Artykuł Archiwizacja poczty z wartością dodaną pochodzi z serwisu CRN.
]]>Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa liczba e-maili gwałtownie rośnie, w dodatku najczęściej w niekontrolowany sposób. Chociaż firmy od dawna nie mają wątpliwości, że archiwizacja poczty jest niezbędna, w praktyce nie zawsze potrafią ten proces skutecznie przeprowadzić. Co więcej, mimo że narzędzia do przechowywania plików i zarządzania nimi (w tym oprogramowanie do archiwizowania
e-maili) oferują coraz większe możliwości, przedsiębiorstwa wciąż nie potrafią się nimi właściwie posługiwać.
Powszechnie bowiem interakcja, np. z systemem do archiwizowania poczty, kończy się na zainstalowaniu i skonfigurowaniu narzędzia, którego potem trudno użyć. Może to prowadzić do poważnych problemów z odzyskiwaniem danych. Tymczasem w nowoczesnej firmie jedynym wartościowym archiwum pocztowym jest takie, którego zarówno dział IT, jak i użytkownicy używają na co dzień.
Robert Włodarczyk
dyrektor handlowy, AKBIT
Większość klientów nie zdaje sobie sprawy z korzyści płynących z archiwizacji poczty elektronicznej. Najczęściej do incydentu wymagającego dostępu do poczty historycznej. Dopiero wtedy odkrywają, że możliwe jest uzyskanie bardzo szybkiego dostępu do informacji, której odnalezienie wcześniej trwało nawet kilka godzin. Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy w grę wchodzi czas i pieniądze, czyli np. w wypadku utraty danych pocztowych przez kluczowych pracowników firmy.
Skrzynka o nieograniczonym rozmiarze
Rozwiązanie Cryoserver zaspokaja potrzeby większości przedsiębiorstw, które borykają się ze stworzeniem i skutecznym egzekwowaniem reguł polityki zarządzania pocztą elektroniczną, przechowywania wiadomości e-mail oraz wykorzystywania treści w nich zawartych. Takiej, która spełniałaby wymagania zarówno biznesowe, jak i prawne.
Oprogramowanie to służy do tworzenia archiwum o praktycznie nieograniczonym rozmiarze, do którego bezpiecznie kopiuje się w czasie rzeczywistym e-maile docierające do serwera pocztowego. Cryoserver umożliwia użytkownikom szybkie samodzielne odzyskiwanie e-maili z archiwum, co oszczędza czas i zmniejsza liczbę zapytań kierowanych do działów IT. Ogranicza także znacząco wykorzystanie zasobów przez serwer pocztowy, ponieważ kompresuje, deduplikuje i szyfruje e-maile na oddzielnym serwerze. W rezultacie oszczędność przestrzeni dyskowej przeznaczonej dla serwera pocztowego może wynosić nawet 75 proc. Cryoserver przekształca zawartość dotychczas wykorzystywanych plików z wiadomościami z poczty elektronicznej w jedno łatwe do przeszukiwania archiwum. Dzięki temu spada ryzyko uszkodzenia bazy z e-mailami, na co szczególnie podatne są pliki PST.
Produkt marki Cryoserver jest przeznaczony dla firm każdego rodzaju i wielkości – od małych i średnich do ISP. Może być instalowany w siedzibie klienta, ale jest też oferowany w modelu Software as a Service. W wersji do instalacji jest dostarczane jako appliance działający w trybie plug-and-play albo oprogramowanie wdrażane na sprzęcie klienta lub wirtualnym serwerze. Bez względu na to, jaką wersję wybierze klient, Cryoserver zapewni ten sam poziom bezpieczeństwa i niezawodności oraz komfort użytkowania. Rozwiązanie umożliwia zdalny dostęp do archiwum, np. przy użyciu aplikacji mobilnych dostosowanych do urządzeń z systemami Android, iOS, Windows Mobile i BlackBerry OS.
