Michał Gac Dla nas ekologiczny aspekt na rynku druku to nic nowego. Jesteśmy firmą, która wyrosła z rynku regenerowanych materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących. Regeneracja wielu ludziom kojarzy się głównie ze sposobem na obniżenie kosztów drukowania, a zapomina się o tym, że dzięki regenerowanym materiałom zapobiegamy produkcji i wyrzucaniu ton plastiku każdego roku. Pamiętam reakcje naszych klientów, kiedy do Polski napłynęła fala bardzo tanich chińskich zamienników, w przypadku których jedynym argumentem sprzedażowym była cena. Nasz biznes związany z regeneracją skurczył się na jakiś czas, zanim klienci nie przekonali się na własnej skórze, że skrajnie niska cena chińskich produktów oznacza spore problemy jakościowe i serwisowe. Wierzę, że nie bez znaczenia była również rosnąca świadomość aspektów ekologicznych, która sprawiła, że wielu klientów wróciło do nas. Jednocześnie w tym czasie rozwinęliśmy się jako partner kilku producentów z rynku druku biurowego w technologii laserowej. I, szczerze mówiąc, do niedawna żyłem w przekonaniu, że na tym rynku nic się już nie wydarzy i nic mnie nie zaskoczy.

A jednak?

MG No właśnie. Otóż pojechaliśmy na doroczne globalne spotkanie partnerów Xeroxa w Atlancie i okazało się, że nasze rozwiązania nie ustępują w niczym tym oferowanym przez integratorów w Stanach Zjednoczonych. Przyglądając się ofercie wiodących producentów mam wrażenie, że ich innowacje są niejako na niby, a setki aplikacji w panelach drukarek okazują się niezbyt atrakcyjne dla klientów końcowych. Doszliśmy do wniosku, że oferty producentów urządzeń laserowych niewiele się różną od siebie i nie przedstawiają nic nowego w aspekcie ekologii. Wtedy na naszej drodze pojawił się Epson…

…który przecież nie działa na polskim rynku od dziś. Skąd to „zauroczenie”, skoro jeszcze jakiś czas temu nie ufaliście technologii druku atramentowego?

MG Po pierwsze tak zostaliśmy wychowani przez producentów „laserowych”, a po drugie sama technologia musiała dojrzeć. Obecnie duże maszyny atramentowe Epsona spełniają nasze oczekiwania pod względem druku, a dodatkowo zaskakują energooszczędnością. Do tego umiejętnie promowane podejście CSR – to są czynniki, które przekonały nas do współpracy. Poza tym nasze zainteresowanie atramentową technologią tego producenta wzmacnia fakt, że recykling stał się bardzo drogi. W zeszłym roku za oddanie do utylizacji zużytego i nienadającego się do przetworzenia kartridża odebranego od klienta, płaciliśmy 70 groszy, w tym roku cena wzrosła do 2,5 złotego. Biorąc pod uwagę to, że przyjmujemy od licznych klientów całe palety produktów, ponoszone przez nas koszty stają się naprawdę wysokie. Tymczasem w przypadku maszyn Epsona odbieramy… woreczek po atramencie. Owszem, ten producent nie ma jeszcze w ofercie maszyn ze średniej półki, które by nas zadowalały. Poza tym urządzenia A4 powinny być trochę szybsze, żeby skutecznie konkurować na rynku. Niemniej, jak już powiedziałem, chwalimy duże rozwiązania. Pod koniec zeszłego roku gościliśmy w naszej firmie delegację Epsona z Japonii i powiedzieliśmy, jak chcemy się razem z ich marką rozwijać. To się zaczyna dziać.

Paweł Kulawik Idea CSR, ekologiczne podejście, energooszczędność maszyn naszego nowego dostawcy wiążą się dodatkowo z nowymi usługami, które świadczymy, jak na przykład kompleksowy audyt energetyczny w firmach. Po zakończeniu takiego audytu klient dostaje od nas wytyczne, gdzie może znaleźć oszczędności – zarówno w systemie oświetleniowym, jak i w druku biurowym. Idziemy w tym kierunku. Koszty energii rosną, ale nie stanowi to dla nas problemu. Może dzięki temu będziemy mieć więcej pracy. Przedsiębiorstwa i instytucje powinny coraz bardziej doceniać oszczędności związane z tym, co im oferujemy. Rośnie przy tym, jak już wspomnieliśmy, świadomość ekologiczna. Klienci oczekują, że dane rozwiązania naprawdę będą miały mniejszy wpływ na degradację środowiska niż do tej pory, jednocześnie przyczyniając się do realnych oszczędności w firmie.
MG Co ciekawe, segment zamówień publicznych również kładzie nacisk na ekologię. Generalnie w dużych organizacjach systematycznie powstają działy CSR, które zatrudniają specjalistów. Nie wystarczy posługiwać się pustymi hasłami o rzekomych cechach proekologicznych preferowanych rozwiązań. Trzeba wykazać, że to jest prawda.

Zachodzi jednak obawa, czy temat ekologii, CSR, energooszczędności – związanych m.in. z drukiem biurowym nadal będzie nośny w segmencie public, a także prywatnym w kryzysowej rzeczywistości wywołanej pandemią COVID-19?

MG Z jednej strony pandemia nadszarpnęła kondycję finansową wielu firm, a z drugiej przyczyniła się do zwiększenia świadomości wpływu człowieka na środowisko. Rozwiązania ekologiczne nie muszą być droższe od tych tradycyjnych. Zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę kilkuletnią perspektywę ich użytkowania. Nawet jeśli na starcie trzeba więcej zainwestować w urządzenie, jak to jest w przypadku Epsona, to później skorzysta się na niskich kosztach eksploatacji, oszczędności prądu. Jesteśmy pewni, że nasza oferta trafi do klientów mądrze inwestujących swoje środki.

Co jeśli klient nie chce się przekonać do druku atramentowego, przynajmniej na razie?

MG Jeśli klient nie chce druku atramentowego albo nie będzie chciał dużych energooszczędnych maszyn Epsona, bo być może jest przywiązany do systemu opartego na drukarkach A4 w większej liczbie, to zaproponujemy mu flotę drukarek A4 z wkładem eko.

Czyli wkładem waszej produkcji?

PK Tak. Biznesu regeneracyjnego, z którego się wywodzimy nie zamknęliśmy. On, jak już wspomniał Michał, skurczył się. Natomiast mamy zasoby i doświadczenie, aby go z powrotem rozkręcić, a trend eko nam w tym pomoże. Na świecie, w którym idee proekologiczne są coraz szerzej podchwytywane, specjaliści od regeneracji będą coraz bardziej doceniani. Jednak trzeba mieć zasoby i doświadczenie, aby udźwignąć koszty produkcji własnych wkładów odnawianych i utylizacji tego, co się odbiera od klienta. To na starcie eliminuje firmy, które będą chciały wejść w ten biznes. A opieranie się na wkładach ze wschodu, nawet regenerowanych, może być ciągle ryzykowne. To się nie zmieniło.

MG Czyli nie tylko czerpiemy z tego, co robią i ogłaszają producenci, ale dużo dokładamy od siebie. Już obsługujemy dużych klientów wyłącznie na naszych materiałach regenerowanych, odbieramy sto procent śmieci na własny koszt – część przetwarzamy, część oddajemy do utylizacji.

Czy zamieszanie na rynku wywołane pandemią może wpłynąć na wasze plany dotyczące regeneracji kaset?

MG Nie, w dalszym ciągu opiera się ona na samodzielnej regeneracji kaset oraz sprzedaży oryginalnych materiałów eksploatacyjnych takich producentów jak HP, Xerox czy Kyocera. Jeżeli chodzi o regenerowane tonery, do produkcji wykorzystujemy japońskie komponenty. Zamieszanie w Chinach związane z koronawirusem na nią nie wpływa. Regenerowane tonery w dalszym ciągu sprzedajemy do tych klientów, którzy poszukują niskokosztowych, ale wciąż jakościowych materiałów eksploatacyjnych. To także strategia zgodna z polityką CSR. Z jednej strony regenerujemy raz wykorzystane tonery, które nadają się do ponownego przetworzenia. Z drugiej – oryginalne tonery można zwrócić do producentów, którzy mają swoje programy odzysku zużytych cartridży, na przykład HP Planet Program.

Biznes, w którym przekaz dotyczący ekologii i technologii jest tak samo ważny, wymaga dużego zaangażowania. A firma musi zarabiać.

PK To element biznesu, do którego trzeba podchodzić z sercem. Mówić o idei, zarażać nią, zachęcać. Kalkulacja finansowa jest ważna, ale najpierw trzeba się rzeczywiście bardzo mocno zaangażować. To zaangażowanie opłaca się nam jednak w jeszcze inny sposób. Samo sprzedanie tonera, drukarki – na tym długo się nie utrzyma firmy, ponieważ obecnie szybko przestaje to być motywujące dla pracowników. Ale jeśli opracujemy i sprzedamy ciekawą usługę, komunikując – zgodnie z prawdą – że jest ona dobra nie tylko dla klienta, ale i środowiska naturalnego, świadomość tego staje się źródłem prawdziwej satysfakcji. A ten rodzaj satysfakcji jest dziś bardzo ważny dla pracownika.

MG Muszę podkreślić, że w sprzedaży rozwiązań proekologicznych przoduje u nas żeńska część zespołu. Mamy cztery panie, dwie w dziale handlowym i dwie w dziale przetargów. Stanowią bardzo silną i cenną część kadry, mają świetne wyniki i potrafią zarażać ideą, dobrą ideą. Potrafią kłaść nacisk na te miękkie strony technologii. Komunikacja nietechniczna coraz mocniej się liczy, ludzie nie chcą już słuchać, która drukarka drukuje więcej stron na minutę, zaczyna się liczyć coś innego, wartości poza technologiczne. Musimy na to reagować.

Mówicie, że chcecie robić większe obroty, ale nie chcecie być więksi…

MG Tak, to znaczy, że chcemy podnieść efektywność posiadanych zasobów. Między innymi dlatego zdecydowaliśmy się na zatrudnienie w kwietniu Macieja Amanowicza, który kieruje obecnie naszym działem sprzedaży, a także wspomaga nas przy optymalizacji procesów w firmie.

PK Chcemy odciążać handlowców automatyzując powtarzalne, codzienne czynności, chociażby te związane z obróbką zamówień. Zależy nam, żeby nasi ludzie mieli więcej czasu na budowanie bliskich relacji z klientem. Więc jeśli będzie wzrost, to także w obszarze obsługi klienta. O ile bowiem kiedyś był problem z pozyskaniem odbiorcy, teraz jest z utrzymaniem. Stąd takie podejście.

Artykuł Technologia i ekologia – to trzeba łączyć pochodzi z serwisu CRN.

