Wieloetapowe procesy dokumentowe

Wieloetapowość przepływu informacji w placówkach medycznych rodzi problemy. Dokumentacja jest drukowana, przekazywana między oddziałami, na wydruki nanoszone są ręczne notatki i informacje o pacjencie.

Jeśli obieg dokumentów nie jest zarządzany w efektywny sposób, znalezienie informacji może być czasochłonne. Dodatkowa praca administracyjna obciąża personel, czego skutkami bywają częstsze błędy w ocenie medycznej. Przestarzałe systemy i rozwiązania generują także większe koszty. Problemem może być również brak kompatybilności poszczególnych systemów. Aż 38 proc. zarządzających placówkami ochrony zdrowia przyznaje, że wdrożone tam systemy często ze sobą nie współdziałają.

Nowoczesne narzędzia, które umożliwiają sprawne wykonywanie codziennych obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji medycznej, staną się wkrótce jednym z podstawowych elementów wyposażenia współczesnych szpitali.
Jednym z przykładów jest opracowane wspólnie ze specjalistami Kamsoftu rozwiązanie Archimedes. Umożliwia ono digitalizację dokumentacji medycznej dla systemu KS-SOMED. Przebieg całego procesu jest bardzo prosty, a obsługa programu intuicyjna. Do autoryzacji użytkownik wykorzystuje – taki sam jak w KS-SOMED – login i hasło lub kartę zbliżeniową czy magnetyczną. Następnie może szybko wyszukać pacjenta po numerze PESEL albo nazwisku i dołączyć kolejny dokument do jego archiwum. Każdy dokument może zostać zaklasyfikowany jako konkretny typ już na etapie skanowania. Zapewnia to usprawnienie pracy i zminimalizowanie ryzyka wystąpienia błędów w archiwizowaniu danych. Oprogramowanie oferowane jest w pakiecie z zaawansowanym wielofunkcyjnym urządzeniem drukującym oraz wsparciem technicznym i opieką serwisową.

Bezpieczeństwo i integralność danych

Największe wyzwania dotyczące administrowania dokumentacją wiążą się z bezpieczeństwem, zapewnieniem integralności oraz usprawnieniem zarządzania danymi. Dotyczy to zarówno cyfryzacji, jak i opracowania odpowiedniej polityki druku. Wdrożenie właściwych narzędzi służących do nadzoru nad tym, co, gdzie i przez kogo jest drukowane (Equitrac, WorkingDoc Cost Control, Card Authentication Package, Enhanced Locked Print, Streamline), zapewnia zabezpieczenie poufnych dokumentów oraz lepsze monitorowanie dostępu do nich, a w rezultacie obniżenie kosztów związanych z drukiem. Nie bez znaczenia są też dodatkowe funkcje związane z bezpieczeństwem, takie jak wydruk podążający i poufny. Istotna jest ponadto możliwość sprawnego i efektywnego ucyfrowienia wstecznego istniejącej dokumentacji papierowej. Wiąże się to nie tylko ze znacznie szybszym dostępem do danych, ale również obniżeniem kosztów ich archiwizacji.

Artykuł Rozwiązania Ricoh dla instytucji ochrony zdrowia pochodzi z serwisu CRN.