Przedsiębiorstwa nie pożałują grosza na rozwiązania digital workplace ze względu na rosnący nacisk na rozwój inteligentnych miejsc pracy, coraz większe wykorzystanie chmury obliczeniowej przez duże przedsiębiorstwa oraz rozpowszechnienie cyfrowych rozwiązań do pracy wśród użytkowników końcowych. To zdaniem analityków trzy główne czynniki, które mogą stworzyć potrzebę przyjęcia cyfrowych miejsc pracy.

Wskazano też korzyści z wdrożeń chmurowych obejmujących rozwiązania do pracy i SaaS, jak większa sprawność i elastyczność pracowników, co poprawia ich wydajność i produktywność. W rezultacie zwiększa się sprawność działania biznesu, co dodatkowo napędza wzrost rynku. Przykładem są oparte na chmurze rozwiązania konferencyjne.

Ponadto rosnąca liczba pracowników mobilnych i wdrażanie przez przedsiębiorstwa programów BYOD (Bring Your Own Device) w celu zwiększenia produktywności pracowników zwiększyły zapotrzebowanie firm na rozwiązania do zarządzania mobilnością (EMM). Umożliwiają one korzystanie zespołom z prywatnego sprzętu do pracy, jednocześnie zarządzając urządzeniami firmowymi.

Grand View Research spodziewa się, że segment usług zanotuje średni roczny wzrost przychodów 23,5 proc. do 2030 r., w tym profesjonalnych i zarządzanych, jak wirtualizacja i mobilność.

Co istotne, MŚP nie powinny odstawać pod względem tempa wzrostu wydatków na digital workplace (24,3 proc. rocznie) wobec średniej na rynku. Taka dynamika zdaniem ekspertów będzie związana z coraz częstszym wdrażaniem rozwiązań BYOD i zarządzania mobilnością, które w mniejszych organizacjach obniżyły całkowity koszt posiadania podczas migracji i aktualizacji z istniejących tradycyjnych, starszych systemów do cyfrowych miejsc pracy

Jeśli chodzi o branże, to produkcja powinna osiągnąć znaczny średni wzrost nakładów – na poziomie 25,2 proc. co roku do 2030 r., ze względu na wdrożenia zautomatyzowanych systemów i robotyki.

Artykuł Cyfrowe miejsce pracy. Boom co najmniej do 2030 r. pochodzi z serwisu CRN.

Głównym celem transformacji miejsca pracy jest podniesienie produktywności. Niemniej cyfrowe narzędzia pozwalają też na lepszą kontrolę aktywności pracowników. Stąd rozwiązaniami digital workspace interesują się szczególnie duże podmioty, w przypadku których procesy biznesowe są bardzo rozbudowane. Co ciekawe, dotyczy to również jednostek publicznych, które mają opinię (jak widać nie do końca słuszną) zapóźnionych w cyfryzacji (choć w ich przypadku projekty toczą się wolniej).

W sektorze MŚP, gdzie procesy nie są tak rozbudowane, część przedsiębiorców uważa inwestycje w cyfryzację za zbędny wydatek. Z drugiej strony małe firmy zwykle nie są objęte regulacjami ograniczającymi pewne zmiany czy decyzjami zagranicznych central. Tak czy inaczej, małe i średnie firmy na potrzeby cyfryzacji miejsc pracy często wdrażają systemy bezpieczeństwa i rozwiązania VDI.

– Małe firmy też chcą przechodzić na pracę cyfrową, ponieważ oznacza ona znaczną oszczędność przy jednoczesnym zachowaniu pełnej mobilności. Umożliwia to m.in. szybką rekrutację czasowych pracowników bez zwiększania powierzchni biurowej – mówi Piotr Kawecki, prezes IT Boom.

O ile świadomość konieczności przejścia na digital workspace stanowi największy katalizator wzrostu zapotrzebowania, to głównym hamulcem są koszty.

– W dobie niezakończonej pandemii wiele firm chce podjąć taką inwestycję, ale jest niepewna tego, co będzie za kilka tygodni czy też miesięcy i woli jeszcze wstrzymać się z decyzją – mówi Jakub Gowin, dyrektor sprzedaży w Westcon.

