Jak wynika z raportu, w polskich firmach panuje bardzo wysoka świadomość możliwości stosowania podpisu elektronicznego. Blisko 92 proc. respondentów ma świadomość, że wszystkie dokumenty, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne można podpisać cyfrowo, osiągając taki sam skutek prawny jak w przypadku podpisu tradycyjnego. W praktyce jednak firmy nie stosują e-podpisu w obszarach, gdzie regulacje prawne tego nie wymuszają, jak przy kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych  oraz Urzędem Skarbowym. Rozwiązania pozwalające podpisywać cyfrowo dokumenty posiada 53 proc. firm. Najczęściej obejmują one tylko wybiórcze procesy, rzadko odnosząc się do ogólnofirmowej polityki eliminacji dokumentów papierowych. 

Motywacja do wdrożenia narzędzi paperless

Dwa najważniejsze czynniki decydujące o wdrożeniu w firmie rozwiązania paperless to skala problemów, które można rozwiązać za pomocą konkretnego rozwiązania, a także odzwierciedlająca je skala oczekiwanych korzyści. Wśród najczęstszych wyzwań, z jakimi firmy chcą się mierzyć  narzędziami paperless znalazły się: długi czas realizacji kluczowych procedur, wysoki koszt zarządzania dokumentacją papierową oraz niewydolność istniejących w firmie systemów i procesów. Przedstawiciele poszczególnych sektorów deklarowali też, że motywacją do wdrożenia usprawnień jest fakt, że zrobiła to ich konkurencja. Rodzaj wdrażanych rozwiązań uzależniony jest od specyfiki branży. Sieci franczyzowe wprowadzają m.in. platformy zamówień on-line i automatyzują rozliczenia z franczyzobiorcami. Służba zdrowia potrzebuje narzędzi do sprawnego przekazywania dokumentacji medycznej pomiędzy placówkami, a także w kontaktach z pacjentami. Firmy kurierskie wykorzystują podpis cyfrowy w procesie odbioru przesyłek. Elektronicznie podpisywane umowy funkcjonują w branży pożyczkowej, windykacyjnej i wśród dostawców usług telewizyjnych. Badanie pokazało jednocześnie, że tylko 1/3 firm rozumie pojęcie paperless jako wyeliminowanie dokumentacji papierowej na wszystkich etapach procesu biznesowego.

Bariery we wdrażaniu narzędzi paperless

Z raportu wynika, że polskie firmy nie podchodzą do innowacji systemowo. Aż 84 proc. firm nie zarezerwowało żadnych środków na wdrażanie nowych usprawnień technologicznych.  Tylko 16 proc. badanych respondentów zadeklarowało, że w ich budżetach istnieją zapisy wprost rezerwujące środki na wdrożenie innowacyjnych rozwiązań. Jednocześnie wszystkie badane firmy entuzjastycznie odniosły się do innowacji przyznając, że są one konieczne. Co w takim razie jest realną przeszkodą we wdrażaniu ich na większą skalę? Największe firmy jako problem wskazały nie brak środków na nowe wdrożenia, ale brak odpowiednich kompetencji. W polskich firmach brakuje osób, które mogłyby przeprowadzić estymację kosztów wdrażanych innowacji, oszacować oszczędności, które wygenerują oraz zaplanować cały proces. Pion transformacji cyfrowej funkcjonuje tylko w 3 proc. firm. Najczęściej – w 45 proc. przypadków, to zarząd podejmuje decyzję o wdrożeniu. W co czwartej firmie (24,2 proc.) odpowiedzialny jest za te obszary dział IT, w 12 proc. jest to pion operacyjny. W 15 proc. badanych przedsiębiorstw nie ma osoby, która mogłaby przejąć odpowiedzialność za proces wdrażania innowacji. 

Czy firmy planują wdrożenie narzędzi paperless?

