Śląska spółka ArchiDoc działa od 1994 r. Zajmuje się usługami obejmującymi obieg dokumentów i informacji oraz wsparciem procesów biznesowych (obsługa korespondencji, skanowanie i digitalizacja, e-archiwum, rejestracja danych w systemach klienta, elektroniczny obieg dokumentów, archiwizacja dokumentów papierowych, obsługa kadr i płac).

W lipcu br. ArchiDoc poinformował, że uruchomił centralny magazyn archiwizacyjny pod Warszawą oraz centrum operacyjne w Łodzi (ma już takie centrum w Warszawie).

Oasis (Offsite Archive Storage and Integrated Services) należy do największych w Europie spółek działających na rynku zarządzania dokumentami i informacją. Powstała w 1999 r. Ma 49 oddziałów (głównie na Wyspach Brytyjskich oraz w Holandii). W Polsce dotąd nie była obecna. Rośnie m.in. poprzez przejęcia – wchłonęła już 43 podmioty.

Artykuł Zagraniczny gracz przejmie polską spółkę pochodzi z serwisu CRN.

Bartosz Krakowiak jest absolwentem Wyższej Szkoły Informatyki Stosowanej i Zarządzania WIT w Warszawie.

Artykuł Bartosz Krakowiak dyrektorem działu IT w ArchiDoc’u pochodzi z serwisu CRN.

ZRÓWNANIE FAKTURY PAPIEROWEJ Z ELEKTRONICZNĄ

Projekt rozporządzenia Ministerstwa Finansów dotyczącego faktur tradycyjnych wysyłanych drogą e-mailową i przechowywanych w formie elektronicznej był gotowy już w październiku bieżącego roku. Według Marii Hiż z Wydziału Prasowego MF rozporządzenie miało być podpisane w grudniu. Z jej informacji wynika, że nad jego ostatecznym kształtem pracował intensywnie sztab prawników, niemniej jednak w akcie prawnym mają zostać wszystkie obiecane  jesienią  przedsiębiorcom udogodnienia. Zdaniem Sebastiana Ptaka, executive directora w Blue Media, firmie oferującej aplikację umożliwiającą szybkie wystawianie faktur online, nowe zasady przesyłania i przechowywania faktury tradycyjnej w formie elektronicznej oznaczają, że dokument wysłany e-mailem nie będzie musiał być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. – Ustawodawca nie przewiduje też konieczności drukowania faktury przed archiwizacją, dopuszczalne będzie jej przechowywanie w formie cyfrowej (np. na dysku lub serwerze). Co prawda przedsiębiorca nadal będzie musiał zdobyć zgodę klienta na elektroniczne dostarczanie mu faktur, ale w tym zakresie przepisy zostaną również złagodzone. Zamiast dotychczasowej pisemnej zgody, wystarczy oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, czyli np. za pomocą e-maila, wypełnionego formularza na stronie internetowej lub przez e-BOK (Biuro Obsługi Klienta) – mówi Sebastian Ptak. W opinii executive directora Blue Media w elektroniczny charakter dokumentu idealnie wpisuje się też dodana do proponowanych zmian przez ministerstwo rezygnacja z oznaczania faktury jako oryginał i kopia.

DOMINIK ŁABIŃSKI
dyrektor ds. sprzedaży w ArchiDocu

Rozporządzenie Ministerstwa Finansów, liberalizujące przepisy dotyczące e-faktur, zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2011 r. Zmiany dotyczyć będą zarówno formy przesyłania faktur elektronicznych, jak i zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi skarbowemu czy podatkowemu. Od nowego roku możliwe będzie przesyłanie faktur papierowych drogą e-mailową lub faksową. Projekt zakłada również, że faktura elektroniczna może być przesyłana w dowolnym formacie, a także zniesiony zostanie wymóg stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego i systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Jedynym warunkiem będzie akceptacja ze strony odbiorcy oraz zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści dokumentu. Udogodnienia obejmują także sposób archiwizowania faktur. Podatnik może przechowywać e-faktury w każdym kraju należącym do Unii Europejskiej, musi jedynie zapewnić organowi kontrolnemu szybki i łatwy do nich dostęp.