Według czytelników portalu CRN.pl w zakresie rozwiązań druku biurowego, w skali całego roku, pandemia wpłynie najbardziej negatywnie na decyzje zakupowe klientów biznesowych z segmentu MŚP. Tak uważa 37,5 proc. odpowiadających na nasze drugie pytanie z kwietniowego cyklu. 6,3 proc. z uczestników ankiety wskazuje na odbiorców SOHO, a według 6 proc. takimi klientami będą jednostki administracji państwowej. Z kolei 37,5 proc. respondentów jest zdania, że z zakupów rezygnują w takim samym stopniu wszyscy wskazani w ankiecie odbiorcy biznesowi (SOHO, MŚP, public, duże firmy/korporacje). Ciekawe, że 12,7 proc. respondentów ankiety dotyczącej wpływu COVID-19 na decyzje zakupowe firm i instytucji, stwierdziło, że negatywnego oddziaływania po prostu nie będzie.

W czasach pandemii jeszcze częściej niż do tej pory mówi się o rozwiązaniach paperless, których adopcja powinna przyspieszyć w najbliższym czasie. Wzmocnienie kompetencji na tym polu zdaje się być dobrym kierunkiem dla firm, które koncentrują się na segmencie druku tradycyjnego, ponieważ daje szerokie pole do optymalizacji procesów obiegu dokumentów, jak również zarządzania informacją u klientów końcowych. Rozwiązań paperless w biznesie dotyczyło trzecie pytanie z cyklu kwietniowych ankiet dotyczących druku biurowego, którego wyniki przedstawiamy na wykresie poniżej. W opisanych ankietach wzięło udział 85 osób, czytelników portalu CRN.pl.

Artykuł Druk biznesowy: będzie inaczej pochodzi z serwisu CRN.

Dostęp do usług chmurowych i sprawna digitalizacja dokumentów. Urządzenia z tej generacji korzystają z możliwości oferowanych przez platformę Ricoh Smart Integration. Zapewnia ona dostęp do szerokiego pakietu aplikacji, dzięki którym na urządzeniu drukującym można korzystać z wielu popularnych usług chmurowych, takich jak: Google Drive, SharePoint, OneDrive, Dropbox oraz Box. Dzięki temu użytkownicy zyskują szybki dostęp do funkcji skanowania do chmury i drukowania materiałów tam zapisanych. Natomiast cyfrowe wersje dokumentów mogą być przesłane do poczty e-mail i wybranych folderów w elektronicznym archiwum. Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość usługi optycznego rozpoznawania znaków (OCR) przez chmurę do edytowalnych formatów.

Łatwość integracji z platformami do elektronicznego obiegu dokumentów i cyfrowym archiwum.  Inteligentne urządzenia drukujące Ricoh można z łatwością zintegrować z popularnymi platformami do zarządzania drukiem i elektronicznym obiegiem dokumentów. Dużym atutem jest również fakt, że Ricoh ma własne oprogramowanie, w tym Streamline czy DocuWare. Dzięki temu, korzystając np. z modelu IM C3000 z platformą Ricoh Smart Integration (RSI), wystarczy wybrać po prostu jeden przycisk na panelu sterowania, aby przesłać zeskanowany plik do workflow stworzonego w DocuWare.

Współpraca z urządzeniami mobilnymi. Do biura w najbliższym czasie będziemy raczej wpadać niż przebywać w nim na stałe. Dlatego coraz większe znaczenie ma kompatybilność MFP z urządzeniami mobilnymi. Przy użyciu Ricoh Device Connector można połączyć urządzenie drukujące ze smartfonem lub innymi urządzeniami przenośnymi, aby bez problemu drukować, skanować i mieć dostęp do dokumentów.

Bezpieczeństwo danych. Coraz większe znaczenie cyfryzacji wymusza ogromne zmiany w sposobie działania i funkcjonalności urządzeń drukujących. Natomiast rozwój ich możliwości wiąże się z koniecznością większego nacisku na standardy bezpieczeństwa. Urządzenia drukujące Ricoh dają użytkownikowi dostęp do wielu funkcji podnoszących bezpieczeństwo danych i ułatwiają zapewnienie zgodności z przepisami. Wszystkie zaawansowane modele są zgodne ze standardem IEEE 2600. Oznacza to, że gwarantują kontrolę dostępu, szyfrowanie danych na dysku twardym, szyfrowanie połączeń i nadpisywanie danych.

Aplikacje – elastyczny rozwój możliwości MFP. Użytkownicy inteligentnych MFP marki Ricoh mogą z poziomu panelu sterowania korzystać ze sklepu z aplikacjami i instalować je na urządzeniu. Dzięki temu w elastyczny i szybki sposób mogą rozszerzać ich możliwości o nowe funkcje.

Nowoczesny serwis. Innowacyjna platforma Ricoh dba o to, by urządzenie drukujące było zawsze gotowe do pracy. System wykorzystuje najnowsze rozwiązania technologiczne i bazuje na zaawansowanej analizie danych. Umożliwia to bardzo precyzyjną kontrolę poprawności działania wszystkich procesów i znaczne obniżenie wystąpienia ryzyka awarii. Urządzenia są na bieżąco monitorowane, a informacje o nieprawidłowościach są automatycznie przesyłane do systemu serwisowego. Dzięki temu wiele problemów z ich obsługą rozwiązuje się zdalnie, bez wizyty technika serwisu. Ten, korzystając z możliwości udostępnienia ekranu w czasie rzeczywistym, może przeprowadzić użytkownika przez procedurę naprawczą lub zdalnie przejąć kontrolę nad urządzeniem, aby usunąć usterkę.

Artykuł Inteligentne MFP marki Ricoh: gotowe na każde czasy pochodzi z serwisu CRN.

Sytuacji nie ułatwia ogromna różnorodność modeli drukarek i liczba oferowanych przez nie funkcji. W efekcie wybór odpowiedniego urządzenia dla klienta wcale nie jest tak prostym zadaniem, jak mogłoby się wydawać. Dlatego należy podejść do problemu analitycznie, posługując się trzema głównymi kryteriami: celem wykonywania wydruków (może być ogólny lub specjalnego przeznaczenia), miejscem użytkowania (w domu lub w biurze) oraz techniką druku. Tylko precyzyjne zdefiniowanie potrzeb umożliwi znalezienie modelu, z którego użytkownik będzie w pełni zadowolony.

Atrament czy laser?

Większość wprowadzanych na rynek drukarek atramentowych, mimo że określane są jako drukarki fotograficzne, to modele ogólnego przeznaczenia, do drukowania tekstu, grafiki i zdjęć. Oczywiście, istnieją także drukarki specjalnego przeznaczenia – przenośne oraz specjalistyczne, do druku fotografii lub etykiet. Jeżeli producent urządzenia nie wskazuje drukowania zdjęć jako jego głównego zadania, należy założyć, że jest przeznaczone do pracy w biurze.

Laserowe i atramentowe techniki druku w coraz większym stopniu „zbliżają się” w zakresie możliwości i uzyskiwanego efektu, ale nadal istnieją między nimi duże różnice. Najważniejszą jest ta, że prawie wszystkie modele laserowe (oraz modele klasy laserowej, takie jak drukarki na stały atrament i LED) drukują tekst wyższej jakości niż prawie każdy model atramentowy. Natomiast prawie każde urządzenie atramentowe drukuje zdjęcia znacznie wyższej jakości niż zdecydowana większość sprzętu laserowego. Zatem dla wyboru właściwego urządzenia decydujące znaczenie ma odpowiedź klienta na pytanie, co jest dla niego ważniejsze – tekst czy zdjęcia.

W przypadku wyboru drukarki laserowej pojawia się pytanie, czy ma zapewniać wydruki w kolorze. Urządzenia drukujące w kolorze są znacznie większe niż monochromatyczne, ponieważ trzeba zainstalować w nich aż cztery kasety z tonerem (CMYK). Ale wiele kolorowych drukarek laserowych ma tę zaletę, że drukuje w jakości na tyle wysokiej, iż użytkownik sam wyprodukuje sobie ulotki reklamowe lub składane broszury, a więc zaoszczędzi na usługach profesjonalnego druku, w przypadku których wymagany jest duży nakład.

Użytkownicy indywidualni oraz właściciele małych biur powinni rozważyć instalację atramentowego lub laserowego wielofunkcyjnego urządzenia all-in-one, które zapewnia drukowanie i skanowanie, a niektóre modele także faksowanie (mimo że z tej usługi dziś już mało kto korzysta). W zależności od potrzeb użytkownika warto sprawdzić, czy sprzęt ma dodatkowe atuty, np. automatyczny podajnik dokumentów (ADF) do skanowania, kopiowania i/lub faksowania tekstów wielostronicowych. Niektóre podajniki „obsługują” również dokumenty dwustronne – skanują jedną stronę, odwracają kartkę i skanują drugą stronę, ewentualnie są wyposażone w dwie listwy optyczne skanujące obie strony kartki w jednym przebiegu (to rozwiązanie jest zazwyczaj droższe).

Warto również przedyskutować z klientem, czy będzie korzystał z dodatkowych funkcji urządzenia wielofunkcyjnego, takich jak łączność z internetem w celu drukowania plików z poczty elektronicznej bądź przechowywanych w chmurze lub wysyłania do niej zeskanowanych dokumentów.

Łączność, szybkość, wydajność i cena

Kryterium jakości wydruków jest tylko jednym z wielu, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze drukarki. Do ważniejszych należy sposób jej podłączenia do komputera lub innych urządzeń. Skorzystanie z portu USB nie zawsze jest wygodne, dlatego większość drukarek biurowych i coraz liczniejsze urządzenia domowe producenci wyposażają w karty sieciowe z portem Ethernet, często również z modułem Wi-Fi. Ma to znaczenie szczególnie tam, gdzie z drukarki korzysta kilka osób znajdujących się w różnych pomieszczeniach. Warto zainteresować klienta technologią Wi-Fi Direct (lub jej odpowiednikiem, bowiem niektórzy dostawcy używają własnych nazw marketingowych). Dzięki niej możliwe jest bezpośrednie drukowanie z urządzeń z kartą bezprzewodową, nawet jeśli komputer lub urządzenie przenośne nie jest zaprojektowane do obsługi Wi-Fi Direct. Niektóre modele zapewniają także druk z wykorzystaniem mechanizmu NFC (Near-Field Communication) – poprzez zbliżenie telefonu lub tabletu do określonego miejsca na drukarce.

Prędkość wydruku w domu lub małym biurze, gdzie dokumenty rzadko mają więcej niż 10 stron, nie ma specjalnego znaczenia. Ale gdy z jakiegoś powodu wydruków wykonuje się więcej (np. w kancelariach prawnych), należy rozważyć kwestie związane z wydajnością drukarki, także mechaniczną. Informacje o maksymalnej liczbie (dziennie lub miesięcznie) wydrukowanych stron podaje większość producentów urządzeń. Jej znaczne przekroczenie może skutkować problemami z mechanizmem pobierania i prowadzenia papieru. Warto też zastanowić się nad poleceniem klientowi urządzenia umożliwiającego automatyczny dwustronny wydruk. Eliminacja ręcznego przekładania kartek wpływa na skrócenie czasu druku i pozwala uniknąć błędów przy sortowaniu papieru.

