Artykuł Elektroniczne archiwum – konieczność i wygoda pochodzi z serwisu CRN.
]]>Czym skanery dokumentowe różnią się od innych? Od strony technicznej muszą spełniać oczekiwania użytkowników: skanować więcej, szybciej, bezpieczniej, dokładniej i taniej. Niestety, nie jest łatwo pogodzić wszystkie te zadania. Dlatego warto zainwestować w sprzęt od sprawdzonego dostawcy, który ma wieloletnie doświadczenie w jego produkcji i serwisie.
Skanery dokumentowe firmy Fujitsu to synonim najwyższej jakości. Mocnym atutem producenta jest bardzo dobre wsparcie techniczne, z rozwiniętą ofertą usług serwisowych, oraz stała dostępność części eksploatacyjnych i ich łatwa wymiana. Alstor, dystrybutor skanerów Fujitsu w Polsce, świadczy w tym zakresie pełny wachlarz usług realizowanych na najwyższym poziomie. Potwierdza to certyfikat jakości ISO 9001, którym dysponuje dział serwisu dystrybutora.
Bezpieczeństwo
Skanery produkcyjne, które nierzadko skanują szybciej niż 120 kartek A4 na minutę, muszą gwarantować najwyższą ochronę dokumentów. Fujitsu stosuje rozmaite mechanizmy kontroli prowadzenia papieru, aby w przypadku problemu natychmiast wstrzymać pracę urządzenia. Bezpieczeństwo dokumentów zapewniają systemy separacji i aktywnej ochrony papieru wyposażone w czujniki ultradźwiękowe oraz sensory mierzące prędkość obrotową rolek.
Stosuje się również podział całego toru przebiegu dokumentu na trzy segmenty: pobieranie, prowadzenie i wyjście. Przy pobieraniu kolejnych kartek rolki rozpędzane są liniowo, aby papier – szczególnie o niskiej gramaturze – nie był szarpany, tylko delikatnie rozpędzany do nominalnej prędkości skanowania. Rolkami wyjściowymi również steruje się oddzielnie, aby wyhamować papier, który przy prędkości skanowania wynoszącej dwie kartki A4 na sekundę byłby „wystrzeliwany” ze skanera. Dzięki temu rozwiązaniu można zrezygnować ze stopera, który w mniej zaawansowanych modelach zapobiega wypadaniu papieru z odbiornika.
Najwyższa jakość obrazu i szybkość
Najnowsze, zaawansowane rozwiązania zastosowane w skanerach Fujitsu zapewniają nawet wyraźniejszy od oryginału obraz skanu, szczególnie dokumentu tekstowego. Dzięki nim liczba czynności przygotowawczych ograniczona jest do minimum, a cały proces skanowania zostaje przyspieszony.
Urządzenia Fujitsu wyposażono w profesjonalne systemy cyfrowego przetwarzania obrazu. Wykorzystują one specjalnie zaprojektowane do tego celu procesory. Wbudowane funkcje umożliwiają słownikową weryfikację tekstu, filtrowanie go, wskazywanie stron o jakości niewystarczającej do rozpoznawania OCR, obracanie obrazów na podstawie ułożenia tekstu, automatyczne rozpoznawanie formatu papieru i odróżnianie dokumentów kolorowych od czarno-białych. Dzięki tym operacjom rośnie skuteczność dalszego przetwarzania plików wyjściowych w procesie OCR lub ich indeksowania, a szukany dokument może być bezbłędnie i szybko zlokalizowany.
Zalety elektronicznego archiwum
Przedsiębiorstwa przechowują coraz więcej informacji w formie elektronicznej nie tylko z uwagi na prawny obowiązek, ważne są również względy praktyczne.
Oto najważniejsze z nich:
• szybki dostęp do szukanego dokumentu – indeksowanie i katalogowanie plików cyfrowych jest łatwiejsze, a wyszukiwanie, włącznie z przeszukiwaniem treści – efektywne,
• dostępność cyfrowego dokumentu dla wielu osób, nawet w tym samym czasie,
• nie trzeba wykonywać kopii, ponieważ dokumenty przechowywane są w centralnym repozytorium i można uzyskać do nich dostęp wiele razy,
• nie ma niebezpieczeństwa, że dokument się zagubi lub ulegnie zniszczeniu,
• dokumenty można szybko przesyłać, np. pocztą elektroniczną,
• zmniejsza się liczba oryginałów przechowywanych w fizycznym archiwum,
• dokumenty są chronione przed starzeniem się,
• nie grozi uszkodzenie ani zniszczenie dokumentu podczas przeglądania.
