W obecnym hybrydowym modelu, transformacja procesów pracy, wymiany danych i dostępu do zasobów okazuje się niezbędna, aby firma czy urząd, niezależnie od wielkości, mogły sprawnie (albo w ogóle) działać. Kiedy zespół siedzi we własnych mieszkaniach, z rzadka pojawiając się w biurze, nie ma innego wyjścia, jak skanowanie dokumentów i wysyłanie ich do chmury lub za pomocą mejla.

Do głównych zalet cyfrowego obiegu zaliczyć można bardzo szybki dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca pobytu (80 proc.), ograniczenie zużycia papieru, prądu, infrastruktury druku (78 proc.) i możliwość śledzenia drogi danego dokumentu i czynności z nim związanych (78 proc.) – tak wynika z raportu Paperless 2021 opracowanego przez Fundację Digital Poland. Na liście korzyści znalazło się również monitorowanie i zarządzanie pracą zdalną (74 proc.).

Powodem inwestycji w cyfryzację procesów biurowych jest więc generalnie poprawa efektywności działania organizacji, jak i oszczędność kosztów i czasu. Nic dziwnego, że w najbliższych latach zapotrzebowanie na digitalizację, w tym także potrzebne urządzenia, jak skanery i MFP, będzie się zwiększać, ponieważ zdalny i hybrydowy model pracy nadal obowiązuje i przypuszczalnie utrwalił się na dobre.

– Idea paperless to ewolucja, a nie rewolucja i wdrożenie pełnej digitalizacji może potrwać kilka lat – uważa Marek Kuropieska, prezes Aspektu.

65 proc. czeka na cyfryzację

Rzeczywiście wygląda na to, że będzie jeszcze sporo tematów do zagospodarowania, bo – jak wynika z danych – digitalizacja, wbrew temu co może się wydawać, wcale nie jest taka powszechna. Zgodnie z raportem Paperless 2021, aż 45 proc. ankietowanych w ciągu poprzednich 12 miesięcy korzystało z elektronicznego obiegu dokumentów do celów służbowych lub prywatnych. Z tym, że jeśli odliczy się respondentów, którzy wyłącznie prywatnie sięgnęli po takie usługi (np. w korespondencji z urzędami), to jedynie 35 proc. pracowników firm korzystało w omawianym okresie z cyfrowego obiegu – a przypomnijmy, że są to dane już z czasów trwania pandemii.

Na dodatek przywiązanie do papieru jest wciąż duże – 47 proc. pytanych uważa, że dokumenty należy drukować i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Oznacza to więc, że w zakresie wdrożeń digitalizacji dokumentów jest jeszcze wielu potencjalnych klientów (z drugiej strony te dane świadczą o tym, że druk również ma przed sobą dłuższą przyszłość). Spora część zapotrzebowania dotyczy nie tyle bieżącej digitalizacji, co archiwizacji. W wielu miejscach potrzeba pozamieniać w pliki cyfrowe masę segregatorów i teczek z dokumentami.

Firmy częściej chcą mobilnego sprzętu

Dostawcy skanerów sygnalizują, że w minionych dwóch latach, oprócz wyraźnie większego popytu, widać również nowe preferencje użytkowników, jeśli chodzi o poszukiwane rozwiązania.

– Teraz o wiele więcej jest pytań o przenośne i domowe rozwiązania do skanowania. Najważniejsze czynniki to łatwość użytkowania oraz duża mobilność – mówi Daniel Murawski, Product Manager w Stovarisie.

Generalnie większy popyt jest związany również z powszechnością biur domowych. Wcześniej zazwyczaj było tak, że większość firm była wyposażona w jeden skaner dla wszystkich pracowników. Teraz, gdy często na stałe siedzą oni w domach, potrzebują osobistych, mniejszych maszyn skanujących albo drukarek MFP.

Rośnie też segment skanerów produkcyjnych. Powodem jest coraz większe zapotrzebowanie na przeniesienie do elektronicznych wersji papierowych archiwów. Obserwuje się ponadto większe niż przed pandemią zainteresowanie skanerami mobilnymi – są to urządzenia podłączane do komputera za pomocą USB, które można zabrać do teczki czy auta, przydatne na przykład w pracy handlowców.