Oczywiście, nie bez znaczenia jest też całkowity koszt użytkowania drukarki. Większość producentów podaje koszt druku jednej strony, a w przypadku drukarek atramentowych także zdjęcia. Jednak, żeby poznać całkowity koszt użytkowania sprzętu, trzeba wykonać dodatkowe obliczenia. Należy ustalić koszt dla każdego rodzaju wydruku (dokumentu monochromatycznego, kolorowego, zdjęcia) i pomnożyć go przez liczbę drukowanych co roku stron oraz liczbę lat, przez które drukarka szacunkowo będzie używana. Do wyniku trzeba dodać wartość urządzenia.

Gdy urządzenie wielofunkcyjne nie wystarczy 

Z różnych powodów wielofunkcyjna drukarka, wyposażona w skaner, nie jest właściwym rozwiązaniem dla użytkownika, który chciałby mieć możliwość digitalizacji dokumentów w podróży lub chce stworzyć w biurze stanowisko skanowania korespondencji. Tymczasem na rynku jest wiele rodzajów skanerów, więc wybór właściwego – podobnie jak w przypadku drukarek – poprzedzony powinien być skrupulatną analizą potrzeb klienta.

Przede wszystkim trzeba uwzględnić rodzaj skanowanych mediów. Najczęściej są to dokumenty i zdjęcia, ale skanuje się też oprawione książki, wizytówki, klisze (slajdy i negatywy), czasopisma i inne podatne na uszkodzenia przedmioty, np. znaczki pocztowe. Należy również wziąć pod uwagę maksymalny rozmiar dokumentu oraz to, czy trzeba będzie zeskanować obie jego strony.

Do skanowania zdjęć lub innych łatwo ulegających zniszczeniu oryginałów, oprawionych materiałów i niektórych obiektów trójwymiarowych potrzebny jest skaner płaski. W przypadku skanowania dużych ilości dokumentów warto skorzystać z automatycznego podajnika. Można dokupić go do niektórych modeli skanerów płaskich, ale istnieje też odrębna kategoria skanerów dokumentowych wyposażonych w taki podajnik. Gdy często skanowane są dokumenty dwustronne, warto dopłacić za funkcję dupleksu. Jeżeli klient kupi urządzenie bez tej opcji, po zeskanowaniu pierwszej strony każdej kartki ono domagać się będzie ręcznego obrócenia kartki.

Rozdzielczość skanerów nie jest już ich specjalnym wyróżnikiem. Do zwykłych dokumentów wystarczy 200 pikseli na cal (ppi), a obecnie większość urządzeń zapewnia minimum 600 ppi. Dopiero przy skanowaniu zdjęć lub klisz rozdzielczość optyczna zaczyna mieć znaczenie i wówczas urządzenie powinno gwarantować co najmniej 4800 dpi.

Czasami warto polecić klientowi skanery specjalnego przeznaczenia. Istnieją bardzo małe modele, przeznaczone wyłącznie do hurtowego skanowania wizytówek, ale też miniaturowe, przenośne skanery dokumentowe, które z łatwością mieszczą się w torbie na laptopa, ale bez problemu skanują kartki A4. Niektóre działają bez podłączonego komputera – zapisują skany na karcie pamięci lub wysyłają do smartfona. Inne zaś, dzięki funkcji połączenia ze stacją dokującą zawierającą podajnik dokumentów, pracują zarówno jako urządzenie przenośne, jak i stacjonarne. Dwie kolejne kategorie nietypowych skanerów to: bezdotykowe urządzenia do digitalizacji leżących płasko otwartych książek oraz specjalnie skalibrowane skanery klisz.

Porządek w dokumentach

Do wszystkich skanerów dołączane jest oprogramowanie umożliwiające ustawienie parametrów skanowania, a wielu producentów w ramach promocji dołącza pakiety zapewniające np. optyczne rozpoznawanie znaków (OCR). Warto jednak zainteresować się dodatkowymi aplikacjami ułatwiającymi zarządzanie cyfrowymi dokumentami. Nie skorzystają z nich raczej użytkownicy domowi, ale będą bardzo przydatne nawet w małych firmach, takich jak biura podatkowe czy kancelarie prawne.

Dzięki tego typu narzędziom łatwiejsza jest klasyfikacja dokumentów, ich współużytkowanie i późniejsza archiwizacja. Rozbudowane mechanizmy wyszukiwania, bazujące na metadanych i tagach przypisanych każdemu dokumentowi, ułatwiają i przyspieszają ten proces. Niektóre aplikacje nadają się do zarządzania repozytoriami poczty elektronicznej. Można je też zintegrować z usługami przechowywania plików w chmurze, takimi jak Dropbox. Jedyną niedogodnością bywa fakt, że nadal brakuje tego typu oprogramowania dla najmniejszych firm w języku polskim.

Artykuł Papier nie zniknie pochodzi z serwisu CRN.

Rafał Gutkowski, Office Services Director, Ricoh

Robert Kozioł, Business Development Manager, Komputronik Biznes

Krzysztof Mertowski, Channel Sales Manager, Brother

Robert Reszkowski, Business Sales Manager, Epson

Łukasz Rumowski, dyrektor Działu Rozwoju Produktu, Grupa Arcus

Wszystkich uczestników zobaczycie w filmowym skrócie z debaty

CRN Czy i jak się zmienia podejście klientów biznesowych do infrastruktury drukującej, którą mają w organizacjach?

Robert Reszkowski Ogólnie rzecz biorąc, odbiorcy biznesowi zauważają, że oferta urządzeń drukujących przeznaczonych dla firm w ostatnich latach bardzo się zmieniła. Często więc nie traktują ich jako jednostkowe urządzenia, ale kompleksowy system odpowiedzialny za cały proces druku w firmie czy instytucji, włączając w to również zarządzanie dokumentami. Poza tym na decyzje biznesowe odnoszące się do rozwiązań drukujących wpływa coraz częściej całkowity koszt ich utrzymania. To efekt pojawiania się nowych, wydajnych technologii druku, jak chociażby „atrament dla biznesu”, które pozwalają drukować taniej i efektywniej. Równolegle rośnie znaczenie cech ekologicznych proponowanych rozwiązań.

Rafał Gutkowski My natomiast obserwujemy zmiany głównie wynikające z regulacji prawnych, które sprawiają, że biznes patrzy na systemy druku rzeczywiście z nowej perspektywy. Zmianę tę spowodowała zeszłoroczna dyskusja o RODO. Obecnie urządzenia drukujące postrzega się również jako miejsce, które może być najsłabszym punktem ochrony danych. Część naszych klientów zaczęła zwracać uwagę na to, jak te dane, do których można uzyskać dostęp za pośrednictwem maszyn drukujących, będą zabezpieczone. To jeden aspekt. Drugi, poruszony przez pana Reszkowskiego, wiąże się z ochroną środowiska. W Europie Zachodniej i USA dużą wagę przywiązuje się do tego, na ile działania producentów oraz ich sprzęt są eko. Poza tym klienci ewidentnie zwrócili uwagę, że urządzenia drukujące stanowią ważny element infrastruktury biura i mają istotny wpływ na efektywność działania organizacji czy szczególnych procesów, na których zależy firmie. Nie mogą ich zaburzać, stąd większy nacisk na niezawodność sprzętu i możliwość zapobiegania usterkom lub szybkiej naprawy. Dla odbiorców końcowych ważna jest też świadomość, że korzystają z innowacyjnych rozwiązań, nowoczesnej technologii. Zwłaszcza u klientów MŚP za wyborem danego rozwiązania przemawiają jego innowacyjne cechy.

Krzysztof Mertowski Wskazałbym też wyższą obecnie świadomość kosztów, które mogą być generowane przez rozwiązania drukujące. Ale to w większych firmach. Istnieje natomiast jeszcze mnóstwo przedsiębiorstw, w których kwestię nowoczesnego podejścia do rozwiązań druku spycha się ciągle na ostatnie miejsce. Przez optymalizację rozumie się korzystanie z alternatywnej eksploatacji czy zakup sprzętu używanego, a brakuje myślenia o outsourcingu, który jest wyznacznikiem nowoczesnego podejścia do tej części infrastruktury. Sytuacja bywa naprawdę zróżnicowana – niektóre firmy nie przesiadły się jeszcze z rozwiązań konsumenckich na biznesowe. Tak więc praca edukacyjna obejmująca nawet podstawowe zagadnienia w dziedzinie druku firmowego ciągle musi się odbywać.

Łukasz Rumowski Większych klientów, świadomych i doświadczonych w optymalizacji tej części infrastruktury, w mniejszym już stopniu interesuje techniczny aspekt urządzeń. Mało tego – nie jesteśmy w stanie sprzedać im usługi MPS (Managed Print Services) czy MDS (Managed Document Services), nie oferując naprawdę rozbudowanego serwisu, a nawet finansowania. Dzięki firmom zachodnim, które mają tutaj swoje oddziały oraz większą świadomość wagi szybkości procesów biznesowych, rozwiązaniem nie jest już samo zapewnienie ciągłości usługi druku. Ważna staje się integracja tej usługi z procesami biznesowymi w ich organizacji. Korzyścią ma być nie sama usługa związana z drukowaniem, ale usprawnienie wewnętrznego procesu i tym samym ulepszenie środowiska pracy. To jest obszar stanowiący obecnie wyzwanie dla całej branży.

Rafał Gutkowski, Ricoh

Z jednej strony chcemy rozmawiać o usługach związanych z firmową infrastrukturą drukującą, które mają coraz częściej oferować integratorzy. Z drugiej czytelnicy CRN Polska często podkreślają, że transakcyjna sprzedaż maszyn drukujących wciąż zajmuje dużo miejsca w ich biznesie…

Robert Reszkowski Owszem, transakcje ciągle są mocną stroną tego rynku. Ale świadomość klientów biznesowych odnośnie do MPS-u zmienia się. Użytkownicy, na generalnie coraz bardziej usługowym rynku, zaczynają coraz lepiej rozumieć istotę rozwiązań opartych na usłudze i płynące z nich korzyści. Po około dwóch latach od poprzedniej debaty CRN-a, podczas której zastanawialiśmy się, jak rynek usług w zakresie druku biurowego się rozwinie – widzę postęp. Sytuacja nie zmienia się dynamicznie i nie spodziewam się, że na rynku druku biznesowego będziemy za chwilę sprzedawać tylko usługi. Natomiast mamy do czynienia z wyraźnym progresem, nie tylko w dużych firmach, ale też małych i średnich. Nasi partnerzy coraz bardziej doceniają możliwość tego typu współpracy na linii integrator – klient końcowy.

Robert Kozioł Obserwuję ten rynek od wielu lat i również zauważam skutki pracy, jaka została już wykonana zarówno przez producentów, jak też zaawansowanych integratorów, którzy szkolili klientów biznesowych w zakresie MPS-u. Obecnie klienci rozumieją, czym jest usługa drukowania, a to było coś, co zabierało nam bardzo dużo czasu w trakcie kolejnych spotkań. I rzeczywiście, ten coraz większy rynek wynajmu różnych rzeczy, których wcześniej się raczej nie wynajmowało, zmienia podejście klientów i wpływa też pozytywnie na mniejsze firmy. Dlatego obecnie łatwiej jest realizować również mniejsze kontrakty MPS-owe, nawet takie, które rozproszone są po całym kraju. Tym bardziej że jako integrator rozwiązań dysponujemy rozbudowaną siatką techników oraz partnerów w Polsce.