Skanery produkcyjne są przystosowane do pracy non-stop – 24 godziny na dobę, z niebagatelnym obciążeniem przekraczającym 100 tys. kartek dziennie, dlatego muszą być maksymalnie wytrzymałe. Najwyższej jakości urządzenia tej klasy składane są ręcznie, co wpływa na koszty produkcji, ale i tak stosunek ceny do jakości jest w ich przypadku bardzo dobry.
Jak wybrać właściwy model?
Skaner dokumentowy jest ważnym elementem systemu obiegu dokumentów. W wyborze tego urządzenia nie należy się kierować wyłącznie parametrami technicznymi, które nie oddają w pełni jego możliwości. Duże znaczenie ma fachowa wiedza resellera i bliska współpraca z klientem. Aby wybór przyszłego użytkownika był świadomy, a zainstalowane urządzenie zaspokoiło jego oczekiwania, warto poprzedzić sprzedaż testami przeprowadzonymi w firmie klienta. Producent zapewnia, że dla każdego użytkownika można dobrać odpowiedni do jego potrzeb skaner Fujitsu.
Do skanowania produkcyjnego
Wszędzie tam, gdzie skanuje się tysiące dokumentów dziennie, konieczne są urządzenia niezawodne i o dużej prędkości działania, np. modele Fujitsu fi-6800 i fi-5950, skanujące 135 stron na minutę. Dostarczane wraz z tymi modelami oprogramowanie PaperStreamCapture dodatkowo przyspiesza pracę, ograniczając czynności przygotowawcze i automatyzując obróbkę zeskanowanych obrazów.
Do departamentów
Pozostałe modele z serii Fujitsu fi świetnie sprawdzą się w instytucjach, w których skanowanych jest od kilku do kilkunastu tysięcy kartek dziennie. Na szczególną uwagę zasługują modele z nowej serii 7 (fi-7160, fi-7260, fi-7180, fi-7280), wyposażone w zaawansowane rozwiązania charakterystyczne dla urządzeń do skanowania produkcyjnego, a jednocześnie cechujące się prostą i intuicyjną obsługą. Mają kompaktowe wymiary i dobry stosunek ceny do możliwości.
Dla małych i średnich przedsiębiorstw
Rodzina skanerów Fujitsu ScanSnap to urządzenia przeznaczone dla mniejszych biur i instytucji. Najbardziej wszechstronny z tej serii jest iX500. Skaner ten sprawdzi się w każdym biurze, gdyż służy zarówno do skanowania pojedynczych kartek, jak i do przetwarzania wsadowego (podajnik na papier mieści jednocześnie 50 arkuszy A4). Wbudowany moduł Wi-Fi umożliwia bezpośrednie skanowanie dokumentów do urządzeń mobilnych z systemami iOS oraz Android, a także do komputerów PC i Mac. Ciekawostką w tej linii urządzeń Fujitsu jest ScanSnap iX100. To miniaturowy skaner z wbudowanym Wi-Fi oraz baterią, z którego można bez użycia kabli korzystać dosłownie wszędzie.
Do specjalnych zadań
Nietypowym modelem Fujitsu z rodziny skanerów ScanSnap jest SV600. Jego umieszczona na statywie głowica skanująca umożliwia bezdotykowe skanowanie dokumentów. Takie rozwiązanie zapewnia bezpieczne skanowanie cennych i delikatnych dokumentów oraz wygodne kopiowanie czasopism, książek, zszytych dokumentów lub dokumentów na papierze o wysokiej gramaturze czy w dużym formacie.
Artykuł powstał we współpracy z firmami Fujitsu i Alstor.
Artykuł Elektroniczne archiwum – konieczność i wygoda pochodzi z serwisu CRN.
]]>Artykuł Pora na porządki w archiwum ze skanerami Fujitsu pochodzi z serwisu CRN.