Uwaga, nadchodzi GDPR
Jednym z najważniejszych argumentów za zainwestowaniem w rozwiązanie do archiwizacji poczty jest konieczność zachowania zgodności z przepisami prawnymi. To kryterium wyboru stało się jeszcze ważniejsze ze względu na nowe unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli General Data Protection Regulation. Jest ono obecnie jednym z najgorętszych tematów w branży IT, ponieważ wejdzie w życie już w 2018 r. W efekcie każde przedsiębiorstwo musi już dziś znacznie więcej uwagi poświęcić sposobom zabezpieczania informacji, także przesyłanych pocztą elektroniczną.
GDPR obejmuje wszelkie formy działań związanych z danymi. Wprowadza przepisy dotyczące bezpieczeństwa informacji, odpowiedzialności za nie, retencji wiadomości e-mail i powiadomień o naruszeniu ochrony danych osobowych. Rozporządzenie wzmacnia mechanizmy ochrony prywatności, które mają być stosowane domyślnie, już w fazie projektowania procesów i rozwiązań IT. Dotyczy to m.in. prawa do bycia zapomnianym oraz do przesyłania danych między usługodawcami. W ten sposób GDPR wpłynie na działanie wszystkich przedsiębiorstw, a już szczególnie tych, których praca wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych i informacji przechowywanych cyfrowo (np. w postaci e-maili). Do zaostrzonych wymogów będą musiały dostosować się zwłaszcza takie sektory jak administracja państwowa, ochrona zdrowia oraz usługi finansowe i prawne.
Nowe przepisy znacznie bardziej rygorystycznie traktują kwestię powiadamiania władz o naruszeniu ochrony danych osobowych. Niedopełnienie procedur będzie skutkowało niezwykle wysokimi grzywnami (dochodzącymi do 20 mln euro bądź 4 proc. całkowitego dochodu firmy). Nie powinno być zaskoczeniem, że najwięcej naruszeń ochrony informacji dokonują pracownicy odchodzący z przedsiębiorstw, wykorzystujący dane, do których mieli dostęp. Dlatego tak istotne staje się właściwe desygnowanie praw dostępowych oraz umiejętność ich audytu. Ponieważ firmy będą miały jedynie 72 godziny na poinformowanie odpowiednich organów o naruszeniu ochrony danych, bardzo ważna staje się możliwość szybkiego odszukiwania i odzyskiwania wiadomości e-mail.
Na przedsiębiorstwa zostanie nałożony obowiązek przechowywania informacji przez zadany czas (zależny od typu danych) oraz niszczenia danych osoby chcącej skorzystać z prawa do bycia zapomnianym. Każdy będzie mógł także wystąpić z wnioskiem o dostęp do swoich danych, by dowiedzieć się, jakie informacje są w posiadaniu firm. Dlatego przedsiębiorstwom, które będą miały do czynienia z wieloma tego typu zleceniami, posiadanie szybkich i precyzyjnych narzędzi do przeszukiwania dużych baz danych zapewni znaczną oszczędność czasu.
Archiwizowanie poczty najważniejsze
Gdy przepisy się zaostrzają, coraz więcej zależy od systemów zarządzania plikami, takich jak archiwizacja poczty. Skorzystanie z rozwiązania Cryoserver umożliwia zachowanie zgodności z regulacjami, bez względu na to, jak szybko będą przyrastać dane.
Rozporządzenie GDPR sprawia, że rośnie znaczenie takiego rozwiązania do archiwizacji poczty, z którego łatwo korzystać. Dzięki temu pracownicy zyskują dostęp do potrzebnych danych bez kontaktowania się z działami IT. Te z kolei mogą ustalać reguły retencji wiadomości e-mail, by dane były usuwane w odpowiednim momencie. Mają też możliwość dokonywania kontrolnych przeszukiwań i usuwania efektów nadużyć w przypadku wykorzystywania dostępu do cudzych skrzynek pocztowych przez uprzywilejowanych użytkowników.
Wyłącznym dystrybutorem rozwiązania Cryoserver w Polsce jest AKBIT.
