Sytuacji nie ułatwia ogromna różnorodność modeli drukarek i liczba oferowanych przez nie funkcji. W efekcie wybór odpowiedniego urządzenia dla klienta wcale nie jest tak prostym zadaniem, jak mogłoby się wydawać. Dlatego należy podejść do problemu analitycznie, posługując się trzema głównymi kryteriami: celem wykonywania wydruków (może być ogólny lub specjalnego przeznaczenia), miejscem użytkowania (w domu lub w biurze) oraz techniką druku. Tylko precyzyjne zdefiniowanie potrzeb umożliwi znalezienie modelu, z którego użytkownik będzie w pełni zadowolony.

Atrament czy laser?

Większość wprowadzanych na rynek drukarek atramentowych, mimo że określane są jako drukarki fotograficzne, to modele ogólnego przeznaczenia, do drukowania tekstu, grafiki i zdjęć. Oczywiście, istnieją także drukarki specjalnego przeznaczenia – przenośne oraz specjalistyczne, do druku fotografii lub etykiet. Jeżeli producent urządzenia nie wskazuje drukowania zdjęć jako jego głównego zadania, należy założyć, że jest przeznaczone do pracy w biurze.

Laserowe i atramentowe techniki druku w coraz większym stopniu „zbliżają się” w zakresie możliwości i uzyskiwanego efektu, ale nadal istnieją między nimi duże różnice. Najważniejszą jest ta, że prawie wszystkie modele laserowe (oraz modele klasy laserowej, takie jak drukarki na stały atrament i LED) drukują tekst wyższej jakości niż prawie każdy model atramentowy. Natomiast prawie każde urządzenie atramentowe drukuje zdjęcia znacznie wyższej jakości niż zdecydowana większość sprzętu laserowego. Zatem dla wyboru właściwego urządzenia decydujące znaczenie ma odpowiedź klienta na pytanie, co jest dla niego ważniejsze – tekst czy zdjęcia.

W przypadku wyboru drukarki laserowej pojawia się pytanie, czy ma zapewniać wydruki w kolorze. Urządzenia drukujące w kolorze są znacznie większe niż monochromatyczne, ponieważ trzeba zainstalować w nich aż cztery kasety z tonerem (CMYK). Ale wiele kolorowych drukarek laserowych ma tę zaletę, że drukuje w jakości na tyle wysokiej, iż użytkownik sam wyprodukuje sobie ulotki reklamowe lub składane broszury, a więc zaoszczędzi na usługach profesjonalnego druku, w przypadku których wymagany jest duży nakład.

Użytkownicy indywidualni oraz właściciele małych biur powinni rozważyć instalację atramentowego lub laserowego wielofunkcyjnego urządzenia all-in-one, które zapewnia drukowanie i skanowanie, a niektóre modele także faksowanie (mimo że z tej usługi dziś już mało kto korzysta). W zależności od potrzeb użytkownika warto sprawdzić, czy sprzęt ma dodatkowe atuty, np. automatyczny podajnik dokumentów (ADF) do skanowania, kopiowania i/lub faksowania tekstów wielostronicowych. Niektóre podajniki „obsługują” również dokumenty dwustronne – skanują jedną stronę, odwracają kartkę i skanują drugą stronę, ewentualnie są wyposażone w dwie listwy optyczne skanujące obie strony kartki w jednym przebiegu (to rozwiązanie jest zazwyczaj droższe).

Warto również przedyskutować z klientem, czy będzie korzystał z dodatkowych funkcji urządzenia wielofunkcyjnego, takich jak łączność z internetem w celu drukowania plików z poczty elektronicznej bądź przechowywanych w chmurze lub wysyłania do niej zeskanowanych dokumentów.