]]>Dzięki aplikacji Quick Menu obsługa skanera staje się banalnie prosta. Użytkownik musi tylko włożyć dokument do podajnika, nacisnąć przycisk „SCAN” i wybrać jedną z możliwości, np.:
– Scan to Folder: zeskanowany dokument zapisywany jest w określonym domyślnie katalogu;
– Scan to Email: zeskanowany plik dołączany jest do wiadomości pocztowej;
– Scan Business Card: skanuje wizytówki, a pochodzące z nich dane zapisywane są w formie umożliwiającej edycję w aplikacji do zarządzania kontaktami;
– Scan to Print: kopiowanie dokumentu czyli zeskanowanie i wydrukowanie;
– Scan to Word (DOC)/Excel (XLS)/Power-Point (PPT): zeskanowany dokument zapisywany jest w pliku danej aplikacji, gotowym do edycji.
Skanowanie do urządzeń mobilnych
Najbardziej wszechstronnym urządzeniem z linii ScanSnap jest iX500. Model ten sprawdza się w każdym biurze, służąc zarówno do skanowania pojedynczych kartek, jak i przetwarzania wsadowego (podajnik mieści 50 kartek). Wbudowany moduł Wi-Fi umożliwia bezpośrednie przesyłanie skanów do iPadów czy iPhone’ów, do urządzeń mobilnych pracujących pod kontrolą systemu Android, jak również do komputerów PC i Mac.
Zalety cyfrowej archiwizacji
Większość dokumentów (oprócz niezbędnej dokumentacji księgowej) firmy mogą archiwizować w postaci cyfrowej. Głównymi zaletami takiego rozwiązania jest szybsze i łatwiejsze odnajdywanie potrzebnych informacji, szybsza i tańsza komunikacja oraz możliwość korzystania z usług w chmurze, co w niektórych przypadkach wiąże się również z większym bezpieczeństwem przechowywanych danych.
ScanSnap iX500 zapewnia też skanowanie do popularnych serwisów w chmurze. Jest przystosowany do skanowania różnych formatów: od wizytówek po dokumenty A4 i A3. Skanery mają wprowadzone automatyczne ustawienia, zaprojektowane z myślą o uproszczeniu procesu skanowania. Mogą też bezpośrednio skanować do Worda, Excela, Share-Pointa, aplikacji pocztowych i innych.
Bezpieczne skanowanie w sieci
Skaner sieciowy Fujitsu N1800 łączy funkcjonalność wielu urządzeń w jednym. Model ten zapewnia usprawnienie obiegu dokumentów w firmach o dowolnej wielkości. Urządzenie jest wyposażone w duży dotykowy ekran z konfigurowalnym menu. Można w nim umieścić najczęściej wykorzystywane funkcje, takie jak skanowanie do katalogu/ftp, wysyłka zeskanowanych plików e-mailem, faksem sieciowym lub bezpośrednio do wydrukowania czy serwera Microsoft SharePoint.
Urządzenie zapewnia dużą szybkość skanowania (20 kartek na minutę/40 obrazów na minutę w rozdzielczości 300 dpi) z uruchomioną jednocześnie funkcją zaawansowanego przetwarzania obrazu. Możliwe jest skanowanie dokumentów mieszanych w rozmiarze do formatu A3 (w arkuszu kolportacyjnym – specjalnej wkładce-koszulce, do której wkłada się przeznaczony do zeskanowania zgięty na pół dokument; oprogramowanie łączy oba skany w jeden plik), z wykorzystaniem podajnika automatycznego mieszczącego 50 dokumentów. Dla użytkowników dostępne są także inteligentne funkcje, takie jak indeksowanie, przycinanie i obracanie obrazu, a także automatyczne wykrywanie rozmiaru i koloru strony.
N1800 umożliwia skanowanie bezpośrednio do serwisów zlokalizowanych w chmurze. Administratorzy mogą określić prawa dostępu do poszczególnych funkcji poszczególnym użytkownikom, co zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Programiści zaś mogą wykorzystać dostarczany wraz ze skanerem pakiet SDK do zintegrowania go z firmowym oprogramowaniem.