Artykuł powstał we współpracy z firmami Cryoserver i AKBIT.
Artykuł Archiwizacja poczty z wartością dodaną pochodzi z serwisu CRN.
]]>Artykuł Skazani na archiwizację – bezpieczne i efektywne zarządzanie pocztą pochodzi z serwisu CRN.
]]>Długoterminowe przechowywanie wiadomości w drogiej przestrzeni dyskowej serwera pocztowego często nie jest możliwe ze względu na zbyt ograniczone zasoby. Cryoserver oferuje mechanizmy kompresji danych i deduplikacji, dzięki czemu można zaoszczędzić nawet 75 proc. miejsca na serwerze. Jeden z dużych uniwersytetów w Wielkiej Brytanii po wdrożeniu systemu archiwizacji Cryoserver zredukował przestrzeń niezbędną do przechowywania wiadomości pocztowych z 12 do 2 TB.
Case study: wdrożenie Cryoserver w firmie RED
RED jest międzynarodowym dostawcą rozwiązań SAP. Korzysta z produktów Cryoserver od wielu lat, a w ostatnim czasie dokonywał całościowej zmiany platformy archiwizacji (sprzętu i oprogramowania), włącznie z przeniesieniem jej do środowiska wirtualnego.
Administratorzy firmy RED zdecydowali o migracji większości zasobów IT do chmury. Rozpoczęto od zmiany poczty na Office 365, więc zastosowanie usługi Microsoft do archiwizacji również było oczywiste. Okazało się jednak, że Office 365 nie spełnia bardzo wysokich wymagań postawionych przez RED. Konieczność zapewnienia szybkiego dostępu do wiadomości spowodowała, że potrzebne było skorzystanie z innego rozwiązania. Zdecydowano się na przeniesienie całości archiwum poczty w chmurze do CryoCloud, ponieważ to rozwiązanie doskonale współpracuje praktycznie z każdym środowiskiem pocztowym.
Luke Braham, IT Manager w RED, podsumował:– Office 365 nie oferuje najlepszych opcji wyszukiwania, natomiast Cryoserver potrafi zachwycić szybkością znajdowania potrzebnych wiadomości w sekundę i to według dowolnych parametrów, także z uwzględnieniem słów kluczowych w załącznikach. Jeśli z naszej firmy odchodzą jacyś pracownicy, to teraz, mając Cryoserver, od razu możemy skasować ich skrzynki i odzyskać miejsce oraz licencję na serwerze. Jednocześnie nadal mamy pełny dostęp do wszystkich wiadomości takiego użytkownika za pomocą interfejsu Cryoserver.
Oprogramowanie Cryoserver „rośnie” razem z przedsiębiorstwem – zapewnia środowisku pocztowemu wysoką dostępność i dużą skalowalność, niezależnie, czy trzeba zarchiwizować 120 kont pocztowych, czy serwer pocztowy z 16 tys. skrzynek. Optymalny koszt zakupu i utrzymania powoduje, że rozwiązanie jest dostępne dla każdej firmy. Dlatego stosują je takie przedsiębiorstwa jak banki czy ubezpieczalnie, ale także zakłady przemysłowe, placówki edukacyjne i ochrony zdrowia oraz jednostki rządowe i samorządowe.
Większość pracowników wie, że łatwo utracić lub przypadkowo usunąć ważną wiadomość, a trudno ją odnaleźć – często kończy się to zgłoszeniem do działu IT. Użytkownicy Cryoserver mogą samodzielnie znaleźć każdą wiadomość, korzystając z bardzo intuicyjnej wyszukiwarki. System dostarczy wynik po chwili, zazwyczaj w czasie krótszym niż sekunda. Firmy korzystające z Cryoserver szacują redukcję zgłoszeń do działu helpdesk o ponad 25 proc.
