przy tym rzeczywiste korzyści i możliwe do osiągnięcia oszczędności. Gdy te faktycznie się pojawią, klient zapewne będzie zainteresowany kolejnymi wdrożeniami. Usprawnianie funkcjonowania firmy w ślad za jej rozwojem i zmianami sytuacji na rynku jest w zasadzie zadaniem bez końca.

Dostosowanie kosztów korzystania z systemu zarządzania obiegiem dokumentów do potrzeb i możliwości poszczególnych klientów upraszcza oferowanie dostępnych narzędzi i rozwiązań w modelu chmurowym. Predefiniowane środowiska chmurowe mogą ułatwić też samo wdrażanie poszczególnych systemów oraz zapewnić wystandaryzowaną obsługę powszechnie występujących, znormalizowanych procesów biznesowych. W chmurze mogą być dostępne zarówno same dokumenty, jak i narzędzia służące do zarządzania ich obiegiem. Biorąc pod uwagę prognozy zapowiadające utrzymanie się w przyszłości hybrydowego modelu pracy, można zakładać, że korzystanie z rozwiązań chmurowych będzie w środowiskach rozproszonych coraz większe. Z badań IDC wynika, że migracja do chmury to priorytet działów IT w zakresie transformacji cyfrowej.

Łatwiejsza i szybsza obsługa urządzeń

Czy nasilenie procesów cyfryzacji, w wyniku których coraz większa liczba dokumentów będzie podlegać digitalizacji, spowoduje osłabienie lub wręcz zaniechanie zainteresowania drukiem? Na razie nic na to nie wskazuje. Wiele badan i analiz pokazuje, że droga do „biura bez papieru” jest jeszcze daleka, jeżeli w ogóle kiedykolwiek takie biura się pojawią. Drukowane dokumenty są i nadal będą potrzebne. Producenci sprzętu drukującego będą jednak musieli dostosować swoją ofertę do nowej sytuacji, wynikającej między innymi z konieczności drukowania w domowych biurach. To już się zresztą dzieje. Na rynku pojawiają się modele drukarek dostosowane wielkością i funkcjonalnością do specyfiki wymagań wynikających z pracy zdalnej w trybie home office.

W tym kontekście warto kłaść nacisk na łatwość obsługi i oszczędność materiałów eksploatacyjnych przy zachowaniu dużej wydajności wydruków. Pracujący w domowych warunkach docenią z pewnością taką drobnostkę, jak chociażby możliwość drukowania bez konieczności podłączania drukarki kablem do laptopa, który raz jest używany w salonie, a raz w kuchni. Dzięki łączności bezprzewodowej można drukować także bezpośrednio ze smartfona. Urządzenia wielofunkcyjne czy skanery zapewniają natomiast możliwość skanowania dokumentów bezpośrednio do zasobów chmurowych bez konieczności podłączania ich do komputera czy laptopa, a jedynie przy zapewnieniu im łączności z siecią bezprzewodową.

Często też klienci są w stanie pogodzić się z brakiem bardziej zaawansowanych możliwości urządzenia na rzecz jego niezawodności i niższej ceny, która w warunkach niepewności wywołanej pandemią odgrywa kluczową rolę przy decyzjach zakupowych. Atutem przy wyborze drukarki czy skanera jest też prostota obsługi, przejawiająca się często w praktyce automatyzacją wielu funkcji i działań. Uzyskana w ten sposób oszczędność czasu w pracy jest ceniona przez pracujących w trybie home office.

Z drugiej strony konieczne staje się zapewnienie pracownikom możliwości drukowania dokumentów na urządzeniach biurowych z dowolnego miejsca. Może się to odbywać, na przykład, za pośrednictwem specjalnego programu pocztowego. Osoba pracująca zdalnie może wysłać dokumenty do wydruku w biurze, nie będąc w zasięgu firmowej sieci bezprzewodowej.

