Jednocześnie w przypadku wielu firm zmniejszyło się zapotrzebowanie na wydruki, ale trend ten nie dotyczył wszystkich sektorów gospodarki. Przykładowo, branża budowlana przeżywała wręcz boom zakupowy, bo zamknięci w domach ludzie zaczęli niemal masowo robić remonty. Składy budowlane drukowały zatem więcej niż w poprzednich latach. Sytuacja pod tym względem wraca zaś do normy w placówkach handlowych (przede wszystkim zlokalizowanych w galeriach). Drukują one coraz więcej katalogów, ulotek czy opasek na towary. W związku z większą liczbą kupujących pojawia się też coraz więcej drukowanych paragonów i faktur.

Większa integracja, większa dostępność

Pandemia prawdopodobnie w największym stopniu zmieni sposób, w jaki korzysta się z druku w biurach. Ponieważ wiele firm będzie funkcjonować w bardzo rozproszonym środowisku, konieczne stanie się zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do dokumentów i zawartych w nich informacji. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu w szerokim zakresie rozwiązań chmurowych. Potrzebne też będą skuteczne mechanizmy współużytkowania zasobów danych czy integracji całych cyfrowych środowisk przetwarzania informacji.

Czy doświadczenie pracy zdalnej w okresie pandemii przyspieszy marsz firm w kierunku biura bez papieru?

Niezwykle ważną kwestią będzie również zapewnienie bezpieczeństwa wszystkich przetwarzanych w chmurze dokumentów, danych i informacji oraz ochrona wykorzystywanej do tego celu infrastruktury i urządzeń. Cyberbezpieczeństwo systemów pracy zdalnej, obok ich wydajności i funkcjonalności, staje się jednym z najważniejszych wyzwań w przyspieszających coraz bardziej procesach cyfryzacji. Integratorzy wdrażający rozwiązania do zarządzania dokumentami muszą te kwestie brać pod uwagę przy tworzeniu swoich planów biznesowych na przyszłość.

Ponadczasowy rachunek ekonomiczny

Jak zatem będą rozkładały się akcenty w zakresie preferowania przez klientów poszczególnych modeli biznesowych – zakupów urządzeń bądź korzystania z usług druku i zarządzania infrastrukturą? Czy obecna sytuacja wpłynie w jakiś sposób na zwiększenie zainteresowania jedną lub drugą opcją? Wydaje się, że podstawowym kryterium wyboru pozostanie aspekt ekonomiczny. COVID-19 i spowodowane przez pandemię konsekwencje rynkowe prawdopodobnie nic w tej materii nie zmienią. Mogą się wprawdzie pojawiać chwilowe, krótkoterminowe zmiany preferencji wywołane aktualną sytuacją, ale generalna zasada postanie ta sama: o wyborze konkretnego sposobu korzystania z rozwiązań do zarządzania obiegiem dokumentów będzie decydował rachunek ekonomiczny. Jednym firmom bardziej będzie opłacało się kupować urządzenia, a inne będą wolały sprzęt dzierżawić czy płacić w modelu usługowym tylko za wykonane wydruki. Tu decydują i nadal będą decydować wyniki analizy biznesowej.

Przy czym koszty druku są szczególnie ważne dla polskich przedsiębiorców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Rodzimi resellerzy i integratorzy od lat podkreślają, że w tym segmencie cena ma decydujące znaczenie. Potwierdziły to też opublikowane na początku tego roku wyniki badania przeprowadzonego przez firmę Ricoh. Pandemia przyczyni się do jeszcze większego wzmocnienia tego typu postaw. W warunkach niepewności inwestycyjnej przedsiębiorcy bardziej uważnie będą oglądać każdą złotówkę, zanim zdecydują się na jej wydanie.

Wśród małych i średnich firm w Polsce najbardziej popularne są urządzenia wielofunkcyjne. I to się nie zmienia, natomiast klienci, kierując się oszczędnościami w związku z niepewną sytuacją rynkową, wybierają jednak coraz częściej urządzenia poleasingowe zamiast nowych. Zwykle w formacie A3, z umową serwisową.

– Takie rozwiązanie powoduje, że wszystkie ryzyka związane z wiekiem urządzenia przechodzą na wykonawcę – mówi Sebastian Kołodziejczyk, dyrektor handlowy Proxera.

Ponadto drukarki poleasingowe można w pełni integrować z większością systemów do zarządzania drukiem, co w połączeniu z wyraźnie niższym kosztem ich zakupu czy dzierżawy dodatkowo zwiększa zainteresowanie klientów takimi urządzeniami.

Jeden system i jedna obsługa

Z dużą dozą pewności można uznać, że środowiska druku dokumentów i ich obiegu w wersji elektronicznej będą się coraz bardziej ze sobą mieszać i integrować. Proces ten będzie w coraz większym zakresie wymagać od integratorów łączenia umiejętności zarządzania obydwoma obszarami. Z punktu widzenia klienta najlepiej, żeby jeden podmiot zajmował się całością zadań związanych z zarządzaniem dokumentami. W sytuacji, gdy każda drukarka, skaner, czy urządzenie wielofunkcyjne mogą być punktem wprowadzania dokumentu do obiegu elektronicznego, nie wystarczy już obsługa polegająca jedynie na dostarczaniu materiałów eksploatacyjnych czy dokonywaniu napraw serwisowych.

Klienci w coraz większym stopniu będą oczekiwać od integratorów także wsparcia przy tworzeniu i optymalizowaniu funkcjonowania systemów zarządzania dokumentami. Będzie potrzebna jedna firma do obsługi jednego, zintegrowanego systemu obiegu i udostępniania dokumentów za pośrednictwem różnych kanałów. Wartością dodatkową może być też oferowanie odbiorcy biznesowemu systemu sprawnego wyszukiwania informacji w przetwarzanych dokumentach, podobnie jak zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom i informacjom, w sytuacji, kiedy swobodnie korzysta z nich wielu użytkowników znajdujących się w coraz bardziej rozproszonych lokalizacjach.