Giganci nie próżnują  O dobrych perspektywach rynku digital workspace w długim terminie świadczą działania dużych dostawców, którzy inwestują w rozwiązania zwiększające produktywność, odtwarzając cyfrowo fizyczne środowisko pracy. Temu właśnie służy na przykład poszerzenie funkcjonalności Teams’ów. Z kolei w marcu br. Google ogłosiło nową wersję swojego pakietu Workspace (wcześniej G-Suite). Już sama zmiana nazwy wskazuje, że gigant będzie dążył do zagospodarowania rynku cyfrowej przestrzeni pracy. Inna sprawa, że cyfrowe środowiska pracy największych graczy są w niewielkim stopniu ze sobą kompatybilne. Tym niemniej są to rozwiązania intuicyjne, nie wymagające od użytkowników wiedzy technicznej, jak również zaangażowania ze strony kadry kierowniczej – i takich właśnie rozwiązań oczekują użytkownicy.

VDI pierwszą potrzebą

Pierwszym etapem cyfryzacji miejsca pracy bardzo często jest wdrożenie VDI. Od tego wielu klientów zaczyna transformację, aby zapewnić swoim pracownikom nowoczesne środowisko pracy.

– Następnie w ramach przekształceń dodawane są integracje z różnymi systemami i aplikacjami, by umożliwić dostęp do zasobów bezpośrednio z przeglądarki web lub dedykowanego klienta – informuje Sebastian Kisiel, Senior Sales Engineer w Citrix Systems.

Firmy, dzięki wdrożeniu VDI, mogą za jednym zamachem załatwić kilka potrzeb: „spłacić” dług technologiczny (sporo firm od dawna nie aktualizowało sprzętu i software’u, niemało z nich nadal używa Windows 7), jak również przeprowadzić migrację do nowych, bezpieczniejszych środowisk oraz możliwość komfortowej pracy zdalnej. Dotychczasowe podejście, polegające na wykorzystaniu koncentratorów VPN, nie zawsze pozwalało na bezpieczną i wygodną pracę zdalną, a to jest kluczowy element migracji. Wśród innych potrzeb w zakresie cyfrowego miejsca pracy powinno się wymienić komunikację oraz pracę grupową z innymi pracownikami firmy, jak też komunikację z zewnętrznymi podmiotami oraz wideokonferencje i bezpieczeństwo.

Punktem wyjścia do rozwoju digital workspace są także platformy i narzędzia do obsługi wideokonferencji, aczkolwiek firmy na ich bazie szukają wszechstronnych rozwiązań, nie tylko do komunikacji wideo, ale też ułatwiających współdziałanie zarówno między współpracownikami, jak i klientami. Do funkcjonowania rozproszonych zespołów niezbędne stają się platformy i narzędzia umożliwiające cyfrowy obieg dokumentów i udostępnianie plików, jak usługi zarządzania drukiem oparte na chmurze.

Co istotne, o ile na początku pandemii firmom często wystarczały jakiekolwiek narzędzia do zdalnej współpracy, teraz ich wybory są bardziej świadome.

– Obecnie firmy oczekują, że ich spotkania będą spersonalizowane. Inne bowiem potrzeby będzie miał organizator wirtualnego koncertu, inne webinaru, a jeszcze inne gospodarz zebrania rady nadzorczej. Najważniejsze potrzeby wiążą się także z bezpieczeństwem, zarówno tym cyfrowym, jak i sanitarnym – mówi Anna Szymanek-Załęska, Product Sales Specialist w Cisco.

Firmy nie wiedzą, co je czeka

Konieczność pracy w trybie home office zwiększyła liczbę zapytań dotyczących digital workspace, przy czym okazało się, że sporo przedsiębiorstw nie zdawało sobie sprawy, jak głęboką przemianę musi przejść ich firma na tej drodze.

– Transformacja do cyfrowego miejsca pracy wymaga przekształcenia całej firmy, przygotowania i wdrożenia strategii chmurowej, szkoleń. Nie jest to proces, który można przejść szybko – podkreśla Sebastian Kisiel.

Zwłaszcza że niektóre branże podlegają regulacjom, które ograniczają możliwości przejścia na pełną cyfryzację. Przykładem jest zakaz przetwarzania danych w chmurze.

– Najsprawniejsza zmiana zachodzi w spółkach, których biznes opiera się na wymianie informacji, a znacznie bardziej skomplikowana i wielostopniowa w zakładach i fabrykach, gdzie fizyczna obecność pracownika jest wymagana w procesie produkcyjnym – twierdzi Barbara Michalska, Modern Workplace Business Group Director w Microsofcie.