Zalety elektronicznego archiwum
Przedsiębiorstwa przechowują coraz więcej informacji w formie elektronicznej. Robią to nie tylko z uwagi na prawny obowiązek takiego właśnie archiwizowania określonych typów dokumentów. Ważne są również względy praktyczne:
• szybki dostęp do szukanego dokumentu – indeksowanie i katalogowanie plików cyfrowych jest łatwiejsze, a wyszukiwanie, włącznie z przeszukiwaniem treści, skuteczne i efektywne,
• cyfrowy dokument jest dostępny dla wielu osób, nawet w tym samym czasie,
• nie trzeba wykonywać kopii, ponieważ dokumenty przechowywane są w centralnym repozytorium i można uzyskać do nich dostęp wiele razy,
• nie ma zagrożenia, że dokument się zagubi czy ulegnie zniszczeniu,
• szybki proces dystrybucji dokumentu, np. pocztą elektroniczną,
• zmniejszenie liczby oryginałów przechowywanych w fizycznym archiwum,
• nie ma potrzeby chronienia dokumentów przed starzeniem się,
• dokument nie zniszczy się ani nie uszkodzi podczas przeglądania.
Dlaczego Fujitsu?
Skanery dokumentowe firmy Fujitsu są synonimem najwyższej jakości i niezawodności. Mocnym atutem jest bardzo dobre wsparcie techniczne z rozwiniętą siecią usług serwisowych oraz dostępność części eksploatacyjnych i ich łatwa wymiana. Alstor, autoryzowany dystrybutor skanerów Fujitsu w Polsce, świadczy w tym zakresie pełen wachlarz usług realizowanych na najwyższym poziomie. Potwierdza to certyfikat jakości ISO 9001, którym dysponuje dział serwisu dystrybutora.
Skanowanie w podróży
Skaner ScanSnap S1100 to miniaturowe urządzenie, zasilane bezpośrednio z notebooka. Dzięki takiemu rozwiązaniu można z niego korzystać dosłownie wszędzie. Waży zaledwie 350 g i ma wymiary niewiele większe niż etui na pióro, mieści się z powodzeniem w torbie na notebooka, a nawet w damskiej torebce.
Małe wymiary nie zmniejszają komfortu użytkowania. Kolorowe arkusze w formacie A4 skanowane są w ciągu 7,5 s, a w ciągu minuty można zeskanować aż 8 stron. Przy skanowaniu dokumentów wielostronicowych funkcja Continous Feed Detection (CFD) łączy poszczególne kartki w jeden dokument, należy je tylko dokładać do podajnika. Urządzenie jest w stanie skanować wszelkiego rodzaju dokumenty, w tym także wizytówki.
Bezdotykowy – zeskanuje prawie wszystko
Ciekawym urządzeniem z rodziny skanerów dokumentowych Fujitsu jest model ScanSnap SV600. Wyposażono go w głowicę skanującą umieszczoną na statywie, która umożliwia bezdotykowe skanowanie dokumentów z wykorzystaniem identycznej techniki, jak w skanerach rolkowych (przetwornik CCD zapewniający znakomitą jakość skanów). Takie rozwiązanie gwarantuje bezpieczne skanowanie cennych i delikatnych dokumentów oraz czasopism, książek, zszytej dokumentacji lub dokumentów nietypowych (np. o wysokiej gramaturze czy w niestandardowym formacie).
Niewielkie rozmiary i trwała konstrukcja urządzenia umożliwiają umieszczenie go w dowolnym miejscu. Skaner posiada funkcję przycinania wielu obiektów, co pozwala na skanowanie w jednym czasie kilku różnych dokumentów. Dostępne są też tryby „wykrywanie przewrócenia strony” i „interwał czasowy”, zapewniające ciągłe skanowanie większych dokumentów. Dodatkowo funkcja „Book Image Correction” umożliwia korygowanie odkształceń i krzywizn występujących przy skanowaniu spiętych dokumentów, a technologia VI (Versatile Imaging) pomaga minimalizować niedoskonałości obrazu.
Materiał powstał we współpracy z firmami Fujitsu i Alstor.
Artykuł Pora na porządki w archiwum ze skanerami Fujitsu pochodzi z serwisu CRN.