Zdaniem integratora

Mariusz Sawicki, dyrektor ds. sprzedaży, Ediko  

Jeszcze przed pandemią wdrożyliśmy usługę dla firm, w których część zatrudnionych osób mogła wykonywać swoje obowiązki zdalnie. Uruchomiliśmy platformę, dzięki której każdy pracownik terenowy może zamówić drukarkę do domu, a następnie dokupować materiały eksploatacyjne oraz korzystać z serwisu. Płaci za te produkty firmową kartą, zaś faktura automatycznie dostarczana jest do działu IT u klienta. Równie dobrze sprawdza się nasze autorskie oprogramowanie do monitorowania urządzeń. Technicy znacznie rzadziej muszą odwiedzać klientów. Możemy z wyprzedzeniem planować wymianę materiałów eksploatacyjnych i zdalnie odczytywać stan licznika urządzeń w celu rozliczenia wykonanych wydruków.

  

Łukasz Zielonka, specjalista ds. marketingu, Robican  

Ciekawym efektem pandemii jest zainteresowanie krótkoterminowym wynajmem sprzętu na potrzeby pracowników realizujących swoje zadania z domu. W tym okresie dobrze sprawdzają się urządzenia biurowe, jak i wielkoformatowe. Pomimo ucyfrowienia wielu procesów w firmach, nadal zauważamy dużą potrzebę druku, a więc też regularne zapotrzebowanie na sprzęt. Przewidujemy, że kluczowy dla oceny finansowej tego roku będzie ostatni kwartał. Wtedy przedsiębiorcy często decydują się na inwestycje w sprzęt, a dodatkowo jest to okres wzmożonej aktywności w sferze budżetowej. Nie wiadomo jednak, jak przy tak dużym obecnie obciążeniu budżetu państwa sytuacja będzie wyglądała w tym roku.

  

Tomasz Tysiączny, właściciel, Kwark Komputer  

Rynek druku i obiegu dokumentów zmieni się nie tylko pod wpływem skutków pandemii, lecz również w wyniku rozwoju technicznego sprzętu i oprogramowania. Coraz tańsze, czyli bardziej dostępne dla masowego użytkownika, a jednocześnie coraz wydajniejsze i coraz bardziej funkcjonalne są urządzenia specjalistyczne. Zapewniają jakość i format wydruków osiągalnych do niedawna tylko na maszynach poligraficznych. To sprawia, że właściciele sklepów osiedlowych czy salonów samochodowych nie muszą zamawiać banerów, ulotek lub plakatów promocyjnych w drukarniach; mogą je przygotować sami. Dzięki temu mają możliwość szybkiej reakcji na sytuację na rynku i zachowania klientów. Również duże sieci handlowe nie muszą zamawiać jednakowych wydruków dla wszystkich sklepów – materiały reklamowe mogą być wykonywane na miejscu. Podobnie jak w przypadku tradycyjnych wydruków, model biznesowy może zakładać zakup urządzeń lub płacenie tylko za wykonane wydruki.

  

Sebastian Kołodziejczyk, dyrektor handlowy, Proxer  

Wielu klientów przestawiło się na pracę zdalną, co spowodowało zwiększenie zapotrzebowania na małe drukarki w formacie A4. W urządzeniach tych kluczowe jest drukowanie oraz ewentualnie skanowanie. Klienci w większości nie oczekują ich integracji z systemami zarządzania drukiem. Druk w domu jest procesem bezpiecznym, bo osoby nieuprawnione nie przejmą wydrukowanych dokumentów, zaś kontrola kosztów przy pojedynczym użytkowniku jest bezzasadna. Ponadto, firmowe działy IT niechętnie łączą firmowe zasoby sieciowe z domowym środowiskiem użytkowników końcowych. Czy doświadczenie pracy zdalnej w okresie pandemii przyspieszy marsz firm w kierunku biura bez papieru?

  

Digitalizacja trendem na najbliższych 5 lat

Właściciele firm usługowych, którzy chcą dalej funkcjonować na rynku druku i zarządzania dokumentacją, będą zmuszeni do przeorganizowania swojego sposobu działania i zmiany modelu biznesowego. W coraz większym zakresie powinni uwzględniać potrzeby klientów wynikające z przyspieszonej pod wpływem skutków pandemii cyfryzacji – zarówno poszczególnych procesów, jak i całego środowiska umożliwiającego sprawne funkcjonowanie firm.

To, jak pandemia wpłynęła na wzrost popularności cyfrowej transformacji wśród przedsiębiorców (również z sektora małych i średnich firm) dobrze obrazują wyniki badań Quocirca z początku br. Według nich dla 76 proc. firm digitalizacja dokumentów będzie istotnym procesem w perspektywie najbliższych pięciu lat. W obecnych warunkach zainteresowanie nim może być znacznie większe niż dotychczas.

Rynek drukarek urósł dzięki home office

Z danych Contextu wynika, że w maju br. sprzedaż urządzeń drukujących na polskim rynku zwiększyła się o 40 proc. Była to w głównej mierze zasługa zakupów konsumenckich. Popularnością cieszyły się przede wszystkim tanie, atramentowe urządzenia wielofunkcyjne. Osoby prywatne, zmuszone z dnia na dzień do pracy zdalnej, kupowały je na wyposażenie własnych home office. Jednocześnie z powodu zamknięcia biur znacznie spadła sprzedaż w segmencie biznesowym. Analitycy nie spodziewają się jednak wzmożonego zainteresowania zakupami urządzeń drukujących przez firmy po powrocie do biur. Jeszcze przez dłuższy czas dominować będzie nastawienie na oszczędzanie i minimalizowanie wydatków. W segmencie MŚP zainteresowaniem przedsiębiorców mogą cieszyć się przede wszystkim wielofunkcyjne, a jednocześnie tanie w eksploatacji urządzenia atramentowe.