Zdaniem specjalisty

Jakub Gowin, dyrektor sprzedaży, Westcon  

Im większe firmy, tym większe zainteresowanie digital workspace. Bardzo duże zainteresowanie występuje również w sektorze publicznym, ale tutaj inwestycje ciągną się w czasie. Największe potrzeby to możliwość pracy zdalnej i grupowej z dowolnego miejsca, kontakt z innymi pracownikami oraz z firmami zewnętrznymi, e-mail, czat, softphone i wideokonferencja w bardzo dobrej jakości, możliwość szybkiego podłączenia się do systemów firmy i bezpieczeństwo tych wszystkich działań. Klienci są zainteresowani kompleksowymi rozwiązaniami, ich integracją, pełnym wdrożeniem oraz utrzymaniem. Dodatkowo dochodzi tutaj kwestia bezpieczeństwa. Najważniejsze z punktu widzenia integratorów, dostawców oraz dystrybutorów jest uświadamianie klientów o bardzo dużej opłacalności takich inwestycji, pokazanie im pełni możliwości poszczególnych rozwiązań oraz zapewnienie im integracji tych systemów.

  

Tomasz Paradowski, dyrektor działu systemów audiowizualnych, Veracomp – Exclusive Networks  

W obszarze digital workplace największe zapotrzebowanie obserwujemy na rozwiązania digital workplace management. W warunkach pracy hybrydowej pozwalają one zorganizować pracę i przestrzeń biurową, zarządzać pomieszczeniami i czasem, jak również monitorować zasoby – w tym rezerwacje sal konferencyjnych, biurek czy pomieszczeń. W sytuacji, gdy obecnie wynajmowana powierzchnia biurowa często jest zbyt duża w stosunku do potrzeb, pozwala to zarządom optymalnie wykorzystać zasoby i nie ponosić zbędnych kosztów. Przygotowanie takich rozwiązań należy zacząć od audytu pracy biura. Zajmują się tym specjaliści od organizowania przestrzeni biurowej, z którymi mogą współpracować integratorzy. Klienci poszukują przede wszystkim prostych, intuicyjnych rozwiązań, łatwych w zarządzaniu, niewymagających wiedzy technicznej. Ponadto ważna jest elastyczność oraz bezpieczeństwo.

  

Łukasz Kulig, dyrektor zarządzający, Avaya  

Te rozwiązania do wideokonferencji, które ograniczają się do podstawowych funkcji, muszą ustąpić miejsca środowiskom tworzącym digital workplace w chmurze. Nadal widać duże zainteresowanie tradycyjnymi rozwiązaniami, ale klienci bardziej wnikliwie analizują ich dodatkowe walory. W tym kontekście ważne są prace zespołu nad wspólnymi projektami, zarządzanie zadaniami, udostępnianie plików, nagrywanie spotkań oraz powracanie do ich odczytu w dowolnym momencie, a to wszystko w ramach jednej bezpiecznej i wydajnej platformy. W kolejnych latach wiele firm będzie się decydować na pracę hybrydową, a jedynie aplikacje, które zapewniają rozszerzone funkcje digital workplace będą w stanie zaspokoić potrzeby świadomych klientów. Wysoka jakość wideo i dźwięku to już atuty niewystarczające.

  

PC pierwszym celem przekształceń

Przedsiębiorcy nie zawsze rozumieją, że kwestia przekształceń związanych z cyfrowym miejscem pracy dotyczy nie tylko działu IT, ale wymaga także współpracy ze strony innych jednostek przedsiębiorstwa. To komplikuje cały proces i dlatego firmy nierzadko odsuwają w czasie pełną transformację, zmieniając organizację etapami. Dość często pierwszym jest wdrożenie infrastruktury VDI, gdyż komputer wciąż stanowi podstawę cyfrowego miejsca pracy.

– Jednym z kluczowych obszarów, który przechodzi obecnie rewolucję cyfrową u naszych klientów jest HR. Procesy związane z automatyzacją wniosków urlopowych czy rekrutacją i wdrażaniem nowych pracowników do ich obowiązków można z powodzeniem przenieść do świata online – dodaje Piotr Kawecki.