Odpowiednie rozwiązania techniczne muszą być też dostosowane do popularnych w pracy zdalnej spotkań online i telekonferencji. Według badania Pracuj.pl uczestniczyło w nich do tej pory 67 proc. zatrudnionych. System zarządzania obiegiem dokumentów musi pozwolić wszystkim uczestniczącym w telespotkaniu na dostęp w trybie zdalnym do potrzebnych materiałów i informacji. W razie potrzeby musi też istnieć możliwość szybkiego, sprawnego wydrukowania omawianych dokumentów na znajdującym się w domu czy w innym, dowolnym miejscu pracy urządzeniu. Z pewnością też w wielu przypadkach pracownik powinien mieć możliwość zeskanowania potrzebnego dokumentu u siebie i udostępnienia go innym.

Zdaniem integratora

Artykuł Elektroniczny obieg nabiera rozpędu pochodzi z serwisu CRN.

Dla producentów skanerów dołączone do nich oprogramowanie staje się wręcz wyróżnikiem ich urządzeń. Nie zawsze bowiem to, co klient otrzymuje w cenie sprzętu, zapewnia dostęp do takich funkcji jak: rozdzielanie skanów, identyfikacja dokumentów i ich klasyfikacja, przetwarzanie danych w dokument cyfrowy czy też dystrybuowanie plików do odpowiednich miejsc w systemie obiegu.

Dla samego integratora istotne może być, czy producent udostępnia aplikację interfejsu oprogramowania, aby można było tworzyć własny software, zwiększający funkcjonalność skanera. To powoli staje się normą na rynku. Przykładowo Brother oferuje oprogramowanie, którego funkcje integrator (nawet jeśli nie dysponuje umiejętnościami programistycznymi) może dostosować do potrzeb klienta, dokładając bądź usuwając niektóre z nich. Zmiany zabezpieczane są indywidualnym kodem, aby nikt poza ich autorem nie mógł zmodyfikować „zaprogramowanego” skanera.

– Rozwiązanie jest dla integratora dodatkowo płatne, ale dzięki temu może łatwo nawiązać trwałą relację biznesową a także sprzedażową z użytkownikiem końcowym – przekonuje Rafał Żołtański, Account Manager w Brotherze.

Tym, na co z biegiem czasu szczególnie będą zwracać uwagę klienci końcowi zainteresowani kupnem skanera, są szeroko pojęte funkcje bezpieczeństwa. Coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania, dzięki którym można zarządzać prawami ich użytkowników. To ważne chociażby w kontekście przepisów RODO, które zaczną obowiązywać już wkrótce i mogą się przyczynić do większego zainteresowania bardziej zaawansowanymi modelami skanerów wśród kupujących je po raz pierwszy.

Natomiast posiadaczy starszych modeli być może skłonią do ich wymiany rozwiązania, w których czynnik bezpieczeństwa został uwzględniony fabrycznie. Przykładem jest funkcja uwierzytelniania (za pomocą kart zbliżeniowych, PIN-ów, czytników linii papilarnych, czytników NFC), tworzenia zdalnie administrowanych profili użytkowników czy też nadawania priorytetów.

Jak bodyguard

Postęp technologiczny nie ogranicza się do samego oprogramowania. W najnowszych modelach skanerów coraz lepiej dopracowana jest technologia przechwytywania obrazów. Dotyczy to materiałów o różnej strukturze, formacie, gramaturze i jakości. W urządzeniach wysokonakładowych rozwijane są funkcje chroniące dokumenty przed fizycznym zniszczeniem.

W rozwiązaniach Fujitsu na przykład do niedawna tzw. podwójne pobrania wykrywały czujniki reagujące na zmianę gramatury papieru czy długość dokumentu, co w przypadku bardzo przemieszanych wsadów nie zawsze się sprawdzało. W tej chwili czujniki dźwięku rozpoznają odgłos gniecionego papieru i zatrzymują skaner, zanim jest już za późno. Z kolei Kodak wyposażył niektóre modele w funkcje wykrywania elementów metalowych. Wbrew pozorom ma to duże znaczenie, ponieważ odsetek uszkodzeń wsadów przez pozostawione w nich zszywki i spinacze sięga nawet 90 proc. Natomiast Epson promuje m.in. model z trybem powolnego skanowania, co rzeczywiście będzie zdawać egzamin w momencie, gdy dla klienta priorytetem jest możliwie największe bezpieczeństwo dokumentu.

