Zaobserwowaliśmy również, że polskie małe i średnie firmy nadal dużo drukują, równocześnie szukając oszczędności. Z jednej strony zwracają one uwagę na cenę materiałów eksploatacyjnych, z drugiej rzadko stosują dostępne rozwiązania techniczne do optymalizacji kosztów druku, takie jak systemy MPS (Managed Print Services). W przypadku firm, które opierają swoją działalność na dokumentach drukowanych, zlecenie tej usługi zewnętrznemu podmiotowi może przynieść znaczne oszczędności, a pozyskane w ten sposób środki mogą być przeznaczone na inne, istotne cele. Dlatego tak ważna jest edukacja rynku w zakresie korzyści oferowanych przez systemy do zarządzania drukiem. Jeszcze do niedawna tego rodzaju rozwiązanie było wdrażane głównie przez duże przedsiębiorstwa, ponieważ jego zakup oraz implementacja wiązały się z wysokimi nakładami finansowymi. Sytuacja uległa jednak zmianie i obecnie mogą być wykorzystywane nawet przez firmy kilkuosobowe.

Usługi do zarządzania drukiem w przedsiębiorstwach stanowią bezpośrednią odpowiedź na problemy polskich firm związane z wydrukami, takie jak zakup materiałów eksploatacyjnych, niedostateczna przejrzystość kosztów druku i uciążliwy serwis urządzeń. Efektem wdrożenia takiego rodzaju rozwiązań najczęściej jest zredukowanie niepotrzebnych wydatków i strat związanych z tworzeniem dokumentów, zoptymalizowanie infrastruktury, a nawet zmniejszenie floty urządzeń, co również przekłada się na dodatkowe oszczędności.

W ramach oferowanej przez Brother usługi MPS klienci rozliczają się za eksploatację i serwis urządzeń wyłącznie na podstawie liczby wykonanych wydruków w formule pay-per-click – jest to jedyny koszt, jaki ponoszą. Usługa może więc być wyceniana na podstawie liczby sporządzonych wydruków lub na podstawie ustalonego limitu, którego przekroczenie powoduje dodatkowe koszty. Materiały eksploatacyjne są dostarczane klientowi bezpośrednio z magazynu firmy Brother po uzyskaniu informacji, że np. w urządzeniu skończył się toner. Dzięki temu przedsiębiorstwo może odciążyć swój personel techniczny i skupić się na swojej działalności biznesowej, unikając przestojów i niespodziewanych wydatków.

Zmniejszenie kosztów stanowi tylko jedną z korzyści, jakie oferują rozwiązania MPS. Choć właśnie aspekt ekonomiczny jest dla wielu firm w Polsce najbardziej istotny, to zarządzanie drukiem zyskuje popularność również dlatego, że okazuje się dobrym sposobem na optymalizację procesów związanych z organizowaniem danych, generowaniem raportów i analiz, a przede wszystkim zapewnianiem ich bezpieczeństwa. Umożliwia to opracowanie o wiele wydajniejszego modelu zarządzania drukiem. Łatwiejsze jest również identyfikowanie miejsc, w których są generowane większe nakłady druku – od działu po konkretne osoby. W rezultacie łatwiej zaplanować budżety i adekwatnie zwiększyć lub zmniejszyć środki w konkretnych działach. Rośnie też efektywność wykonywanej pracy. Pracownicy nie muszą korzystać z konkretnych urządzeń i mogą drukować w dowolnym miejscu w biurze i w dowolnym czasie.