W obecnym hybrydowym modelu, transformacja procesów pracy, wymiany danych i dostępu do zasobów okazuje się niezbędna, aby firma czy urząd, niezależnie od wielkości, mogły sprawnie (albo w ogóle) działać. Kiedy zespół siedzi we własnych mieszkaniach, z rzadka pojawiając się w biurze, nie ma innego wyjścia, jak skanowanie dokumentów i wysyłanie ich do chmury lub za pomocą mejla.

Do głównych zalet cyfrowego obiegu zaliczyć można bardzo szybki dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca pobytu (80 proc.), ograniczenie zużycia papieru, prądu, infrastruktury druku (78 proc.) i możliwość śledzenia drogi danego dokumentu i czynności z nim związanych (78 proc.) – tak wynika z raportu Paperless 2021 opracowanego przez Fundację Digital Poland. Na liście korzyści znalazło się również monitorowanie i zarządzanie pracą zdalną (74 proc.).

Powodem inwestycji w cyfryzację procesów biurowych jest więc generalnie poprawa efektywności działania organizacji, jak i oszczędność kosztów i czasu. Nic dziwnego, że w najbliższych latach zapotrzebowanie na digitalizację, w tym także potrzebne urządzenia, jak skanery i MFP, będzie się zwiększać, ponieważ zdalny i hybrydowy model pracy nadal obowiązuje i przypuszczalnie utrwalił się na dobre.

– Idea paperless to ewolucja, a nie rewolucja i wdrożenie pełnej digitalizacji może potrwać kilka lat – uważa Marek Kuropieska, prezes Aspektu.

65 proc. czeka na cyfryzację

Rzeczywiście wygląda na to, że będzie jeszcze sporo tematów do zagospodarowania, bo – jak wynika z danych – digitalizacja, wbrew temu co może się wydawać, wcale nie jest taka powszechna. Zgodnie z raportem Paperless 2021, aż 45 proc. ankietowanych w ciągu poprzednich 12 miesięcy korzystało z elektronicznego obiegu dokumentów do celów służbowych lub prywatnych. Z tym, że jeśli odliczy się respondentów, którzy wyłącznie prywatnie sięgnęli po takie usługi (np. w korespondencji z urzędami), to jedynie 35 proc. pracowników firm korzystało w omawianym okresie z cyfrowego obiegu – a przypomnijmy, że są to dane już z czasów trwania pandemii.

Na dodatek przywiązanie do papieru jest wciąż duże – 47 proc. pytanych uważa, że dokumenty należy drukować i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Oznacza to więc, że w zakresie wdrożeń digitalizacji dokumentów jest jeszcze wielu potencjalnych klientów (z drugiej strony te dane świadczą o tym, że druk również ma przed sobą dłuższą przyszłość). Spora część zapotrzebowania dotyczy nie tyle bieżącej digitalizacji, co archiwizacji. W wielu miejscach potrzeba pozamieniać w pliki cyfrowe masę segregatorów i teczek z dokumentami.

Firmy częściej chcą mobilnego sprzętu

Dostawcy skanerów sygnalizują, że w minionych dwóch latach, oprócz wyraźnie większego popytu, widać również nowe preferencje użytkowników, jeśli chodzi o poszukiwane rozwiązania.

– Teraz o wiele więcej jest pytań o przenośne i domowe rozwiązania do skanowania. Najważniejsze czynniki to łatwość użytkowania oraz duża mobilność – mówi Daniel Murawski, Product Manager w Stovarisie.

Generalnie większy popyt jest związany również z powszechnością biur domowych. Wcześniej zazwyczaj było tak, że większość firm była wyposażona w jeden skaner dla wszystkich pracowników. Teraz, gdy często na stałe siedzą oni w domach, potrzebują osobistych, mniejszych maszyn skanujących albo drukarek MFP.

Rośnie też segment skanerów produkcyjnych. Powodem jest coraz większe zapotrzebowanie na przeniesienie do elektronicznych wersji papierowych archiwów. Obserwuje się ponadto większe niż przed pandemią zainteresowanie skanerami mobilnymi – są to urządzenia podłączane do komputera za pomocą USB, które można zabrać do teczki czy auta, przydatne na przykład w pracy handlowców.