We wszystkich takich czy innych wdrożeniach digital workspace kluczową rolę „zaufanych doradców” pełnią integratorzy. W idealnym scenariuszu proponują klientom rozwiązania szyte na miarę konkretnych potrzeb, co wymaga dysponowania portfolio produktowym kilku różnych marek. Ważnym zadaniem integratorów jest towarzyszenie użytkownikom w całym procesie zakupowym, jak również utrzymanie dobrych relacji już po wdrożeniu.

– Obszar, w jakim ta współpraca jest obecnie najważniejsza, stanowi bezpieczeństwo. Zapewnienie ochrony najważniejszych zasobów w firmie przekłada się na zaufanie do dostawców i technologii – twierdzi Barbara Michalska.

Kolejnym istotnym elementem jest konieczność integracji posiadanego przez firmę sprzętu z nowymi rozwiązaniami.

– Kiedy tylko pojawia się możliwość wdrożenia procesu działającego automatycznie, klienci biznesowi bardzo chętnie korzystają z takiej usługi – mówi Paweł Wośko, Pre Sales & Technical Service Manager w Brotherze.

Uczyć się i oduczać

Digital workspace wymaga konsolidacji z rozmaitymi środowiskami pracy i narzędziami użytkowników (sieciowymi, komunikacyjnymi, aplikacjami). Stąd przewagę konkurencyjną w tym segmencie rynku mają integratorzy o szerokich kompetencjach, obejmujących rozmaite środowiska cyfrowe, jak i wiedzę o potrzebach poszczególnych branż gospodarki.

Co ciekawe, część ekspertów jest zdania, że choć obecnie dominuje sprzedaż gotowych systemów digtial workspace, to w niedalekiej przyszłości nastąpi faza indywidualizacji i ścisłego dopasowania poszczególnych rozwiązań do konkretnych potrzeb użytkowników. Ma pojawić się trend kreowania rozwiązań do realizacji specjalistycznych zadań w działach sprzedaży, finansów i w usługach. Już teraz nie brakuje systemów, które oferują szereg szytych na miarę możliwości poprzez rozbudowane API czy chmurowe narzędzia AI (np. transkrypcja, sterowanie głosem, automatyzacja w oparciu o AI czy też analiza danych).

– Digital workspace wymaga wiedzy interdyscyplinarnej w wielu obszarach, począwszy od technologii sieciowych i komunikacyjnych, poprzez bezpieczeństwo aż do warstwy aplikacyjnej i wykorzystywania API. Dla wielu dostawców takich usług, o ile chcą wykazać wartość dodaną, to wyzwanie, a równocześnie szansa na rozwój kompetencji, przebudowę swojego biznesu, wyróżnienie się spośród konkurencji i w efekcie sukces – podsumowuje Łukasz Kulig.

Zdaniem integratora

Artykuł Długa droga do cyfrowej przestrzeni pracy pochodzi z serwisu CRN.

Tego typu zapowiedzi muszą rodzić pewne obawy, chociażby wśród firm żyjących z wynajmu powierzchni biurowych. Oczywiście takie przestrzenie nie znikną z rynku, ale część ekspertów zwiastuje powolny zmierzch modnych do niedawna aranżacji typu open space. Niewykluczone, że ich miejsce zajmą kameralne, małe biura, złożone z zamkniętych gabinetów. Coraz częściej mówi się również o koncepcji rozproszonego biura, która polega na tym, że centralny duży moloch zastępowany jest przez malutkie oddziały, znajdujące się blisko miejsc, gdzie znajdują się mieszkania pracowników. Oprócz architektów wnętrz sporo pracy mogą mieć w tym kontekście integratorzy IT.  Gdzieniegdzie słychać głosy, żeby na przykład do minimum ograniczyć używanie wspólnych przycisków i, dajmy na to, wysyłać polecenia do windy za pomocą smartfona. Z kolei sale konferencyjne mogłyby zostać wyposażone w aktywowane głosem technologie do sterowania oświetleniem czy sprzętem audiowizualnym. W przestrzeni publicznej pojawiają się też bardziej odważne inicjatywy. Część przedsiębiorców chce monitorować stan zdrowia pracowników, wykorzystując do tego najnowsze technologie. Niektóre firmy pracują nad aplikacjami telefonicznymi do śledzenia kontaktów oraz analizy interakcji między pracownikami w domach i biurach. Jeszcze inni idą krok dalej, postulując umieszczenie czujników do mierzenia temperatury przy każdym biurku. Jak na razie trudno wyrokować, w jakim kierunku pójdą zmiany, ale tak czy inaczej, wydają się nieuniknione.