Sygnalizowane jest też większe zainteresowanie skanerami szczelinowymi do cyfryzacji dużej ilości dokumentów. Po zastoju w 2020 r. i otwarciu biur w roku ubiegłym, odbiła sprzedaż skanerów dla dużych grup i departamentowych. Kolejnym zjawiskiem, na które warto zwrócić uwagę, jest coraz szersze wykorzystanie wielofunkcyjnych urządzeń drukujących do skanowania.

– Pandemia przyspieszyła pewne procesy, natomiast już od kilku lat obserwowaliśmy trend wzrostu ilości skanów wobec liczby wydruków – twierdzi Barbara Boryczka, Product Marketing Manager w Ricohu.

Użytkownicy zgłaszają przy tym zapotrzebowanie na oprogramowanie ułatwiające sprawną archiwizację, na przykład do rozpoznawania skanowanych dokumentów i przetwarzania pozyskanych informacji. Takie i inne narzędzia do automatyzacji stanowią zwykle stałą część oferty producentów urządzeń. A ponieważ proces digitalizacji dokumentu to dopiero początek, ważne jest, żeby urządzenie bez problemu współpracowało z systemem do elektronicznego obiegu dokumentów.

Zdaniem integratora

Artykuł Digitalizacja ma przed sobą długi marsz pochodzi z serwisu CRN.

Według danych Canona aż 96 proc. firm w krajach EMEA spodziewa się wzrostu zapotrzebowania na usługi i procesy wspomagające je w organizacji pracy zdalnej. Dostawcy usług digitalizacji oceniają, że klientów i zapytań jest o 20 – 30 proc. więcej niż przed pandemią. Co istotne, mimo że firmy już od roku pracują w trybie zdalnym, popyt nie słabnie. A przecież raz rozpoczęta digitalizacja wiąże się z systematycznym rozwojem związanych z tym systemów, co oznacza dla integratorów szansę na wieloletnią współpracę z raz pozyskanymi klientami. Digitalizacja i wdrożenie obiegu dokumentów wpisuje się też w rosnący trend outsourcingu usług IT i popyt na rozwiązania gwarantujące ciągłość działania biznesu.

– Wielu klientów dostrzegło potrzebę przeniesienia swoich dokumentów do elektronicznego archiwum, a nie mają fachowców, aby taki proces przeprowadzić szybko i sprawnie. Usługi w tym zakresie partnerzy mogą rozwijać jako nową ofertę dla klientów – uważa Barbara Boryczka, CSR & Marketing Manager w Ricohu.

Widoczne jest również zapotrzebowanie na skanery w branżach, które najmniej ucierpiały z powodu pandemii. Szczególnie popularne stały się urządzenia przeznaczone do małych biur. Przy czym ich użytkownicy oczekują od tego rodzaju produktów zaawansowanej automatyzacji.

– Oprócz samych urządzeń, zauważamy także duże zainteresowanie inteligentnym oprogramowaniem do skanowania dokumentów, które automatycznie czyta dane, rozpoznaje je i umiejętnie wykorzystuje, przez co ułatwia poszczególne procesy – mówi Tomasz Miękus, Product Business Developer w Canonie.

Klienci zwracają uwagę zwłaszcza na prędkość skanowania oraz sprawną integrację z innymi urządzeniami i oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie.

Zdaniem producenta

Tomasz Miękus, Product Business Developer, Canon  

W 2021 r. procesy cyfryzacji przyspieszą. Stanie się to głównie za sprawą szybkiego rozwoju trendów takich jak co-working, czy home office, a także z uwagi na rosnące znaczenie ochrony danych. Ponadto w tym roku przewidujemy wzrost znaczenia modelu subskrypcyjnego usług wspierających procesy druku i skanowania. Od mechanizmu zapewniającego komplet usług serwisowych w pojedynczej opłacie za wydrukowaną stronę, aż po zaawansowane systemy chmurowe, elastycznie dopasowywane do wielkości firmy, zwalniające klienta z zakupu i utrzymania osobnych serwerów.