Łączność, szybkość, wydajność i cena

Kryterium jakości wydruków jest tylko jednym z wielu, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze drukarki. Do ważniejszych należy sposób jej podłączenia do komputera lub innych urządzeń. Skorzystanie z portu USB nie zawsze jest wygodne, dlatego większość drukarek biurowych i coraz liczniejsze urządzenia domowe producenci wyposażają w karty sieciowe z portem Ethernet, często również z modułem Wi-Fi. Ma to znaczenie szczególnie tam, gdzie z drukarki korzysta kilka osób znajdujących się w różnych pomieszczeniach. Warto zainteresować klienta technologią Wi-Fi Direct (lub jej odpowiednikiem, bowiem niektórzy dostawcy używają własnych nazw marketingowych). Dzięki niej możliwe jest bezpośrednie drukowanie z urządzeń z kartą bezprzewodową, nawet jeśli komputer lub urządzenie przenośne nie jest zaprojektowane do obsługi Wi-Fi Direct. Niektóre modele zapewniają także druk z wykorzystaniem mechanizmu NFC (Near-Field Communication) – poprzez zbliżenie telefonu lub tabletu do określonego miejsca na drukarce.

Prędkość wydruku w domu lub małym biurze, gdzie dokumenty rzadko mają więcej niż 10 stron, nie ma specjalnego znaczenia. Ale gdy z jakiegoś powodu wydruków wykonuje się więcej (np. w kancelariach prawnych), należy rozważyć kwestie związane z wydajnością drukarki, także mechaniczną. Informacje o maksymalnej liczbie (dziennie lub miesięcznie) wydrukowanych stron podaje większość producentów urządzeń. Jej znaczne przekroczenie może skutkować problemami z mechanizmem pobierania i prowadzenia papieru. Warto też zastanowić się nad poleceniem klientowi urządzenia umożliwiającego automatyczny dwustronny wydruk. Eliminacja ręcznego przekładania kartek wpływa na skrócenie czasu druku i pozwala uniknąć błędów przy sortowaniu papieru.

Oczywiście, nie bez znaczenia jest też całkowity koszt użytkowania drukarki. Większość producentów podaje koszt druku jednej strony, a w przypadku drukarek atramentowych także zdjęcia. Jednak, żeby poznać całkowity koszt użytkowania sprzętu, trzeba wykonać dodatkowe obliczenia. Należy ustalić koszt dla każdego rodzaju wydruku (dokumentu monochromatycznego, kolorowego, zdjęcia) i pomnożyć go przez liczbę drukowanych co roku stron oraz liczbę lat, przez które drukarka szacunkowo będzie używana. Do wyniku trzeba dodać wartość urządzenia.

Gdy urządzenie wielofunkcyjne nie wystarczy 

Z różnych powodów wielofunkcyjna drukarka, wyposażona w skaner, nie jest właściwym rozwiązaniem dla użytkownika, który chciałby mieć możliwość digitalizacji dokumentów w podróży lub chce stworzyć w biurze stanowisko skanowania korespondencji. Tymczasem na rynku jest wiele rodzajów skanerów, więc wybór właściwego – podobnie jak w przypadku drukarek – poprzedzony powinien być skrupulatną analizą potrzeb klienta.

Przede wszystkim trzeba uwzględnić rodzaj skanowanych mediów. Najczęściej są to dokumenty i zdjęcia, ale skanuje się też oprawione książki, wizytówki, klisze (slajdy i negatywy), czasopisma i inne podatne na uszkodzenia przedmioty, np. znaczki pocztowe. Należy również wziąć pod uwagę maksymalny rozmiar dokumentu oraz to, czy trzeba będzie zeskanować obie jego strony.

Do skanowania zdjęć lub innych łatwo ulegających zniszczeniu oryginałów, oprawionych materiałów i niektórych obiektów trójwymiarowych potrzebny jest skaner płaski. W przypadku skanowania dużych ilości dokumentów warto skorzystać z automatycznego podajnika. Można dokupić go do niektórych modeli skanerów płaskich, ale istnieje też odrębna kategoria skanerów dokumentowych wyposażonych w taki podajnik. Gdy często skanowane są dokumenty dwustronne, warto dopłacić za funkcję dupleksu. Jeżeli klient kupi urządzenie bez tej opcji, po zeskanowaniu pierwszej strony każdej kartki ono domagać się będzie ręcznego obrócenia kartki.