Workspace i cyfrowy bałagan 

Jednak zanim integratorzy przystąpią do realizacji ambitnych projektów w popandemicznej rzeczywistości, najpierw przyjdzie im się zmierzyć z bardziej przyziemnymi problemami, chociażby takimi jak organizacja cyfrowego miejsca pracy.

– Rozwiązania typu workspace, tworzące cyfrowe miejsca pracy powinny znaleźć się w kręgu zainteresowań resellerów oraz integratorów. Nie można wykluczyć, że takie sytuacje, jak obecna, się powtórzą. Zresztą zawsze będziemy mieć do czynienia z nieprzewidzianymi zdarzeniami i nie musi to być pandemia, ale na przykład katastrofy naturalne. Dodatkowo wiele firm rozważa ograniczenie powierzchni biurowej, czy wprowadzenie systemu pracy zmianowej – tłumaczy Krzysztof Rachwalski, Country Manager Citrix Systems.

Temat związany z cyfrowym miejscem pracy często przewijał się już podczas ubiegłorocznych konferencji informatycznych. I choć nie ulega wątpliwości, że nowe technologie usprawniły wiele procesów, to jest i druga strona medalu, bo nadmiar aplikacji i urządzeń wprowadził w wielu organizacjach niekontrolowany chaos. Szacuje się, że przeciętne przedsiębiorstwo korzysta z około pół tysiąca aplikacji, które często są od siebie izolowane. Citrix wyliczył, że pracownik biurowy marnuje średnio połowę swojego czasu na logowanie się do programów, a także wyszukiwanie danych lub odpowiednich narzędzi. Platformy workspace mają uporządkować ten cyfrowy bałagan, centralizując zarządzanie aplikacjami, danymi i punktami końcowymi, a jednocześnie umożliwiając poszczególnym członkom zespołów zdalną współpracę. Podstawowym założeniem systemów tej klasy jest zapewnienie dostępu do zasobów z dowolnego miejsca i każdego urządzenia przez 24 godziny na dobę.

– Można śmiało stwierdzić, że wdrożenie platformy workspace uodparnia organizację na wypadek taki, jak pandemia i konieczność zamknięcia biur. Ostatnie pół roku pokazało, że w sytuacji, gdy ze względów bezpieczeństwa trzeba zapewnić pracę w domu, rozwiązania do pracy zdanej są wręcz koniecznością – podkreśla Krzysztof Rachwalski.

Ponieważ wraz z nadejściem koronawirusa trzeba było szybko zorganizować cyfrowe miejsca pracy w mieszkaniach, większość działów IT, aby sprostać nowej sytuacji, sięgało po rozwiązania ad hoc. Nie bez przyczyny Satya Nadella, CEO Microsoftu, podczas konferencji Build w maju br., stwierdził, że rola technologicznych ekspertów stała się teraz ważniejsza niż kiedykolwiek, ponieważ dwa lata transformacji cyfrowej wydarzyły się w dwa miesiące. Zasadne jest pytanie, jakie wnioski wyciągną przedsiębiorcy z tego przyspieszonego kursu cyfryzacji? Czy pozostaną przy rozwiązaniach tymczasowych, a może zainwestują w profesjonalne narzędzia?

– Część firm nadal będzie posiłkować się programami do spotkań online czy korzystać z dostępu VPN. Problem polega na tym, że są to rozwiązania doraźne i w dłuższej perspektywie nie zastąpią ciągłego, bezpiecznego dostępu i możliwości zdalnego korzystania z firmowych zasobów. To mogą zrobić jedynie rozwiązania typu workspace,tworzące kompleksowe, cyfrowe i mobilne środowisko pracy – twierdzi Krzysztof Rachwalski.