  

Barbara Boryczka, Product Marketing Manager, Ricoh  

W związku z pandemią odnotowujemy spadek liczby wydruków, a jednocześnie rośnie liczba skanowanych dokumentów. Nowoczesne urządzenia drukujące zapewniają dostęp do bardzo wydajnego skanowania i zaawansowanych funkcji OCR. Jest to szczególnie ważne ze względu na to, że cyfryzacja to dopiero początek drogi. Dokument elektroniczny powinien zostać odpowiednio oznaczony i nazwany, a jego zawartość zindeksowana. Następnie powinien trafić do archiwum/elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Najlepiej jeśli odbywa się to w sposób zautomatyzowany. Obecna sytuacja wymusiła zmianę podejścia do cyfrowego dokumentu nawet wśród najbardziej nieprzekonanych. Dotyczy to niemalże wszystkich branż. Obserwujemy duży wzrost zainteresowania cyfryzacją w działach finansowo-księgowych i HR. Należy przypuszczać, że wiele firm będzie potrzebowało również wsparcia we wstecznej archiwizacji swojej dokumentacji.

  

Nie tylko biura potrzebują cyfryzacji

Kiedyś digitalizację przeprowadzały głównie duże podmioty, zatrudniające kilkaset i więcej osób. Obecnie wzmożone zainteresowanie digitalizacją dokumentów widoczne jest także w średnich firmach (zatrudniających od 50 pracowników wzwyż). Szczególnie duży popyt na cyfryzację widoczny jest w bankowości, logistyce i ochronie zdrowia, gdzie rośnie znaczenie cyfrowego obiegu dokumentów (jego stosowanie wymusza także prawo). Dostawcy usług odnotowują duże zapotrzebowanie również w firmach budowlanych oraz produkcyjnych. W przypadku tych ostatnich dokumentacja dotycząca kontroli jakości dotychczas spoczywała w segregatorach, a w ostatnim czasie następuje proces jej cyfryzacji. Oczywiście klientów nie brakuje wśród kancelarii prawnych, przybywa ich także w sektorze edukacji.

Jak podkreślają dostawcy usług, obecnie zainteresowanie digitalizacją jest nie tylko większe niż rok czy dwa lata temu, lecz także – co istotne – zmieniło się podejście klientów. Rozmowy są bardziej konkretne, a decyzje bardziej przemyślane i zapadają szybciej niż dotychczas. Widać przy tym rosnącą świadomość znaczenia digitalizacji u przedsiębiorców.

– Klienci inaczej z nami rozmawiają niż jeszcze 2 – 3 lata temu. Kiedyś pytali o takie rozwiązania bardziej z ciekawości, na zasadzie: dowiemy się, o co chodzi z tą digitalizacją, a potem pomyślimy co dalej. Teraz zapytania są na poważnie – mówi Maciej Pastwiński, właściciel e.volution.

Warto podkreślić, że w ostatnim czasie zapytania klientów dotyczą przede wszystkim optymalizacji procesów, a nie jedynie przeniesienia papierowych dokumentów do wersji cyfrowej.

– Przedsiębiorcy potrzebują rozwiązań obejmujących całość digitalizowanych zasobów, zapewniających ciągłość opartych na nich procesów i usprawniających właściwy przepływ pracy. Między innymi dlatego właśnie potrzeba digitalizacji faktur jest powiązana z automatyzacją procesów czy procesami workflow – mówi Tomasz Pieniążek, członek zarządu Archivio.

Zdaniem specjalisty

Agnieszka Wnuczak, Business Account Manager, Epson  

Popyt na skanery wzrósł znacząco w sektorze medycznym, szczególnie ze względu na wymóg archiwizacji danych i większą ilość dokumentów przesyłanych w postaci cyfrowej. Elektroniczny obieg dokumentów ma też coraz większe znaczenie w instytucjach publicznych: bibliotekach, muzeach, archiwach, instytutach takich jak IPN czy Filmoteka Narodowa. Szkoły w czasie pandemii także udostępniają treści online, co wymaga od nauczycieli przygotowania tych materiałów, często przy pomocy skanerów. Obserwujemy też zapotrzebowanie na skanowanie w branży transportowej – głównie dotyczy to skanerów przenośnych. Na pewno w najbliższym czasie duże znaczenie będzie miało zastosowanie systemów do digitalizacji jako narzędzia przy wykonywaniu kopii dokumentów w celach zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony danych.