Wiadomości przechowywane w kliencie pocztowym z reguły nie są zabezpieczone w żaden sposób, łatwo je zatem zmodyfikować czy spreparować, nawet przy użyciu notatnika. Dopiero profesjonalnie zabezpieczone archiwum (szyfrowanie i podpis cyfrowy) staje się wiarygodnym źródłem wiadomości. Jeśli w przedsiębiorstwie prowadzone jest wewnętrzne dochodzenie w sprawie np. naruszeń pracownika, archiwum dostarczy informacji o wszystkich jego wiadomościach w sekundę. Odtwarzanie tych samych wiadomości z backupu, zwłaszcza na taśmach, może być procesem czasochłonnym i mocno obciążyć dział IT.
Wiadomości pocztowe często zawierają bardzo istotne dane dotyczące kontraktów z partnerami biznesowymi. W przypadku spornych sytuacji ważne jest, by można było pokazać wiarygodną wiadomość, najlepiej z zaufanego źródła. Cryoserver bezpiecznie przechowuje kopie wszystkich wiadomości, które trafiają do serwera pocztowego. Umożliwia to przedstawienie – w sytuacjach krytycznych – jakie były rzeczywiste ustalenia z danym kontrahentem.
Cryoserver pomaga w wyszukiwaniu wiadomości
• Zapewnia użytkownikom odszukanie zaginionych lub skasowanych wiadomości,wykorzystując bardzo szybką i intuicyjną wyszukiwarkę.
• Prosty interfejs rozwiązania gwarantuje szybki dostęp do danych.
• Umożliwia tworzenie zaawansowanych zapytań w celu bardziej precyzyjnegowyszukiwania.
• Replikuje strukturę katalogów z MS Outlook w interfejsie archiwum Cryoserver.
• Zapewnia dostęp do wiadomości archiwalnych także z mobilnych aplikacji(Android, iOS, Windows Phone i BlackBerry).
• Interfejs użytkownika dostępny w 16 językach, także po polsku.
Cryoserver oferuje także bezpieczne aplikacje dla wszystkich platform mobilnych (Android, iOS, BlackBerry i Windows Mobile Phone), umożliwiające przeszukiwanie archiwum. Dzięki temu, będąc na spotkaniu, łatwo odszukać wiadomość wysłaną do klienta np. pół roku wcześniej. Wiadomości pocztowe są jednak bezpieczne, bo nie przechowuje się ich w aplikacji mobilnej. Jeśli telefon zostanie zagubiony bądź skradziony, wiadomości pocztowe i zawarte tam dane pozostają bezpieczne w centralnym archiwum.
Łatwiejsze przenoszenie serwera pocztowego
Migracja zasobów między różnymi środowiskami pocztowymi jest nie lada wyzwaniem. Problemy techniczne, błędy występujące podczas importu danych, a także czasochłonne konsultacje mogą bardzo utrudnić cały proces. Jeśli klient planuje przejść na rozwiązanie w chmurze, pocztę hostowaną albo Office 365, rozwiązanie Cryoserver może uprościć cały proces, przyspieszyć import danych i obniżyć koszty użytkowania takiego środowiska nawet o 70 proc. Zapewni również stały dostęp do e-maili, a przestoje podczas migracji nie będą już problemem.
Właściwa dbałość o serwer pocztowy jest kluczowa dla jego poprawnej i wydajnej pracy. Kiedy w przedsiębiorstwie klienta zbierze się duża liczba wiadomości z ostatnich kilku lat, czas niezbędny dowykonania operacji serwisowych może wydłużyć się nawet kilkakrotnie. Z Cryoserver wszystkie zaplanowane prace serwisowe można przeprowadzić o 50 proc. szybciej.
Wyłącznym dystrybutorem rozwiązania Cryoserver w Polsce jest AKBIT.
Artykuł powstał we współpracy z firmami Cryoserver i AKBIT.
Artykuł Skazani na archiwizację – bezpieczne i efektywne zarządzanie pocztą pochodzi z serwisu CRN.
]]>Artykuł Archiwizacja poczty – moda czy wygoda? pochodzi z serwisu CRN.