SAME ZALETY

Jakie skutki dla przedsiębiorców niesie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów rozporządzenie dotyczące faktur przesyłanych drogą e-mailową? Nie ma wątpliwości, że wyłącznie pozytywne. Te firmy, które zdecydują się na dostarczanie faktur pocztą elektroniczną, przede wszystkim zaoszczędzą na przesyłkach i na czasie. Natomiast te, które robiły to już wcześniej, przestaną składać wydrukowane faktury, aby wyglądały jak wyjęte z koperty. Według Dominika Łabińskiego, dyrektora ds. sprzedaży w ArchiDocu, rozporządzenie MF znacząco ułatwi wielu przedsiębiorcom prowadzenie biznesu i wpłynie na obrót gospodarczy. – Złagodzenie i unowocześnienie zasad przesyłania e-faktur ma przede wszystkim zwiększyć konkurencyjność, obniżyć koszty oraz wpłynąć na równorzędne traktowanie e-faktur z papierowymi odpowiednikami – wylicza dyrektor ds. sprzedaży w ArchiDocu. Jego zdaniem zastosowanie w przedsiębiorstwie elektronicznego odpowiednika papierowej faktury ma wpływ na poprawę efektywności funkcjonowania firmy, umożliwia zaoszczędzenie czasu oraz znacznie redukuje koszty. – W dodatku dzięki wykorzystaniu Internetu e-faktury są dostępne w każdej chwili i z dowolnego miejsca na świecie. Dlatego nie dziwi mnie fakt, że coraz więcej polskich i zagranicznych przedsiębiorstw decyduje się na ich stosowanie – ocenia Dominik Łabiński.

JAK TO SIĘ ROBI W UE

Jarosław Tkaczyk, Business Development and Customer Care Director w Itella Information (firmie zajmującej się obsługą procesów elektronicznego fakturowania w Europie), twierdzi, że z paneuropejskiego badania, przeprowadzonego przez przedsiębiorstwo, które reprezentuje, w połowie 2009 r., wynika, iż polskie firmy mają jeszcze dużo do zrobienia w zakresie obsługi procesów fakturowania w porównaniu z podmiotami z innych krajów Unii Europejskiej. Jednak według analiz Itelli nadchodzący rok zapowiada się pod tym względem dla Polski bardzo obiecująco. – Efektywne stosowanie e-fakturowania, idące w dobrym kierunku zmiany przepisów, rozwój outsourcingu i coraz powszechniejsze korzystanie z usług specjalistów, a także większy niż w innych krajach Unii Europejskiej wzrost gospodarczy Polski powinny pomóc rodzimym firmom nabrać wiatru w żagle – twierdzi Jarosław Tkaczyk. W jego opinii ważne jest również, by przedsiębiorcy zauważyli, że można, a nawet należy, umacniać swoją pozycję przez usprawnianie procesów wewnętrznych, a przede wszystkim dostrzegli, iż istnieją inne, czasem lepsze, metody oszczędzania niż redukowanie zatrudnienia. – Strategia polegająca na analizie bieżących działań administracji finansowej w firmie i stosowaniu rozwiązań takich jak e-fakturowanie bardzo skutecznie pomoże optymalizować wydatki – uważa Business Development and Customer Care Director w Itella Information.

JAROSŁAW TKACZYK
Business Development and Customer Care Director w Itella Information

Lepszego noworocznego prezentu od Ministerstwa Finansów nie mogliśmy sobie wymarzyć. Po pięciu latach walki o e-faktury ich stosowanie stanie się rzeczywistością. To nic, że nadal – choć nie mówi się o tym wprost – będziemy mieli restrykcyjny e-podpis, bo dzisiaj nie ma żadnej alternatywy. Ale przecież to nie sam wymóg stosowania e-podpisu utrudniał upowszechnienie się dokumentów elektronicznych, ale problemy z uzyskaniem zgody na ich akceptację i brak wiedzy przedsiębiorców. Obecnie ustawodawca w nowym rozporządzeniu wskazuje cele, ale nie wiąże ich z narzędziami, czyli otwiera furtkę interpretacyjną na przyszłość. W czasach, kiedy rozwiązania informatyczne rozwijają się w postępie geometrycznym, podejście to wydaje się ze wszech miar słuszne. Dzięki zaplanowanym zmianom żegnamy się z bardzo uciążliwym uzyskiwaniem akceptacji na otrzymywanie e-faktur, firmy będą ją mogły łatwiej zdobywać, głównie drogą elektroniczną. Teraz wystarczy proste kliknięcie i upragniona zgoda odbiorcy faktury jest bliższa niż kiedykolwiek.