Blaski i cienie nowego modelu pracy

Praca zdalna przynosi obustronne korzyści. Pracownicy nie tracą czasu i pieniędzy na dojazdy i rozliczają się nie z liczby godzin spędzonych przed biurkiem, lecz ze zrealizowanych zadań. Z kolei pracodawcy zyskują większy dostęp do specjalistów, a poza tym odnotowują mniejszą absencję z powodu zwolnień lekarskich. Tyle teoria, natomiast praktyka okazuje się nieco bardziej złożona. Analitycy IDC w lutym zapytali przedsiębiorców o wskazanie najważniejszego problemu przy wdrażaniu modelu pracy zdalnej. Okazało się, że co piąty respondent wymienił przepustowość łączy internetowych. Gdyby podobne badanie przeprowadzono obecnie, to ten wskaźnik byłby zdecydowanie wyższy. COVID-19 sprawił, że tradycyjne biura, w których „wrzało” od internetowego ruchu przez kilkanaście godzin na dobę, z dnia na dzień zastygły w bezruchu. Odwrotna sytuacja miała miejsce w mieszkaniach, gdzie starsi domownicy wykorzystywali łącza internetowe do codziennej pracy, a młodsi łączyli się ze swoimi nauczycielami, w wolnych chwilach zaś grali w Fortnite’a. O skali zjawiska świadczy skierowany do Netflixa i YouTube’a apel Thierry’ego Bretona, unijnego komisarza ds. rynku wewnętrznego, o… obniżenie jakości oferowanych filmów z rozdzielczości HD do standardowej SD. Również dostawcy rozwiązań do komunikacji podjęli działania umożliwiające uporanie się ze słabą jakością transmisji.

– Udoskonalona wersja naszej platformy pozwala na inteligentne skalowanie rozdzielczości 360p lub niższej, tak aby wyglądała na 720p. Ponadto zwiększa jakość w wybranych, szczególnie istotnych obszarach obrazu wideo, jak chociażby twarz rozmówcy. Dzięki temu nawet użytkownicy dysponujący słabszą przepustowością sieci nie powinni narzekać – zapewnia Przemysław Kania, dyrektor generalny Cisco.

Innym zmartwieniem szefów, którzy odesłali swoich podwładnych do pracy w domu, jest wzrost zagrożeń cybernetycznych. Jak wynika z najnowszego „Netskope Cloud and Threat Report” korzystanie z aplikacji oraz witryn wysokiego ryzyka zwiększyło się w czasie pandemii o 161 proc., a ruch na stronach dla dorosłych wzrósł o 600 proc. Autorzy raportu zauważają, że jedną z konsekwencji zacierania się granic pomiędzy użytkownikiem domowym i biznesowym, jest nagminne wykorzystywanie urządzeń służbowych do celów prywatnych.  Według  danych IBM-a niemal 30 proc. zdalnych pracowników deklaruje, że pozwala dzieciom oraz innym członkom rodziny korzystać ze swoich służbowych laptopów. Z kolei 53 proc. pracuje zdalnie na prywatnych komputerach, którym brakuje odpowiednich zabezpieczeń, takich jak system antywirusowy czy firewall. Tymczasem profesjonalne systemy workspace posiadają funkcjonalności pozwalające do minimum ograniczyć ryzyko cyberataku. Pod względem technicznym dział IT wykorzystuje integrację takiego systemu z wszystkimi głównymi repozytoriami tożsamości, wieloskładnikowymi mechanizmami uwierzytelniania i protokołami SSO. Poza tym osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo mogą poskromić swobodę pracowników, uniemożliwiając im kopiowanie czy drukowanie określonych dokumentów, bądź korzystanie z określonych witryn internetowych.  Zdaniem specjalistów elementy bezpieczeństwa powinny być wbudowane w każdy element rozwiązania typu workspace – od tablic i terminali w salach konferencyjnych, aż po aplikacje do współpracy.

Zdaniem specjalisty

Łukasz Kulig, dyrektor zarządzający, Avaya  

Badania przeprowadzane w wielu firmach pokazują, że znacząca część osób woli kontynuować pracę zdalną. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom mogą wspólnie pracować nad projektami, udostępniać treści i prezentacje, ustawiać zadania do wykonania, a pracodawcy mogą kontrolować poziom i status realizacji przydzielonego zadania.  I jest to niezależne od miejsca, w którym przebywają.

  

Rafał Lipka-Zanozik, Area Sales Manager, innovaphone  

Nowoczesne narzędzia do komunikacji bardzo dobrze wpisują się w pracę środowisk rozproszonych. Elastyczność tego typu rozwiązań zapewnia sprawną i efektywną współpracę. Należy jednak też zwrócić uwagę na kwestie bezpieczeństwa. To jeden z kluczowych kierunków rozwoju systemów komunikacyjnych, zwłaszcza w kontekście zwiększającej się liczby cyberataków.