Sygnalizowane jest też większe zainteresowanie skanerami szczelinowymi do cyfryzacji dużej ilości dokumentów. Po zastoju w 2020 r. i otwarciu biur w roku ubiegłym, odbiła sprzedaż skanerów dla dużych grup i departamentowych. Kolejnym zjawiskiem, na które warto zwrócić uwagę, jest coraz szersze wykorzystanie wielofunkcyjnych urządzeń drukujących do skanowania.

– Pandemia przyspieszyła pewne procesy, natomiast już od kilku lat obserwowaliśmy trend wzrostu ilości skanów wobec liczby wydruków – twierdzi Barbara Boryczka, Product Marketing Manager w Ricohu.

Użytkownicy zgłaszają przy tym zapotrzebowanie na oprogramowanie ułatwiające sprawną archiwizację, na przykład do rozpoznawania skanowanych dokumentów i przetwarzania pozyskanych informacji. Takie i inne narzędzia do automatyzacji stanowią zwykle stałą część oferty producentów urządzeń. A ponieważ proces digitalizacji dokumentu to dopiero początek, ważne jest, żeby urządzenie bez problemu współpracowało z systemem do elektronicznego obiegu dokumentów.

Zdaniem integratora

Artykuł Digitalizacja ma przed sobą długi marsz pochodzi z serwisu CRN.

Otóż w II kw. 2021 r. na polskim rynku sprzedaż urządzeń w segmencie biznesowym wzrosła według analityków Contextu o 29 proc. rok do roku. W ujęciu wartościowym skok był również spory, sięgając 23 proc. Tymczasem w I kw. 2021 r. nastąpił spadek o 3 proc., choć wartościowo mieliśmy do czynienia ze wzrostem (+6 proc.). Producenci informują o wzroście popytu na rozwiązania biznesowe zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.

– Widać ewidentnie, że użytkownicy biznesowi wracają do biur. W porównaniu z zeszłym rokiem zapotrzebowanie na duże urządzenia zwiększyło się o ponad 60 proc. – twierdzi Robert Reszkowski, Business Sales Manager w Epsonie.

Tym niemniej, niedawny wzrost sprzedaży odzwierciedla nie tylko aktualny popyt, lecz także ten przesunięty w czasie z powodu odmrożenia projektów Dlatego trudno ocenić, czy obecny trend jest trwały.

– O tym, czy popyt rzeczywiście i trwale wzrósł, będziemy mogli mówić dopiero w pierwszym kwartale przyszłego roku – uważa Dariusz Szwed, MPS Business Development Manager w Canonie.

Tak czy inaczej, analitycy IDC przewidują, że ze względu na utrwalenie hybrydowego systemu pracy nadal spora część dokumentów do pracy będzie drukowana w domach. Co jednak nie zrównoważy spadku w segmencie biurowym. Według danych dla Europy Zachodniej aż 50 proc. stron drukowanych w domach ma związek z pracą, 15 proc. – z nauką, a jedynie 35 proc. jest drukowana do celów prywatnych (dane IDC z maja 2021 r.).

Małe maszyny w cenie

W związku z pracą hybrydową, zamknięciem biur i częstą zmianą lokalizacji pracowników producenci sygnalizują większe zapotrzebowanie na mniejsze biurkowe urządzenia dla małych zespołów (czyli najwyżej kilku osób), które można łatwo przenieść z miejsca na miejsce, czy nawet zabrać do domu w razie potrzeby. Spadło natomiast zapotrzebowanie na maszyny A3.

– Od początku pandemii obserwujemy stopniowe odchodzenie przedsiębiorstw od korytarzowych, biurowych urządzeń drukujących typu MFP na rzecz kompaktowych modeli wielofunkcyjnych do domowych przestrzeni ¬– informuje Piotr Baca, Country Manager Brothera w Polsce.

Badania producenta wskazują również, że dla klientów biznesowych głównym czynnikiem wyboru dostawcy są koszty (46 proc. wskazań), poziom usług (40 proc.), a także wcześniejsza współpraca z tym dostawcą (37 proc.). Część producentów zapewnia jednak, że firmy ponownie uruchamiając zamrożone dotąd projekty znów interesują się także dużymi, wydajnymi maszynami oraz modelami wielofunkcyjnymi.