SEBASTIAN PTAK
Executive Director w Blue Media

Projekt rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej, które ma wejść w życie w styczniu 2011 r., rozwiewa wszelkie wątpliwości w tej materii. Jeżeli zaproponowany przez Ministerstwo Finansów projekt wejdzie w życie, faktura tradycyjna zostanie w zasadzie zrównana z elektroniczną. Dla przedsiębiorców oznacza to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy, a dla ich klientów – wygodę. Na wprowadzonych zmianach skorzysta również środowisko naturalne.  Planowane zmiany pozwolą przedsiębiorcom korzystać z nowoczesnych serwisów internetowych, które umożliwiają wystawianie faktur w tzw. chmurze. Niektóre ser-wisy oferują ponadto natychmiastowe przyjęcie płatności za wystawioną fakturę i pomagają w odzyskaniu zaległych należności.

Artykuł Ministerstwo finansów liberalizuje przepisy pochodzi z serwisu CRN.

Handlowcy najczęściej interesują się outosourcingiem usług związanych z administracją, firmy produkcyjne natomiast chętnie wydzielają na zewnątrz HR i obsługę księgową. Do najpopularniejszych zadań z zakresu back-office należy obsługa elektronicznego archiwum dokumentów (jest nią zainteresowanych 52 proc. przedsiębiorstw). Z kolei sektor telekomunikacyjny najchętniej wydaje pieniądze na skanowanie (56 proc.). W ciągu ostatnich 2 lat w tej branży najbardziej wzrosło zapotrzebowanie na outsourcing back-office (korzysta z niego 90 proc. firm). Popyt na takie usługi zwiększył się także znacząco w sektorze finansowym (z 59 proc. w 2008 r. do 77 proc. w 2010 r.).

Artykuł Firmy będą więcej wydawać na outsourcing back-office pochodzi z serwisu CRN.

POLSKA W OGONIE EUROPY

Z badania Itelli wynika, że ponad 10 proc. naszych firm wysyła e-faktury oraz przesyła faktury pocztą elektroniczną, ale ten wynik oznacza, że Polska znalazła się na ostatnim, 16. miejscu wśród badanych krajów. Najwięcej e-faktur oraz faktur e-mailem przesyłają przedsiębiorcy z Wielkiej Brytanii (niemal 90 proc.), Estonii (powyżej 80 proc.) oraz Danii (prawie 70 proc.). Według danych Itelli w Europie – głównie w Estonii, Wielkiej Brytanii oraz Austrii – dominuje wysyłanie tradycyjnych faktur e-mailem.

Przedsiębiorstwa wysyłające e-faktury

Najwięcej e-faktur wysyłają przedsiębiorstwa fińskie (prawie co czwartą) i brytyjskie (prawie co piątą). Z badania Itelli wynika, że e-faktury stosuje 2 proc. polskich firm (według GUS-u: 3 – 7 proc.). Poza tym wiele krajów w mniejszym lub większym stopniu korzysta z outsourcingu druku faktur (czyli zleca ich drukowanie firmie zewnętrznej). Przodują w tym Finlandia i Szwecja.
Polska nieco lepiej (choć wciąż zajmuje ostatnie miejsce) wypada, jeśli chodzi o  liczbę firm odbierających e-faktury lub faktury przesłane e-mailem. Tak postępuje prawie jedna piąta naszych przedsiębiorstw. Pod tym względem w rankingu przodują republiki nadbałtyckie: Estonia (niecałe 95 proc.), Łotwa (niemal 90 proc.), Litwa (prawie 85 proc.). Faktury stricte elektroniczne odbiera aż jedna trzecia firm fińskich, jedna czwarta brytyjskich i prawie jedna piąta duńskich. Poczty elektronicznej do przesyłania faktur używają głównie przedsiębiorstwa z Niemiec, Wielkiej Brytanii, Austrii i Estonii. Skanują dokumenty na potrzeby e-procesów przede wszystkim firmy skandynawskie: norweskie, szwedzkie i fińskie. Prognozy Itelli dotyczące upowszechnienia stosowania e-faktur są raczej optymistyczne. Przez 2 – 3 lata bardzo szybko ma rosnąć liczba korzystających z nich firm fińskich, duńskich, szwedzkich i norweskich, a szybko – polskich, litewskich, łotewskich, estońskich i słowackich.