Rozdzielczość skanerów nie jest już ich specjalnym wyróżnikiem. Do zwykłych dokumentów wystarczy 200 pikseli na cal (ppi), a obecnie większość urządzeń zapewnia minimum 600 ppi. Dopiero przy skanowaniu zdjęć lub klisz rozdzielczość optyczna zaczyna mieć znaczenie i wówczas urządzenie powinno gwarantować co najmniej 4800 dpi.

Czasami warto polecić klientowi skanery specjalnego przeznaczenia. Istnieją bardzo małe modele, przeznaczone wyłącznie do hurtowego skanowania wizytówek, ale też miniaturowe, przenośne skanery dokumentowe, które z łatwością mieszczą się w torbie na laptopa, ale bez problemu skanują kartki A4. Niektóre działają bez podłączonego komputera – zapisują skany na karcie pamięci lub wysyłają do smartfona. Inne zaś, dzięki funkcji połączenia ze stacją dokującą zawierającą podajnik dokumentów, pracują zarówno jako urządzenie przenośne, jak i stacjonarne. Dwie kolejne kategorie nietypowych skanerów to: bezdotykowe urządzenia do digitalizacji leżących płasko otwartych książek oraz specjalnie skalibrowane skanery klisz.

Porządek w dokumentach

Do wszystkich skanerów dołączane jest oprogramowanie umożliwiające ustawienie parametrów skanowania, a wielu producentów w ramach promocji dołącza pakiety zapewniające np. optyczne rozpoznawanie znaków (OCR). Warto jednak zainteresować się dodatkowymi aplikacjami ułatwiającymi zarządzanie cyfrowymi dokumentami. Nie skorzystają z nich raczej użytkownicy domowi, ale będą bardzo przydatne nawet w małych firmach, takich jak biura podatkowe czy kancelarie prawne.

Dzięki tego typu narzędziom łatwiejsza jest klasyfikacja dokumentów, ich współużytkowanie i późniejsza archiwizacja. Rozbudowane mechanizmy wyszukiwania, bazujące na metadanych i tagach przypisanych każdemu dokumentowi, ułatwiają i przyspieszają ten proces. Niektóre aplikacje nadają się do zarządzania repozytoriami poczty elektronicznej. Można je też zintegrować z usługami przechowywania plików w chmurze, takimi jak Dropbox. Jedyną niedogodnością bywa fakt, że nadal brakuje tego typu oprogramowania dla najmniejszych firm w języku polskim.

Artykuł Papier nie zniknie pochodzi z serwisu CRN.

Z czasem urządzenia
atramentowe stawały się coraz lepsze i zyskiwały na popularności, bo
potrafiły drukować nawet kilka stron na minutę, a ich ceny liczone były
w setkach złotych, podczas gdy laserówek w tysiącach. Zaczęto to
dostrzegać w sektorze MŚP. Wyścig na ceny i parametry rozpoczął
się na poważnie w pierwszej połowie lat 90., gdy Oki zaprezentowało drukarkę
laserową w cenie poniżej 1 tys. zł. Wprawdzie niewiele poniżej,
bo o 1 zł, a papier nie był naświetlany laserowo, ale diodowo,
jednak była to cena kilkukrotnie niższa od typowej w tamtych czasach.
Producenci sprzętu laserowego musieli szybko obniżyć ceny urządzeń, by utrzymać
udziały w rynku. Ostatecznie drukarki laserowe potaniały i dalej
mogły niepodzielnie królować w biurach.

Dziś sytuacja wygląda
zupełnie inaczej. Różnice w jakości, funkcjonalności oraz cenach sprzętu
laserowego i atramentowego coraz bardziej się zacierają. Mowa tu przede
wszystkim o produktach dla MŚP, bo w segmencie korporacyjnym
praktycznie nie ma alternatywy dla rozwiązań laserowych. Obecnie urządzenia
laserowe mogą kosztować tyle samo co atramentowe, a pierwsza strona
wydruku pojawia się równie szybko. Ponadto sam koszt wydruku jest w obu
przypadkach porównywalny – atrament nie jest droższy.