]]>Cryoserver eliminuje też potrzebę korzystania z archiwum gromadzonego w klientach pocztowych, np. w plikach PST. Wiadomości przechowuje się w centralnym, dostępnym dla każdego użytkownika systemu pocztowego archiwum, ale jednocześnie są zabezpieczone przed nieautoryzowanym edytowaniem treści lub kasowaniem niewygodnych e-maili. Rozwiązanie zostało przystosowane do firm każdej wielkości.
Oszczędności z Cryoserver
Badania przeprowadzone przez McKinsey Global Institute (MGI) wykazały, że każdy pracownik spędza ok. 28 proc. czasu pracy na zarządzaniu wiadomościami pocztowymi. Zdecydowanie lepiej byłoby, żeby te godziny poświęcił na realizację swoich podstawowych zadań, które w większym stopniu wpływają na podniesienie wyniku finansowego firmy.
Cryoserver znacznie redukuje czas potrzebny na zajmowanie się pocztą, co przekłada się na wzrost produktywności korzystających z niego osób. Eliminuje konieczność poszukiwania zaginionych wiadomości, które zostały przeniesione do złego katalogu lub usunięte przez przypadek. Każda wysłana i otrzymana wiadomość trafia do bezpiecznego archiwum, gdzie jest przechowywana. Dzięki temu nawet po skasowaniu zawartości całej skrzynki pocztowej użytkownik ma dostęp do wszystkich e-maili.
Rozwiązanie Cryoserver współpracuje z każdym serwerem pocztowym i jest kompatybilne z popularnymi klientami pocztowymi (np. Microsoft Outlook, Office 365). Intuicyjny, przyjazny interfejs pokazuje strukturę katalogów w takiej samej formie, w jakiej była widoczna w źródłowym programie pocztowym, co ułatwia wybieranie folderów i szybkie wyszukiwanie potrzebnych wiadomości. Zaawansowana wyszukiwarka Cryoserver przeszukuje całe archiwum i podaje wyniki w ciągu kilku sekund, a nie minut czy godzin.
Cryoserver wyposażono w narzędzia, które zapewniają zgodność z prawodawstwem Unii Europejskiej. Wykorzystywany jest mechanizm centralnej polityki retencji danych, dostępu do wiadomości i przeszukiwania. Korzystanie ze skrzynki zawierającej archiwalne wiadomości jest monitorowane, można także zdefiniować uprawnienia użytkownika – standardowe lub uprzywilejowane (podgląd skrzynek wielu użytkowników). Wiadomości są przeznaczone tylko do odczytu i podpisane cyfrowo, dzięki czemu gwarantuje się ich oryginalność.
Większa efektywność pracy serwerów pocztowych
Archiwizacja poczty zapewnia swego rodzaju kompromis – umożliwia trzymanie wiadomości „na wszelki wypadek”, gdyby nie można było którejś znaleźć. Jednocześnie eliminuje konieczność przechowywania ich na drogich macierzach dyskowych, na których z reguły znajdują się skrzynki z pocztą elektroniczną. Obowiązująca w Unii Europejskiej ustawa o ochronie danych jest w tym zakresie nieprecyzyjna – każde przedsiębiorstwo i instytucja mają możliwość samodzielnego decydowania, jak długo przechowują korespondencję, i ustalania indywidualnych standardów bezpieczeństwa.
Cryoserver jest oferowany pod różnymi postaciami – jako sprzęt, maszyna wirtualna i usługa chmurowa. Wiadomości archiwizowane są w niezależnej od głównego serwera pocztowego przestrzeni, co pozwala na uwolnienie jego cennych zasobów, a także podniesienie wydajności i stabilności pracy. Coraz większym zainteresowaniem cieszy się wersja Cryoserver Cloud, która umożliwia uruchomienie archiwizacji bez żadnych dodatkowych zasobów, w niecałe 30 minut.
Wyłącznym dystrybutorem rozwiązania Cryoserver w Polsce jest AKBIT.
Artykuł powstał we współpracy z firmami Cryoserver i AKBIT.
