Poczta elektroniczna jest istotną częścią codziennej pracy i komunikacji w każdej firmie. Wiadomości zawierają dużą ilość krytycznych dla biznesu informacji, takich jak umowy, faktury, dane osobowe czy zamówienia zakupu. Utrzymanie ich stałej dostępności ma kluczowe znaczenie – utrata wpłynęłaby na zakłócenie działalności, a nawet mogłaby zagrozić reputacji firmy lub wręcz jej istnieniu, w zależności od skali utraconych danych.

Istnieje wiele przyczyn utraty danych z poczty elektronicznej. Należą do nich: złośliwa działalność wewnątrz firmy, błędy ludzkie (zazwyczaj usunięcie wiadomości e-mail przez pracowników), cyberataki, klęski żywiołowe lub inne niekontrolowane przyczyny, takie jak pożar w budynku firmy. Istnieje również ryzyko związane z czynnikami zewnętrznymi, np. zakłócenia działalności biznesowej spowodowane przez dostawców usług w chmurze, których usługi mogą zostać wstrzymane z powodu problemów technicznych.

Aby sprostać tym wyzwaniom i zminimalizować ryzyko, firmy coraz częściej sięgają po koncepcję cyberodporności, która staje się coraz ważniejsza wraz z postępującą cyfryzacją. Zagadnienie to odnosi się nie tylko do koncepcji i środków ochrony przed cyberatakami, ale także do zarządzania ciągłością biznesową. Wymaga zdefiniowania strategii, działań i procesów, które w sytuacji awaryjnej, gdy np. w ramach cyberataku pokonany zostanie firewall, zapobiegną zakłóceniu pracy firmy lub umożliwią jej jak najszybsze wznowienie.

Disaster Recovery jako element zarządzania ciągłością działania

Ważną częścią zarządzania ciągłością działania są mechanizmy Disaster Recovery, obejmujące zabezpieczanie i odtwarzanie niezbędnej infrastruktury technicznej, czyli krytycznych dla biznesu danych oraz wszystkich sieci i systemów informatycznych. Cennym wsparciem w tym zakresie jest wykorzystanie kopii zapasowych (backup) oraz archiwizacji poczty elektronicznej.

Kopie zapasowe przechowują firmowe dane z momentu, w którym zostały zabezpieczone. Dzięki temu w przypadku awarii możliwe jest przywrócenie podzbiorów danych lub całych systemów czy serwerów. Jednak wolumeny kopii zapasowych odzwierciedlają tylko te dane, które istniały w momencie tworzenia backupu. Zmiany dokonane po jego utworzeniu nie są rejestrowane. Oznacza to, że kopie zapasowe muszą być wykonywane regularnie – z uwzględnieniem kosztów i korzyści – tak aby były jak najbardziej aktualne.

Archiwizacja poczty elektronicznej zapewnia stały dostęp do e-maili, niezależnie od sytuacji

Oprócz regularnego tworzenia kopii zapasowych, zaleca się stosowanie profesjonalnego rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej. Biorąc pod uwagę, że wiadomości e-mail – wciąż najważniejsze medium komunikacyjne – zawierają dużą liczbę krytycznych dla działalności biznesowej dokumentów, ważne jest, aby zachować do nich dostęp, nawet w przypadku awarii serwera pocztowego lub innej przyczyny utraty dostępu.

Niezależne rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej może pomóc w zachowaniu krytycznych dla biznesu wiadomości e-mail i uprościć ich odzyskiwanie, dzięki czemu cały wolumen danych o nich jest bezpiecznie przechowywany w archiwum i pozostaje dostępny np. do operacji wyszukiwania i odzyskiwania. Nawet w przypadku katastrofy, po której serwer poczty elektronicznej musi zostać przywrócony z kopii zapasowej i przez pewien cenny czas nie jest dostępny, pracownicy mogą uzyskać dostęp do wysłanych i otrzymanych wcześniej e-maili. Ponadto rozwiązanie do archiwizacji może uprościć procesy tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania wiadomości z serwera poczty elektronicznej. Utrzymywanie na nim niewielkiej ilości danych oznacza, że proces tworzenia kopii zapasowej będzie wymagał mniej czasu i pojemności pamięci masowej, a po wystąpieniu awarii będzie można szybciej przywrócić serwer do pracy.

Zarówno archiwizacja poczty, jak i rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, są niezbędne dla zachowania ciągłości działania firmy, ale nie wykluczają się wzajemnie. Z reguły strategia tworzenia backupu służy do ochrony danych (w idealnym przypadku także samego archiwum poczty elektronicznej) w perspektywie średnio- i krótkoterminowej, a w razie potrzeby umożliwia odtworzenie tych informacji.

Rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej, jeśli jest włączone do strategii tworzenia kopii zapasowych, umożliwia przechowywanie wiadomości e-mail w ich oryginalnym stanie przez wiele lat. Stosując oba rozwiązania razem, firmy mają zapewnione zwiększenie odporności na cyberzagrożenia w całym swoim środowisku IT.

Artykuł Rośnie znaczenie archiwizacji poczty elektronicznej jako elementu cyberodporności pochodzi z serwisu CRN.

MailStore już od 15 lat oferuje kompleksowe rozwiązania z zakresu archiwizacji poczty elektronicznej dla małych i średnich przedsiębiorstw oraz dostawców usług zarządzanych (MSP). Lider rynkowy w regionie DACH dąży do zwiększenia swoich udziałów w Europie Środkowo-Wschodniej. Anna Shahin dołączyła do zespołu marketingowego MailStore z Fibaro, gdzie objęła stanowisko Channel Marketing Managera. Będzie współpracować z krajowymi i międzynarodowymi partnerami dystrybucyjnymi w regionie CEE, wspierając ich działania sprzedażowe. W tym zakresie będzie również polegać na wieloletnim partnerstwie z dystrybutorem na rynku polskim – firmą Bakotech.

„Bakotech cieszy się owocną i pomyślną współpracą z MailStore już od wielu lat, a obopólne starania oraz 15 lat doświadczenia producenta sprawiają, że jego rozwiązania są coraz lepiej rozpoznawane oraz cenione na polskim rynku. Produkt MailStore Server doskonale zagospodarowuje rynkową niszę archiwizacji poczty wśród klientów. Cieszy nas pojawienie się Anny na pokładzie MailStore i jestem przekonana, że jej obecność pomoże nam w wyzwaniach związanych z promocją marki na rynku oraz pozyskiwaniu coraz szerszego grona klientów” – podkreśla Justyna Skrobisz, Marketing Manager w Bakotechu.

Po więcej informacji na temat MailStore Server zapraszamy do kontaktu z opiekunem produktu w firmie Bakotech: mailstore@bakotech.pl lub pod numerem telefonu +48 664 751 900.

Artykuł MailStore rozszerza wsparcie kanału partnerskiego w Polsce pochodzi z serwisu CRN.