– W obszarze biurowym kontynuowane są trendy sprzed pandemii, takie jak wzrost popularności koloru, czy też zapotrzebowanie na urządzenia wielofunkcyjne monochromatyczne, które wspierają pracę całych zespołów i działów – twierdzi Krzysztof Ukleja, Business Development Manager w Sharp Electronics CEE.

Problem z dostępnością

Podczas pandemii użytkownicy, którzy drukowali w domu na urządzeniach kolorowych, przenieśli ten rodzaj druku do biura. Stąd maszyny kolorowe cieszą się rosnącą popularnością.

– Problemem była dostępność urządzeń, ponieważ wysoki popyt i opóźnienia w dostawach spowodowały, że na rynku brakowało kolorowych urządzeń wielofunkcyjnych – informuje Artur Majewski, ekspert ds. marki Activejet w Actionie.

Jak zaznaczano, podaż produktów to obecnie podstawowy problem, z jakim zmaga się cała branża druku. Stąd specyfikacja sprzętu ma dziś dla klientów mniejsze znaczenie niż wcześniej – urządzenie musi spełniać konkretne wymogi. W tym kontekście istotnym aspektem są obecnie koszty druku lub TCO i generalnie oszczędności, ale nie ma już nacisku na sprecyzowane parametry, jak to było wcześniej.

Coraz więcej firm zwraca przy tym uwagę na kwestię ekologii eksploatacji, jak i produkcji przy wyborze urządzeń. Zdaniem producentów ten aspekt będzie coraz bardziej istotny dla klientów. Chodzi nie tylko o pobór mocy, ale też produkcję sprzętu z materiałów odnawialnych i niski ślad węglowy.

Cyfryzacja nabiera tempa

„Nowa rzeczywistość” zmieniła również preferencje klientów nie tylko co do urządzeń, lecz przede wszystkim procesów. Ostatnio cyfryzacja polskich biur nabrała tempa. W związku z tym wzrosło zainteresowanie digitalizacją dokumentów i narzędziami do zdalnego dostępu. Dla przedsiębiorców coraz ważniejsza okazuje się możliwość integracji środowiska druku z platformami umożliwiającymi elektroniczny obieg i zarządzanie dokumentami. Stąd nawet w małych, popularnych obecnie modelach MFP dla użytkowników biznesowych istotne są zaawansowane funkcje cyfryzacji.

Ponadto w ostatnich kwartałach wzięcie mają szybkie skanery. Przedsiębiorstwa i urzędy szukają rozwiązań, które oferują szybkie i dobrej jakości skanowanie. Firmy także coraz większą wagę przywiązują do bezpieczeństwa środowiska druku.

– Dla użytkownika znaczenia nabiera możliwość bezpiecznego przesłania zeskanowanego dokumentu do folderu, cyfrowego archiwum czy na skrzynkę e-mail. Możliwość integracji z elektronicznym systemem obiegu dokumentów, skanowanie do chmury, druk z chmury to cechy, które stają się coraz ważniejsze dla pracowników biurowych – twierdzi Barbara Boryczka, Product Marketing Manager w Ricohu.

Japoński producent odnotowuje również rosnące zainteresowanie pakietami aplikacji umożliwiających połączenie urządzeń wielofunkcyjnych z OneDrive czy Sharepoint, w celu drukowania z chmury lub skanowania do niej.

Symbioza digitalizacji i papieru

Przypuszcza się, że zapotrzebowanie użytkowników biznesowych na rozwiązania druku wspierające procesy cyfrowe oraz aplikacje, które pomogą pracownikom zdalnym bezproblemowo połączyć się z systemem przepływu pracy, również jest trwałym zjawiskiem na rynku.

– Cyfryzacja procesów opartych na papierze stała się bardziej popularna i prawdopodobnie będzie przyspieszać, co otwiera możliwości wykorzystania inteligentnych urządzeń wielofunkcyjnych do inicjowania zautomatyzowanych przepływów pracy – uważa Yulian Grigorov, dyrektor generalny Xerox Poland.