  

Paweł Marciniak, dyrektor regionalny na Europę Wschodnią, Matrix42  

Zdalny dostęp do sieci i zasobów firmy już nie jest przywilejem wybranej grupy pracowników, lecz stał się wymogiem. Cyfrowe środowisko pracy zwiększa elastyczność i konkurencyjność firmy, a jednocześnie powoduje nowe zagrożenia. Wśród nich należy wymienić zabezpieczenia dostępu do zasobów IT firmy oraz bezpieczne zarządzanie sprzętem, oprogramowaniem i procesami. Nie mniej ważnym aspektem jest cyfrowa kontrola behawioralna użytkowników sieci.

  

Zintegrowana komunikacja

Większość firm opiera swoje systemy łączności na rozwiązaniach IP PBX lub tradycyjnych centralach abonenckich, korzystających z tradycyjnej sieci PSTN. Producenci zachęcają przedsiębiorców, aby zrobili kolejny krok i wdrożyli rozwiązania ujednoliconej komunikacji (Unified Communication), scalające połączenia telefoniczne, komunikatory i pocztę elektroniczną w jeden spójny system. Wprowadzenie tej klasy narzędzi pozwala na płynną integrację rozproszonych lokalizacji, bez względu na ich wielkość oraz dzielące je odległości. Jeszcze do niedawna właściciele firmy często postrzegali systemy Unified Commu-nication jako wodotrysk, ale pandemia pokazała, że jest inaczej. Co ciekawe, na hermetycznym rynku systemów telekomunikacyjnych pojawiają się startupy (Aircall, BVoIP) oferujące interesujące rozwiązania dla użytkowników z sektora MŚP. Innym ciekawym trendem może być integracja Unified Communication z systemami workspace.

– Łączenie obu narzędzi powoli staje się standardem w tworzeniu rozwiązań telekomunikacyjnych dla firm. Do zalet takiego rozwiązania należy bezpieczeństwo i łatwość dostępu do wielu systemów. W obecnej sytuacji epidemiologicznej integracja tych dwóch środowisk w wielu przypadkach pozwoliła na zapewnienie ciągłości obsługi klientów oraz efektywną pracę wielu zespołów – mówi Łukasz Kulig,dyrektor zarządzający Avaya.

Systemy komunikacyjne mają wiele możliwości w zakresie integracji z innymi narzędziami. Rafał Lipka-Zanozik, Area Sales Manager innovaphone, uważa, że w szczególnie uprzywilejowanej  sytuacji znajdują się dostawcy rozwiązań o otwartej i rozszerzalnej architekturze. To pozwala dostarczać klientowi systemy, które łatwo przystosowują się do zachodzących zmian. Skoordynowanie łączności może być pewnego rodzaju wyzwaniem dla menedżerów zarządzających telefonicznymi biurami obsługi klienta czy innymi firmami lub instytucjami, w których połączenia odbierają grupy osób. W jaki sposób zorganizować ich pracę w trybie zdalnym lub na rozproszonych stanowiskach? Przykładowo, specjaliści Platana przygotowali specjalną aplikację adresowaną zarówno dla osób odbierających połączenia, jak i zarządzających ich pracą. Użytkownicy mają dostęp do statystyk, analizy i wskaźników efektywności pracy.

Ważną rolę w popularyzacji nowych rozwiązań i ich wykorzystaniu w pracy zdalnej odgrywają instalatorzy oraz integratorzy.

– Nasi partnerzy proponują klientom wdrożenie określonych narzędzi, uzmysławiają im zagrożenia i wdrażają odpowiednie zabezpieczenia. Dostosowują rozwiązania do potrzeb użytkownika, a czasem uświadamiają mu, że pewne elementy codziennej pracy może łatwiej,  a także szybciej wykonać za pomocą centrali i współpracujących z nimi telefonów czy aplikacji – mówi Joanna Lewandowska, specjalista ds. marketingu i public relations w Platanie.

Jeden z instalatorów Platana, podczas wizyty u  klienta zauważył, że sekretarka biegała po pokojach, informując o oczekujących kanapkach, a przecież wystarczyło za pośrednictwem aplikacji CTI wysłać informację na ekrany komputerów. Ten prosty przykład pokazuje, że sposób wykorzystania narzędzi zależy jedynie od inwencji integratora lub użytkownika oraz dostępności rozwiązań sprzętowych i programistycznych.

Zdaniem dystrybutora