Krzysztof Mertowski Wiele mniejszych firm również oczekuje rozwiązań, które poprawią ich efektywność, codzienny sposób pracy – otwiera się więc przestrzeń na odpowiednie rozwiązania. Samych partnerów też trzeba dokształcać i ciągle zachęcać do działania, bo pamiętajmy, że aktywność związana z drukiem biznesowym dla wielu firm IT stanowi margines ich działalności. Nie zawsze chcą więc na to poświęcać czas i środki, w tym zasoby ludzkie. W sporej liczbie przypadków chodzi więc o pokazywanie kolejnej ścieżki, jak w oparciu o nowoczesne rozwiązania druku biznesowego można zwiększać dotychczasowe przychody.

Krzysztof Mertowski, Brother

Wydaje się, że ilu producentów i integratorów, tyle podejść do usług związanych z firmowym drukiem. Można się nawet spotkać ze stwierdzeniem, że na tym rynku wszystko, co było do zrobienia, zostało już  zrobione. Jak to właściwie rozumieć?

Krzysztof Mertowski Dzisiaj już każdy producent związany z drukiem kładzie nacisk na MPS, bo jest to długoterminowe wiązanie się z klientem, a na tym nam wszystkim zależy. Myślę jednak, że jeszcze trzeba popracować nad poprawą wielu kwestii. Zarówno jeśli chodzi o rozwiązania software’owe, jak i udoskonalanie samej jakości usług. W wielu sytuacjach usługi mogą być lepsze – z punktu widzenia klienta. My sami, choć realizujemy w pełni założenia odnośnie do sprzedaży usług opartych na rozwiązaniach Brothera przez partnerów, widzimy, że sporo jeszcze przed nami, jeśli chodzi o poprawienie usługi MPS-owej. To, że sprzęt drukuje nie 50 stron na minutę, a 100, z punktu widzenia klienta niewiele zmienia. Technikalia schodzą trochę na plan dalszy.

Robert Kozioł Rzeczywiście dużo jeszcze zostało do zrobienia w kwestii rozwiązań software’owych związanych MPS-em. Szerokie pole do popisu daje dziedzina OCR-owania dokumentów. Jeśli zaś chodzi o oferowany sprzęt w wydajnych systemach MPS-owych, to rzeczywiście już nie do końca samo urządzenie ma tu znaczenie, bo największą wartość przedstawia jednak oprogramowanie. System musi pozwolić na wszelkiego rodzaju udziwnienia i realizowanie naprawdę rozmaitych scenariuszy, jakich oczekują klienci. Przykładem są nasze rozwiązania do zarządzania dokumentami oferowane w ramach optymalizacji procesów w przedsiębiorstwach, które często się rozpoczynają od wydruku czy skanowania dokumentu na urządzeniu fizycznym.

Łukasz Rumowski My w pewnym momencie doszliśmy do wniosku, że potencjał MPS w klasycznej wersji został wyczerpany, a tymczasem on się bardzo naturalnie i elastycznie przerodził w coś, co nazywamy MDS-em, właśnie dlatego że już mniejszą wagę przywiązujemy do samego drukowania, tylko do dokumentu, w jakiejkolwiek byłby on formie. Kiedy ów dokument obuduje się usługami developmentu, środowiskowymi i tak dalej, to dochodzimy do wniosku, że granicą dla MDS-u jest w istocie jedynie wyobraźnia project managera czy też… aktualne bolączki klienta. A w każdej firmie bolączką będzie coś innego. Stąd potrzeba dogłębnej analizy potrzeb odbiorców. Mamy strategię, którą nazywamy Arcus Narrow Solution. Polega na tym, żeby za pomocą aplikacji – ale oczywiście na bazie klasycznego MPS-u – tworzyć rozwiązanie trafiające precyzyjnie w określone potrzeby klienta. Nie na wyrost, bo szczególnie w MŚP na wyrost nic nie da się zrobić.

Robert Reszkowski Usługa szyta na miarę to rzeczywiście podstawa. Epson widzi siebie przede wszystkim jako producenta hardware’u, którego możliwości są rozbudowywane o funkcje oprogramowania własnego, dołączane najczęściej bez dodatkowych kosztów (np. Epson Print Admin – do wydruku podążającego oraz kontroli kosztów, lub Epson Document Capture PRO – służącego do digitalizacji dokumentów papierowych i podstawowego workflow w firmie), jak również niezależnych producentów software’u (PaperCut, Movity etc.). Integrator, wykorzystując Otwartą Platformę Epsona, może zaproponować rozwiązania dopasowane do indywidualnych potrzeb użytkownika. Jednak oferta przygotowana na podstawie nieprawidłowo dokonanej oceny tych potrzeb będzie działała na niekorzyść zarówno finalnego użytkownika, integratora, jak i naszą. Na partnerach spoczywa więc duża odpowiedzialność.

Robert Kozioł, Komputronik Biznes

Rafał Gutkowski Ja zaś na MPS patrzę tak jak na komputer. Usługi te po prostu są coraz mocniej obudowywane różnymi dodatkami – podobnie jak dodaje się coraz mocniejsze procesory czy większą pamięć do komputerów. Tak samo jest z usługami MPS, które wzbogaciły się o różne elementy związane z wydrukiem i serwisem w porównaniu z tym, co było na początku. Przykładowo Ricoh wraz z nową generacją maszyn dodał funkcję automatycznego ich naprawiania i automatycznych upgrade’ów. To wszystko odbywa się przez internet, bez potrzeby bezpośredniej ingerencji inżyniera. Tu rodzą się nowe możliwości, pod tym względem usługa MPS rozwija się – rozwój technologii powoduje, że jest dużo bardziej zaawansowana, a w pewnych obszarach może być jeszcze bardziej zautomatyzowana.

Robert Kozioł Pan Gutkowski wspomniał o tym, że nowo wprowadzone urządzenia Ricoh same się naprawiają. Taka automatyzacja ma swoje dobre strony, ponieważ do tej pory faktycznie integrator wraz z osobą obsługującą całą flotę musiał wszystkiego sam pilnować. Często oczywiście za pomocą aplikacji zarządzającej, która ułatwia kontrolę pracy urządzeń, nie tylko ich sprawności fizycznej, ale i firmware’u. Z drugiej strony na aktualizacje, o których pan mówił, patrzę też przez pryzmat potencjalnych kłopotów. Miałem ostatnio do czynienia z taką automatyczną aktualizacją, która wyłączyła nagle pewną drobną funkcję w kilku modelach – używaną tylko u jednego klienta. Sprawiło nam to sporo kłopotu. Dlatego warto byłoby bardziej uświadamiać integratorom, w jaki sposób konkretna automatyzacja przebiega i na jakie funkcje może wpłynąć.

Rafał Gutkowski Nie mówimy tu o sytuacji, w której urządzenie „żyje swoim życiem”. Każda aktualizacja musi zostać zatwierdzona. Chcemy, żeby nasi użytkownicy czy administratorzy zarządzający infrastrukturą nie musieli tracić czasu na szukanie aktualizacji czy aplikacji, które można zainstalować na urządzeniu. Zgodnie z tą koncepcją możliwości maszyny dostosowują się do nowych potrzeb firmy. Odnośnie do minimalizowania ryzyka wystąpienia przestoju – MFP z serii Intelligent Machines współpracują z platformą Ricoh Intelligent Support, która stale monitoruje ich stan. System bazuje na zaawansowanej analizie danych. Umożliwia to bardzo precyzyjną kontrolę poprawności działania wszystkich procesów i znaczne obniżenie ryzyka wystąpienia awarii. Dzięki funkcji zdalnej obsługi panelu część usterek może zostać naprawiona przez inżyniera serwisu zdalnie.

A jakie nowe funkcje mogą stanowić wabik dla potencjalnych użytkowników urządzeń Brothera i Epsona?

Krzysztof Mertowski W naszych maszynach zaczęły się pojawiać funkcje umożliwiające klientom zamawianie materiałów eksploatacyjnych albo serwisu z poziomu urządzenia. To pomaga użytkownikowi w codziennym funkcjonowaniu. Oczywiście są to rozwiązania, które w pewien sposób muszą być dopasowane do całego środowiska druku zastanego u klienta. Natomiast to są te elementy, które mają za zadanie zwiększać samą jakość czy łatwość funkcjonowania infrastruktury drukującej w przedsiębiorstwie.

Robert Reszkowski, Epson

Robert Reszkowski Nasze rozwiązania mają maksymalnie ułatwiać dostęp do najważniejszych funkcji z wyświetlacza urządzenia. Oferujemy też możliwość dopasowania elementów widocznych na wyświetlaczu do potrzeb użytkownika. Epson mocno stawia na współpracę z firmami trzecimi, które dostarczają rozwiązania software’owe – dopiero to daje szerokie możliwości kreowania nowych funkcji. Gdy mowa o technologii – tworzymy rozwiązania atramentowe przeznaczone dla biznesu i wskazujemy niewątpliwe korzyści, jakie wynikają z ich użytkowania, związane przede wszystkim z wysoką opłacalnością kosztową dla firm i instytucji oraz elementami proekologiczymi.

Czy takie podejście do rozwoju maszyn drukujących rzeczywiście pomaga integratorom w oferowaniu klientom rozwiązań i usług na miarę ich potrzeb?

Łukasz Rumowski Funkcje, które panowie wymieniliście, są fajne, chwytliwe, jednak trochę stoją w sprzeczności z MPS-em. Raczej żaden klient nie będzie wysyłał do kogoś maila z maszyny, żeby zamówić eksploatację, bo łatwo tu o pomyłkę albo coś nie zadziała i maszyna zamówi toner kilka razy. Natomiast integratorom potrzebne jest bardziej globalne rozwiązanie w postaci software’u, który sczytuje dane ze wszystkich urządzeń i przedstawia je sumarycznie, dzięki czemu partner obsługujący klienta ma zapewnioną wygodę w zamawianiu materiałów. I to powinny być raczej rozwiązania dla partnerów, a nie dla klienta końcowego. Myślę, że rola producentów jest taka, żeby jak najwięcej hardware’owych elementów dodawać maszynom, bo integratorzy mają większy problem ze sprzętową rozbudową tych urządzeń niż software’ową. W tym drugim przypadku partnerom przydaje się z kolei dostęp do SDK (Software Development Kit).

Robert Kozioł SDK jest kluczem, aby integratorzy mogli integrować urządzenia różnych marek. Bez tego nie da się robić tych – mówiąc kolokwialnie – fajnych rzeczy, którymi można zdobyć klienta. Zrezygnowaliśmy z dokonywania zmian w samych urządzeniach właśnie z racji problemów z dostępem do SDK. My trafiamy do odbiorcy nie tylko ze sprzętem czy kompletnym MPS-em. Przychodzimy do firm również z samym rozwiązaniem software’owym i próbujemy dopasować je do floty drukującej, którą tam zastaliśmy. Natomiast funkcje, o których tu nie wspomniano, a które są ważne z naszego punktu widzenia, to te związane z zaawansowanym OCR-owaniem dokumentów na urządzeniu, np. takie, dzięki którym otrzymujemy dokument gotowy do edytowania czy opisany indeksami – do dalszego automatycznego procesowania w ramach firmy, np. w procesach akceptacji zamówień, faktur i wielu innych. Ze względu na rosnącą ilość danych oraz wyzwania na rynku pracy w tym kierunku widzę rozwój funkcjonalności maszyn drukujących.