IDC spodziewa się, że w 2021 r. liczba wydrukowanych stron wzrośnie o 2 proc., ale nie osiągnie poziomu sprzed pandemii. Z kolei analitycy Keypoint Intelligence szacują, że nawet pod koniec 2022 r. wolumeny druku biurowego będą o 14 proc. niższe względem ilości sprzed 2020 r. Nie oznacza to jednak, że jesteśmy już blisko odstawienia drukarek do lamusa i korzystania z dokumentów jedynie w formie cyfrowej. Przeczą temu zarówno dane z rynku, jak i opinie producentów. Mimo spadku liczby wydrukowanych stron globalnie o 14 proc. w ub.r. (czy nawet o ponad 50 proc. w biurach), trzeba pamiętać, że nadal mówimy o bardzo dużych liczbach.

Otóż według prognozy IDC jeszcze w 2025 r. na świecie zostanie wydrukowanych 2,3 bln stron. Oznacza to zapełnienie co minutę powierzchni równej 39 boiskom do piłki nożnej.

– Wzrost popytu na małe urządzenia drukujące, które dla wielu okazały się konieczne w domowym biurze, pokazuje, że jesteśmy nadal mocno przywiązani do papieru i idea 100 proc. paperless pozostaje na razie mrzonką – podkreśla Barbara Boryczka.

Biznes szuka możliwości optymalizacji

Jak twierdzą producenci, coraz więcej klientów jest zainteresowanych korzystaniem z usługi zarządzania drukiem (MPS). Dla użytkowników istotna jest elastyczność, automatyzacja i oszczędności (jeśli nie drukują i nie korzystają ze sprzętu, to płacą mniej lub nie płacą wcale).

Według danych Brothera ponad 90 proc. przedsiębiorców planuje odnowić kontrakt w ramach chmurowej usługi MPS. Do priorytetów należy optymalizacja druku, a model usługowy jest jednym z elementów spełniających te oczekiwania. Mianowicie 78 proc. użytkowników twierdzi, że wydajność w firmie wzrosła dzięki automatyzacji dostaw materiałów eksploatacyjnych w ramach usługi MPS.

– Firmy coraz częściej szukają technologii, która pozwoli na zautomatyzowaną obsługę w obszarze druku. Pojawia się tutaj zapotrzebowanie na systemy do zarządzania flotą urządzeń czy też rozwiązania z wydrukiem podążającym – twierdzi Krzysztof Mertowski, Head of Sales w Brotherze.

Z kolei podmioty z sektora publicznego zwracają uwagę na kompleksowe rozwiązania druku, odciążające działy IT. Producenci przewidują więc większe zapotrzebowanie na wspomniane już urządzenia dla małych grup roboczych, z tym że z możliwością zdalnego zarządzania, w tym poprzez dostarczane przez producentów narzędzia bezpieczeństwa i administracyjne.

– Użytkownicy docenili możliwość zdalnego zarządzania urządzeniami i wykorzystanie chmurowego systemu obsługi urządzeń przez programy, które pozwalają wspierać użytkowników w home office i zarządzać flotą urządzeń drukujących – utrzymuje Robert Reszkowski.

Zdaniem integratora

Pay-per-use pod lupą

Producenci sygnalizują też większe zainteresowanie modelem rozliczeń „jako usługa”. Przykładowo, HP uruchomiło usługę dostaw tuszu opartą na subskrypcji – zarówno w domu, jak i w biurze.

– Wiele korporacji bada model pay-per-use na potrzeby drukowania. Spodziewamy się, że modele pay-per-use i OPEX staną się jeszcze bardziej popularne – uważa Yulian Grigorov.

Z kolei przedstawiciele firm resellerskich, z którymi rozmawialiśmy, raczej nie są zainteresowani zarządzanymi usługami druku. Powodów można wskazać kilka – przede wszystkim MPS-em nie są zainteresowani klienci, a samym resellerom to się nie opłaca. Wśród wielu sprzedawców panuje przekonanie, że zarządzane usługi i model abonamentowy mogą być korzystne, gdy zarządza się większą flotą urządzeń, liczącą od dziesięciu maszyn wzwyż.