Artykuł Dokumenty w coraz bardziej zdalnym obiegu pochodzi z serwisu CRN.

Potwierdzeniem tego stanu rzeczy jest obecna sytuacja na rynku urządzeń i systemów do drukowania. Nic nie wskazuje na to, że w przyszłości nastąpi zapowiadane odejście od dokumentów papierowych w firmach, wręcz przeciwnie. Z raportu firmy Quocirca „Print 2025 Spotlight Report: Millennials Matter” wynika, że osoby na decyzyjnych stanowiskach z pokolenia „millenialsów” są mniej sceptycznie nastawione do druku i dokumentów drukowanych niż badani z innych grup wiekowych. Pokolenie urodzone na przełomie lat 80. i 90. ubiegłego wieku wierzy, że papierowe dokumenty będą nadal odgrywać znaczącą rolę w biurach.

Optymalizacja pod nadzorem

Zmienia się, oczywiście, kontekst funkcjonowania papierowych dokumentów. Zostają włączone, razem z dokumentami cyfrowymi, w ujednolicony, cyfrowy system zarządzania obiegiem informacji w firmie. Trend upowszechniania się takich rozwiązań będzie miał decydujący wpływ na sytuację na rynku druku. Wraz z rosnącą, w ślad za upowszechnianiem się technik cyfrowych, łatwością tworzenia i udostępniania informacji zwiększa się potrzeba zarządzania dostępem do nich. Objęcie dokumentów drukowanych cyfrowym „nadzorem”, sprawia, że łatwiej i efektywniej można z nich korzystać. Właściciele wielu przedsiębiorstw zaczynają także rozumieć, że usystematyzowanie procesów zarządzania dokumentami to nie tylko usprawnienie działań biznesowych, ale także wymierne korzyści ekonomiczne.

W firmach zaczyna się doceniać znaczenie jednego, zintegrowanego systemu obiegu dokumentów. Świadczy o tym także rosnące zainteresowanie korzystaniem z wielofunkcyjnych kombajnów zamiast wyspecjalizowanych drukarek. Coraz większą popularnością cieszą się urządzenia wielofunkcyjne, które umożliwiają nie tylko drukowanie, kopiowanie i skanowanie, ale także zarządzanie prawami dostępu do wydruków i do przetwarzania określonych dokumentów oraz ułatwiają archiwizację. Potwierdzają to prognozy opracowane przez firmę Xerox, według których kluczowe znaczenie dla wyboru dostawcy urządzeń drukujących będzie miało to, czy oferuje cały pakiet usprawniający pracę firmy. Zdaniem tego producenta klientów z sektora biznesowego nie interesuje już tylko zakup urządzeń, lecz możliwość skorzystania z „inteligentnych asystentów biurowych”.

Z kolei z raportu „The Evolution of the Digital Workplace – Office Insights 2018” firmy Canon wynika, że 45 proc. przedsiębiorstw zamierza w najbliższych latach inwestować w rozwój systemów obiegu dokumentów. Duże i średnie firmy zazwyczaj stosują już takie rozwiązania. Jednak rosnąca ilość dokumentów do przetworzenia i przechowania (chociażby z uwagi na regulacje prawne) może zmotywować podmioty z tego sektora do inwestowania w rozwój bądź modernizację systemu obiegu dokumentów. Z punktu widzenia resellerów czy integratorów szczególnie interesująca jest grupa małych i średnich firm, które jeszcze takich systemów nie wdrożyły. Tym bardziej że optymalizacja procesów druku nie jest możliwa bez dokładnej informacji o używanych przez przedsiębiorstwo dokumentach i uzasadnionych biznesowo sposobach ich wykorzystywania. Integratorzy mogą pomóc klientom z sektora MŚP w zebraniu potrzebnych danych i ich analizie oraz podpowiedzieć, jak skutecznie zarządzać np. udostępnianiem dokumentów, czyli m.in. ich drukowaniem lub skanowaniem.

Potencjał do zagospodarowania

Pytanie o najefektywniejszy w obecnej sytuacji model biznesowy, który pozwoli na jak największy zarobek firmom działającym na rynku druku, wciąż pozostaje otwarte. Kurczenie się marż związanych ze sprzedażą urządzeń spowodowało, że atrakcyjnym rozwiązaniem stało się świadczenie usług drukowania. Reseller w ramach szeroko pojętego najmu udostępnia klientowi drukarkę, a ten płaci tylko za faktycznie wykonane wydruki.

W modelu kompleksowego zarządzania środowiskiem druku (Managed Print Services) resellerzy bądź integratorzy mogą zarabiać również na serwisie sprzętu, uzupełnianiu materiałów eksploatacyjnych oraz audycie środowiska druku. Rozwiązanie to daje usługodawcy stałe, przewidywalne dochody w ściśle określonym czasie. Korzystanie z usług staje się też opłacalne dla klientów. W ocenie ekspertów może przynieść firmie nawet 60 proc. oszczędności wynikających ze zmniejszenia kosztów druku i wydatków na zakup oraz utrzymanie sprzętu.

Z danych statystycznych wynika, że około połowa przedsiębiorstw na świecie korzysta już z systemów zarządzania drukiem. Kolejne 25 proc. zamierza zainwestować w rozwiązania MPS w najbliższym czasie. W skali globalnej to wciąż duży potencjał do wykorzystania przez przedsiębiorców zainteresowanych tego typu działalnością.

