W związku z faktem, że obecnie stosowanie KSeF jest dobrowolne, to obok faktur ustrukturyzowanych dopuszczalne są faktury w formie papierowej oraz zwykłej elektronicznej. Tym samym, podatnikom pozostawiono wybór, czy będą dokumentować sprzedaż wyłącznie w formie e-Faktury, czy też zdecydują się na to w przypadku niektórych tylko transakcji.

Zasady wystawiania

W myśl przedmiotowych przepisów, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Otrzymywanie e-Faktur nie może być narzucone jej odbiorcy, gdyż przepisy wymagają jego akceptacji. Ustawodawca nie wprowadził szczególnych regulacji odnośnie do udzielenia zgody, a więc może ona być wyrażona w dowolnej formie, między innymi poprzez korespondencję e-mail czy postanowienia umowne.

Oczywiście nie oznacza to, że w sytuacji odmowy sprzedawca nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. W takim przypadku nadal może wystawić on e-Fakturę, jednak nabywcy powinien przekazać dokument w wersji standardowej. Niniejsze sprowadza się do dwutorowego sposobu wystawiania faktur. Przy czym prawodawca nie zawęził stosowania faktur ustrukturyzowanych wyłącznie do transakcji krajowych. Zatem sprzedaż zagraniczna również może zostać udokumentowana e-Fakturą.

Moment doręczenia

Jeżeli sprzedawca i nabywca wyrazili zgodę na wystawianie e-Faktur, to zostaną one uznane za otrzymane każdorazowo w dniu przydzielenia numeru identyfikującego. Tym samym, z dniem przydzielenia numeru, automatycznie dojdzie do doręczenia nabywcy faktury ustrukturyzowanej. Co warte odnotowania, skuteczne doręczenie faktury nie będzie uzależnione od jej pobrania z KSeF.

Powyższy sposób ustalania momentu doręczenia e-Faktur ma wpływ na okres, w którym nabywca ma możliwość zrealizowania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury. Mając to na uwadze, jeżeli wraz z nadaniem numeru w KSeF powstanie obowiązek podatkowy dla dokumentowanego zdarzenia, to nabywcy od razu będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Faktury korygujące

Zastosowanie przez podatnika ustrukturyzowanej wersji faktury wpłynie też na sposób jej korygowania. Ustawodawca zobowiązał podatników korzystających z KSeF do wystawienia faktury korygującej również za pomocą systemu. Okoliczność ta wpłynie na moment ujęcia korekty w rozliczeniu podatku VAT. Podatnik ma możliwość uwzględnienia jej w deklaracji za okres, w którym faktura korygująca została wystawiona. Tym samym odpada konieczność uzgodnienia warunków korekty z nabywcą oraz udokumentowanie tego faktu.

Z drugiej strony nabywca, który zdecydował się na otrzymywanie e-Faktur, powinien zmniejszyć wartość podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał w KSeF. Sprowadza się to do tego, że faktury korygujące w wersji ustrukturyzowanej są uznawane automatycznie za uzgodnione, a warunki za spełnione.

Artykuł Nowy Ład Fakturowy pochodzi z serwisu CRN.