Od czasu, gdy kilka lat
temu Epson zaproponował rozwiązanie ITS (Ink Tank System), koszt wydruku strony
maszynopisu liczony jest w pojedynczych groszach. Jeszcze nie wiadomo, czy
technologia ITS pozostanie ciekawostką dla wybranych, czy stanie się
standardem. Wiadomo za to co innego: do niedawna drukarki z samodzielnie
dolewanym tuszem oferował jeden z czterech producentów, podczas gdy obecnie
jeden z czterech… nie ma ich w ofercie. Od sierpnia ub.r. rozwiązanie
tego typu ma Brother, a od początku bieżącego roku oferuje je również
Canon.

– W lutym rozpoczniemy
sprzedaż urządzeń PIXMA z nowej serii G – mówi Robert Pudło,
Product Business Developer w Canonie. – Są
to pierwsze modele naszej marki z systemem stałego zasilania
w atrament. Znajdą zastosowanie zarówno w biurach, gdzie na co dzień
drukuje się większe ilości dokumentów, jak i w domach, gdzie
z kolei drukuje się dużo zdjęć. W tym przypadku postawiliśmy na
uzyskanie jak najniższego kosztu wydruku strony. Na jednym zestawie pojemników
z atramentem można wydrukować do 7 tys. stron w kolorze oraz do
6 tys. czarno-białych.

Warto dodać, że Epson idzie za ciosem i proponuje
rozwiązanie, które stanowi kolejny etap modelu użytkowania sprzętu z
samodzielną wymianą tuszu. W tym przypadku liczba stron jakie mogą być
wydrukowane z jednego opakowania jest imponująca.

– Epson jako jedyny
producent na świecie oferuje systemy druku, w których materiały eksploatacyjne
dostarczane są w workach o pojemności nawet ponad 1,5 litra,
instalowanych bezpośrednio w urządzeniach. Taki zapas tuszów wystarczy na
wydrukowanie 75 tys. stron – mówi Krzysztof Modrzewski, National Sales
Manager w Epsonie.

Mariusz Sawicki

Business Unit Manager, ABC Data

Coraz liczniejsi klienci
końcowi nie chcą angażować własnych środków w inwestycje i wybierają
alternatywne źródła finansowania. Z tego powodu wynajem urządzeń
drukujących zdecydowanie zyskuje na atrakcyjności. Z punktu widzenia
przedsiębiorcy taki model ma jeszcze kilka innych zalet. Klient nie musi
poświęcać czasu na dokonanie wyboru odpowiedniego sprzętu, zaś reseller, przy
wsparciu ABC Daty, może dla niego przygotować rozwiązanie uszyte na miarę. Co
więcej, w trakcie trwania umowy użytkownika nie interesują kwestie serwisu
ani zakupu materiałów eksploatacyjnych, ponieważ usługa ma charakter
kompleksowy. Tymi sprawami zajmie się reseller, korzystając ze wsparcia
dystrybutora. Najem jest równoznaczny ze sprzedażą kopii i wydruków
– klient płaci tylko za ich liczbę, co oznacza przejrzystość kosztów.
Wiedząc, ile drukuje w ciągu miesiąca, zna on dokładne koszty, jakie
poniesie firma. Usługa jest bardzo korzystna również dla resellera. Zamiast
jednorazowego zysku, związanego ze sprzedażą urządzenia, zarabia na
długotrwałym kontrakcie najmu, doliczając swoją marżę do usługi.

Proste odpowiedzi

Rozwój wydarzeń na rynku druku sprawia, że odpowiedź na
pytanie o to, jaki sprzęt drukujący zaproponować przedsiębiorcy, nie jest
tak prosta jak jeszcze kilka lat temu. Można byłoby temu poświęcić osobny
i bardzo obszerny artykuł, ale spróbujmy uprościć sprawę.