A jak sytuacja wygląda na polskim rynku? Badanie przeprowadzone w ubiegłym roku przez Brothera wśród polskich małych i średnich firm pokazało, że połowa z nich nie jest zainteresowana usługą zarządzania drukiem. Czterech na dziesięciu badanych uważa jednak, że usługi outsourcingu druku są kluczowe lub ważne dla przedsiębiorstw. Autorzy badania oceniają, że polskie małe i średnie przedsiębiorstwa rzadko kalkulują całkowite koszty druku. Około 40 proc. respondentów przyznało, że nie ma żadnego planu zmniejszania wydatków na drukowanie. A małe i średnie przedsiębiorstwa w naszym kraju wciąż dużo drukują i wygląda na to, że w najbliższym czasie sytuacja nie ulegnie zmianie. Dla 80 proc. uczestników omawianego badania druk jest nadal kwestią kluczową lub bardzo ważną. A obieg papierowych dokumentów został przez nich uznany za istotny element sprawnego funkcjonowania biznesu.

Słabe dzisiaj zainteresowanie usługami zarządzania drukiem może, wbrew pozorom, stanowić szansę dla integratorów i resellerów. Perspektywicznie patrząc, jest to niewątpliwie istotny segment rynku do zagospodarowania. Tym bardziej że zdaniem przedstawicieli branży druku sytuacja w polskich MŚP będzie się powoli, acz systematycznie, zmieniać zgodnie z trendami światowymi. Będzie też rozpowszechniać się przekonanie o korzyściach biznesowych wynikających z optymalizacji procesów drukowania.

O potencjale w tym obszarze mogą świadczyć doświadczenia rodzimych firm, które działają na rynku druku. Jedne już zdecydowaną większość (nawet 90 proc.) przychodów uzyskują ze sprzedaży usług druku, dla innych podstawowym źródłem zarobków jest wciąż sprzedaż urządzeń. Jedni i drudzy przyznają jednak, że jeśli ktoś już raz zdecydował się na usługę, nie chce się potem z niej wycofać.

Informacja ma znaczenie

Eksperci są przekonani, że przyszłością tego biznesu będzie oferowanie usług zarządzania środowiskiem druku. Resellerzy i integratorzy zarobią przy tym na dodatkowych usługach związanych z przetwarzaniem i zarządzaniem obiegiem dokumentów. Do najczęściej ostatnio wskazywanych obszarów należy bezpieczeństwo danych. Zwiększone zainteresowanie firm tymi rozwiązaniami wynika m.in. ze strachu przed wysokimi karami, które grożą za niedostosowanie się do wymogów RODO.

Innym obszarem niedocenianym obecnie, ale wydającym się mieć pozytywny wpływ na potencjał biznesowy omawianego segmentu urządzeń i usług, jest zarządzanie informacją. Możliwość szybkiego dotarcia do potrzebnych danych ma w wielu sytuacjach kluczowe znaczenie biznesowe. W dużych systemach obiegu dokumentów są zazwyczaj wbudowane mechanizmy zarządzania – w mniejszym lub większym zakresie – informacją o zawartości obsługiwanych dokumentów. Dla mniejszych przedsiębiorstw są to jednak przeważnie rozwiązania za drogie i za bardzo rozbudowane. Jednak rosnąca liczba wytwarzanych w trakcie prowadzenia biznesu pism skłania również te podmioty do szukania skutecznych sposobów zaprowadzenia porządku w dokumentacji.

Uzupełnienie systemu zarządzania drukiem, dopasowane do potrzeb sektora MŚP rozwiązania do klasyfikowania i wyszukiwania informacji zapisanych w przetwarzanych dokumentach może stanowić dodatkowy argument za wyborem oferowanego rozwiązania. W ten sposób pozwoli integratorowi na osiągnięcie dodatkowych przychodów. Możliwość szybkiego znalezienia potrzebnego dokumentu w cyfrowych zasobach zwiększa prawdopodobieństwo, że zostanie on wydrukowany, a reseller pobierze za ten wydruk opłatę. Zwłaszcza że zawsze będą istniały dokumenty, których treść łatwiej przyswoić w wersji papierowej niż elektronicznej.

W stronę automatyzacji

Resellerzy i integratorzy, którzy perspektywicznie myślą o swoim biznesie, powinni zainteresować się automatyzacją procesów biznesowych. Tutaj również mogą się pojawić nowe możliwości zarabiania, przy okazji zarządzania środowiskiem druku i obiegiem dokumentów. Wiele przedsiębiorstw planuje wdrożenie systemów do automatycznego skanowania i narzędzi do odczytywania tekstu z zeskanowanych dokumentów i obrazów (Optical Character Recognition). W dużej części dotyczy to chociażby faktur. Przedstawiciele firm z różnych branż uważają, że drukowane faktury (papierowe i z PDF-ów) jeszcze długo nie znikną z obiegu. Żeby wprowadzić je do systemu automatycznej obsługi, trzeba im nadać cyfrową formę oraz wydobyć z nich dane potrzebne do automatycznego przetworzenia.

W związku z tym należy spodziewać się wzrostu zainteresowania skanerami dokumentowymi. Zapewniają one prostą, wygodną digitalizację dokumentów i wprowadzenie ich do jednolitego, cyfrowego obiegu w firmie. Poza tym wiele z tych urządzeń jest już standardowo wyposażonych w systemy OCR.