Za to większość partnerów już od dawna oferuje usługi związane z digitalizacją dokumentacji papierowej. Ważne, żeby wyposażali przy tym klientów w takie narzędzia, które umożliwiają przetwarzanie informacji w sposób bezpieczny oraz zgodny z przepisami RODO.

– Partnerzy obsługujący biura w obszarze druku muszą posiadać większą wiedzę z zakresu bezpieczeństwa, ponieważ drukarki to jedno ze słabych miejsc w infrastrukturze przedsiębiorstwa, przez które dane są narażone na ataki hakerskie – podsumowuje Artur Majewski, ekspert ds. marki Activejet w Actionie.

Zdaniem producenta

Krzysztof Ukleja, Business Development Manager, Sharp Electronics CEE  

Po zniesieniu lockdownu widzimy wzrost zainteresowania rozwiązaniami druku oraz wszelkimi wspierającymi pracę z dokumentami elektronicznymi. Część firm po powrocie pracowników do biur ponownie uruchomiło zamrożone przez pandemię projekty. Inne interesują się rozwiązaniami, chcąc uzyskać oszczędności, jakie gwarantuje ich zastosowanie. Nastąpiła także widoczna zmiana w porównaniu z czasem sprzed pandemii. Klienci oczekują od rozwiązań funkcjonalności wspierających pracę zdalną. Nowa rzeczywistość wymusiła na części partnerów przebranżowienie się, ponieważ między sprzedażą urządzeń kopiujących a sprzedażą rozwiązań jest olbrzymia różnica. Partnerzy oczekują szkoleń częściej niż rok temu.

  

Krzysztof Mertowski, Head of Sales, Brother  

We wcześniejszych latach zdarzało się, że klient kupował zbyt duże i zbyt wydajne urządzenia, których nie potrzebował. Wielu przedsiębiorców dawało się „nabierać” na niski koszt strony, który jest tylko jednym z wielu elementów w koszcie druku. Coraz częściej klienci zwracają uwagę na TCO, czyli całkowity koszt obsługi druku, który obejmuje cenę wydruku strony, urządzenia, serwisu i oprogramowania. Przedsiębiorcy będą więc potrzebować rzetelnego wsparcia ze strony partnerów, którzy powinni zaproponować im rozwiązanie idealnie wpisujące się w prowadzony biznes. Ponadto partnerzy w najbliższych miesiącach powinni zwracać szczególną uwagę na dostępność sprzętu i zarządzanie zapasami, jeśli chcą dobrze obsłużyć swoich klientów. Kolejnym istotnym elementem jest duża rozpiętość pokoleniowa klientów, do której trzeba się przygotować. Młodsi menedżerowie korzystają głównie z informacji w internecie i oczekują szybkiej reakcji. Integratorzy powinni zadbać o swoją widoczność w sieci, żeby dotrzeć do takich klientów.

  

Dariusz Szwed, MPS Business Development Manager, Canon  

Obserwujemy wzrost zainteresowania mniejszymi urządzeniami. Największą popularnością cieszą się nabiurkowe maszyny wielofunkcyjne, lekkie i łatwe do przeniesienia, a przy tym wyposażone w zaawansowane funkcje digitalizacji. Liczą się szybkie skanery, dostęp urządzenia do chmury i sprawny sposób rozliczania kosztów. Widać przy tym większe zapotrzebowanie na urządzenia kolorowe A4. Dla klientów biznesowych coraz większą rolę odgrywa kwestia cyfrowej transformacji dokumentacji. Firmy zwracają uwagę na proces skanowania i pozyskiwania informacji z dokumentów. Chodzi między innymi o procesy automatycznego odczytywania metadanych oraz ich późniejsze wykorzystanie.