Łukasz Rumowski Producent najczęściej dostarcza narzędzia do swojej marki, a u klientów raczej zastajemy miks brandów. Wydaje mi się, że to nawet może hamować rozwój MPS-u i MDS-u, ponieważ jednorodność maszyn w parku klienta zawsze była problematyczna. Jednak gdy producent dostrzega możliwość zarobku dzięki zwiększaniu oferty usługowej, nie będzie chciał współpracować na zasadzie wymiany SDK, co czyni tę usługę mniej popularną lub po prostu wprowadza wymóg ujednolicenia urządzeń drukujących działających u klienta biznesowego.

Łukasz Rumowski, Arcus

Krzysztof Mertowski Słuchając wypowiedzi obu panów, chciałbym jednak wrócić do tego, o czym wspominaliśmy na początku. Mianowicie, że mamy dużych klientów, ale mamy też takich z rynku MŚP. W wielu sytuacjach tym małym nie są potrzebne rozwiązania software’owe, za to mogą być zainteresowani w miarę kompaktowymi, w miarę zwartymi urządzeniami z funkcjami, które są dla nich nowe i wprowadzają jakąś zmianę w organizacji. Tymczasem grupa firm integratorskich, które chcą robić wszystko same, mając do tego wiedzę, możliwości i zasoby ludzkie, jest ciągle niewielka. W wielu sytuacjach integrator – często może mniejszy, ale jednak integrator – oczekuje od producenta, żeby w dziedzinie druku wiele za niego zrobił…

Nowoczesne rozwiązania z zakresu druku firmowego wspomagają cyfrową transformację klientów. Jakie wyzwania się z tym wiążą z punktu widzenia producentów?

Rafał Gutkowski Ricoh generalnie stara się, aby jego rozwiązania wspierały cyfrowe miejsce pracy, stąd wykorzystywane w naszej komunikacji hasło „Empowering Digital Workplaces”. Ważne jest, aby zamiana dokumentu na postać cyfrową i dalsze jego przetwarzanie rzeczywiście prowadziło do przyspieszenia procesów przebiegających w danej organizacji, a więc podniesienia efektywności pracy, którą trzeba wykonywać na co dzień w biurach. Oprócz tego we wprowadzaniu procesów digitalizacyjnych w firmie trzeba brać pod uwagę charakterystyczne dla niej cele, np. związane z bezpieczeństwem. Rozwiązania Ricoh zapewniają skanowanie dokumentów nawet do plików MP3, z możliwością późniejszego odsłuchania. Ważne są dla nas również funkcje usprawniające procesy skanowania (na przykład ta, dzięki której automatycznie są omijane strony puste), poza tym rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo elektronicznego dokumentu. Skanujemy np. do formatu .pdf, który jest hasłowany – dzięki temu firma zyskuje pewność, że dokument zdoła otworzyć jedynie uprawniona osoba. Nasze urządzenia, dzięki szyfrowaniu danych, zapewniają bezpieczne przesyłanie dokumentów.

Robert Reszkowski Cyfrowe biuro jest pojęciem, które coraz bardziej dociera do naszej świadomości, ale musimy pamiętać, że duża część użytkowników jest nadal przywiązana do posługiwania się tradycyjnymi wydrukami. Oprócz przyzwyczajeń wpływ na to mają również wymogi prawne, szczególnie w segmencie publicznym. Dlatego największym wyzwaniem jest zaproponowanie w obu dziedzinach (dokumentów cyfrowych i tradycyjnych) rozwiązań, jakich klient rzeczywiście potrzebuje, tak aby mógł efektywnie pracować w sposób, który mu na daną chwilę naprawdę odpowiada. Dlatego Epson proponuje partnerom systemy, które służą do digitalizacji tego, co funkcjonuje w biurze, czyli rozwijamy się w zakresie technik skanowania, zarówno jeśli chodzi o typowe skanery w wersjach dla pojedynczego biura czy oddziału, jak i w kategorii urządzeń wielofunkcyjnych. Ale jednocześnie proponujemy innowacyjne podejście do wykorzystania papieru w biurze – nasze rozwiązanie Paper Lab umożliwia przerabianie zużytych wydruków na czysty papier do drukarki. Cyfrowe biuro jest przyszłością, natomiast staramy się ułatwić użytkownikowi proces transformacji i pracę w sposób efektywny w każdej formie.

Krzysztof Mertowski Brother także – jak każdy z producentów – zarówno chce, jak i musi uczestniczyć w cyfrowym rozwoju dokumentów. Mamy do tego odpowiednie produkty. Prawda jest taka, że teoretycznie od kilku już lat cyfrowy dokument powinien w instytucjach funkcjonować, a jednak nie funkcjonuje. Wprawdzie ci, którzy chcieli na niego przejść, już to zrobili, ale w wielu sytuacjach ciągle brakuje świadomości i odpowiedniej edukacji pracowników. Znam firmy, które kupiły ogromne rozwiązania software’owe i wykorzystują je może w 20 proc. Wydały wielkie pieniądze na coś, z czego nie korzystają, ponieważ nikt nie nauczył pracowników, jak to robić i po co. Problemem jest też mentalność. Dla ludzi od lat zatrudnionych w firmach praca na dokumencie cyfrowym okazuje się poważnym utrudnieniem. Strategia i edukacja to podstawa cyfrowej transformacji w dziedzinie cyfrowego dokumentu.

Integratorzy jednak mogą być źródłem odpowiedniej wiedzy dla klientów odnośnie do cyfrowej transformacji i tego, jaki udział w niej może mieć infrastruktura druku. Ale czy to robią, w dużym stopniu zależy od producenta, z którym są związani, i jego priorytetów. A druk papierowy to wciąż podstawa…

Krzysztof Mertowski Żyjemy z druku i będziemy tak żyli jeszcze przez wiele lat. Dokument cyfrowy musi funkcjonować w świadomości producenta po to, żeby mu pokazywać pewną ścieżkę, natomiast na pewno to nie jest coś, na czym należy się w naszej ocenie dzisiaj skupiać. Wolimy, żeby klient ten dokument cyfrowy wydrukował. Rynek druku generalnie maleje, taka jest prawda, stąd poszukiwanie innych ścieżek rozwoju.

Rafał Gutkowski Druk w firmie bardziej ewoluuje, niż maleje. Sam widzę, że niektórzy klienci drukują nawet zdecydowanie więcej niż kiedyś. Dlatego ten rynek w żaden sposób nie traci na znaczeniu. Natomiast jeśli chodzi o partnerów, to jednym z elementów świadczenia usług, m.in. MPS właśnie, jest przygotowanie użytkownika końcowego na zmianę. Mówimy o tych użytkownikach, którzy mają stare przyzwyczajenia. Dlatego mamy cały program zarządzania zmianą, polegający na wprowadzaniu klientów końcowych w świat druku zarządzalnego, jak również cyfrowego dokumentu. Drugi program dotyczy współpracy z partnerami – nasi autoryzowani integratorzy mają dostęp do SDK, o którym już była mowa. Jednocześnie też za pomocą szkoleń przygotowujemy ich do zmiany. Jeśli bowiem nie będą wiedzieli, jak rozmawiać z klientem o cyfrowej transformacji, zaczną walczyć ceną. Muszą mieć wiedzę i zestaw argumentów, z którymi będą się czuć pewnie.

Robert Reszkowski Bazując na danych IDC za ostatnie lata, widzimy wyraźnie, że sumaryczna liczba wydruków biznesowych się nie zmienia. Jest za to coraz więcej rodzajów dokumentów, które są drukowane. Przybiera także na sile zjawisko, które możemy nazwać świadomym drukowaniem. Jest to część tego, co kryje się pod angielskim określeniem CSR (Corporate Social Responsibility), czyli społecznej odpowiedzialności biznesu. Epson oferuje rozwiązania stworzone z myślą o koncepcji CSR.

A jak reagują klienci na przekaz ze strony integratorów dotyczący biura opartego na cyfrowym dokumencie?

Łukasz Rumowski Z naszych doświadczeń wynika, że klienci są tym zainteresowani, ponieważ to im pokazuje nowy sposób działania, umożliwiający zmianę, która przyniesie wymierne korzyści. Chodzi o to, aby z urządzeń MFP i drukarek zrobić rozwiązania działające możliwie samoistnie, będące formą serwera, który da się oprogramować. Pojawiają się nowe możliwości związane z podpisem kwalifikowanym, dzięki któremu skan nie będzie zwykłym skanem. Bo sama zamiana dokumentu papierowego na cyfrowy to jeszcze nie cyfryzacja. Pod tym pojęciem kryje się cały workflow, odpowiednie zarządzanie metadanymi, które dopiero daje klientowi odczuć efekty cyfryzacji. Ale wykorzystanie sztucznej inteligencji w urządzeniach drukujących – tak aby uczyły się naszego zachowania – to też jest element cyfryzacji, a raczej cyfrowego biura, które generalnie wykracza poza dokument jako taki.

Robert Kozioł Sztuczna inteligencja w procesach związanych z cyfrowym dokumentem to temat duży, nośny i przyszłościowy. Cyfryzacja zaczyna się właściwie od skanowania dokumentów na urządzeniach wielofunkcyjnych, które – jako elementy infrastruktury monitorowanej przez MPS – są wsparciem dla systemów wspomagających procesy biznesowe w organizacji związane z samymi dokumentami. Elektroniczne repozytoria i systemy elektronicznego obiegu dokumentów wydają się naturalnym kierunkiem rozwoju cyfryzacji. Oferowane przez Komputronik Biznes własne aplikacje z grupy Movarch czy też produkty innych dostawców, jak Docu Ware oraz Job Router, jako źródła wykorzystują właśnie wysyłane przez e-mail lub zapisywane w zasobach sieciowych w firmie dokumenty, skanowane uprzednio na maszynach MFP. Aplikacje klasy BPM czy DMS należą do grupy podstawowych narzędzi dla cyfrowego biura. Ale warto zwrócić uwagę na to, co zastajemy u klienta, kiedy podchodzimy do tematu cyfryzacji w zakresie dokumentów. To są zwykle zaległości w zakresie opisu procesów zachodzących w organizacji, w tym brak odpowiedniej dokumentacji. Taka jest smutna rzeczywistość polskich przedsiębiorstw czy instytucji – tego typu dokumentacja jest robiona pod audyty, np. ISO. Nie uwzględnia więc realnego procesu biznesowego i przez to odbiega od rzeczywistości. Jeśli się na niej oprzemy, budując rozwiązanie docelowe do klienta, związane na przykład z cyfrowym dokumentem, to jest ono skazane bardzo często na fiasko.

Czego, jako producenci rozwiązań z rynku druku, oczekujecie od partnerów?