Automatyzacja procesów biznesowych może być w przyszłości kolejną funkcją pakietów rozwiązań do wspomagania pracy biurowej. Inne pomysły zapewne pojawią się, gdy użytkownicy przestaną myśleć o druku jak o osobnej dziedzinie funkcjonowania firmy i zaczną go traktować jak element zintegrowanego systemu obiegu dokumentów i zarządzania nimi. Zmiana perspektywy może ułatwić wykorzystanie nowych możliwości biznesowych, w których realizacji pomogą resellerzy i integratorzy. Paradoksem jest to, że im więcej cyfrowych dokumentów jest w obiegu, tym więcej okazji do ich drukowania.

Artykuł Druk: sprawdzi się podejście systemowe pochodzi z serwisu CRN.

Według tej samej agencji analitycznej jeszcze szybciej będzie się zwiększał światowy rynek systemów zarządzania obiegiem cyfrowych dokumentów – średnio o 23 proc. rocznie. W 2016 r. był wyceniany na niewiele ponad 3,5 mld dol., natomiast w 2021 r. jego wartość ma sięgnąć niemal 10 mld dol. Główne czynniki napędzające wzrost to chęć usprawnienia procesów biznesowych, redukcja kosztów druku oraz potrzeba szybszego dostępu do informacji. Warto w tym miejscu przywołać dane IDC, według których na poszukiwanie informacji pracownik traci średnio niemal 9 godzin tygodniowo.

Do czynników zwiększających zainteresowanie cyfrowym obiegiem dokumentów należy również rosnąca liczba informacji przetwarzanych przez firmy oraz dążenie do przechowywania ich w jednym miejscu. W analizowanym okresie (2016–2021) głównym źródłem przychodów mają być rozwiązania oferowane w modelu chmurowym. Ten sposób sprzedaży jest atrakcyjny dla klientów, ponieważ umożliwia ograniczenie kosztów budowy infrastruktury IT. W przypadku przedsiębiorstw wielooddziałowych bardzo ułatwia także dostęp do danych z dowolnego miejsca.

Na drukarki wciąż jest popyt

Firmy coraz chętniej sięgają po rozwiązania, które upraszczają cyfrowe przetwarzanie danych, co spowodowało, że już kilkakrotnie ogłaszano koniec ery tradycyjnego druku. Jednak rzeczywistość pokazuje, że jeszcze przez wiele lat z niego nie zrezygnujemy. Choć elektroniczny obieg dokumentów staje się coraz popularniejszy, de facto nie wypiera drukarek, a zwłaszcza nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych. Są one bowiem bardzo często potrzebne, aby „zasilić” systemy obiegu dokumentów dzięki funkcji skanowania dokumentów. Nie da się jednak ukryć, że zainteresowanie sprzętem do drukowania nie rośnie tak szybko, jak elektronicznym obiegiem dokumentów. Potwierdzają to badania.

Analitycy z Technavio przewidują, że światowy rynek drukarek wielofunkcyjnych będzie rósł do 2021 r. o 3 proc. rocznie. Ten niewielki wzrost jest zasługą producentów, którzy stale rozwijają oferowane urządzenia, aby obniżyć całkowite koszty ich posiadania (TCO). Podobne wyniki badań prezentuje IDC. Według tej agencji sprzedaż urządzeń drukujących zwiększyła się na świecie w IV kwartale 2016 r. o 0,6 proc. w stosunku do notowanej w tym samym okresie poprzedniego roku (badanie obejmowało urządzenia w formatach od A4 do A2).

Rośnie liczba przedsiębiorstw zainteresowanych różnego rodzaju rozwiązaniami do obiegu dokumentów – chętnie wybierane jest oprogramowanie niezależne od sprzętu, na którym działa. Aby jednak resellerzy mogli zarobić na sprzedaży takich systemów, muszą odejść od modelu oferowania pudełek i stać się konsultantami. Powinni przynajmniej mieć rozeznanie, jakie gotowe oprogramowanie i specjalistyczne produkty są na rynku. Sprzedawcy, którzy potrafią doradzić klientom, jak zoptymalizować środowisko druku, z pewnością mogą liczyć na większe kontrakty i dywersyfikację źródeł przychodów.

Lokalnie lub w chmurze

Większość rozwiązań do zarządzania obiegiem dokumentów jest oferowana w jednym z dwóch wariantów. Mogą być tradycyjnie instalowane na firmowym serwerze wewnątrz sieci klienta lub udostępniane jako usługa chmurowa. W tym drugim przypadku klient ponosi koszty w formie abonamentu. Oba rozwiązania mają swoje wady i zalety. Model SaaS to m.in. niskie koszty początkowe i możliwość natychmiastowego korzystania z usługi (brak czasochłonnego wdrożenia). Z kolei zaletą modelu instalacji rozwiązania w firmie jest bliższy i regularny kontakt z klientem oraz możliwość cross-sellingu innych usług oraz produktów.

Rozwiązanie serwerowe to zupełnie inny typ sprzedaży – reseller musi mieć odpowiednią wiedzę, przejść szkolenia (często też uzyskać certyfikację u producentów), być gotowym na samodzielne przeprowadzenie wdrożenia oraz szkoleń u użytkownika końcowego. Z drugiej strony klienci uważają to rozwiązanie za bezpieczniejsze i dlatego są nim bardziej zainteresowani. Dzięki temu, że funkcjonują dwa modele sprzedaży, reseller może wybrać ten, który jest na miarę jego możliwości. Najważniejsze, by określić, do kogo chce się adresować ofertę i dobrać rozwiązanie dla danej grupy docelowej.