Razem czy osobno?

Wolnostojące skanery dokumentowe z wyższej półki kupowane są przez klientów, którzy sporządzają dziennie bardzo dużą liczbę skanów. Poszukują więc maszyny przystosowanej do dużych obciążeń (te sięgają do kilkudziesięciu tysięcy stron dziennie), szybkiej i z rozwiniętymi mechanizmami fizycznej ochrony dokumentów, np. wolnego skanowania dokumentów zniszczonych czy delikatnych. Producenci, także ci, którzy rozwijają linię urządzeń wolnostojących, sami podkreślają jednak, że obecnie zwiększa się funkcjonalność i szybkość skanerów wbudowanych w urządzenia wielofunkcyjne, które obsługiwane są przez to samo oprogramowanie, co skanery wolnostojące.

– Biznesowe rozwiązania atramentowe A3 i niektóre modele A4 oferowane przez Epsona mają skaner dwustronny jednoprzebiegowy – mówi Robert Reszkowski, Business Sales Manager tej marki. – Urządzenie skanuje od razu obie strony dokumentu, co bardzo ponosi szybkość pracy.

Przedstawiciel japońskiego producenta podkreśla, że cena biznesowego skanera płaskiego z ADF-em ze średniej półki jest często taka sama jak całego urządzenia MFP A3 z podajnikiem ADF na 50 stron. Dlatego klientowi biznesowemu, który skanuje 100–200 kartek dziennie, należy raczej zaproponować rozwiązanie wielofunkcyjne. Coraz większą funkcjonalność skanerów, które stanowią integralny element systemu MFP, podkreśla także Xerox.

– To prawda, że skanery wolnostojące są dużo bardziej zaawansowane pod wieloma względami. Chodzi m.in. o niezawodne i wydajne mechanizmy transportu dokumentów i wykrywanie pobrania wielu kartek. Ale na sprzęcie wielofunkcyjnym można zainstalować rozmaite specjalistyczne aplikacje wspomagające obróbkę skanu na urządzeniu lub w chmurze i łatwo z nich skorzystać, klikając ikonkę na panelu urządzenia – mówi Leszek Bareja, OSG Product Manager w Xerox.

Jak dodaje Leszek Bareja, jeden z partnerów Xeroxa, który zajmuje się rozwojem oprogramowania do skanowania dokumentacji medycznej, sprzedaje je tylko z jednym modelem skanera wolnostojącego. Pozostała sprzedaż odbywa się w powiązaniu z wielofunkcyjnymi drukarkami tej marki. Specjalista zwraca też uwagę, że w sklepie Xerox oferującym aplikacje i przeznaczonym dla partnerów większość napisana jest właśnie z myślą o procesie skanowania.

Obsługa „od A do Z” 

W minionym roku sprzedaż na rynku public, który jest bardzo znaczącym odbiorcą szczelinowych skanerów, rozwijała się słabo. Przyczyną był brak nowych przetargów i wstrzymywanie wcześniej zaplanowanych postępowań. Nierzadko w instytucjach miejsce profesjonalnych szczelinowych urządzeń zajmowały tańsze, płaskie rozwiązania. Obecnie sytuacja się zmienia, wreszcie ruszają od dawna zaplanowane i odkładane w czasie przetargi. Niektórzy producenci wyrażają przekonanie, że uda im się nadrobić straty spowodowane słabym popytem w ostatnich dwudziestu czterech miesiącach. Nadzieja w sektorze wojskowym, medycznym, jak również w bibliotekach i muzeach.

Oczywiście ewentualne profity ze wzrostu sprzedaży profesjonalnych skanerów dokumentowych osiągną w pierwszej kolejności zaawansowani integratorzy. Tacy, którzy specjalizują się zarówno w usługach optymalizacji środowiska druku u klientów, jak i w systemach cyfrowego obiegu dokumentów. Wybierając ich, odbiorcy końcowi liczą, że zagwarantują sobie w ten sposób powodzenie inwestycji.