Krzysztof Mertowski Nieodpuszczania i rozszerzania kompetencji również w sektorze druku tradycyjnego. Ponadto powiększania kadry i skuteczniejszego docierania do klientów. W wielu sytuacjach integratorzy, jeśli chodzi o druk, skupiają się na dość wąskiej działce, na tym, co robili od lat. Często wygląda to tak, że mają swoje rozwiązanie software’owe, które produkują dla jednego czy dwóch klientów, dodatkowo startują w kilku bądź w kilkunastu przetargach w roku i to w pewien sposób ich zaspokaja. Ale biznes w takim ograniczonym zakresie może się zaraz skończyć. Zbyt wiele firm wciąż nie wybiega w przyszłość, nie patrzy na to, jak zmienia się szeroko pojęty outsourcing.

Robert Reszkowski Wrócę jeszcze raz do roli, jaką pełni dokładny dobór rozwiązań do potrzeb klienta biznesowego. Oczywiście zależy nam, aby były one oparte na urządzeniach Epsona. Natomiast niezależnie od marki sprzętu ważna jest przede wszystkim analiza potrzeb, dobór odpowiednich maszyn i… po prostu słuchanie klienta. W przeciwnym razie z reguły najpierw usłyszymy, że sprzęt jest słaby, a dopiero później, że firma, która go integrowała, do niczego się nie nadaje. Czyli powinno się liczyć po prostu świadome i zdroworozsądkowe podejście oraz faktyczny dobór usługi do konkretnych potrzeb. Nie róbmy niczego na siłę, bo to na ogół źle się kończy.

Rafał Gutkowski Muszę przyznać, że doświadczyliśmy pewnego zachwiania lojalności partnerów związanego z wojną cenową. Dlatego staramy się pokazywać, jak walczyć z takimi zjawiskami „ceny czyniącej cuda”, wierząc, że to rzeczywiście zadziała. Mocno otwieramy się teraz na partnerów IT. W ich przypadku chcemy pracować na zasadzie pełnego partnerstwa – wymiany usług. To znaczy, że w pewnym zakresie my obsługujemy ich klientów, a w pewnych oni naszych. Chodzi o to, aby wzajemnie świadczyć sobie usługi serwisowe wsparcia i opieki nad klientami, po to, by po pierwsze skrócić dystans dojazdu do klienta, po drugie zmniejszyć koszty i być bardziej efektywnym, a po trzecie spełnić wymagania SLA, które klienci nam narzucają.

Nad czym muszą się pochylić producenci z punktu widzenia zaawansowanych integratorów?

Robert Kozioł Odnosząc się do wspomnianej wyżej wymiany usług, chciałbym podkreślić, że taka autoryzacja serwisowa producenta jest dla integratora na pewno czymś wartościowszym niż autoryzacja handlowa. Pozwala nam dobudować wartość dodaną do MPS-u sprzedawanego przez w zasadzie każdego producenta jako klik. Kiedy możemy dołożyć te rozbudowane usługi, jesteśmy w stanie cały kontrakt tak przemodelować, aby pokazać klientowi dodatkową wartość dla jego biznesu, gdzie cena stanowi jeden z czynników wyboru. Producenci powinni też zwrócić uwagę na TCO produktów przeznaczonych do systemów MPS. Klient bierze TCO coraz bardziej pod uwagę, m.in. dzięki naszej ciężkiej pracy edukacyjnej. Odnoszę natomiast wrażenie, że sami inżynierowie, którzy pracują nad lepszym sprzętem, nie do końca są świadomi znaczenia tego współczynnika. Jak policzymy chociażby czas pracy takiego urządzenia stale podłączonego do zasilania, po to tylko, żeby mogło być monitorowane przez nasze systemy – rodzi się problem ukrytych kosztów. Niedawno miałem okazję robić takie obliczenia i wiem, że uzyskiwane kwoty są bardzo pokaźne w kontekście wartości całego kontraktu. Szeroko pojęty obszar TCO wymaga jeszcze podnoszenia świadomości całego rynku.

Rozmawiała Karolina Marszałek

Artykuł Debata CRN Rynek druku: dużo wyzwań, dużo możliwości pochodzi z serwisu CRN.

Jednak wdrożenie, o którym opowiedziano podczas czerwcowego zjazdu partnerów Epsona dowodzi, że na wybór odbiorcy coraz większy wpływ będą miały również argumenty inne niż technikalia. Jakie? Na przykład te związane z samopoczuciem pracowników. To skargi zatrudnionych, a nawet ich obawy o własne zdrowie spowodowały, że z dwuosobowych pokojów w jednym z dużych urzędów zaczęto usuwać laserowe urządzenia i optymalizować infrastrukturę w oparciu o „korytarzowe” rozwiązania atramentowe.

Polepszanie warunków pracy to zatem jeden z czynników, który już teraz wpływa na rynek i który warto brać pod uwagę, przygotowując argumenty sprzedażowe dla klienta końcowego. Mówienie o spełnianiu „indywidualnych potrzeb odbiorcy” nie jest niczym nowym w sprzedaży, ale zdaje się, że obecnie nabiera nowego wymiaru.

Ekologia? Jeśli nie pomoże, to…

…nie zaszkodzi. Faktem jest, że producenci rozwiązań drukujących coraz mocniej podkreślają ekologiczne podejście do procesu produkcyjnego swoich maszyn. Składają przy tym konkretne deklaracje i wskazują naprawdę ciekawe rozwiązania.

– W ciągu 6 lat udało nam się zredukować zużycie energii o 29 proc. w przypadku urządzeń drukujących w kolorze oraz o 10 proc. w przypadku modeli monochromatycznych – mówi Katarzyna Idzkiewicz, Marketing Coordinator w Brotherze.

Epson za cel stawia sobie natomiast 90-proc. redukcję emisji CO2 podczas procesu produkcji do 2050 r. To samo w sobie duże wyzwanie, a wydaje się, że stanowi ono dopiero początek. Ten sam producent promuje biurową maszynę do odzyskiwania papieru ze zużytych arkuszy. A zatem, choć wątki tzw. green IT nie są nikomu obce, niemniej obecnie przekaz proekologiczny nabiera konkretnych kształtów.

Producenci zaczynają również mówić o społecznej odpowiedzialności biznesu i radzić partnerom, aby zaczęli doceniać przekaz związany z CSR. Przestaje on być obcy dla coraz większej grupy klientów, a wraz ze zmianą pokoleniową jego siła będzie rosła. Specjaliści podkreślają, że do rozmów, w których obecne mają być argumenty proekologiczne i prospołeczne, trzeba się dobrze przygotować. Jednocześnie raczej nie warto ich stosować podczas spotkań z szefami IT u klienta. Skuteczniej trafią one do zarządzających, którzy są odpowiedzialni za całe przedsiębiorstwo i mogą podejmować decyzje, biorąc pod uwagę nie tylko względy techniczne i finansowe, ale również wizerunkowe.

Nie można jednak zapominać o tym, że za argumentami odnoszącymi się do korzyści związanych z CSR, idą również typowo ekonomiczne, przykładowo dotyczące redukcji zużycia prądu czy też żywotności elementów składających się na rozwiązania drukujące. Dlatego, zanim się ich użyje, trzeba dobrze przemyśleć przekaz, ustalić adresatów oraz umieć zwrócić im uwagę na zarówno na korzyści marketingowe i PR-owe jak również ekonomiczne oraz społeczne. Mieszanka możliwych do uzyskania profitów i – co tu dużo mówić – emocji związanych z proekologicznymi ideami… może być naprawdę wybuchowa. Co przy tym ważne, trudno jest posługiwać się argumentami CSR, jeśli samemu się w ich sens nie wierzy.

Inteligencja, personalizacja i fajerwerki

Według producentów rosną oczekiwania wielu klientów biznesowych odnośnie do „umiejętności” urządzeń drukujących. Zwłaszcza że maszyny te stają się coraz bardziej zaawansowane, a nawet inteligentne. Co to właściwie znaczy? Barbara Boryczka, Product Marketing Manager w Ricohu, tłumaczy, że na znaczeniu zyskuje możliwość bardzo elastycznej rozbudowy funkcjonalności, również poprzez łatwe wgrywanie rozmaitych aplikacji chmurowych. Urządzenia drukujące w coraz wyższym stopniu wykorzystują potencjał sztucznej inteligencji, co chociażby minimalizuje ryzyko wystąpienia usterek. Taka maszyna jest w stanie samodzielnie zareagować na nieprawidłowości w działaniu i wysłać zgłoszenie do serwisu.

Zmienia się sposób obsługi urządzeń drukujących na taki, który jest bliższy użytkownikom smartfonów, a więc nam wszystkim. Do „podręcznych komputerów” upodabnia je sposób instalowania dodatkowych programów i komunikacji z usługami chmurowymi.

– Oprócz aplikacji ściśle związanych z dokumentami, jak Xerox Audio Document, która skanuje dokumenty i dostarcza je użytkownikom w postaci pliku audio, pojawiają się rozwiązania naprawdę nowatorskie – mówi Leszek Bareja, Product Manager w Xeroxie. Przykładem prawdziwego fajerwerku na tym polu jest aplikacja włoskiego partnera, która pozwala na… zamawianie posiłku przez panel urządzenia wielofunkcyjnego.

Nowatorskie funkcje swoich drukarek podkreśla też Brother. Podczas majowego spotkania partnerskiego przedstawiciele producenta zwracali uwagę na narzędzie Custom UI, dzięki któremu partner w prosty sposób może projektować bezpieczny work flow zgodny z potrzebami klientów, czy Remote UI – zapewniające zdalny dostęp firmowemu administratorowi (lub integratorowi) do paneli urządzeń działających u klienta. W najbliższym czasie Brother zapowiada wprowadzenie rozwiązania umożliwiającego zamówienie materiałów eksploatacyjnych z panelu urządzenia. Wprawdzie w mniejszym stopniu będzie to zapewne interesować dużych integratorów, którym zależy na tym, aby wartość dodana dołączona do „pudełka” pochodziła od nich samych, ale na rozdrobnionym rynku IT wiele firm rozwiązania z zakresu druku dostarcza niejako przy okazji i mogą one docenić nowe, „łatwe” funkcje.

Producentom, którzy obok maszyn MFP oferują również inne zaawansowane systemy biurowe, np. typu visual, zależy na tym, aby integratorzy łączyli kompetencje i prezentowali odbiorcom biznesowym całe biurowe ekosystemy. O takim podejściu mówią na przykład Ricoh i Sharp. Jak tłumaczy Szymon Trela, Product Manager CEE ISD w Sharpie, urządzenia wielofunkcyjne, razem z innymi produktami – interaktywnymi monitorami, laptopami, oprogramowaniem oraz rozwiązaniami bazującymi na chmurze – stanowią część całościowego rozwiązania dla biur, a ograniczeniem w znajdowaniu nowych zastosowań dla urządzeń wielofunkcyjnych jest tylko wyobraźnia. Dlatego warto pomyśleć o poszerzaniu kompetencji, np. w dziedzinie visual solutions i Digital Signage.

Artykuł Druk w firmie: biznes na emocjach pochodzi z serwisu CRN.