W przypadku systemów do zarządzania obiegiem dokumentów cyfrowych istotą biznesu jest sprzedaż licencji na oprogramowanie i obudowanie jej dodatkowymi usługami – od wdrożenia przez sprzedaż oprogramowania firm trzecich lub własnych aplikacji i dostarczenie infrastruktury sprzętowej po usługi wsparcia. Na rynku jest bardzo duży wybór programów rozszerzających możliwości systemów obiegu informacji, ułatwiających pracę użytkowników oraz służących do zarządzania urządzeniami oraz kontroli kosztów funkcjonowania systemu (dzięki nim można np. przyporządkować opłatę za druk i kopiowanie do konkretnych urządzeń, użytkowników, działów czy projektów). Zakres oferty zależy od możliwości resellera i modelu współpracy z dostawcą. Można wyróżnić kilka typowych przypadków:

– Sprzedaż licencji – w tym najprostszym modelu reseller skupia się na pośredniczeniu w sprzedaży licencji oprogramowania klientom końcowym. Zyskiem jest jedynie ustalona marża.

– Wdrożenia oprogramowania – integratorzy, którzy mają zespoły specjalistów przygotowanych do realizacji takich usług, czerpią z nich dodatkowy dochód, obok uzgodnionej marży od sprzedaży licencji.

– Sprzedaż własnego oprogramowania – to model dla firm, które mają dział tworzący oprogramowanie i swoje produkty sprzedają jako uzupełnienie rozwiązań od zewnętrznego dostawcy.

– Model chmurowy – w tym przypadku reseller oferuje licencję produktu na zasadach subskrypcji. Jednocześnie może proponować usługi dodane, np. udostępnianie infrastruktury chmurowej oraz zarządzanie nią.

Jak złowić klienta?

Najwięcej wdrożeń systemów zarządzania obiegiem dokumentów ma miejsce w przedsiębiorstwach z takich gałęzi gospodarki jak logistyka i finanse, a także w placówkach ochrony zdrowia. Najważniejszym czynnikiem, który wywołuje u klienta potrzebę wdrożenia takiego rozwiązania, nie jest wielkość firmy, lecz liczba przetwarzanych dokumentów i związane z tym koszty. Warto podkreślić, że takie oprogramowanie zyskuje popularność także w firmach z sektora MŚP. Przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości, muszą bowiem szybko przetwarzać coraz większą liczbę danych i nowych typów dokumentów. Osobami, z którymi należy rozmawiać na temat wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, są właściciele firm, prezesi, dyrektorzy finansowi, informatycy lub kierownicy biur. Wybór rozmówcy zależy od specyfiki działalności firmy.

Jeśli klient jest niezdecydowany, warto nie tylko wspomnieć mu o optymalizacji kosztów, ale pokazać szerokie możliwości współczesnych systemów zarządzania cyfrowym obiegiem dokumentów. Digitalizacja nie polega bowiem wyłącznie na skanowaniu, duże korzyści przynosi również dodatkowe oprogramowanie do rozpoznawania i zindeksowania zeskanowanej treści (OCR). Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów daje pełną swobodę pracy, a jednocześnie zapewnia zachowanie kontroli dostępu do danych, ich integralności i podniesienie poziomu bezpieczeństwa.

Trzeba jednak pamiętać, że przedsiębiorstwa nie zawsze mogą lub chcą zrezygnować z papierowych dokumentów. Przyczyną są najczęściej uwarunkowania prawne lub kultura korporacyjna. Najlepszym przykładem takiej sytuacji jest obieg faktur. W naszym kraju wciąż firmy powszechnie posługują się ich wersjami papierowymi. Wyraźnie jednak widać tendencję do ograniczenia liczby drukowanych dokumentów i należy się spodziewać, że w przyszłości wszędzie tam, gdzie regulacje prawne tego nie zabraniają, dokumentacja papierowa będzie wypierana przez elektroniczną.

Artykuł Cyfrowy obieg dokumentów: szerokie pole do popisu pochodzi z serwisu CRN.

Proces cyfryzacji dotyczy dwóch obszarów. Pierwszy jest związany z codzienną pracą i trafiającymi do placówki medycznej dokumentami papierowymi, które należy zeskanować i wprowadzić do szpitalnego systemu obiegu dokumentów. Dużym wyzwaniem może jednak stać się drugi obszar, czyli cyfryzacja gromadzonego przez wiele lat archiwum analogowych obrazów z różnych rodzajów badań (np. radiologii klasycznej, USG, angiografii, fluoroskopii), jak również danych tekstowych (opisów badań, wyników analiz laboratoryjnych, epikryz i innych tego typu dokumentów). Co prawda nie ma formalnego wymogu, aby placówki medyczne dokonały pełnej digitalizacji swoich archiwalnych danych, niemniej jednak często może wystąpić konieczność wprowadzenia do systemu obiegu archiwalnych dokumentów papierowych z danymi pacjenta, który dziś jest w ciężkim stanie, w związku z czym należy prześledzić historię jego choroby.

Skanowanie dokumentacji medycznej

Dostawcy skanerów dokumentowych zgodnie podkreślają, że w ostatnim czasie znacznie wzrosło zainteresowanie placówek medycznych (przychodni, niepublicznych zakładów opieki zdrowotnej, szpitali) tymi urządzeniami. To rynek o znaczącym potencjale, ale też wymagający – menedżerowie IT w takich podmiotach liczą każdą złotówkę, więc ich zakupy muszą być przemyślane i dokładnie spełniać określone przez nich wymagania.

Dawid Manuszak

Product Manager, Veracomp

Szpitale są klientem dość dobrze świadomym swoich potrzeb i ostrożnie podchodzą do problemu niepotrzebnych wydatków. Inwestowanie w skanery dokumentowe wiąże się przede wszystkim z zapowiedzią obowiązkowego prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej oraz próbami zoptymalizowania pracy placówki. Na razie wciąż niewiele realizuje się projektów cyfryzacji posiadanych przez szpitale archiwów. Nie wymaga bowiem tego nowe prawo, a przechowywanie papierowej dokumentacji wciąż jest tańsze niż zarządzanie elektroniczną informacją.