W blisko 80 proc. przypadków pozytywne efekty wdrożonych innowacji napędzają kolejne procesy decyzyjne. Firmy, które pozytywnie oceniły efekty dotychczasowych projektów, planują kolejne wdrożenia w przyszłości. 36 proc. firm planuje wdrożenie rozwiązania paperless w ciągu najbliższych dwóch lat. Wśród firm zainteresowanych wyeliminowaniem dokumentacji papierowej 22,7 proc. to firmy, które nie mają wcześniejszych doświadczeń z stosowaniem takich rozwiązań. Stanowią one 8,3 proc. wszystkich badanych firm. Zdecydowana większość firm, która ma takie plany (77,3 proc.) ma już za sobą wcześniejsze wdrożenia narzędzi pozwalających podpisywać dokumenty cyfrowo. Grupa ta stanowi 28 proc. wszystkich badanych firm. Wdrożenia planowane są najczęściej w obszarze wewnętrznych procesów. W dalszej kolejności wskazywano na obsługę płatności oraz umowy z klientami. 40 proc. badanych firm nie planuje w perspektywie najbliższych dwóch lat wdrożeń innowacyjnych rozwiązań z zakresu podpisu elektronicznego. Spośród tych firm część (43 proc.) zadeklarowała, że już stosuje rozwiązania pozwalające na elektroniczne podpisywanie dokumentów. Pozostałe 57 proc. czyli 22,8 proc. całej badanej populacji nie stosuje i nie zamierza wdrażać takich rozwiązań w najbliższym czasie.

Badanie zostało przeprowadzone przy zastosowaniu technik ilościowych i jakościowych. W części ilościowej badanie zostało zrealizowane w oparciu o bazę, obejmującą największe firmy z sektorów wskazanych przez Klienta. Próba badania wyniosła N=300 wywiadów. W części jakościowej wywiady realizowano z liderami każdego sektora. Próba badania wyniosła N=30 wywiadów pogłębionych. Respondentami byli dyrektorzy / zarządzający z poziomu operacyjnego lub specjaliści dedykowani do procesu transformacji cyfrowej. Badanie zrealizowano w styczniu i lutym 2020r. 

Artykuł Polskie firmy a narzędzia paperless pochodzi z serwisu CRN.

–  Podstawową jest moc prawna. Bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany certyfikatem kwalifikowanym, jest równoważny pod względem skutków prawnych podpisowi własnoręcznemu. Profil zaufany jest natomiast poświadczeniem, działającym jedynie w zakresie spraw załatwianych przez ePUAP. Bezpieczny e-podpis ma szerokie zastosowanie również poza administracją – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk, dyrektor linii biznesowej podpis elektroniczny w Krajowej Izbie Rozliczeniowej.

Obecnie podpis elektroniczny można stosować m.in. w relacjach z ZUS-em, urzędem skarbowym, do wystawiania e-faktur, składania wniosków do KRS, rejestracji baz danych w GIODO, w przetargach i aukcjach elektronicznych. Od tego roku – w związku z nowelizacją ustawy o OFE – pozwala także na przesyłanie oświadczeń dotyczących wyboru ZUS lub OFE. Zastosowanie profilu zaufanego ogranicza się natomiast do kontaktów z administracją publiczną.

Bezpieczeństwo kosztuje
Podpis elektroniczny otrzymuje się w zestawie, którego elementami są urządzenia obsługujące podpis oraz imienny certyfikat. Dane potrzebne do składania e-podpisu są zapisywane na karcie przekazywanej właścicielowi certyfikatu. Certyfikaty bezpieczeństwa, w jakie wyposażona jest karta, gwarantują, iż nikt poza właścicielem certyfikatu nie ma kopii jego danych. Dostęp do karty chroniony jest kodem PIN. Kilkukrotne podanie błędnego kodu trwale blokuje kartę.

W przypadku zaufanego profilu, bezpieczeństwo związane z jego użytkowaniem w dużej mierze zależy od skutecznej ochrony dostępu do skrzynki pocztowej posiadacza. Żeby nie dopuścić do nieuprawnionego wykorzystania profilu należy przede wszystkim zadbać o to, aby nikt postronny nie poznał loginu i hasła do poczty.  

Zaufany profil można założyć za darmo. W przypadku e-podpisu stawki są różne w zależności od wybranego zestawu. Według Krajowej Izby Rozliczeniowej zestaw do e-podpisu z czytnikiem i certyfikatem ważnym przez 1 rok kosztuje 238 zł netto, a odnowienie na kolejny rok (certyfikat plus karta) – 129 zł netto.

Artykuł E-podpis czy ePUAP – co lepsze w kontakcie z urzędem? pochodzi z serwisu CRN.

– Skutkiem tego niespójnego podejścia jest obecnie np. problem z wzajemnym rozpoznawaniem certyfikatów kwalifikowanych czy też e-podpisu w dokumentach elektronicznych – mówi Ałła Stoliarowa-Myć, Kierownik Projektu ds. PKI w Unizeto Technologies. – Wcielenie w życie rozporządzenia eIDAS spowoduje, że znikną problemy z różnymi interpretacjami przepisów oraz z kompatybilnością oprogramowania.