  

Barbara Boryczka, Marketing Manager, Ricoh  

Jesteśmy w trakcie cyfrowej ewolucji i partnerzy, którzy do tej pory bazowali jedynie na rozwiązaniach druku, muszą rozwijać swoje kompetencje w obszarze rozwiązań do elektronicznego obiegu dokumentów. Tradycyjne modele sprzedaży, polegające na oferowaniu gotowego produktu nie przystają do obecnych oczekiwań klientów. Cenniejsza niż dotychczas jest więc wiedza, jak usprawnić zadania związane z przepływem dokumentów, czy to papierowych, czy elektronicznych. Ważne jest również zarządzanie bezpieczeństwem rozproszonej infrastruktury druku. Urządzenia drukujące muszą się łatwo integrować z usługami chmurowymi i systemami wykorzystywanymi przez firmę, na przykład do archiwizacji lub elektronicznego obiegu dokumentów.

  

Robert Reszkowski, Business Sales Manager, Epson  

W czasie pandemii obserwowaliśmy znaczne zmniejszenie popytu na duże, biurowe urządzenia A3, obecnie jednak sytuacja wraca do normy sprzed pandemii. W dalszym ciągu utrzymuje się duże zainteresowanie urządzeniami biznesowymi do użytku jednostanowiskowego lub dla małych grup roboczych (2-4 osobowych). Ważna jest chęć używania urządzeń bardziej wydajnych, ekonomicznych. Poszukiwane były niewielkie urządzenie A4 i A3 dla mniejszych grup roboczych z miesięcznym obciążeniami rzędu 2-3 tys. stron. Coraz więcej firm zwraca uwagę na aspekt ekologiczny przy wyborze urządzeń biznesowych.

  

Artykuł Druk biurowy: nadzieja na trwałe odbicie pochodzi z serwisu CRN.

Według danych Canona aż 96 proc. firm w krajach EMEA spodziewa się wzrostu zapotrzebowania na usługi i procesy wspomagające je w organizacji pracy zdalnej. Dostawcy usług digitalizacji oceniają, że klientów i zapytań jest o 20 – 30 proc. więcej niż przed pandemią. Co istotne, mimo że firmy już od roku pracują w trybie zdalnym, popyt nie słabnie. A przecież raz rozpoczęta digitalizacja wiąże się z systematycznym rozwojem związanych z tym systemów, co oznacza dla integratorów szansę na wieloletnią współpracę z raz pozyskanymi klientami. Digitalizacja i wdrożenie obiegu dokumentów wpisuje się też w rosnący trend outsourcingu usług IT i popyt na rozwiązania gwarantujące ciągłość działania biznesu.

– Wielu klientów dostrzegło potrzebę przeniesienia swoich dokumentów do elektronicznego archiwum, a nie mają fachowców, aby taki proces przeprowadzić szybko i sprawnie. Usługi w tym zakresie partnerzy mogą rozwijać jako nową ofertę dla klientów – uważa Barbara Boryczka, CSR & Marketing Manager w Ricohu.

Widoczne jest również zapotrzebowanie na skanery w branżach, które najmniej ucierpiały z powodu pandemii. Szczególnie popularne stały się urządzenia przeznaczone do małych biur. Przy czym ich użytkownicy oczekują od tego rodzaju produktów zaawansowanej automatyzacji.

– Oprócz samych urządzeń, zauważamy także duże zainteresowanie inteligentnym oprogramowaniem do skanowania dokumentów, które automatycznie czyta dane, rozpoznaje je i umiejętnie wykorzystuje, przez co ułatwia poszczególne procesy – mówi Tomasz Miękus, Product Business Developer w Canonie.

Klienci zwracają uwagę zwłaszcza na prędkość skanowania oraz sprawną integrację z innymi urządzeniami i oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie.

Zdaniem producenta

Tomasz Miękus, Product Business Developer, Canon  

W 2021 r. procesy cyfryzacji przyspieszą. Stanie się to głównie za sprawą szybkiego rozwoju trendów takich jak co-working, czy home office, a także z uwagi na rosnące znaczenie ochrony danych. Ponadto w tym roku przewidujemy wzrost znaczenia modelu subskrypcyjnego usług wspierających procesy druku i skanowania. Od mechanizmu zapewniającego komplet usług serwisowych w pojedynczej opłacie za wydrukowaną stronę, aż po zaawansowane systemy chmurowe, elastycznie dopasowywane do wielkości firmy, zwalniające klienta z zakupu i utrzymania osobnych serwerów.