Rozporządzenie ministra finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania ich i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej obowiązuje od sierpnia 2005 r. Według niego e-faktury muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, albo przesłane w systemie elektronicznej wymiany danych (EDI).

Utarł się pogląd, że faktura elektroniczna nie jest powszechnie używana z powodu konieczności opatrywania jej bezpiecznym podpisem elektronicznym. Według przedstawicieli firm świadczących usługi certyfikacyjne o wiele większą przeszkodą jest konieczność uzyskania przez wystawcę e-faktury pisemnej zgody jej odbiorców oraz obawa przed kontrolą skarbową. Izby i urzędy skarbowe wydają bowiem sprzeczne interpretacje w sprawie honorowania faktur elektronicznych.

W dodatku e-faktura jest wciąż mylona ze zwykłą. Bywa drukowana dla celów księgowych, a zwykła – przesyłana e-mailem (np. w formacie PDF) i określana mianem elektronicznej. Jeszcze więcej wątpliwości budzą korekty e-faktur.

Nie drukować, ale drukować

Według Wacława Iszkowskiego, prezesa Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji, pojęcia faktury i faktury elektronicznej są często mylone.

– Różnica między zwykłą fakturą a tą w formie elektronicznej polega na tym, że w przypadku e-faktury jeden system generuje dane i przesyła je do drugiego systemu, który na ich podstawie wystawia przelew – wyjaśniał Wacław Iszkowski w artykule „Ryzykowne reklamy” zamieszczonym w CRN Polska nr 13/2008. – Taka faktura nawet nie musi wystąpić w postaci papierowej. Niestety, izby skarbowe nie rozumieją specyfiki e-faktury i żądają od podatników faktur papierowych.

Organy skarbowe stanowczo zaprzeczają, jakoby podatnikom wolno było pobierać faktury z serwera. Prawo nie dopuszcza również przesyłania faktur kontrahentom w pliku PDF, a od pozyskanych w ten sposób „faktur” nie można odliczyć VAT-u. Niemniej dla potrzeb kontroli skarbowej e-faktury można drukować.

Według interpretacji podatkowej dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (nr IBPP2/443–244/07/ICz/KAN-1771/07/10) podatnik wystawiający faktury elektroniczne obowiązany jest zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na ich żądanie, tzn. na podstawie upoważnienia do kontroli, dostęp online do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, o których mowa we wspomnianym rozporządzeniu. „Dostęp do tych faktur musi umożliwiać uprawnionym organom ich czytelny wydruk oraz zapewniać możliwość udokumentowania ich poboru” – czytamy w interpretacji, choć nie wiadomo, czym jest w rozumieniu prawa faktura drukowana z serwera, nie jest bowiem ani e-fakturą, ani fakturą tradycyjną.

Wszystkiemu winne rozporządzenie

Zdaniem Stefana Karmazy, doradcy Stowarzyszenia PEMI, resellerów, którzy chcieliby stosować faktury elektroniczne, odstrasza m.in. konieczność opatrywania wszystkich dokumentów bezpiecznym e-podpisem, szczególnie że w myśl przepisów musi go składać osoba fizyczna, co w przypadku dużej liczby faktur stanowi to spory problem.

Nie dość więc, że faktury elektroniczne muszą być podpisane – w przeciwieństwie do papierowych – to czynność tę może wykonać tylko jedna osoba, ponieważ bezpieczny e-podpis jest przypisany do osoby, a nie do firmy. Problemy pojawiają się więc np. w sytuacji, kiedy uprawniony do podpisywania faktur wyjedzie na urlop lub zrezygnuje z pracy.

Z kolei Andrzej Bendig-Wielowiejski, prezes Unizeto, uważa, że wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów zupełnie niepotrzebnego – i wcale niewynikającego bezpośrednio z ustawy o e-podpisie – wymogu opatrywania faktur elektronicznych bezpiecznym e-podpisem jest przykładem dowolności w interpretacji przepisów (pisaliśmy o tym w artykule „Za wcześnie i za dużo” zamieszczonym w CRN Polska nr 3/2009).