– Ogólna funkcjonalność związana z drukiem,
skanowaniem czy kopiowaniem jest niemal identyczna dla urządzeń SOHO, MŚP czy
korporacji – mówi Leszek
Bareja, Product Manager w Xeroxie. – Można
jednak wyróżnić kilka elementów, które decydują o wyborze urządzenia przez
klientów z poszczególnych segmentów. Są to: wydajność, koszty druku,
bezpieczeństwo, a także możliwość integracji z systemami ERP
i CRM.

Radosław Jankowski,
kierownik projektów i wdrożeń w ABC Dacie, zwraca uwagę, że
wyróżnikiem w przypadku dużych firm jest specjalistyczne oprogramowanie.

– W dużych korporacjach i instytucjach,
gdzie każdego miesiąca wytwarzana jest ogromna liczba wydruków, pojawia się
zapotrzebowanie na odpowiednio wydajny i szybki sprzęt oraz
specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania drukiem, z funkcją wydruku
bezpiecznego czy podążającego – twierdzi Jarosław Jankowski. – Istotną kwestią, o której nie
można nie wspomnieć, jest rozliczanie kosztów. Stosuje się w tym celu
oprogramowanie do zarządzania kontami użytkowników.

W ostatnim czasie coraz
bardziej zyskuje na aktualności pytanie: kupować czy wynajmować?
Przedstawiciele producentów oraz dystrybutorzy, którzy oferują wynajem, mówią
zgodnie, że bardzo często klienci nie decydują się na takie rozwiązanie tylko
dlatego, że nie są świadomi korzyści, jakie się z nim wiążą. Rozmówcy CRN
Polska przekonują, że z podobną sytuacją mamy do czynienia w kwestii
leasingu.

– W przypadku leasingu
maszyn biurowych od dawna pokutuje przekonanie, że taka forma użytkowania
drukarek lub maszyn wielofunkcyjnych opłaca się jedynie największym graczom,
a więc korporacjom i wielodepartamentowym strukturom reprezentującym
sektor publiczny – mówi Beata Łosiewicz, Leasing Sales Manager
w Xeroxie. – Tymczasem leasing
sprzętu drukującego jest jak najbardziej odpowiedni nawet dla niewielkich firm.
Warto także dodać, że zawarcie umowy leasingowej jest o wiele prostsze niż
uzyskanie kredytu i często również zwyczajnie tańsze.

Nowe czy używane?

Lista decyzji, które muszą podjąć klienci, nie kończy się na
wyborze typu urządzenia (laser czy atrament) czy też sposobu posiadania (kupno
czy wynajem). Ostatnie istotne pytanie to: kupować sprzęt nowy czy używany?

Niestety, nie sposób jednoznacznie określić, które
rozwiązanie jest lepsze. Wiadomo, że przy zakupie urządzeń nowych płaci się
więcej, ale mniej czasu i emocji kosztuje potencjalny serwis. Nie ma
jednak statystyk, które określałyby, z jaką ilością czasu czy pieniędzy
trzeba się liczyć przy zakupie kilkuletniego sprzętu. Argumenty zwolenników
sprzętu używanego wydają się jasne: używany sprzęt jest o wiele tańszy od
nowego, natomiast poziom serwisu jest wystarczający, by zmierzyć się
z ewentualnymi problemami. Przeciwnicy podkreślają, że zakup sprzętu
nowego to rozwiązanie lepsze nie tylko z uwagi na wzorową sprawność
mechaniczną urządzeń.

– Z generacji na
generację sprzętu spada koszt wydruku. W związku z tym nowsze modele
będą drukować taniej niż te sprzed kilku lat – tłumaczy Leszek Bareja.

Ale czy zawsze tak jest, że producenci skupiają się na
unowocześnianiu sprzętu pod kątem redukowania kosztów wydruku?