E-FAKTURY TO PRZYSZŁOŚĆ

Andrzej Zieliński, Business Development Manager w ArchiDoc, podkreśla, że inwestowanie w elektroniczne formy zarządzania dokumentami – nie tylko e-faktury – są wymogiem konkurencyjności i innowacyjnego podejścia do biznesu. – Komisja Europejska pracuje nad projektem ustawy mającej zlikwidować różnice między fakturami elektronicznymi i zwykłymi.

Przedsiębiorstwa odbierające e-faktury

Zgodnie z planem do końca 2012 r. państwa członkowskie mają wdrażać nowe rozwiązania ułatwiające obrót fakturami elektronicznymi. W nadchodzących latach firmy obsługujące klientów masowych będą wprowadzać elektroniczny obieg dokumentów, w którym e-faktury staną się usprawnieniem funkcjonowania, elementem dobrych praktyk i, miejmy nadzieję, przykładem do naśladowania dla polskich firm – mówi. Do zalet korzystania z e-faktur należy, prócz automatyzacji obiegu informacji, zmniejszenie kosztów działalności biznesowej. Według danych doradców podatkowych dzięki zastosowaniu e-faktur średnia europejska firma oszczędza około 1000 euro rocznie, a przedsiębiorstwo wystawiające miesięcznie ponad 20 tys. faktur – nawet 3 mln euro. Niemniej jednak dla niewielkich firm najczęstszą przeszkodą we wdrożeniu takiego rozwiązania jest konieczność wyłożenia własnych środków. Zdaniem przedstawicieli firmy ArchiDoc, zajmującej się zarządzaniem dokumentami, prekursorami w zakresie stosowania e-faktur są duże przedsiębiorstwa z branż finansowej, ubezpieczeniowej i telekomunikacyjnej, które próbują zachęcić klientów do rezygnacji z rozliczeń w formie papierowej. Faktur elektronicznych często używają m.in. sieci handlowe. Firmy korzystają z nich nie tylko do rozliczeń między sobą, ale także – coraz częściej – z klientami (podobne wnioski nasuwają się podczas analizy raportu Itelli).

 ANDRZEJ ZIELIŃSKI
Business Development Manager w ArchiDoc

Według obowiązujących w Polsce przepisów e-fakturą jest wyłącznie dokument podpisany bezpiecznym e-podpisem lub przesłany w specjalnym systemie EDI. Akty prawne, np. rozporządzenie ministra finansów z 14 lipca 2005 r., umożliwiają przedsiębiorcom stosowanie e-faktur w wymianie handlowej. Wprowadzone niedawno zmiany w przepisach zapewniają podmiotom korzystającym z elektronicznego systemu fakturowania bezproblemowe rozliczanie się z urzędem skarbowym. Treść oraz skutki prawne wystawienia i otrzymania faktury w formie elektronicznej są identyczne jak w przypadku papierowej. Różnica polega tylko na sposobie archiwizowania dokumentacji księgowej. Podobnie jak faktura papierowa, która jest przechowywana np. w segregatorze, e-faktura powinna być przechowywana na dysku, płycie CD lub dowolnym nośniku multimedialnym. Ustawodawca wymaga jedynie, aby plik elektroniczny zawierający e-fakturę był udostępniony na żądanie urzędu skarbowego.

Artykuł Jedni nieco szybciej, inni trochę wolniej pochodzi z serwisu CRN.

Artykuł Polskie firmy nie lubią e-podpisów pochodzi z serwisu CRN.

Artykuł Paweł Wągrodzki dyrektorem zarządzającym Call One pochodzi z serwisu CRN.