Powodem jest kiepskie zarządzanie licencjami. W efekcie wiele organizacji kupuje ich więcej niż to konieczne, nie dostosowuje ich do faktycznego użycia przez pracowników, nie pilnuje przenoszenia licencji na innych użytkowników po odejściu pracownika z firmy lub zmianie ról. Do tego sporo kont jest kompletnie niewykorzystanych – wynika z badania. Analiza objęła 5 mln pracowników.

Działy IT często kupują licencje Office 365 partiami – to jeden z powodów, że szwankuje dopasowanie zamówionych pakietów do liczby, potrzeb czy profilu pracy pracowników.

Skala marnotrawstwa jest zaskakująca. Przykładowo w pakiecie licencji Office 365 E1 średnio 37 proc. kont było nieaktywnych, a 39 proc. nieprzypisanych, E3: 12 proc. i 42 proc., E5: 23 proc. i 27 proc. – ustalił Coreview.

Według analizy, aby optymalnie gospodarować środkami, 38 proc. licencji E5 przedsiębiorcy spokojnie mogliby obniżyć do poziomu E1, bazując na rzeczywistym wykorzystaniu Office 365 przez pracowników. Eliminacja nieaktywnych kont Office 365 może przynieść oszczędności rzędu 14 proc. kosztów korzystania z tej usługi – obliczył dostawca.

Badanie pokazuje, że szefowie IT muszą być bardziej zaangażowani w optymalizację wykorzystania licencji i dotyczy to nie tylko Office. W przeciwnym razie ryzykują, że spora część budżetu przeznaczonego na oprogramowanie czy usługi chmurowe zmarnuje się.

Dane pochodzą z raportu Coreview "Microsoft Office 365 License Optimization Report".

Artykuł Zaskakująca rozrzutność na licencjach Office 365 pochodzi z serwisu CRN.