W instytucjach publicznych największym wyzwaniem jest ograniczenie silnego przyzwyczajenia do dokumentów papierowych. Mimo że z każdym rokiem przybywa rozwiązań IT dla sektora publicznego oraz zwiększa się liczba instytucji, które z nich korzystają, według regulacji prawnych niejednokrotnie niezbędny jest dokument papierowy. W związku z powyższym obecnie głównym wyzwaniem dostawców urządzeń drukujących i systemów IT jest usprawnienie codziennej pracy z jednoczesnym uproszczeniem zachodzących procesów biznesowych.

 

Wyzwanie 1: Uproszczenie pracy z EDM w sektorze medycznym

W najbliższym czasie największa rewolucja czeka cały sektor ochrony zdrowia. Na początku roku 2014, według badań przeprowadzonych przez firmę Fortinet, blisko 60 proc. placówek medycznych nie było gotowych na wprowadzenie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej. Mimo to, przyszłość zapowiada się obiecująco, gdyż zdecydowana większość ankietowanych twierdzi, że termin 1 sierpnia 2017 r. jest wystarczający.

Zalety wprowadzenia Elektronicznej Dokumentacji Medycznej są łatwo widoczne dla każdego pracownika branży medycznej. Dzięki niej lekarze zyskają prosty i szybki dostęp do informacji o stanie zdrowia pacjenta, a kiedy zajdzie taka potrzeba – możliwość błyskawicznego przekazywania ich na zewnątrz. Nowe rozwiązania pozwalają na łatwiejsze przygotowanie niezbędnych analiz oraz przeprowadzanie konsultacji ze specjalistami. Wprowadzenie EDM to także duża oszczędność, dzięki redukcji kosztów kopiowania i przechowywania dokumentów. Obowiązek wprowadzenia Elektronicznej Dokumentacji Medycznej jest częścią planowanej informatyzacji całego sektora medycznego. Przewiduje on stosowanie elektronicznych kart pacjenta, e-recept i e-skierowań. Po zakończeniu wdrożenia tego systemu pacjenci otrzymają m.in. możliwość monitorowania swojego statusu na liście osób oczekujących w kolejce do lekarza lub na badanie.

Do wdrażania EDM dużo lepiej od placówek służby zdrowia przygotowani są producenci sprzętu i rozwiązań dla branży medycznej. Oferta Konica Minolta jest w pełni zgodna z wymaganiami stawianymi przez polskie prawo i daje możliwość integracji z bazami Elektronicznej Dokumentacji Medycznej.

 

Rozwiązania Konica Minolta do systemów mMedica, AMMS i Esculap całkowicie zmieniają sposób tworzenia dokumentacji medycznej i wszystkiego, co jest z nią związane. Umożliwiają łączenie się z użytkowanym przez placówkę systemem zarządzania dokumentacją medyczną poprzez panel sterowania urządzenia. Dzięki temu całościowy proces archiwizacji i obiegu dokumentów można zrealizować za pomocą kilku przycisków na panelu. Zapewnia to szybki dostęp do zintegrowanej bazy danych, w której znajduje się pełna dokumentacja dotycząca procesu leczenia pacjenta i przebytych przez niego badań.

Rozwiązania Konica Minolta wspomagają administrację placówek ochrony zdrowia w skutecznym obiegu dokumentacji medycznej, co niewątpliwie ułatwia pracę ich pracownikom. Ponadto obsługa panelu urządzenia jest intuicyjna i nie wymaga żadnych szkoleń dla personelu, który z niego korzysta.

 

Wyzwanie 2: Digitalizacja archiwum papierowego

Podczas wdrażania w placówce ochrony zdrowia Elektronicznej Dokumentacji Medycznej kolejnym wyzwaniem okazuje się digitalizacja archiwum z papierową, często obejmującą kilkaset tysięcy stron, dokumentacją historii chorób pacjentów obsługiwanych przez daną placówkę. Nie może być ono dostarczone do firmy zewnętrznej i tam w ciągu kilku dni zdigitalizowane, ze względu na fakt, iż dokumenty pacjentów są nieustannie w obiegu, w zależności od liczby przyjmowanych osób. Placówki medyczne są zainteresowane przekształcaniem papierowych dokumentów w elektroniczne, ale z powodu bardzo dużej pracochłonności zadanie to nie jest realizowane, tylko odkładane na później.

Rozwiązanie Konica Minolta umożliwiające digitalizację dokumentacji wykorzystuje system odczytywania kodów kreskowych, w których mogą być zawarte informacje o typie dokumentu i numerze identyfikacyjnym pacjenta (np. PESEL). Skanowanie dokumentów z naklejką kodu na pierwszej stronie następuje bezpośrednio do systemu EDM. W rezultacie, bez większego obciążenia zasobów, wyniki badań i inne dane znajdą się niezwłocznie w archiwum, przyporządkowane do odpowiedniego pacjenta i zarazem do odpowiedniego typu dokumentacji.

 
Wyzwanie 3: Zapewnienie bezpieczeństwa i poufności dokumentacji

Archiwa obejmujące dokumentację z wielu lat mają nie tylko placówki medyczne, ale również inne instytucje z sektora publicznego. Informacje, które są przetwarzane przez urzędy administracji publicznej, muszą mieć zapewniony bardzo wysoki poziom poufności i bezpieczeństwa, przy jednoczesnych wymaganiach prawnych uregulowanych ustawami. Umożliwiając centralne śledzenie działań użytkowników oraz dogodne określanie uprawnień dostępu, rozwiązania Konica Minolta, dzięki połączeniu funkcji bezpieczeństwa wydruku, kontroli dostępu do urządzeń oraz bezpieczeństwa dokumentów, skutecznie wpisują się w potrzeby dotyczące bezpieczeństwa w sektorze publicznym.

 

Wyzwanie 4: Nieustanna komunikacja z użytkownikiem

Najnowsze urządzenia wielofunkcyjne Konica Minolta stanowią wyjątkowe rozwiązania ułatwiające dostosowanie interfejsu użytkownika do indywidualnych potrzeb i organizacji pracy instytucji. Ze względu na silne przyzwyczajenie pracowników instytucji publicznych do pracy z dokumentem papierowym, celem było stworzenie urządzeń o jak najbardziej przyjaznej i intuicyjnej obsłudze dla użytkownika końcowego. Adaptowalne rozwiązania usprawniające organizację pracy zapewniają indywidualne dostosowywanie niektórych funkcji, takich jak najczęściej używane opcje skanowania i kopiowania, a także umożliwiają np. dodanie logo instytucji do grafiki panelu.

Urządzenia te mają ponadto możliwość odtwarzania filmów w formacie flash, w czasie gdy panel urządzenia nie jest wykorzystywany. Stwarza to możliwość prezentowania dowolnych komunikatów na wyświetlaczu. Dostępne rozwiązania to m.in.: wyświetlanie komunikatów, objaśnianie funkcji specjalnych urządzenia, dostarczanie informacji o możliwej pomocy lub wyświetlanie reklam promujących oferty specjalne. Jedyne ograniczenie w personalizacji urządzeń to kreatywność administratora.

Dodatkowe informacje:

Marta Kudła,

ECM & DMS Junior Product Manager,

marta.kudla@konicaminolta.pl

Artykuł powstał we współpracy z firmą Konica Minolta.