Artykuł Archiwizacja poczty – moda czy wygoda? pochodzi z serwisu CRN.
]]>Artykuł Archiwizacja poczty – wyzwanie dla każdej firmy pochodzi z serwisu CRN.
]]>
Miliardy wiadomości w poczcie
Według ostatnich badań przeprowadzonych przez firmę The Radicati Group 25 proc. skrzynek pocztowych na świecie to konta biznesowe. Generowanych jest w nich 114 mld wiadomości każdego dnia – ponad dwa razy więcej niż wiadomości prywatnych. Liczba e-maili rośnie z roku na rok i z końcem 2016 ma sięgnąć 144 mld wiadomości dziennie. Wówczas aż trzykrotnie przewyższy liczbę wiadomości prywatnych.
Wsparcie dla działów IT związane z administrowaniem tak dużą ilością e-maili oferuje firma Cryoserver, która zatrudnia grupę specjalistów od archiwizacji i zarządzania pocztą. Przygotowała ona rozwiązanie, które wspiera te procesy w sposób efektywny i wydajny, przyczyniając się do lepszego funkcjonowania całego przedsiębiorstwa i przynosząc korzyści każdemu pracownikowi.
Istnieją trzy podstawowe wymogi stawiane nowoczesnym systemom archiwizacji poczty, na których skupiają się rozwiązania Cryoserver:
1. zarządzanie coraz większą liczbą wiadomości,
2. wyszukiwanie wiadomości w krótkim czasie,
3. zagwarantowanie oryginalności i nienaruszalności wiadomości
Jeden rozmiar nie dla wszystkich
Przekraczanie pojemności skrzynki pocztowej to obecnie najczęstszy problem, z którym borykają się pracownicy firm. Chodzi nie tylko o rosnącą liczbę wiadomości, ale także o coraz większy ich rozmiar. Jeszcze 10 lat temu korespondencję e-mailową stanowiły głównie wiadomości tekstowe. Obecnie bardzo często dołączane są do nich obszerne raporty, zdjęcia w wysokiej rozdzielczości, a także pliki audio i wideo. To wszystko powoduje, że średnie i duże przedsiębiorstwa zaczynają cierpieć na brak przestrzeni dyskowej na przechowywanie wszystkich wiadomości.
Co najczęściej robią użytkownicy po przeczytaniu wiadomości pocztowych? Oczyszczają skrzynkę główną, a część e-maili odkładają do przygotowanych folderów? Czy raczej są zapobiegliwymi zbieraczami, którzy nigdy nic nie kasują, bo może kiedyś coś się przyda? A może kasują wszystko, co znajduje się dłużej niż dwa dni w ich skrzynce? W praktyce, większość zbiera część wiadomości, inne kasuje, bo na pewno nigdy się nie przydadzą, i… tego później żałują. Dlatego prawie każdy administrator poczty tracił kiedyś czas na odzyskiwanie skasowanych wiadomości.
Administrator kontra użytkownicy
Jednym ze sposobów na uzyskanie dodatkowego miejsca na wiadomości jest stworzenie kolejnego pliku PST w Outlooku. Dla części działów IT to standardowy krok w zarządzaniu serwerem pocztowym. W rzeczywistości jednak spora część użytkowników tworzy lokalne pliki PST i przechowuje je na swoich komputerach. Rozwiązuje to problem przestrzeni dyskowej w skrzynce przechowywanej na serwerze, ale generuje inny – brak zabezpieczeń potencjalnie wrażliwych informacji. Według badania The Radicati Group 48 proc. użytkowników tworzy lokalne pliki archiwum w formie PST, a 8 proc. osób zarządzających serwerami nic o tym nie wie.
Jak długo przechowywać pocztę elektroniczną? Prawo Unii Europejskiej określa to niezbyt precyzyjnie. Zamiast zdefiniować standardowy czas przechowywania, określa, że wiadomości pocztowe muszą być przechowywane „nie dłużej niż to konieczne”. Tym samym pozostawia przedsiębiorstwom swobodę w ustalaniu własnej polityki w tym zakresie.
