Aplikacje służące do zarządzania obiegiem dokumentów można podzielić na trzy grupy. Pierwsza to oprogramowanie wykorzystujące systemy poczty elektronicznej, przeznaczone dla bardzo małych firm. Jest ono tanie: licencja na jedno stanowisko może kosztować kilkadziesiąt złotych. Do drugiej należą aplikacje bardziej zaawansowane, współpracujące z systemami Lotus Notes bądź Microsoft Exchange. Przeznaczone są dla firm zatrudniających około stu pracowników. Wartość wdrożenia wynosi minimum kilkadziesiąt tysięcy złotych. Przykładowo licencja na 35 stanowisk oprogramowania ITConsult kosztuje 20 tys. zł. Ostatnią grupę stanowią duże systemy, których odbiorcami są przede wszystkim korporacje, operatorzy telekomunikacyjni, towarzystwa ubezpieczeniowe i instytucje finansowe, a wartość oprogramowania i sprzedawanych wraz z nim usług może wynieść nawet kilka milionów złotych.

W każdej z opisanych grup działa od kilku do kilkunastu krajowych i zagranicznych producentów oprogramowania. O ile kanał partnerski w segmencie 'największego’ oprogramowania już istnieje (jest ono wdrażane m.in. przez Logoteka i partnerów FileNetu), o tyle w przypadku mniejszych aplikacji kanały są dopiero organizowane. Zdaniem przedstawicieli branży nie ma w tym nic dziwnego, popyt na te aplikacje pojawił się kilka lat temu, czyli stosunkowo niedawno. Rynek musiał więc dojrzeć.

– W tym czasie krajowi producenci zdążyli stworzyć ofertę produktową, wyszkolić pracowników oraz choć trochę – klientów – mówi przedstawiciel jednego z producentów oprogramowania. – Trudno jednak mówić o wielkim sukcesie tych aplikacji. Zapotrzebowanie na nie jednak jest coraz większe, rosną także oczekiwania klientów. Producenci nie mają czasu ani ludzi, by obsłużyć rosnącą liczbę odbiorców.

Kuszenie partnera

Większość działających na polskim rynku producentów oprogramowania zamierza rozpocząć lub właśnie rozpoczęła poszukiwanie partnerów handlowych.

– Szukamy firm, które będą tworzyć specyficzne rozwiązania za pomocą naszego narzędzia aplikacyjnego – mówi Bożena Skibińska, prezes MIS. – Nie zależy nam na wielu partnerach, na początek wystarczy kilku, a jeżeli okaże się, że ten model sprzedaży będzie przynosił efekty, oczywiście zwiększymy ich liczbę.

Partnerów szuka także ITConsult. – Współpracujemy z kilkoma integratorami, ale jest ich zbyt mało. Rośnie popyt na oprogramowanie, ale zdobycie klienta pozostaje dość drogie – mówi Dariusz Dembowski, prezes ITConsult.

Przyszli partnerzy są kuszeni wysokimi marżami i możliwością działania na szybko rosnącym, jeszcze nienasyconym rynku. Wymaga się od nich jednak równie dużo, co obiecuje.- Powinny to być firmy znające rynek i technologie – mówi Bożena Skibińska. – Oprogramowanie do zarządzania obiegiem dokumentów nie należy do prostych, wręcz przeciwnie, są to bardzo skomplikowane aplikacje. Partnerzy potrzebują czasu, aby wyszkolić pracowników.

Bojaźliwy partner

– Wielu potencjalnych partnerów i producentów oprogramowania nie chce inwestować w szkolenia pracowników, skoro mogą zarobić więcej na tworzeniu sieci – mówi Wojciech Mazurkiewicz, dyrektor techniczny FileNetu. – Sprzedaż systemu obiegu dokumentów małej firmie jest często trudniejsza i bardziej pracochłonna niż drogiego dużej firmie.

Integratorzy obawiają się, że nie podołają wyzwaniom. Mniejsze firmy nie mają także często pieniędzy na drogie szkolenia albo na zatrudnienie specjalistów. – Oczywiście, jest to bardzo ciekawa, a co więcej dochodowa część rynku. Jednak to trochę za wysokie progi jak dla mnie – mówi jeden z warszawskich integratorów. – Mimo że zatrudniam 20 osób, zajmuję się sprzedażą sieci i instalacją oprogramowania, nie stać mnie na wydanie kilkunastu tysięcy złotych na szkolenia, sprzęt i licencje. Na pewno nie teraz.

