– Nie rozpisywaliśmy przetargu na wdrożenie systemu finansowo-księgowego i logistycznego ­ powiedział Artur Niedźwiecki, dyrektor ds. systemów informatycznych w Expansie. – Listę potencjalnych dostawców przygotowaliśmy na podstawie publikacji prasowych i opinii specjalistów. Rozmowy prowadziliśmy przez rok.

Oferty przedstawiło około 10 producentów i integratorów systemów wspomagających zarządzanie i logistycznych. Pod uwagę były brane produkty m.in. ComArchu, Skali, Oracle’a, IFS, BPSC i Quantum Software. Expans szukał oprogramowania współpracującego z bazą danych Oracle’a. Nie brano pod uwagę ofert SAP-a i Baana głównie z powodu cen.

Przy wyborze partnera Expans kierował się kilkoma czynnikami:

  • dostosowaniem systemów do polskiego prawa (polskie oprogramowanie było oceniane znacznie wyżej od spolszczonego);
  • ceną produktu, na którą wpływała liczba koniecznych przeróbek systemów (czynnik ten dotyczył przede wszystkim oprogramowania Qguar Quantum. Wdrożenie Impulsu BPSC nie będzie się wiązało ze zmianami w systemie);
  • lokalizacją siedziby dostawcy; ponieważ serwery Expansa znajdują się w Krakowie, preferowane były firmy z siedzibami w województwie małopolskim lub okolicach;
  • referencjami dostawcy, obejmującymi liczbę udanych wdrożeń, jakość serwisu powdrożeniowego i szkoleń dla pracowników,
  • stosunkiem ceny do jakości (według Artura Niedźwieckiego na rynku jest wiele produktów, których wysokich cen nic nie usprawiedliwia).

Z usług Softlabu, dostawcy dotychczasowego oprogramowania, Expans zrezygnował z kilku powodów. Według Artura Niedźwieckiego najważniejszym jest bardzo niska jakość pomocy technicznej prowadzonej przez Softlab. Można ją porównać do metod Adama Słodowego. – Istniała poważna obawa, że gdybyśmy wybrali wersję windowsową systemu Softlab, dalsza współpraca stałaby na równie niskim poziomie. Gdybyśmy natomast pozostali przy DOS-ie, skazalibyśmy się na produkt nierozwijany i przestarzały – wyjaśnia dyrektor Niedźwiecki.

Kolejną przyczyną zmiany systemu jest oczywiście zwiększenie potrzeb Expansa. Nikt w Softlabie nie potrafił odpowiedzieć na pytanie: dlaczego klient narzeka.

We wdrożeniu uczestniczy BPSC i Quantum Software. BPSC wprowadza moduły wchodzące w skład Impulsu BPSC, oprogramowania wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem: finansowo-księgowy, środki trwałe, kadry-płace oraz wspomagający decyzje (SWD). Z systemu będzie mogło korzystać 20 pracowników (w tym trzech z modułu SWD). Na życzenie Expansa system zostanie dostosowany do rozliczania finansów metodą ABM. Od przyszłego roku będzie mógł współpracować z oprogramowaniem Qguar Quantum Software.

– Pierwszy etap obejmuje wdrożenie modułu finansowo-księgowego i rozliczeniowego – mówi Sławomir Kuźniak, konsultant z BPSC. – Zostaną one połączone z zainstalowanym już oprogramowaniem logistycznym Softlabu. W przyszłym roku na miejsce Softlabu zostanie wprowadzony Qguar Quantum Software i dopiero wtedy połączymy bazy danych. Expans nie chce pracować na dwóch systemach jednocześnie. Ani Expans, ani producent nie przewidują konieczności wprowadzenia dużych zmian w systemie Impuls BPSC. Inaczej sprawa wygląda w przypadku oprogramowania logistycznego. – Na pewno pojawią się problemy z naliczaniem VAT-u dla rolników zryczałtowanych, wielomianowością produktów, wyceną towarów importowanych. Obsługujemy sieci supermarketów, a one narzucają pewną logikę wydawania towaru, prowadzenia sprzedaży i cennikowania – mówi Artur Niedźwiecki.

Firmy realizujące kontrakt zapowiadają, że prace i szkolenia pracowników zostaną zakończone do końca przyszłego roku.

– Prace będą trwały tak długo z kilku powodów. Po pierwsze wdrożenie obejmie wszystkie oddziały i centralę Expansa, po drugie w przyszłości Expans zamierza się połączyć z Awisem (druga spółka w grupie kapitałowej – przyp. red.) i trzeba przygotować się do tego ­ mówi Krzysztof Biesiadecki, szef projektu z Quantum Software.