– Główną przeszkodą w upowszechnianiu się e-faktury jest konieczność uzyskania przez zainteresowanego wystawcę faktury pisemnej zgody jej odbiorców – mówi Andrzej Bendig-Wielowiejski. – W dodatku odbiorcy obawiają się kontroli fiskusa, który nigdy nie dał czytelnego sygnału, że będzie honorował faktury elektroniczne, a nawet zamierza tę formę preferować.

POLSKA LIPA:
KŁOPOTLIWE E-FAKTURY

– Faktury elektroniczne można przesyłać z wykorzystaniem
kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą
elektronicznej wymiany danych (EDI).

– Faktury elektroniczne muszą być podpisane, chociaż papierowe nie muszą.

– Według przedstawicieli firm świadczących usługi certyfikacyjne wymóg opatrywania faktur elektronicznych bezpiecznym e-podpisem został wprowadzony niepotrzebnie
(nie wynikał z ustawy o e-podpisie).

– Kwalifikowany podpis elektroniczny jest przypisany do
konkretnej osoby w firmie, więc kiedy jest nieobecna, e-faktury
nie można wysłać.

– Wystawcy e-faktury muszą uzyskać pisemną zgodę odbiorców
na jej wystawienie.

– Faktur elektronicznych nie wolno przesyłać pocztą elektroniczną
(np. w formie plików PDF) ani udostępniać kontrahentowi
za pośrednictwem serwera.

– Urzędnicy skarbowi chcą mieć dostęp online do kontrolowanych
e-faktur, a także w razie potrzeby je drukować.

– Nie wiadomo, czy faktury korygujące e-faktury można wystawiać
na papierze (według przepisów można, ale według
fiskusa – nie).

Korekty papierowe do e-faktury: dozwolone,
ale zakazane

Jeszcze większe problemy interpretacyjne stwarza kwestia korekt e-faktury. W myśl rozporządzenia, w przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesyłanie faktur korygujących w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę zgody na ich wystawianie i przesyłanie w takiej formie, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej i zamieszcza na nim adnotację, że faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Jednak zgodnie z indywidualną interpretacją dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPP2-443-1831/08–2/BM) podatnik, który chce skorygować elektroniczną fakturę, może to zrobić tylko w formie elektronicznej. W myśl tej interpretacji możliwość wystawienia faktury korygującej w formie papierowej do faktury elektronicznej dotyczy sytuacji nadzwyczajnych, kiedy system informatyczny stosowany przez podatnika zapewniał mu wystawianie i przesyłanie faktur korygujących w formie elektronicznej, ale z przyczyn technicznych czy formalnych w danym momencie nie jest to możliwe.

Trudno się dziwić, że jeśli nie wiadomo, czego się trzymać – litery prawa czy widzimisię urzędników skarbowych – wielu podatników woli poczekać i na razie nie stosować faktur elektronicznych.

E-pieczęć
do e-faktury

Część trudności może rozwią-zać nowa ustawa o podpisach elektronicznych. Wprowadza nowy rodzaj podpisu – tzw. pieczęć elektroniczną, która stanowi narzędzie do składania zaawansowanego podpisu elektronicznego przez przedsiębiorców lub instytucje i ma być generowana automatycznie, bez udziału pracowników. Może więc wyeliminować problem związany z przypisaniem e-podpisu do konkretnej osoby.

W praktyce e-pieczęć służyłaby do potwierdzania wpłynięcia dokumentów elektronicznych, przyjęcia zamówienia lub do generowania faktur elektronicznych. Ustawodawca zakłada, że w razie potrzeby powstaną kolejne akty prawne regulujące zasady stosowania tego narzędzia.

Dobrze by było, aby przepisy usprawniające korzystanie z e-faktur weszły w życie jak najszybciej, bo nie ulega wątpliwości, że przyniosłyby znaczące oszczędności firmom wystawiającym faktury elektroniczne, a także ułatwiły pracę ich odbiorcom (gdyż e-faktury mogą być automatycznie księgowane w systemie finansowym odbiorcy).