Działania producentów biurowych rozwiązań drukujących wskazują, że choć oba kierunki rozwoju – cyfrowy i papierowy – są dla nich ważne, to ciągle wiele jest do zrobienia w dziedzinie samego druku. Przykładowo producenci kojarzeni dotychczas ze sprzedażą transakcyjną, wkładają obecnie bardzo dużo wysiłku, aby zaistnieć wraz ze swoimi partnerami w sferze usług związanych z firmowymi wydrukami. Ci natomiast, którzy od dawna są mocno osadzeni na rynku usług, starają się rozszerzyć swój zasięg, biorąc na celownik mniejszych partnerów i mniejszych klientów końcowych.

Jednocześnie wielu integratorów przyznaje, że mimo rozwoju oferty MPS-owej bardzo wielu odbiorców biznesowych jest zainteresowanych po prostu zakupem drukarek lub urządzeń wielofunkcyjnych. Z kolei przedsiębiorstwa IT, które postawiły na procesy związane z szeroko zakrojoną digitalizacją dokumentów w firmach i instytucjach, z jednej strony pokonują z niemałym trudem uprzedzenia klientów końcowych, którzy nie mają jeszcze doświadczenia na tym polu, a z drugiej starają się spełnić wysokie wymagania klientów biznesowych, którzy cyfryzację już doceniają.

Wygląda więc na to, że rynek znalazł się w miejscu, w którym integratorzy – szczególnie ci zamierzający rozwijać usługi (czy to związane z tradycyjnym, czy cyfrowym dokumentem) – potrzebują realnego wsparcia ze strony producentów działających w obszarze druku biurowego. Wydaje się też, że adresaci tych oczekiwań podejmują coraz to nowe działania, aby ich kanał sprzedaży takie wsparcie dostał. Wskazują na to komunikaty, jakimi dzielą się od jakiegoś czasu podczas spotkań z partnerami. Tymczasem – jak wynika z rezultatów innej czerwcowej ankiety CRN.pl – integratorzy są ciągle do tych wysiłków nastawieni sceptycznie (patrz wykres).

Artykuł Druk dla klienta biznesowego: moment zmiany pochodzi z serwisu CRN.

Właśnie rozwój tych drugich nadaje obecnie rynkowi druku firmowego największą dynamikę. Nowoczesne maszyny drukujące i oprogramowanie z  jednej strony mają usprawniać procesy związane z ciągle popularnym drukiem tradycyjnym i zarządzania nim, z drugiej pomagać przedsiębiorcom w procesie digitalizacji. Branie pod uwagę – we współpracy z klientami końcowymi – obu aspektów istnienia floty drukującej w biurach jest konieczne, aby dalej rozwijać się w tym biznesie. Zwłaszcza że minionego roku na rynku druku nie można określić jako szczególnie przełomowego.

– Obserwowaliśmy kontynuację trendów znanych z poprzedniego okresu. Stan rynku też specjalnie się nie zmienił. Mam tu na myśli przede wszystkim nasycenie i dojrzałość rynku druku biznesowego, który charakteryzuje podział między czołownych graczy. Wszyscy dostawcy skupiali się głównie na utrzymaniu posiadanego portfolio odbiorców oraz na wzbogacaniu oferty o dodatkowe elementy – mówi Krzysztof Janiec, MPS Sales Specialist w Epsonie.

Według niego w tym kontekście bardziej niż same urządzenia sprawdzały się usługi związane z drukowaniem, takie jak pakiety serwisu, utrzymania czy kompleksowe usługi MPS, umożliwiające – poza generowaniem dodatkowych przychodów – zaspokajanie szeroko rozumianych potrzeb klientów, a dzięki temu nawiązywanie i pogłębianie relacji z nimi.

Relacje równie ważne jak sprzedaż

Nawiązywanie i pogłębianie relacji staje się coraz istotniejszym elementem współpracy integratora z odbiorcą biznesowym w zakresie druku biurowego. Wiąże się z koniecznością zaoferowania wartości dodanej oraz sprzedaży coraz bardziej zaawansowanych usług outsourcingu. Nawet firmy integratorskie, które mają w tym duże doświadczenie, twierdzą, że ciągle są klienci zainteresowani po prostu kupnem pudełka. Tych jednak właśnie wyjątkowo łatwo jest stracić, chociażby dlatego, że bardzo mocno rozwija się sprzedaż internetowa i retailowa.

– W obliczu wojny cenowej, która ma tam miejsce, sama sprzedaż pudełka staje się zbyt ryzykowna, nawet jeśli do tej pory klient powracał po nie do tej samej firmy. Zadbanie o to, by w oczach odbiorcy końcowego zyskać miano specjalisty od druku, ale również od bezpieczeństwa czy od automatyzacji zadań biurowych, powoduje zabezpieczenie biznesu i marż – przekonuje Piotr Baca, Country Manager Brothera.

Nie dziwi zatem, że producenci coraz częściej oferują parterom kanałowym „usługi w pudełku”. Przy czym nie są nimi raczej zainteresowane duże przedsiębiorstwa integratorskie, nastawione na maksymalizację marży i dysponujące mocno rozwiniętym zapleczem specjalistów z różnych dziedzin, dzięki czemu są w stanie podejmować pewne ryzyko finansowe, realizując niełatwe projekty u dużych klientów. Takie firmy IT stoją na stanowisku, że im więcej samodzielności mają w kreowaniu i świadczeniu usługi oraz wartości dodanej u klienta, tym lepiej.

„Usługi w pudełku” otwierają za to drzwi do rozszerzenia działalności mniejszym firmom partnerskim. Jak można usłyszeć od producentów, transformując swój biznes, czasem lepiej odpuścić i zarobić mniej, skupiając się na tym, aby przyzwyczaić klientów do nowego sposobu współpracy i docenienia tego, co firma IT oferuje im poza maszyną drukującą. Warto też zwracać uwagę na to, czy producent zapewnia łatwe finansowanie rozwiązań za pomocą leasingu lub dzierżawy. Takie „pudełkowe” narzędzia finansujące powstają na przykład na bazie umów pomiędzy producentami a bankami lub dzięki zaangażowaniu ich własnych wyspecjalizowanych działów.

Wzrost wagi TCO

Producenci zwracają uwagę, że jeśli chodzi o podejście do kupowania rozwiązań drukujących przez klientów biznesowych, zacierają się różnice między Polską a Europą Zachodnią. Dowodzi tego chociażby fakt, że coraz mniejszą rolę przy wyborze odgrywają parametry techniczne i cena.

– Rynek staje się coraz bardziej wymagający. Klienci oczekują coraz wyższej jakości oraz niezawodności sprzętu. Wymaga to wprowadzenia bardziej zaawansowanych rozwiązań w obszarze monitorowania stanu i serwisu. Z drugiej strony obserwujemy rosnącą świadomość wagi bezpieczeństwa dokumentów i roli, jaką w cyklu życia informacji odgrywają właśnie urządzenie drukujące – mówi Barbara Boryczka, Product Marketing Manager w Ricohu.

Specjalistka uważa, że takie podejście klientów to ogromna szansa na zwiększenie przychodów integratorów.  Przedsiębiorstwa analizują koszty i widzą, że warto zainwestować w nowoczesne rozwiązania, które zapewniają bezpieczne i efektywne współużytkowanie dokumentów.

– Klienci nauczyli się już, że zakup najtańszych rozwiązań rzadko ma uzasadnienie ekonomiczne. Drukarki i sprzęt MFP, które sprawdzają się w firmach, to urządzenia przede wszystkim szybkie, wydajne i tanie w eksploatacji, co raczej nie idzie w parze z niską ceną – dodaje Mariusz Sawicki, Business Unit Manager w ABC Dacie.

Warto więc nauczyć się rozmawiać z klientami, biorąc pod uwagę czynnik Total Cost of Ownership, czyli rozpatrując całkowity koszt posiadania aktywów przez dane przedsiębiorstwo. Podczas obliczania TCO oprócz kosztów zakupu urządzeń trzeba uwzględnić: koszty instalacji, użytkowania, utrzymania, efektywność w odniesieniu do usług zarządzanych, awaryjność i wreszcie likwidację maszyn (a ta podlega przepisom utylizacji i także generuje koszty). W kontekście TCO coraz istotniejszy staje się też aspekt ekologiczny danego rozwiązania.

Odbiorcy końcowi długo byli edukowani odnośnie do całkowitych kosztów posiadania różnych rozwiązań, również drukujących – zarówno przez producentów, jak i dużych integratorów. Skutki tej edukacji są wreszcie odczuwalne również w dziedzinie druku biurowego. Coraz wyższa świadomość TCO wymusza na integratorach przygotowanie się do rozmowy z klientem pod tym właśnie kątem, co dla niektórych może być przeszkodą. Jednak zdobycie odpowiednich umiejętności w tym zakresie będzie skutkować uzyskiwaniem wyższej marży i realizacją bardziej złożonych projektów.

Cyfrowe biura

Rosnące zainteresowanie eliminacją papieru w miejscach, w których może to nastąpić, widać najczęściej u dużych klientów. Generalnie czynnikiem napędzającym rynek w tej dziedzinie są zmiany prawne, m.in. RODO, projekt EDZ RP czy zmiana przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a ponadto konieczność zwiększenia wydajności procesów workflow w organizacji i ochrony informacji. Dlatego integratorzy coraz częściej łączą u klientów dwa światy – dokumentu analogowego i cyfrowego. Z ankiety na CRN.pl wynika, że tylko 17 proc. firm IT obstaje przy tym, że tradycyjny druk biurowy jest ciągle najważniejszy w segmencie biznesowym. Jednocześnie trend polegający na digitalizacji biur przyczynia się do rozwoju oferty producentów w zakresie skanowania.

– W dobie pracy z dokumentami cyfrowymi coraz częściej najważniejszą funkcją naszych maszyn jest skanowanie, w tym skanowanie do chmury. Te i inne funkcje urządzeń, o których wcześniej mówiliśmy jako o drukujących, obecnie czynią je raczej rozwiązaniami do wspierania procesów biznesowych – mówi Szymon Trela, Product Manager CEE ISD w Sharpie.

Coraz częściej mówi się o wykorzystaniu na tym polu technologii sztucznej inteligencji, która procesy biurowego skanowania ma uczynić jeszcze bardziej funkcjonalnymi. Nieprędko jednak to nastąpi – wciąż daleka jest droga do pełnej automatyzacji usług skanowania.

– Na przykład faktura kosztowa po zaksięgowaniu powinna być przesłana do osoby, działu odpowiedzialnego za rozliczenia i skutkować zleceniem płatności. W tym kontekście urządzenia wielofunkcyjne stają się służebnym, aczkolwiek absolutnie niezbędnym elementem środowiska IT, a szczególną rolę odgrywają zaimplementowane w samym sprzęcie oprogramowanie i funkcje. Przykładowo z poziomu sprzętu, bez interwencji użytkownika, możliwe jest rozpoznawanie klasy dokumentu, weryfikacja i jego dystrybucja zgodnie z ustalonymi regułami – mówi specjalista Epsona.