Ponieważ placówki medyczne są najbardziej zainteresowane optymalizowaniem bieżącej pracy, największą popularnością cieszą się podstawowe modele skanerów dokumentowych, dzięki którym pracownicy recepcji wprowadzają do komputera dostarczaną przez pacjentów papierową dokumentację. Placówki, w których zaistnieje taka potrzeba, mogą zainwestować także w skaner klisz rentgenowskich. Należy jednak pamiętać, że obsługująca go stacja robocza powinna być wyposażona w medyczny monitor referencyjny, który ułatwi dobór parametrów skanowania, aby efekt tego procesu był jak najwyższej jakości.

Wciąż rzadko ma miejsce pełna digitalizacja posiadanego przez szpital archiwum. Koszt takiego przedsięwzięcia jest dość wysoki (wydajny skaner dokumentowy, pojemne macierze dyskowe, praca ludzi), a „zysk” niewielki. Prawdopodobieństwo częstego sięgania do archiwalnych materiałów jest bowiem niezbyt duże, a pacjent korzysta na tym tylko wtedy, gdy trafia na oddział w stanie krytycznym i konieczne staje się szybkie odtworzenie wcześniejszych wyników jego badań.

Placówki medyczne, które jednak zdecydują się na pełną cyfryzację swojego archiwum, często korzystają z usług firm trzecich, które realizują cały proces w modelu outsourcingowym. Taka działalność też może być jednym z potencjalnych kierunków rozwoju biznesu resellera, ale wymagałaby dużych nakładów zarówno na zakup sprzętu, jak i na zatrudnienie ludzi oraz organizację pracy. Dokumenty medyczne mają status informacji wrażliwej, więc świadczenie takich usług jako firma trzecia wiązałoby się z koniecznością zapewnienia maksymalnej ochrony poufności i zabezpieczenia prawnego.

Płytkę zamień na dysk!

Zarządzanie zebranymi elektronicznymi wynikami badań staje się nie lada wyzwaniem. – Osobom odpowiedzialnym za pamięci masowe w placówkach ochrony zdrowia trudno ocenić, jak szybko będzie rosła ilość danych – mówi Tomasz Obsłuski, inżynier wsparcia technicznego dla produktów medycznych w Alstor. – Tempo to będzie dość gwałtowne, ze względu na wykorzystanie coraz dokładniejszego sprzętu diagnostycznego generującego olbrzymie ilości informacji. Dlatego, projektując system przechowywania, backupu lub archiwizacji, należy porozmawiać z inżynierami medycznymi, którzy potrafią ocenić zapotrzebowanie na oprogramowanie zarządzające oraz przestrzeń do składowania wyników badań.

Na podstawowy system przechowywania danych medycznych powinna składać się profesjonalna macierz dyskowa podłączona do szybkiej sieci, ze względu na dużą objętość przesyłanych plików. Konieczne jest oczywiście skonfigurowanie dysków w tryb RAID, a także dodatkowa ochrona danych – najlepiej za pomocą replikacji do zapasowego centrum danych, ale także przez wykonanie backupu, czyli kopii bezpieczeństwa. Najważniejszą cechą macierzy jest w tym przypadku jej wysoka dostępność oraz duża pojemność. Wydajność ma trochę mniejsze znaczenie, chociaż naturalnie nie powinna być pomijana.

Tomasz Obłuski

inżynier wsparcia Technicznego dla produktów medycznych, Alstor

Niestety, systemy PACS nie są kompatybilne ze sobą, co utrudnia całościową wymianę informacji między oddziałami, archiwizację i backup znajdujących się w nich danych. Na szczęście dostępne są profesjonalne pakiety oprogramowania, które radzą sobie z tym problemem – podczas procesu wymiany danych DICOM potrafią je zunifikować. Jedynie takie zarządzanie archiwami szpitalnymi umożliwia pełne współużytkowanie przez różne zespoły wyników badań tego samego pacjenta.

Macierze dyskowe mają służyć do przechowywania danych medycznych przez parę lat, aby lekarze mieli szybki dostęp do wyników podczas kolejnych wizyt pacjenta. Później, w miarę zapełniania się przestrzeni, informacje te można przenosić do archiwum. Do celów archiwalnych kiedyś były wykorzystywane wyjątkowo trwałe nośniki magnetooptyczne, które jednak umarły śmiercią naturalną. Dlatego próbowano zastępować je płytkami CD i DVD. Eksperci wskazują, że to nie najlepszy pomysł.

– Jakość produkowanych dziś nośników optycznych nie jest wysoka – twierdzi Tomasz Obłuski. – W związku z tym nie powinny być wykorzystywane jako jedyne archiwum do długoterminowego przechowywania danych medycznych. Płytki dobrze służą jako nośnik badań dla pacjenta, z którym może pójść do innego lekarza, ale do profesjonalnego, długoterminowego przechowywania danych nadal zalecane są sprawdzone rozwiązania – taśmy.

Największe wyzwanie: migracja danych

Średni czas życia systemu dyskowego to 5 – 6 lat. Potem przechowywanie na nim danych jest ryzykowne (większe prawdopodobieństwo wystąpienia awarii i utraty dostępu do danych) i nieopłacalne (mała pojemność płyt, drogie wsparcie techniczne). Dlatego konieczne staje się przeniesienie danych na nowsze nośniki lub poddanie ich archiwizacji. Ze względu na ciągły spadek cen twardych dysków i, równocześnie, wzrost ich pojemności, wykorzystanie tych napędów może okazać się dobrym rozwiązaniem, gdyż jednocześnie gwarantuje dostęp do wszystkich archiwalnych danych. Jednak skuteczne przeprowadzenie migracji nie jest takie proste.