W praktyce zmiana przepisów powinna ułatwić przedsiębiorstwom np. start w przetargach na terenie całej UE – firmy będą mogły uczestniczyć za pośrednictwem Internetu w zamówieniach publicznych ogłaszanych w różnych państwach członkowskich. Możliwe będzie także elektroniczne podpisywanie umów z przedsiębiorstwami w innych krajach – zgodnie z regulacjami eIDAS nie będzie problemów z interpretacją i weryfikacją podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej czy doręczeniem elektronicznego listu poleconego.

Dzięki eIDAS bardziej wiarygodny powinien stać się e-handel, bo kupujący zyskają możliwość zweryfikowania, czy za stronę internetową, z której korzystają, rzeczywiście odpowiedzialność bierze przedstawiony na niej sprzedawca lub usługodawca.

Ułatwienia będą dotyczyć także administracji. Np. przez Internet będzie można złożyć deklarację podatkową w innym kraju

Rozporządzenie ma zostać formalnie zatwierdzone przez Parlament Europejski podczas kwietniowej sesji plenarnej. Nowe przepisy wejdą w życie 1 lipca 2014 r.

Artykuł Unia zmienia regulacje dotyczące e-podpisu pochodzi z serwisu CRN.

To przełomowe postanowienie, bo dotychczas sądy nie akceptowały e-podpisu, powołując się na brak procedur (od ponad 10 lat podpis elektroniczny wystawiony z użyciem certyfikatu kwalifikowanego jest równoważny z odręczną sygnaturą).  

– NSA wskazuje na błędną dotychczasową wykładnię prawną, ugruntowaną wcześniejszymi orzeczeniami Sądu Najwyższego i NSA, które powodowały ograniczenie stosowania e-podpisu w obrocie prawnym – mówi Andrzej Ruciński, wiceprezes ds. technologicznych Unizeto Technologies.

Powszechne wykorzystanie podpisu elektronicznego może przyczynić się do wprowadzenia pełnego cyfrowego obiegu dokumentów w sądownictwie. Do tej pory e-podpis nie był wykorzystywany w zewnętrznych kontaktach sądów, ale w wewnętrznej komunikacji jest używany na co dzień.

Artykuł E-podpis ważny w sądach pochodzi z serwisu CRN.

Artykuł Unia majstruje przy e-podpisie pochodzi z serwisu CRN.

Opłaty za korzystanie z e-Dokumentów zależą od liczby faktur zgromadzonych w bazie danych (jest to oferta prepaid, wybrany pakiet kupuje się wraz z licencją). Najtańsza wersja – z limitem 500 faktur – kosztuje 229 zł netto, do 1000 faktur – 390 zł, do 5000 faktur – 890 zł. Użytkownicy usług abonamentowych (Symfopakietów) mają aplikację e-Dokumenty za darmo, w ramach aktualizacji systemu Symfonia. 

Artykuł Sage: Symfonia z pieczęcią elektroniczną pochodzi z serwisu CRN.

Poprzez Zaufany Profil przedsiębiorcy i obywatele mogą kontaktować się z urzędami drogą elektroniczną, bez potrzeby stosowania kwalifikowanego e-podpisu. System jest bezpłatny, nie wymaga dodatkowego urządzenia i oprogramowania. Jakie sprawy będzie można załatwić korzystając z Zaufanego Profilu, to zależy od urzędu. Użytkownikom zostanie udostępniona baza kwestionariuszy.

Premiera nowego systemu nie obyła się bez zgrzytu. MSWiA poinformowało o „przejściowych opóźnieniach” w działaniu ePUAP, w związku z dużym zainteresowaniem Zaufanym Profilem.

Artykuł Ruszył Zaufany Profil na ePUAP pochodzi z serwisu CRN.

Według informacji komisji kwestionariusz, dostępny na stronie internetowej KE, jest adresowany do podmiotów społeczeństwa obywatelskiego, przemysłu, biznesu, środowisk akademickich i administracji publicznej, zaangażowanych w opracowywanie i wdrażanie identyfikacji oraz uwierzytelniania elektronicznego i e-podpisu. Swoją opinię może wyrazić także zwykły obywatel.

Kwestionariusz jest dostępny na stronie http://ec.europa.eu/yourvoice/ipm/forms/dispatch?form=eid4&lang=en.

Uwagi można wysyłać do 15 kwietnia.

Artykuł KE: konsultacje społeczne w sprawie e-podpisu, każdy może wysłać opinię pochodzi z serwisu CRN.

Artykuł E-podpis w Plusie pochodzi z serwisu CRN.

Artykuł Zaufany profil zamiast e-podpisu w ZUS-ie pochodzi z serwisu CRN.