Producenci nie mają wątpliwości, że integratorzy powinni kłaść w rozmowach nacisk na rolę i funkcje skanerów, stanowiących niejako bramę do cyfrowego świata w biurach, oraz dobór odpowiedniego oprogramowania. Trend polegający na digitalizacji dokumentów i zarządzaniu cyfrową informacją przyniesie z czasem większe niż obecnie zainteresowanie profesjonalnymi archiwami cyfrowymi, których wdrażanie przysporzy integratorom dodatkowych korzyści, a których funkcjonalności ani roli w sprawnym zarządzaniu przedsiębiorstwem klienci jeszcze nie do końca potrafią docenić.

Artykuł Rynek druku biurowego: wartość dodana i cyfryzacja pochodzi z serwisu CRN.

Ricoh Intelligent Support

Ricoh Intelligent Support to innowacyjna platforma monitorująca stan urządzeń i umożliwiająca zdalne wykonywanie niektórych zadań serwisowych. System wykorzystuje najnowsze rozwiązania techniczne i bazuje na zaawansowanej analizie danych. Zapewnia to bardzo precyzyjną kontrolę poprawności przebiegu wszystkich procesów i znaczne obniżenie ryzyka wystąpienia awarii.

Platforma Ricoh Smart Integration

Platforma Ricoh Smart Integration daje dostęp do szerokiego pakietu aplikacji, dzięki którym na urządzeniu drukującym można korzystać z wielu popularnych usług chmurowych. Ułatwia to bezpieczne współużytkowanie dokumentów i zapewnia lepszą ich dostępność. Usługa Ricoh Smart Integration jest oferowana w wygodnym modelu abonamentowym. Aplikacje aktywowane są w prosty sposób bezpośrednio z urządzenia i dostępne od ręki.

Prostota obsługi

Najnowszą generację japońskich inteligentnych MFP wyróżnia prostota obsługi. Panel dotykowy działa na podobnej zasadzie jak telefon lub tablet, a samo menu jest proste i przejrzyste. W razie potrzeby można je personalizować, aby wyświetlało jedynie najczęściej używane funkcje. Ponadto spójny interfejs na wielu urządzeniach marki Ricoh sprawia, że użytkownik uczy się ich obsługi tylko raz. Co ważne, inteligentny panel sterowania prowadzi go krok po kroku podczas wykonywania rutynowych czynności, takich jak np. wymiana tonera.

Ekologia

Japońscy inżynierowie z Ricoha zadbali, aby nowe MFP nie generowały wysokich kosztów, umożliwiając oszczędzanie energii oraz obniżenie emisji CO2. Funkcja Auto off timer zapewnia automatyczne ustawienie godziny wyłączenia maszyny. Z kolei czujnik ruchu wybudza panel sterowania, gdy wykryje, że do urządzenia podchodzi użytkownik. Dzięki temu MFP zużywa mniej energii elektrycznej, a mimo to nie trzeba długo czekać, aż będzie gotowe do pracy. Warto podkreślić, że obudowy wszystkich modeli stworzono z materiałów, które można poddać recyklingowi i ponownie wykorzystać do wyprodukowania innych urządzeń.

Artykuł Nadeszła era inteligentnych urządzeń drukujących pochodzi z serwisu CRN.

Usługi MPS wyznaczają kierunek rozwoju

Zmiana paradygmatu na rynku rozwiązań z zakresu druku dotyczy głównie ich środowiska. Dotychczas kluczowe było generowanie dokumentów i ich obieg (mowa zarówno o tych cyfrowych, jak i analogowych). Natomiast obecnie sam nośnik jest kwestią drugorzędną, a na pierwszy plan wysuwa się sprawne zarządzanie i wykorzystywanie zawartych w dokumentach informacji, jako główny czynnik efektywnego biznesu. Co ważne, do sprawnego działania niezbędna jest maksymalna automatyzacja procesów, jednak z opcją ich rozwoju i „uczenia się”  w miarę rozwoju firmy. Przykładowo do przedsiębiorstwa wpływa faktura kosztowa, która po zeskanowaniu i rozpoznaniu rodzaju dokumentu jest natychmiast kierowana do jednostki zajmującej się rozliczeniami w celu zaksięgowania, a efektem końcowym tego procesu jest terminowe zrealizowanie płatności.

Jak to się dzieje?

Podstawą tak zaawansowanego systemu obiegu informacji są urządzenia wielofunkcyjne, które umożliwiają realizację wyżej opisanego scenariusza w autonomiczny sposób, bez ingerencji pracownika. Z poziomu samego sprzętu możliwe jest np. rozpoznawanie klasy dokumentu, weryfikacja i jego dalsza dystrybucja zgodnie z wcześniej zaprogramowanymi regułami. Na tym jednak nie koniec – do integracji urządzeń w ramach floty wykorzystywane są usługi zarządzania druku (MPS), które zapewniają centralne kontrolowanie eksploatacji sprzętu w taki sposób, by minimalizować czas ewentualnych przestojów w pracy.

Skanowanie: kluczowy element procesu, nie zadanie sekretarskie

Dzięki zintegrowanej obsłudze LDAP przez aplikacje Epson Scan, takie jak Document Capture Pro, możliwa jest błyskawiczna dystrybucja dokumentów wewnątrz firmy. Odbywa się to bezpośrednio z płyty skanera na adres mailowy czy skonfigurowany zasób w chmurze (systemy Epson obsługują zarówno te wewnętrzne, firmowe, jak i otwarte, w rodzaju Google Drive czy OneDrive) z pominięciem etapu kopiowania na dysk i ręcznej wysyłki. Wysyłka dokumentów może odbywać się na adresy przypisane np. do określonych ich kategorii, co w efekcie umożliwia łatwą w obsłudze archiwizację i pełną integrację środowiska zarówno dokumentów cyfrowych, jak i papierowych.

Przede wszystkim bezpieczeństwo

Wśród przedsiębiorców z roku na rok coraz bardziej rośnie świadomość potrzeby uszczelniania systemów, by uchronić się przed ewentualnymi wyciekami poufnych informacji. Epson, zdając sobie sprawę z powagi sytuacji, od wielu lat dostarcza swoje urządzenia z narzędziami, które już na poziomie sprzętowym – w postaci np. modułów autoryzacyjnych – zapewniają odpowiednie zabezpieczenie systemu obiegu informacji. Co więcej, administratorzy otrzymują również pełen zestaw rozwiązań software’owych, które umożliwiają zarządzenie flotą (także składającą się z urządzeń innych producentów) w taki sposób, żeby minimalizować ryzyko zarówno wycieku informacji, jak i kosztownego przestoju sprzętu.

Autorskie aplikacje: efektywność i 100 proc. kompatybilności

Przykładem takiej aplikacji jest Epson Print Admin, czyli efektywne i wygodne w obsłudze, działające na serwerze narzędzie do zarządzania i monitorowania zadań związanych z wydrukiem i skanowaniem. Rozwiązanie to zapewnia precyzyjne zdefiniowanie grup użytkowników oraz ich dostępu do zasobów. Dzięki temu, by minimalizować ryzyko intencjonalnego wycieku danych, administrator może dokładnie określić, komu i co wolno drukować, skanować etc. Doskonałym uzupełnieniem systemu bezpieczeństwa jest również Epson Net Authentication Print – umożliwia bowiem wprowadzanie dodatkowych zabezpieczeń przez uwierzytelnianie użytkowników za pomocą kart magnetycznych lub kodów PIN, a także dzięki ograniczeniu IP serwera wydruku Epson. W rezultacie firma zyskuje pełną kontrolę nad tym, kto może korzystać z drukarki, a kto nie. Za pomocą Epson Net Authentication Print ogranicza się też użytkownikom dostęp do określonych dokumentów.

Drukuj więcej, płać mniej

Od ponad dekady Epson stawia na rozwój autorskiej technologii druku piezoelektrycznego – w uproszczeniu jest to proces precyzyjnego „wystrzeliwania” atramentu, jednak bez konieczności jego podgrzewania. Dlatego w przypadku korzystania z atramentowych drukarek Epson przedsiębiorstwo jest w stanie zaoszczędzić nawet do 96 proc. na rachunkach za prąd zużywany podczas eksploatacji sprzętu drukującego. Atramentowe urządzenia firmy Epson, w przeciwieństwie do drukarek laserowych, pozbawione są podzespołów wymagających częstej wymiany, takich jak bębny, grzałki i tonery. Dzięki uproszczonej budowie oraz obecności pojemnych zasobników na tusz korzystanie z nich ogranicza się do uzupełniania atramentu oraz papieru. Warto wspomnieć, że używane w rodzinie WorkForce Pro tusze DURABrite Ultra i DURABrite gwarantują bardzo wysoką wydajność, co przekłada się na niski koszt druku w przeliczeniu na jedną stronę.

Biznes na odsiecz środowisku

Ekologiczność na każdym etapie życia jest od lat wyróżnikiem wszystkich urządzeń japońskiego producenta – modele urządzeń firmy Epson projektowane są z myślą o jak najmniejszej ingerencji w środowisko. Oprócz znacznie mniejszego zapotrzebowania na energię elektryczną, w porównaniu z drukarkami laserowymi, rozwiązania Epson przez cały swój cykl życia generują aż o 94 proc. mniej odpadów (wg niezależnego ośrodka badań BLI). Co więcej, są także znacznie bardziej przyjazne dla zdrowia korzystających z nich osób, ponieważ w trakcie drukowania nie emitują szkodliwego ozonu ani odkładających się
w organizmie nanocząsteczek tonera.

Druk piezoelektryczny gwarantem jakości

Wspomniana metoda druku piezoelektrycznego zapewnia precyzyjniejszą kontrolę wydruku niż w przypadku tradycyjnych rozwiązań. Ponadto zmienna wielkość kropli tuszu, która wynosi do 3 pikolitrów, umożliwia osiągnięcie potencjalnie najwyższej rozdzielczości. Nie mniejsze znaczenie dla jakości mają również same tusze – najnowsza generacja atramentu DURABrite Ultra i DURABrite gwarantuje doskonałą reprodukcję kolorów oraz odporność na wodę, promieniowanie UV i ścieranie. Warto także zaznaczyć, że dzięki tuszom Epsona wydruki znacznie lepiej znoszą upływ czasu, zachowując najwyższe parametry przez wiele lat. Oznacza to, że jest to idealne rozwiązanie do archiwizowania wszelkich dokumentów.

Intuicyjna obsługa

W urządzeniach marki Epson priorytetowo potraktowano prostotę obsługi. Szczególnie widać to w przypadku biznesowej linii WorkForce Pro – należące do niej modele, takie jak np. Epson WorkForce Pro WF-C5790DWF, mają duży i czytelny wyświetlacz. Z kolei nieskomplikowany interfejs umożliwia wykonywanie zaawansowanych zadań związanych z wydrukiem osobom bez specjalistycznej wiedzy. W wyposażeniu znalazł się także moduł NFC oraz łączność bezprzewodowa, co sprawia, że dokumenty można drukować bezpośrednio z tabletów i smartfonów. Co więcej, każda z osób pracujących w firmie zlokalizowanej na kilku piętrach z pewnością doceni możliwości druku podążającego, który zapewnia jej korzystanie z najbliższej drukarki w ramach sieci, a nie – jak było w przeszłości – przypisanej tylko do jednego działu czy piętra.

Artykuł Krajobraz druku w 2019: usługi MPS, bezpieczeństwo i ekologia pochodzi z serwisu CRN.