Należy rozpocząć od skrupulatnej weryfikacji kosztów ponoszonych na utrzymanie zasobów IT, z uwzględnieniem wszystkich czynników na nie wpływających. Następnie trzeba sprawdzić koszty stałe, związane z obecnością rozwiązań IT w chmurze, i jednorazowe, poniesione podczas migracji.

Konieczne jest także wzięcie pod uwagę czynników niematerialnych i niepoliczalnych, takich jak planowane korzyści i pojawiające się szanse biznesowe oraz różnego typu ryzyko, które może spowodować wystąpienie dodatkowych kosztów. W efekcie otrzymamy zestawienie, które może być podstawą analizy i finalnej decyzji. Dotychczasowa praktyka pokazuje, że bardzo często firmy wybierają rozwiązania chmurowe (takie jak oferowane przez Atman), które są tańsze w utrzymaniu niż własne środowisko IT.

Ile to kosztuje?

Zasadniczą sprawą jest obliczenie wszystkich kosztów związanych z infrastrukturą IT, które będą porównywane z ceną usług świadczonych w chmurze. Należy sprawdzić, co ile kosztuje, ale też jakiego rodzaju jest to koszt (jednorazowy czy cykliczny) oraz czy i jak może się zmieniać w czasie.

Typowe składniki kosztów funkcjonowania IT w firmie

  • opłata miesięczna za wynajem przestrzeni na infrastrukturę serwerową i okołoserwerową
  • płatność za energię elektryczną zużywaną zarówno przez infrastrukturę IT, jak i inne urządzenia (np. klimatyzatory, UPS-y)
  • koszt zakupu rozwiązań (jeśli firma ich nie posiada) i ewentualnej wymiany w przyszłości (serwerów, pamięci masowych, infrastruktury sieciowej i zasilającej, UPS-ów, szaf serwerowych, wideomonitoringu, klimatyzacji, gaśnic i innych składowych systemu przeciwpożarowego) oraz koniecznych usług pomocy technicznej
  • nakłady na oprogramowanie (systemy operacyjne, środowisko wirtualizacji, aplikacje)
  • instalacja i utrzymanie łącza internetowego
  • zatrudnienie, wyszkolenie i wynagradzanie administratorów oraz innego personelu IT
 

Z rozważań należy natomiast wyeliminować koszty już poniesione. Jeżeli np. firma kupiła specjalne gaśnice do serwerowni, wyposażyła ją w system CCTV i UPS-y, nie powinna dołączać tych wydatków do zestawienia kosztów – aż do momentu, gdy nadejdzie konieczność ich wymiany. Można spróbować tego typu zasoby sprzedać lub przenieść do innego działu, który i tak planował ich zakup. Wszystko zależy od aktualnej sytuacji w przedsiębiorstwie, więc konieczne jest elastyczne podejście do obliczeń.

Warto też wziąć pod uwagę fakt, że struktura poniesionych wydatków znacznie się różni w zależności od rodzaju firmy. Dla jednych największy koszt stanowi opłata za powierzchnię serwerowni lub za energię elektryczną, a dla drugich instalacja wydajnego łącza internetowego lub nabycie licencji niszowego oprogramowania.

Zebrane informacje o kosztach firmowej infrastruktury należy zestawić z symulacją kosztów otrzymaną od dostawców usług chmurowych. Jej głównym składnikiem będzie rozliczenie za wykorzystane zasoby (procesory, pamięć, przestrzeń dyskową) – miesięczny ryczałt, np. za wykupioną wirtualną maszynę, lub opłata za rzeczywiste zużycie zasobów. Do tego mogą dojść opłaty za dostęp do Internetu lub wykorzystywane dodatkowo narzędzia (np. firewall lub system anty-DDoS), dlatego zawsze należy skrupulatnie zapoznać się z cennikiem usługodawcy.

Zwykle konieczne jest także przeanalizowanie kosztów migracji środowiska IT do chmury. W niektórych przypadkach klient będzie potrzebował pomocy ekspertów, dodatkowego oprogramowania wspierającego migrację i zapewniającego ciągłość działania firmy, a nawet specjalnego łącza, aby w miarę szybko przenieść swoje dane do środowiska chmurowego.

 

Jakub Bryła

kierownik produktu, Atman

Porównanie kosztów funkcjonowania własnego środowiska IT i usług w chmurze powinna uzupełniać analiza szans i zagrożeń, które – po ziszczeniu się – mogą skutkować dodatkowym kosztem, wzrostem istniejącego kosztu lub wręcz przeciwnie – optymalizacją wydatków. Najczęściej odnoszoną korzyścią jest daleko idące uproszczenie zarządzania infrastrukturą, zapewnienie szybszej reakcji na problemy i zagwarantowanie bezawaryjnej pracy systemów IT. Ryzyko natomiast z reguły związane jest z samym procesem migracji, ponieważ klienci często nie znają niuansów funkcjonowania rozwiązań IT w ich firmie i powiązanych z nimi procesów biznesowych.

 

Dodatkowe informacje: 

Jakub Bryła,
kierownik produktu, Atman,
jakub.bryla@atman.pl