– Oczywiście rolą
producentów jest wprowadzanie na rynek coraz bardziej zaawansowanych rozwiązań
dostosowanych do zmieniających się potrzeb rynku – mówi Rafał
Ornowski, pełnomocnik zarządu Action ds. marki ActiveJet. – Czasem jednak można zaobserwować, że architekci nowych
konstrukcji skupiają się na rozwiązaniach, które mają na celu związanie klienta
z określonymi modelami materiałów eksploatacyjnych.

Rynek wczoraj i dziś

Zeszły rok należał do
stabilnych w tym sensie, że nie odnotowano żadnych spektakularnych
wzrostów czy spadków. Według pierwszych szacunków mieliśmy do czynienia
z niewielkimi spadkami w segmencie druku atramentowego, zaś co do
rynku urządzeń laserowych zdania są
podzielone.

– Sprzedaż laserowych
urządzeń monochromatycznych utrzymała się na poziomie z 2014 r.,
natomiast kolorowych spadła o kilka procent – twierdzi Paweł
Wojtczak, Business Unit Manager w Actionie. – W przypadku sprzętu laserowego jednofunkcyjnego nie
odnotowaliśmy zmian w porównaniu z 2014 r. Wzrósł natomiast
o kilka procent popyt na modele kolorowe.

Opinię dystrybutora na temat kolorowego sprzętu laserowego
potwierdzają wyniki Brothera.

– Ogólna sprzedaż
kolorowych urządzeń laserowych utrzymała się w 2015 r. na podobnym
poziomie jak rok wcześniej. Brother zwiększył swój udział w segmencie tych
urządzeń. Obecnie wynosi on 12,7 proc., co daje nam czwarte miejsce na
rynku – mówi Piotr Baca, szef polskiego oddziału Brothera.

Z kolei HP, lider
polskiego rynku drukarek, odnotował kilkuprocentowe spadki w segmencie
urządzeń jednofunkcyjnych mono i niezmienną sprzedaż modeli kolorowych
w porównaniu z 2014 r. Producent zwraca uwagę na systematyczny
wzrost sprzedaży wielofunkcyjnego sprzętu laserowego.

– 2015 r. będzie
prawdopodobnie pierwszym, gdy popyt na urządzenia wielofunkcyjne będzie większy
niż na jednofunkcyjne – twierdzi Robert Sekuła, Laser Hardware Country
Category Manager w polskim oddziale HP.

Warto zwrócić uwagę, że nie u każdego producenta
proporcje dotyczące sprzętu laserowego jedno- i wielofunkcyjnego są takie
same jak w przypadku HP.

– W pierwszych trzech
kwartałach zeszłego roku w porównaniu z tym samym okresem 2014
odnotowaliśmy wzrost sprzedaży na poziomie 3,9 proc. w segmencie
kolorowych urządzeń wielofunkcyjnych A4, zaś monochromatycznych aż
o 14,8 proc. – mówi Piotr Parys, CEE Channel Marketing
Manager w Oki.

Rośnie popyt na A3

Przedstawiciel japońskiego producenta zwraca przy tym uwagę,
że w segmencie urządzeń wielofunkcyjnych kolorowych drukujących
w formacie A3 popyt wzrósł o ponad 50 proc. Skok popytu na
modele A3 odnotował również Sharp. Według IDC Sharp był najczęściej wybieraną
w Polsce marką czarno-białych urządzeń wielofunkcyjnych A3 w trzecim
kwartale 2015 r. Firma zajęła też drugie miejsce pod względem łącznej
sprzedaży urządzeń MFP A3 w tym okresie.

– Trzeci kwartał
ubiegłego roku zamknęliśmy z ponad 20-procentowym udziałem w rynku
– podsumowuje Szymon Trela, Product Manager CEE Sharp Electronics Europe.

Według producentów i dystrybutorów w bieżącym
roku, podobnie jak w minionym, należy spodziewać się raczej stabilnej
sprzedaży.

Artykuł Druk w firmie: skomplikowany wybór pochodzi z serwisu CRN.