Poza obszarami działalności regulowanymi prawem (finanse, biura prawne) wiele podmiotów musi przyjąć kompromis między wymogiem przechowywania wszystkiego a możliwością kasowania wiadomości potencjalnie zbędnych. Mając jednak na uwadze fakt, że wiadomości pocztowe mogą być dowodem w sądzie, wiele firm zbiera wszystkie e-maile, co powoduje problemy z wydajnością serwera pocztowego, wydłuża czas wykonywania backupu i wreszcie zmusza przedsiębiorstwa do powiększania kosztownej przecież przestrzeni dyskowej.
Wymogi dotyczące ochrony wiadomości pocztowych w firmie
• Zawartość wiadomości poczty elektronicznej jest wiążąca w przypadku umów i może zostać użyta jako dowód w sprawach sądowych – należy je archiwizować w oryginalnym stanie. Wiadomości przechowywane w Microsoft Outlook lub pliku PST mogą być bardzo łatwo modyfikowane w dowolnym edytorze tekstu – nawet w notatniku. Dlatego systemy archiwizacji bazujące na plikach PST nie spełniają podstawowych wymogów regulacji dotyczących bezpieczeństwa w przedsiębiorstwach.
• Wszystkie dane wysyłane drogą e-mailową przez dział kadr muszą być przechowywane przez 6 lat od czasu zakończenia współpracy z danym pracownikiem.
• Wszystkie e-maile dotyczące zwolnień chorobowych i absencji pracowników (zawierające daty zwolnienia i przyczynę nieobecności) należy przechowywać przez 6 lat.
• Wszystkie wiadomości dotyczące świadczeń emerytalno-rentowych muszą być przechowywane przez czas obowiązywania ustaleń o tych świadczeniach, czyli nawet przez 80 lat.
Na co zwracać uwagę, wybierając system archiwizacji?
Jeśli system do archiwizacji poczty elektronicznej nie oferuje możliwości szybkiego wyszukiwania, nie można go nazwać dobrym narzędziem. Solidne rozwiązanie do archiwizacji poczty powinno mieć zaawansowaną wyszukiwarkę, która zapewnia definiowanie różnych parametrów wyszukiwania, ale zarazem jest prosta w użyciu i intuicyjna. Wyświetlenie wyników zapytania powinno trwać mniej niż sekundę
Zapewnienie użytkownikom przeszukiwania ich skrzynek to podstawowy wymóg wobec systemu archiwizacji. Dostęp do wszystkich e-maili wymaga jednak ich monitorowania i ciągłej kontroli. Dlatego powinny go mieć tylko uprawnione osoby, np. audytorzy wewnętrzni lub administratorzy bezpieczeństwa informacji. Dobrze zaprojektowany system archiwizacji ograniczy dostęp do wiadomości tylko do ich adresatów. Jednocześnie umożliwi stworzenie konta specjalnego dla użytkownika, który zyska dostęp do wybranych skrzynek lub e-maili innych użytkowników.
Jaką można mieć pewność, że wyszukana wiadomość nie jest zmieniona w stosunku do oryginału? Pliki PST są łatwo edytowalne, a zawartość e-maili może zostać zmodyfikowana. Dlatego dobry system archiwizacji poczty przechowuje e-maile bezpiecznie, jako nienaruszalne kopie każdej wiadomości docierającej do serwera pocztowego. Najlepsze systemy archiwizacji, jak Cryoserver, dodatkowo zapisują każde zdarzenie związane z dostępem do wiadomości, jej wykorzystaniem, odczytaniem bądź przekazaniem innemu odbiorcy. Tak kontrolowany dostęp do wiadomości daje gwarancję, że są przechowywane w oryginalnym stanie.
Artykuł powstał we współpracy z firmami Cryoserver i AKBIT.
Artykuł Archiwizacja poczty – wyzwanie dla każdej firmy pochodzi z serwisu CRN.
]]>