Jednak potrzeby rosnącej grupy użytkowników zaspokoją w przyszłości również te firmy IT, które dopiero zdobywają kompetencje niezbędne do optymalizacji infrastruktury druku w firmach. Taki dwubiegunowy zestaw umiejętności może być wręcz warunkiem utrzymania klienta. Będzie on bowiem oczekiwał od integratora kompleksowej pomocy w organizacji i łączeniu dwóch światów: elektronicznego systemu obiegu dokumentów i klasycznej infrastruktury IT, na zasadzie obsługi „od A do Z”.

Artykuł Skanowanie coraz bardziej… potrzebne pochodzi z serwisu CRN.

Co ważne, rośnie również świadomość związanych z tym benefitów. Według wyników badań, przeprowadzonych na zlecenie Ricoh przez Coleman Parkes, 64 proc. zarządzających małymi firmami uznaje, że są w stanie szybciej niż duże przedsiębiorstwa wdrożyć nowe rozwiązania i korzystać z oferowanych przez nie możliwości.

Zarządzanie drukiem

Nowatorskie systemy do zarządzania drukiem pozwalają na redukcję kosztów nawet do 50 proc. Przyczyniają się również do podniesienia poziomu bezpieczeństwa dokumentów. Takie rozwiązania Ricoh jak: Equitrac, WorkingDoc Cost Control (WDCC), Card Authentication Package (CAP), Enhanced Locked Print (ELP) czy Streamline, umożliwiają bieżącą analizę liczby wykonanych wydruków, w podziale na konkretne działy czy pracowników. Użytkownik może określać reguły związane z drukiem (kolorowe wydruki, limity, uprawnienia itd.) oraz prowadzić nadzór nad tym, co jest drukowane i przez kogo. Dodatkowe funkcje związane z bezpieczeństwem, takie jak wydruk podążający czy poufny, pozwalają wykreować odpowiednie praktyki związane z obsługą ważnych dokumentów.

Wdrożeniu rozwiązań do optymalizacji kosztów druku bardzo często towarzyszy inwestowanie w narzędzia, które zwiększają efektywność oraz płynność przepływu dokumentów. Bardzo ważna jest automatyzacja czasochłonnych zadań, realizowanych dotychczas ręcznie, ponieważ zapewnia oszczędność czasu pracy, a docelowo – zwiększenie efektywności funkcjonowania całej firmy. Stąd rosnące znaczenie rozwiązań do archiwizacji oraz elektronicznego obiegu informacji.

Archiwizacja

Takie narzędzia jak: Docuware, WorkingDoc Cost Control czy systemy korzystające ze środowiska Sharepoint, zwiększają dostępność zarchiwizowanych dokumentów i zapewniają ucyfrowienie tych, które są przetwarzane w wersji papierowej. Niwelują czas potrzebny na znalezienie odpowiednich danych (m.in. dzięki funkcji rozpoznawania treści OCR), chronią je przed zagubieniem lub utratą oraz umożliwiają śledzenie cyklu życia dokumentów.

Dzięki temu archiwizacja może być postrzegana jako sposób magazynowania i porządkowania dokumentów lub jako repozytorium w pełnym elektronicznym obiegu dokumentów, obejmującym edycję, ścieżkę akceptacji i dystrybucję.

Elektroniczny obieg dokumentów

Według danych Ricoh koszt obsługi papierowej faktury w Unii Europejskiej wynosi średnio 11,1 euro, a w przypadku dokumentu w formie elektronicznej obniża się do kwoty 4,7 euro. Ta ogromna różnica pokazuje, że nawet małe przedsiębiorstwa mogą generować spore oszczędności związane z obsługą dokumentów.

Na obniżenie kosztów może wpłynąć wdrożenie obiegu dokumentów z elementem repozytorium elektronicznego, np. Docuware. Tego typu system pozwala zarówno na katalogowanie dokumentów, jak i nadawanie im odpowiednich atrybutów w postaci komentarzy, znaków wodnych, pieczątek i podpisów elektronicznych. Każdemu dokumentowi można też przypisać ścieżkę jego akceptacji.

Dodatkowe informacje: 

 

 

 

www.ricoh.pl

Artykuł powstał we współpracy z firmą Ricoh.

Artykuł Efektywne wykorzystanie informacji kluczem do sukcesu pochodzi z serwisu CRN.