  

Daniel Murawski, Key Account Manager, Stovaris  

Odnotowaliśmy wzrost sprzedaży skanerów przeznaczonych do małych biur, w tym domowych, co odbyło się kosztem rozwiązań wyspecjalizowanych grup low i high volume, gdzie widzimy delikatny trend malejący. Dużym wyznacznikiem popularności skanera jest jego cena. W dobie kryzysu klienci często rezygnują z większych i bardziej wyspecjalizowanych rozwiązań na korzyść tych standardowych i niezawodnych. Kierując się ceną, gotowi są pogodzić się ze spadkiem wydajności urządzenia. Popularność zyskują skanery dokumentowe typu Push Scan, których nie trzeba podłączać do komputera. Zainteresowaniem cieszą się również rozwiązania niskobudżetowe, np. ScanSnap iX1600 ze skanowaniem do chmury. Rośnie sprzedaż rozwiązań do digitalizacji dokumentów tożsamości. Użytkownicy oczekują, by oprogramowanie do skanerów posiadało więcej automatycznych funkcji, upraszczających pracę.

  

Apetyt rośnie w miarę jedzenia

Apetyt klientów na nowe rozwiązania rośnie wraz z implementacją kolejnych. Gdy dokumenty są przynajmniej częściowo zdigitalizowane i okazuje się, że usprawniło to pracę, pojawiają się zapytania i zlecenia kolejnych prac. Zwykle firmy już na początkowych etapach decydują się na elektroniczny obieg faktur, a następnie umów. Potem przychodzi pora na cyfrowe procesy pracy. Przy czym przedsiębiorcy mają przede wszystkim potrzebę zdalnego dostępu do cyfrowych dokumentów, w czym dobrze sprawdza się chmura. A jako że lokalnie zeskanowane dokumenty trzeba przechowywać nie na komputerach, ale na macierzach, które nie pozwalają na wymazanie zapisów, tak aby nic nie zginęło, to dostawcy infrastruktury również mają szansę uczestniczyć w cyfryzacyjnym boomie.

– Rynek zmierza w stronę rozwiązań skanowania sieciowego. Dane muszą być teraz zdigitalizowane i zapisane na serwerze lub w chmurze. Nastąpił wzrost zapotrzebowania na stacje robocze oraz centralizowanie zbiorów. Nabiera znaczenia skanowanie dystrybucyjne, czyli skanowanie na jeden centralny serwer – podkreśla Daniel Murawski, Key Account Manager Stovaris.

Na rynku digitalizacji dokumentów działają również integratorzy obsługujący klientów biznesowych w zakresie druku. Wdrożenia związane z cyfrowym obiegiem dokumentów mogą stanowić część świadczonych przez nich usług. Jak mówi Maciej Pastwiński z e.volution (specjalizuje się między innymi w elektronicznym obiegu dokumentów): „zwykle firmy MPS zajmują się skanowaniem dokumentów do formatu PDF, a my przejmujemy pałeczkę na kolejnych etapach klasyfikacji oraz porządkowania cyfrowych zasobów i wdrażania obiegu dokumentów”.

Rozwój rynku cyfryzacji dokumentów mogą przyspieszać takie inicjatywy, jak ta ogłoszona niedawno pod hasłem #Biznes BezPapieru. Zaangażowane są w nią dwie firmy zrzeszone w Związku Cyfrowa Polska – Asseco oraz Samsung. Są one wspierane przez ekspertów Centrum GovTech Polska, a także przez uczelnie, banki i firmy prawnicze. Celem tego przedsięwzięcia jest edukacja przedsiębiorców na temat korzyści, jakie niesie za sobą digitalizacja obiegu dokumentów oraz wdrożenie strategii paperless. Kampania obejmuje specjalną stronę internetową, poradniki, case studies, analizy i webinary.

Zdaniem integratora

Artykuł Pandemia przyspieszyła cyfrową (r)ewolucję pochodzi z serwisu CRN.