]]>Artykuł Elektroniczne archiwum – konieczność i wygoda pochodzi z serwisu CRN.
]]>jak faktury, formularze, ankiety czy umowy, odbywa się za pomocą skanerów.
Jednak specjaliści podkreślają, że są istotne różnice między skanerami zwykłymi
a dokumentowymi.
Digitalizacja a skaner
– Skanery dokumentowe
są specjalistycznymi urządzeniami, które powinna cechować doskonała jakość
i duża szybkość przetwarzania treści, niezawodność i zwiększona
żywotność, wygodna obsługa oraz możliwość integracji z systemami obiegu
dokumentów – mówi Bartłomiej
Cholewa, Product Manager zajmujący się skanerami Fujitsu w firmie Alstor.
Specjalista dodaje, że w przypadku skanerów dokumentowych Fujitsu
dodatkowym atutem jest bardzo dobre wsparcie techniczne z rozwiniętą
siecią usług serwisowych, dostępność części eksploatacyjnych i łatwa ich
wymiana. Alstor świadczy w tym zakresie pełen wachlarz usług. Ich jakość
potwierdza certyfikat ISO 9001 dla działu serwisu dystrybutora.
Dlaczego Fujitsu
W wielu modelach skanerów
Fujitsu wykorzystano pionierskie rozwiązania – obecnie uznawane za
niedoścignione wzorce. W modelach dokumentowych z linii fi stosowana
jest technologia przechwytywania obrazu CCD. Dzięki niej uzyskuje się obraz
o wysokiej ostrości przy dużych szybkościach skanowania, nawet
w przypadku dokumentów słabej jakości.
W modelach tych
zastosowano szereg zaawansowanych funkcji poprawiających efektywność procesu
skanowania. Prawie wszystkie skanery Fujitsu mają funkcję duplex, wszystkie
skanują w kolorze, odcieniach szarości i trybie czarno-białym.
Specjalistyczny system pobierania i przesuwu papieru gwarantuje
bezproblemowy transport dokumentów, takich jak rozszyte kartki, kartki
z segregatorów, cienki papier z perforacją, koperty.
O bezpieczeństwo dokumentów dbają systemy wykrywania podwójnych pobrań
wraz z funkcją IMFF (Intelligent Multifeed Function), opartą na czujniku
ultradźwiękowym, oraz aktywna funkcja ochrony papieru dostępna już
w modelach fi-6130Z/fi-6230Z.
Do urządzeń dodawane jest
oprogramowanie, które z jednej strony pozwala na wykorzystanie wszystkich
możliwości skanera, z drugiej automatyzuje skanowanie. Dostępne są funkcje
cyfrowego przetwarzania obrazu, takie jak usuwanie pustych stron, prostowanie
i obracanie obrazu na podstawie układu tekstu, automatyczne rozpoznawanie
formatu dokumentu, które znacząco skracają czas przygotowania dokumentacji do
skanowania.
W ofercie Fujitsu znajdują się modele przeznaczone do
przetwarzania od stu do tysiąca kartek dziennie (seria ScanSnap), a nawet
kilkudziesięciu tysięcy (fi-5950 przetwarza do 100 000 kartek dziennie).
Popularne konstrukcje, jak fi-6130Z czy fi-6230Z, zaspokajają potrzeby średniej
wielkości biur. Więcej na www.alstor.pl/produkty/przetwarzanie-dokumentow/
Dokumenty w postaci cyfrowej – korzyści
–
szybki dostęp do szukanego cyfrowego dokumentu
–
dokument jest dostępny dla wielu osób – nawet w tym samym czasie
–
brak potrzeby wykonywania kopii dokumentów – scany przechowywane są w
centralnym repozytorium i można otworzyć nieograniczoną liczbę ich kopii
–
brak możliwości zagubienia, uszkodzenia, zniszczenia dokumentu
–
szybki proces dystrybucji dokumentu, np.
poprzez wysłanie e-mailem pliku PDF
–
zmniejszenie liczby oryginałów przechowywanych w fizycznym archiwum
–
ochrona przed utratą informacji – „zamrożenie” jakości dokumentu z momentu
digitalizacji
Artykuł Elektroniczne archiwum – konieczność i wygoda pochodzi z serwisu CRN.
]]>