Według niektórych naszych rozmówców na brak zainteresowania ofertą producentów oprogramowania wpływa także mentalność właścicieli małych firm. – Nie potrafią się przyzwyczaić do nowych realiów rynkowych. Utrzymują, że skoro radzili sobie dotąd, poradzą sobie również i teraz. A przecież to błędne założenie – mówią rozmówcy CRN Polska.

Klient nasz oporny

Mimo rosnącego popytu na oprogramowanie wspomagające obieg dokumentów, firmy, które chcą zacząć działać na tym rynku, muszą się liczyć z trudnościami. – Rynek jest stosunkowo płytki, a przy tym bardzo wymagający – mówi Wojciech Mazurkiewicz. – Oprócz przeszkód natury psychologicznej, czyli przede wszystkim przyzwyczajenia do dokumentów w formie papierowej i niechęci do pracy wyłącznie z komputerem, finansowej, czyli braku pieniędzy, doszły także obawy związane z sytuacją na rynku. Pracownicy firm, w których się wdraża te aplikacje, boją się możliwości utraty pracy. Oprogramowanie do kierowania obiegiem dokumentów powoduje bowiem zmniejszenie zatrudnienia o mniej więcej 30 proc. Okazuje się, że czasem wystarczy dwóch specjalistów do załatwienia kilku tysięcy spraw w ciągu dnia.

Inną przeszkodę wskazuje handlowiec z jednej z warszawskich firm integratorskich.

– W firmach bardzo ważne są nawyki pracowników. Dystrybucja dokumentów często polega na wrzucaniu dokumentów do kuwet w sekretariacie. Nikt nawet nie stara się wyobrazić sobie, że mogłoby to ulec zmianie.

Często przeciwko wprowadzeniu takiej aplikacji jest… dział informatyczny, który będzie musiał w związku z tym zarządzać kolejnym oprogramowaniem. – Z czasem okazuje się, że system kierowania obiegiem dokumentów staje się newralgiczną częścią firmy. Jeśli więc 'padnie’ serwer przechowujący dokumenty, a brak odpowiednich zabezpieczeń, kilka tysięcy osób może iść do domu. A wina oczywiście spada na informatyków i producentów oprogramowania – mówi Wojciech Mazurkiewicz.

Światełkiem w tunelu jest jednak fakt, że coraz częściej o konieczności wdrożenia oprogramowania do kierowania obiegiem dokumentów mówią… pracownicy działu księgowości. Gdy pojawiają się problemy ze źle
wypełnionymi starymi fakturami, a dokumenty leżą w archiwum, ich znalezienie jest bardzo trudne i uciążliwe, natomiast w firmach wykorzystujących tego typu systemy wystarczy wydrukować uprzednio zeskanowaną fakturę.

Rynkowe cacanki

Zdaniem producentów kondycja polskiego segmentu oprogramowania wspomagającego obieg dokumentów może jest nieco gorsza od oczekiwań, ale i tak lepsza niż w pozostałych segmentach rynku. – Porównując obecne wyniki sprzedaży z ubiegłorocznymi, mogę śmiało powiedzieć, że jestem zadowolona – mówi Bożena Skibińska. – Wiele firm zrozumiało, że musi zwiększyć efektywność, zmniejszyć koszty, a przecież oferowane przez nas oprogramowanie to właśnie zapewnia. Coraz więcej przedstawicieli firm wykazuje zainteresowanie tego typu oprogramowaniem. Era papieru dobiega kresu, choć bardzo wolno.

Oprogramowanie do kierowania obiegiem dokumentów kupują te firmy bądź instytucje, które mają wielu klientów, czyli wiele dokumentów do wypełnienia. Coraz częściej decyduje się na te rozwiązania administracja państwowa i samorządy.

Firmy działające na tym rynku liczą także na zwiększenie sprzedaży związane z wejściem w życie ustawy o podpisie elektronicznym.

– Ustawa o podpisie elektronicznym wymusza wprowadzenie oprogramowania do kierowania obiegiem dokumentów, bo przecież najpierw trzeba mieć co podpisać. Spodziewam się więc wzrostu popytu ze strony administracji samorządowej i publicznej. Nieprędko się to stanie, ale urzędy stosunkowo szybko muszą zacząć myśleć o odpowiednim oprogramowaniu.

Na wejściu w życie ustawy o podpisie elektronicznym powinni zarobić nie tylko producenci oprogramowania wspomagającego zarządzanie obiegiem dokumentów, ale również dostawcy sprzętu i systemów gwarantujących bezpieczeństwo zawieranych umów. Powstaje jedynie pytanie czy polską administrację publiczną będzie stać na dostosowanie infrastruktury informatycznej, a w efekcie na przyjęcie podpisu elektronicznego? Spróbujemy na nie odpowiedzieć już w następnym numerze.