– Gdy zarządzamy dużym repozytorium danych, jednym z największych problemów jest ich migracja na nowe urządzenia ze sprzętu, którego cykl życia dobiegł końca – mówi Jarosław Raćkowicz, Channel Manager, Hitachi Data Systems. – W tradycyjnych systemach pamięci masowych ten proces może być bardzo utrudniony i generować niewyobrażalne koszty. Dlatego warto zainwestować w profesjonalne, specjalistyczne rozwiązanie, w którym po kliku latach taka migracja przeprowadzona zostanie w sposób niemalże automatyczny, tańszy – a co równie ważne – gwarantujący bezpieczeństwo przechowywanych danych medycznych w wymaganym czasie.

Firmy dysponujące kilkoma macierzami dyskowymi mogą poddać je wirtualizacji za pomocą specjalnego sprzętu lub oprogramowania. Tak stworzone środowisko wirtualne ułatwia przeprowadzanie migracji – wystarczy dołączyć do niego nową macierz i zlecić wykonanie kopii danych. Proces będzie się toczył w tle, nie wpływając na dostępność danych. Po zakończeniu migracji wystarczy zweryfikować poprawność wykonanej kopii i odłączyć stare urządzenia. Niektórzy dostawcy oprogramowania do wirtualizacji (np. DataCore Software) udostępniają czasowe licencje swojego oprogramowania firmom, które nie planują wirtualizacji swojego środowiska, ale chcą właśnie w opisany sposób przenieść dane na nowe macierze.

Problem migracji nie dotyczy zresztą tylko macierzy dyskowych. Taśmy, choć można na nich przechowywać dane nawet kilkanaście lat, także ulegają degradacji. Poza tym z dekady na dekadę coraz trudniej o starsze modele napędów, które posłużyłyby do odczytania taśm w już niestosowanych formatach. Dlatego eksperci zalecają przenoszenie danych z taśm na nowsze wersje nośnika co 8 – 10 lat, w sytuacji gdy nowe napędy przestają być kompatybilne z posiadanymi w archiwum taśmami w starych standardach. Dzięki temu dostęp do danych będzie pewniejszy, zaś wszystkie informacje zmieszczą się na znacznie mniejszej liczbie nośników. Jeżeli takich archiwalnych taśm mamy niewiele, proces ten można przeprowadzić ręcznie. W przypadku dużego archiwum warto zastosować specjalistyczną bibliotekę taśmową, która automatycznie przeprowadzi migrację zgodnie z przyjętą polityką, zweryfikuje jakość zapisu na pozostałych nośnikach i w przypadku wykrycia ryzyka wystąpienia ewentualnych problemów, zarekomenduje wykonanie dodatkowej kopii także z nich.

Aktywne archiwa cyfrowe

Wymóg przechowywania danych medycznych pacjenta przez cały czas jego życia i konieczność zapewnienia jak najszybszego dostępu do nich skłaniają do stworzenia archiwum dostępnego online. Najczęściej na taki system do archiwizacji składa się oprogramowanie zarządzające tym procesem, zainstalowane na firmowym serwerze, oraz dołączona do serwera pamięć masowa (macierz dyskowa i/lub biblioteka taśmowa), na której składowane są zarchiwizowane dane. Takie rozwiązanie nie jest w pełni niezawodne, dlatego na świecie coraz częściej stosowane są także specjalistyczne systemy do archiwizacji. Dane w nich są przechowywane na podłączonych do sieci macierzach dyskowych, ale mają status informacji archiwalnej, często z blokadą uniemożliwiającą jej usunięcie bądź zmianę. Przede wszystkim jednak owe systemy gwarantują ich autentyczność. Z omówionych produktów najpopularniejsze na rynku są oferowane przez EMC, Hitachi Data Systems, HP i IBM.

Rozwiązania do profesjonalnej archiwizacji często określa się mianem Content Addressable Storage (CAS). Jak sama nazwa wskazuje, w ich funkcjonowaniu nacisk jest położony na informację zawartą w przechowywanych danych, a nie na oryginalny sposób ich przechowywania. Rozwiązania CAS mają kilka funkcji, których nie oferują inne systemy archiwizacji. Najważniejsza jest możliwość zapisania danych w trybie tylko do odczytu WORM (Write Once Read Many). Do momentu powstania rozwiązań CAS taką funkcję oferowały tylko wymienne nośniki optyczne i magnetooptyczne, a od kilku lat także taśmy. Twarde dyski z założenia takiej możliwości nie mają, trzeba więc było zaimplementować ją w oprogramowaniu oraz kontrolerze macierzowym, który dzięki temu umożliwia wprowadzanie zmian w danych lub ich kasowane tylko wtedy, jeśli pozwoli na to zdefiniowana polityka zarządzania danymi.

Drugim bardzo ważnym elementem jest autentyczność przechowywanych danych, a więc gwarancja, że nawet jeśli tryb WORM nie zostanie uruchomiony, dane nie ulegną zmianie. Mają to gwarantować kody kontrolne obliczane dla każdego obiektu przechowywanego w systemie CAS.

Jarosław Raćkowicz

Channel Manager, Hitachi Data Systems

Wiele placówek medycznych inwestuje duże pieniądze w nowe systemy obrazowania diagnostycznego, ale zapomina, że wygenerowane przez nie dane trzeba przechowywać w profesjonalny sposób i zabezpieczyć. Niestety do tego celu bardzo często są stosowane najprostsze systemy, które nie gwarantują bezpieczeństwa oraz nie zapewniają centralnego dostępu do danych.

Artykuł Archiwum z szybkim dostępem pochodzi z serwisu CRN.